Home office para pequenas empresas: checklist final para você se preparar!

Felix Schultz

julho 6, 2020

Home office para pequenas empresas tem sido uma solução eficaz para a manutenção das atividades em tempos de pandemia.

Mas, mais do que isso, é uma forma de trabalho que veio para ficar.

Já faz muito tempo que esse modelo de negócio vem sendo utilizado por empresas de diferentes portes e segmentos, mas ainda existiam muitos gestores que acreditavam que esse formato não se aplicaria para os seus negócios.

Com a pandemia que tomou conta de todo o mundo, esse olhar mudou e trouxe uma feliz descoberta: o home office funciona muito bem e é uma alternativa, inclusive, para redução de custos das pequenas empresas.

Mas, como nem tudo são flores, alguns cuidados são necessários. E é isso que vamos abordar neste artigo.

Você vai entender:

O que é home office
Vantagens e desvantagens do home office para pequenas empresas
Desafios do gestor no trabalho home office para pequenas empresas
Como a pequena empresa pode se preparar para o trabalho home office
BÔNUS: checklist do trabalho home office para pequenas empresas

Boa leitura!

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O que é home office

Colaboradora de pequena empresa trabalhando no sistema home office

Home office é uma modalidade de trabalho que vem crescendo cada vez mais entre pequenas e grandes empresas.

Home office é uma modalidade de trabalho em que o funcionário da empresa trabalha, a maior parte do tempo, de sua casa.

Empresas do setor da tecnologia e comunicação já utilizam muito deste formato, possibilitando a contratação de profissionais especialistas em diferentes partes do mundo.

Mas, atualmente, empresas de outros segmentos já vêm adotando a nova estrutura organizacional, como forma de vencer os obstáculos impostos pela pandemia do COVID-19.

Com isso, reduziram o percentual de funcionários dentro da empresa e permitiram que as funções possíveis fossem desempenhadas a partir da casa de seus profissionais.

Diferença entre home office e home based

Existem dois termos que estão sendo comumente abordados por profissionais de RH e gestores: home office e home based.

Apesar de parecerem iguais, existem algumas pequenas diferenças entre esses formatos de trabalho.

Confira:

Home office: no home office, o funcionário desempenha suas atividades a partir de sua casa, mas vai esporadicamente até a empresa, seja para reuniões ou para jornadas de trabalho no local;
Home based: no home based, a empresa monta uma estação de trabalho na casa do funcionário, e é exclusivamente de lá que ele executa suas atividades. Existem, também, atividades autônomas que permitem que o trabalho seja efetuado a partir da casa do profissional.

Além dessas duas modalidades, também tem sido muito utilizado o sistema de trabalho remoto. Neste caso, o profissional trabalha de forma remota para uma empresa, mas não necessariamente a partir de sua casa.

É o caso de profissionais que escolher coworkings para trabalhar, por exemplo.

Vantagens e desvantagens do home office para pequenas empresas

Jovem trabalhadora de pequena empresa trabalhando de casa

O home office para pequenas empresas é uma forma de reduzir custos e até aumentar a produtividade.

O home office vem sendo adotado por empresas de diferentes portes. Para as pequenas empresas, é uma forma inteligente de reduzir custos, já que você não precisa ter um espaço físico (ou, pelo menos, não muito grande) para acomodar os seus profissionais.

No entanto, os gestores podem observar algumas desvantagens. No bônus deste artigo, vamos trazer um checklist com um kit de sistemas e ferramentas essenciais para driblar esses desafios e percalços.

Mas, por hora, vamos listar as principais vantagens e desvantagens de trabalhar com essa estrutura organizacional. Vamos lá?

Vantagens do home office para pequenas empresas

O home office oferece vantagens para empresas de todos os segmentos e portes. Mas, talvez, sejam nas pequenas empresas que esse modelo de negócio venha a contribuir ainda mais.

Isso porque é uma forma de reduzir custos, aumentar a produtividade e fidelizar a equipe de trabalho. Olha só:

Sustentabilidade: o home office para pequenas empresas é uma forma sustentável de iniciar a sua operação e vê-la crescer, afinal, você não precisará se preocupar em mudar de espaço toda vez que sua equipe aumentar;
Redução da rotatividade: os profissionais que se adaptam ao modelo de negócio dificilmente deixam o home office de lado para voltar ao modelo tradicional de trabalho. Segundo pesquisas, 58% dos profissionais se sentem mais motivados quando trabalham home office;
Aumento da produtividade: em outra pesquisa, 86% dos entrevistados garantem que atingem seu grau máximo de produtividade quando estão trabalhando em casa. É o sonho de todo gestor uma equipe engajada e produtiva, certo?
Redução de custos: já falamos disso, mas vale destacar. O trabalho home office reduz custos com infraestrutura física, além de custos com transporte. Sem falar que elimina o tempo de deslocamento do funcionário, o que é uma vantagem para todos os lados;
Flexibilidade na jornada: outro ponto que pode ser muito positivo para o funcionário (e, portanto, para a empresa, afinal, funcionário feliz é funcionário que produz) é a flexibilidade da jornada. No trabalho home office não existe a pressão por “bater o ponto”, e o funcionário fica mais livre para executar suas atividades nos períodos de maior produtividade para ele.

Desvantagens do home office para pequenas empresas

Ainda que o home office ofereça inúmeros benefícios para a empresa, alguns pontos de atenção precisam ser considerados.

Algumas desvantagens observadas pelos gestores são:

Falta de comprometimento: é fato que, para trabalhar home office, a pessoa precisa ter uma boa organização pessoal. Caso contrário, vai ser fácil procrastinar e trocar as responsabilidades por uma horinha a mais na Netflix;
Distanciamento entre colaboradores: outro ponto negativo, dependendo de como for trabalhado, é a falta de interação e integração entre as equipes. Afinal, com cada um na sua casa, perdem-se as conversas no cantinho do café;
Falta de acompanhamento: outro ponto importante é o problema que o gestor encontra para acompanhar as tarefas realizadas. Dependendo da organização da equipe, esta falta de visão gerencial pode afetar cronogramas, prazos e custos.

Desafios do gestor no trabalho home office para pequenas empresas

Como gestor ou pequeno empresário, você deve estar ciente dos desafios que irá encontrar caso decidir trabalhar no modelo home office.

No entanto, vamos tranquilizá-lo: todos os desafios são contornáveis, desde que você se organize e fique atento às nossas dicas.

Vamos, antes de passar a elas, elencar os principais desafios para que você se prepare e organize a sua pequena empresa para trabalhar home office de forma mais produtiva e tranquila.

Falta de comunicação

Problemas de comunicação são muito importantes para o andamento dos negócios. Independente do porte da sua empresa, é fato que telefones sem fio ou burburinhos sem esclarecimentos são extremamente prejudiciais para o clima organizacional.

Converse com sua equipe, estabeleça metas, explique o motivo da mudança e garanta que eles não ficarão sem suporte ao trabalharem home office.

Pessoas que não se adaptam ao home office

Um desafio importante é observar se a sua equipe está preparada para este modelo de trabalho. Nem todas as pessoas se adaptam ao home office, muitas vezes por traços de sua personalidade.

Então, na hora de contratar ou realocar seus funcionários para trabalhar de casa, observe aqueles que têm mais condições de manter uma rotina e seu comprometimento.

Observe, também, aqueles que precisam estar no meio de pessoas para se sentirem motivados: esse tipo de perfil não é adequado para o home office, que é um modelo de trabalho bastante solitário.

Falta de rotina

Por fim, mas não menos importante, temos a rotina. Pode ser desafiador ao gestor manter uma rotina com sua equipe. Afinal, os prazeres da casa muitas vezes podem falar mais alto.

É importante buscar alternativas para marcar presença e reunir a equipe, como reuniões virtuais diárias, por exemplo. Este tipo de acompanhamento evita que a equipe se perca nas tarefas, nas prioridades e, principalmente, nos prazos de entrega!

Como a pequena empresa pode se preparar para o trabalho home office

Empreendedora de pequena empresa trabalhando da sala de casa

Com alguns cuidados, você pode preparar a sua pequena empresa para adotar o modelo home office.

Vamos começar a pensar na parte prática: você já entendeu os desafios, as vantagens e desvantagens do modelo home office para pequenas empresas.

Mas, como contornar as dificuldades e transformar esse modelo de negócio em algo que vá dar resultados reais à sua empresa?

Ainda que você possa ter começado a trabalhar home office em função da pandemia do COVID-19, sem dúvida esse é um formato de trabalho vantajoso para empresa e funcionário.

Por isso, vale a pena organizar e estruturar de forma adequada para que você potencialize os seus resultados e aproveite todos os benefícios que o home office oferece. Confira algumas dicas:

Garanta o engajamento das lideranças

Uma coisa é certa: toda ação dentro de uma empresa só funciona se as lideranças estão envolvidas.

Por isso, garanta que os líderes das equipes aceitem, entendam e apoiem a mudança. E mais: que eles utilizem, da forma certa, as ferramentas e meios para garantir a produtividade, a comunicação e a organização das informações neste modelo.

Além, claro, que cumpram com seus horários e suas responsabilidades.

Tenha um plano de gestão de mudanças

Se você nunca trabalhou no modelo home office e pretende adotar essa forma de trabalho, é interessante que se crie um planejamento para um bom controle e gestão da mudança.

Isso porque muitas pessoas podem estranhar e até contrariar a decisão. Mas, com muita comunicação e paciência, você pode ultrapassar todas as objeções de sua equipe.

Uma ideia é fazer um projeto piloto: 1x por semana, deixar a equipe home office, por exemplo. Com o tempo, você pode ir aumentando a frequência, alternando as equipes, enfim.

Assim, todos poderão se acostumar e perceber que o modelo home office traz muitas vantagens!

Converse com seus colaboradores e incentive-os a fazerem o mesmo em casa

Já falamos da importância da comunicação, mas a verdade é que no trabalho home office o seu funcionário também deve conversar em casa.

Um funcionário casado, com filhos, pode precisar contar com o apoio e compreensão da família para conseguir desempenhar o seu trabalho com eficiência.

A melhor coisa é criar um ambiente tranquilo e seguro para trocar experiências e dicas com sua equipe, buscando minimizar quaisquer problemas que surjam em função do ambiente familiar.

Conte com os recursos tecnológicos adequados

E, claro, para executar as atividades, tanto o funcionário quanto o gestor precisam contar com o apoio técnico necessário.

Isso envolve equipamentos físicos, como computador, webcam e telefone, quanto sistemas e softwares que permitam o desenvolvimento de suas atividades.

Mas que tipo de sistema é preciso? O mesmo que se usa na empresa?

Este é o nosso bônus: um checklist com o kit completo para o trabalho home office das pequenas empresas. Confira a seguir e anote todas as dicas!

BÔNUS: checklist do trabalho home office para pequenas empresas

Na sua empresa você pode contar com uma rede protegida e servidores físicos para armazenamento de arquivos. Mas, para executar o trabalho de forma remota, você precisará adaptar sua forma de trabalhar, organizar e acompanhar essas informações.

Por isso, listamos, abaixo, alguns sistemas e recursos fundamentais para um bom desempenho e gestão da sua equipe.

#1 Comunicação

Primeiro ponto é resolver possíveis problemas de comunicação. Afinal, não é porque sua equipe estará trabalhando de casa que ela não precisa conversar entre si e com você, não é mesmo?

Algumas soluções atendem super bem à necessidade, como sistemas para videoconferência, plataformas de e-mails e até de comunicação corporativa em tempo real. São alguns exemplos:

Videoconferência: Google Hangouts, Zoom, Skype;
E-mails: Google ou o servidor onde está hospedado o seu domínio;
Comunicação corporativa: Slack, Google Hangouts, Skype ou até mesmo Whatsapp e Telegram.

#2 Gestão de tarefas

Sistemas de gestão de tarefas garantem uma visão em tempo real das prioridades, prazos e responsáveis de todas as atividades.

É importante que toda a equipe utilize e mantenha atualizado esse sistema, de forma que o gestor possa acompanhar os projetos com maior clareza.

Existem diferentes sistemas para esta função, muitos com versões gratuitas que atendem bem a maioria das empresas. É o caso do Trello e do Asana, por exemplo. Outras opções, pagas, são o Monday e o Basecamp.

#3 Gestão do tempo

É uma boa ideia contar com sistemas que permitam um gerenciamento de tempo dos seus funcionários. Não só para evitar atrasos nos projetos, mas também para dar o descanso merecido entre as atividades.

Afinal, da mesma forma como é fácil se perder nos prazos por procrastinação, é fácil perder a vida pessoal por excesso de trabalho.

Uma alternativa são ferramentas que utilizam o método Pomodoro para produtividade. O método consiste em 25 minutos de foco total no trabalho, e 5 minutos de descanso. Os sistemas funcionam como uma espécie de cronômetro e auxiliam no controle deste tempo.

A ferramenta TomatoTimer oferece essa funcionalidade.

#4 Gestão empresarial

Para o gestor, é fundamental que a visão financeira da empresa permaneça organizada e atualizada. Assim, não corre riscos de perder vencimentos e arcar com custos como multas e juros.

Outras funções gerenciais são fundamentais, além do financeiro, como projeção de vendas, gestão de processos, controle de estoque, entre outros.

Um ERP completo pode resolver esse problema, tanto para empresas que trabalham no modelo home office quanto àquelas que permanecem no modelo tradicional.

Um sistema em nuvem com o BomControle é a melhor opção para garantir o acesso e a disponibilidade aos dados, a qualquer momento e de qualquer lugar!

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#5 Armazenamento e distribuição de documentos

Outras ferramentas úteis são aquelas para escanear documentos e enviá-los.

Uma alternativa recomendada é o Google Drive, que oferece versões gratuitas até uma certa capacidade de armazenamento, e permite que todos os funcionários vejam e editem os arquivos em tempo real.

Aplicativos para scanner podem ser instalados no smartphone, de forma a converter uma foto em um documento PDF, por exemplo.

Um sistema que oferece essa função é o CamScanner, que além de escanear ainda permite que você insira marca d’água com o logotipo da sua empresa, tornando o documento mais seguro para compartilhar.

#6 Segurança

Falando em segurança, é importante você prever como se darão os acessos à rede da empresa. Uma rede VPN é uma alternativa que garante a segurança dos dados e informações do seu negócio.

Outro ponto importante são as assinaturas digitais, afinal, você não quer precisar imprimir, assinar e escanear um contrato, certo? Sistemas como o DocuSign e D4Sign vão mostrá-lo que esses tempos de papel e caneta já são passado.

#7 Bem-Estar

Trabalhar em casa pode ser satisfatório, mas também há quem ache solitário e triste. Mas isso depende de cada um: organizar o seu espaço de trabalho, decorar com coisas que goste, procurar um local iluminado e organizado e, claro, alegrar o ambiente com uma boa música.

Uma dica é a empresa criar uma playlist no Spotify, como forma de integrar os funcionários em torno de um som em comum.

A playlist pode ser compartilhada, onde todos podem contribuir com sugestões e criar uma lista que, além de ajudar na concentração e foco, também transforme o ambiente em um local agradável para se trabalhar.

Conclusão

Colaborador de pequena empresa trabalhando de café aproveitando as vantagens do sistema home office

Para aproveitar o trabalho home office, conte com um sistema de gestão que controle as operações da sua empresa.

Como você já percebeu, o home office é uma tendência que veio para ficar. Mesmo que algumas empresas tenham adotado o modelo por razão de “forças maiores”, a verdade é que o home office traz inúmeras vantagens para o funcionário e para a empresa.

No caso das pequenas empresas, é um modelo sustentável e de baixo custo. Tomando algumas precauções e apostando em equipes com perfil para este tipo de trabalho, pode ser um impulso importante para o seu crescimento.

Mas, lembre-se: a gestão do negócio deve continuar criteriosa, organizada e de fácil acesso. Por isso, um ERP completo como o BomControle é sua melhor opção.

Conheça o sistema, experimente todas as funções por 15 dias e descubra como o BomControle pode apoiar os resultados do seu negócio!

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Obrigado por ler até aqui!

Felix Schultz

Executivo de Internet com mais de 15 anos de experiência, incluindo a gestão geral das organizações, desenvolvimento de produtos, operações de negócios e estratégia.

Home office para pequenas empresas: checklist final para você se preparar!

O que é home office

Diferença entre home office e home based

Vantagens e desvantagens do home office para pequenas empresas

Vantagens do home office para pequenas empresas

Desvantagens do home office para pequenas empresas

Desafios do gestor no trabalho home office para pequenas empresas

Falta de comunicação

Pessoas que não se adaptam ao home office

Falta de rotina

Como a pequena empresa pode se preparar para o trabalho home office

Garanta o engajamento das lideranças

Tenha um plano de gestão de mudanças

Converse com seus colaboradores e incentive-os a fazerem o mesmo em casa

Conte com os recursos tecnológicos adequados

BÔNUS: checklist do trabalho home office para pequenas empresas

#1 Comunicação

#2 Gestão de tarefas

#3 Gestão do tempo

#4 Gestão empresarial

#5 Armazenamento e distribuição de documentos

#6 Segurança

#7 Bem-Estar

Conclusão

Felix Schultz

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