A implantação de ERP deve ser muito bem planejada, já que interfere em todo o processo, documentação e informações históricas da empresa.
Alguns pontos merecem uma atenção especial, evitando que o trabalho seja desgastante e assustador.
É fato que trocar de ERP é mais difícil do que implementar um sistema pela primeira vez. Então, se você já tem um ERP e está em fase de buscar uma nova solução, confira as dicas que separamos para você.
Leia também: O que é ERP – Enterprise Resource Planning e para que serve?
Neste artigo, você vai entender:
- O que é implantação de ERP
- Quais são os objetivos da implantação de um sistema ERP?
- Como deve ser a preparação para implantação de um sistema ERP?
- Quais são os custos de um ERP?
- 5 Dicas para implantação de ERP
- Conheça o BomControle
Boa leitura!
O que é implantação de ERP
A implantação de ERP exige cuidado, mas é um importante passo para o crescimento da empresa.
A implantação de ERP é um trabalho que exige atenção e cuidado, especialmente se você estiver fazendo a troca de sistema.
Muitos profissionais se arrepiam quando ouvem “troca de ERP”, porque sabem que pode ser desgastante. Reunir as informações, documentos e dados históricos da empresa, para recadastrar tudo no novo sistema, nem sempre é uma tarefa fácil.
Caso a empresa esteja optando por implantar um ERP pela primeira vez, alguns cuidados seguem sendo necessários, pois é preciso reunir informações que podem estar espalhadas em planilhas de Excel ou até mesmo impressas em papel.
Mas é um importante passo para a empresa continuar crescendo de forma sustentável. Isso porque o ERP é um sistema que permite automatizar processos, integrar dados e gerar relatórios para apoiar as tomadas de decisões estratégicas.
Leia também: CRM ou ERP: qual é a melhor solução para a sua empresa?
Quais são os objetivos da implantação de um sistema ERP?
Se você ainda não tem um sistema ERP na sua empresa, pode estar se perguntando os motivos que o levariam a contratar um.
Para pequenas empresas, pode parecer um investimento desnecessário. Mas não é. O ERP é um sistema fundamental para gestores controlarem melhor suas operações, permitindo a melhoria contínua e o desenvolvimento sustentável do negócio.
Então, independente do porte ou do segmento da sua empresa, saiba que a implementação de ERP pode:
- Reduzir custos;
- Oferecer relatórios analíticos com KPIs importantes;
- Minimizar os riscos gerenciais;
- Integrar setores, dados e equipes;
- Automatizar tarefas operacionais;
- Aumentar a produtividade da equipe;
- Controlar a qualidade;
- Melhorar os processos da empresa;
- Armazenar informações com segurança;
- Manter disponíveis informações que precisem ser consultadas com frequência;
- Acompanhar a performance e os resultados da empresa de forma simplificada;
- e muito mais!
Se você escolher um ERP com módulos e funções auxiliares, como controle de estoque, CRM, gestão de processos, e outros, terá ainda mais vantagens e melhorias na sua operação.
Como deve ser a preparação para a implantação de um ERP?
A implantação de ERP começa muito antes da contratação do sistema. Planejamento é fundamental.
Já mencionamos que a implantação de ERP pode ser traumática. Mas não precisa ser assim. Para isso, basta ficar atento a alguns pontos importantes durante a preparação da empresa e das equipes envolvidas nesse processo.
Alguns pontos essenciais para implantar um sistema ERP são:
Crie um grupo de trabalho
Implantar um ERP é um trabalho que deve ser feito a várias mãos, desde o planejamento. Por isso, convide profissionais de diferentes áreas para participarem desse processo.
Ter uma equipe multidisciplinar vai ajudá-lo a levantar os problemas que precisam ser resolvidos, além de trazer ideias criativas para melhorar o fluxo do trabalho.
A equipe, também, será a responsável por dissiminar entre os colegas a importância da mudança, permitindo uma gestão de crise mais eficaz e engajando melhor todos os funcionários da empresa.
Identifique os problemas da empresa
Antes de escolher o ERP ideal, você precisa estar ciente dos problemas que espera resolver com a implantação.
Levante os pontos críticos do negócio, as dificuldades e desafios encontrados, seja no âmbito operacional, seja no estratégico. Escute os profissionais do grupo criado, os diferentes setores vão apresentar diferentes pontos de vista — e isso é extremamente rico!
Defina um escopo
Uma vez estando claros os problemas enfrentados da empresa, você poderá criar um escopo de trabalho.
O ERP deve atender aos pontos do seu escopo, tanto no que se refere às funcionalidades, quanto ao modelo de software. Por exemplo: se sua equipe trabalha home office, é fundamental que o ERP seja um sistema online, disponível para todos.
É claro que um sistema online pode ser a melhor opção para empresas em outras estruturas organizacionais, até porque são os modelos mais modernos do mercado.
Você pode ler mais sobre isso neste artigo: Sistema ERP: aprenda a escolher o ERP ideal para o seu negócio
Verifique a infraestrutura da empresa
Outro ponto importante a ser observado antes de contratar e implantar um ERP é a infraestrutura da empresa. Quais os requisitos necessários para o sistema funcionar?
É preciso um servidor dedicado? Os computadores devem ser configurados de alguma forma?
Lembre-se que a implantação de ERP é um processo trabalhoso e, por isso, não é trabalho para ser repetido de tempos em tempos. Dessa forma, a empresa deve garantir que seja possível escalar esse sistema, acompanhando o crescimento do negócio e da equipe.
Escolha o ERP ideal
Com tudo esclarecido, escopo definido e necessidades técnicas também, é hora de buscar a solução que melhor atenda sua empresa.
São inúmeros sistemas disponíveis no mercado, dos mais variados tipos, estruturas e funcionamentos. Recomendamos um sistema online, com armazenamento em nuvem e integração com outros módulos.
O BomControle é o ERP ideal para pequenas e médias empresas, e pode ser facilmente escalado, acompanhamento o crescimento do seu negócio. Isso porque você paga por usuário, ao invés de comprar um software que ficará obsoleto em pouco tempo.
Neste modelo, também, você contará com atualizações frequentes e suporte técnico a qualquer momento, auxiliando na implantação de ERP e no andamento do uso, depois de implantado.
Você pode fazer um teste gratuito por 15 dias para ter certeza que o ERP do BomControle vai atender ao escopo definido pela equipe de trabalho. Experimente!
Converse com seus funcionários
Outro ponto fundamental para o sucesso de uma implantação de ERP é o engajamento da equipe. Comunicação é essencial para fazer com que todos se sintam parte desse processo de mudança.
Com isso, haverá menos resistência por parte dos profissionais, e todos poderão se interessar em aprender e usar o sistema, mesmo que isso signifique mudar suas rotinas ou hábitos.
Quais são os custos da implantação de ERP?
Os custos que uma implentação de ERP envolve podem variar de acordo com o sistema escolhido. É possível que você precise de ajuda de um consultor, por exemplo, para fazer toda a migração de dados.
Você pode ter que precisar investir em treinamento de pessoal, dependendo do tamanho da sua empresa e da complexidade do sistema envolvido.
Alguns softwares cobram a licença de uso, instalação e volume de usuários. Outros, com o BomControle, tem como custo apenas o número de usuários, sendo uma solução mais vantajosa para pequenas e médias empresas.
Este modelo permite que o sistema cresça com a empresa, já que basta agregar novos usuários ao ERP sempre que necessário.
Leia também: Afinal, quanto custa implantar um sistema ERP na empresa?
5 dicas para implantação de ERP
Após a implantação de ERP, o monitoramento constante é fundamental para os resultados serem atingidos.
Agora que você já entendeu as vantagens de um ERP para o crescimento sustentável da empresa, e os pontos essenciais para cuidar na hora de implantar o sistema, vamos para a parte prática.
Se você já escolheu o ERP ideal para o seu negócio, montou o time de profissionais responsáveis por fazer este trabalho e está pronto para começar o processo, preste atenção nessas 5 dicas:
1. Estabeleça metas
Planejamento é essencial. Assim como você precisa pensar nos problemas a serem resolvidos para definir o escopo e escolher o melhor ERP para sua empresa, você precisa ter em mente quais os resultados que espera obter com a implantação.
Defina metas que sejam possíveis de serem medidas. KPIs são necessários para você acompanhar o sucesso (ou não) do novo processo.
2. Organize a migração dos dados
A parte que mais pode dar dor de cabeça é a migração dos dados. Se você já tem um ERP na sua empresa, deve buscar formas de efetuar backup das informações para importar no novo sistema escolhido.
Se é a primeira vez, é importante que você reúna todas as informações do histórico da empresa que você pretende importar para o sistema. Cadastro de fornecedores, clientes, vendas, lançamentos financeiros passados e futuros, estoque, entre outro.
Alguns sistemas permitem a importação de dados através de planilhas em Excel, o que pode facilitar muito esse trabalho. Converse com o representante do sistema contratado para receber auxílio.
3. Cuide da gestão da equipe
Durante a implantação de ERP você não pode tirar o olho e a atenção da sua equipe. Treinamentos, reuniões, conversas e integração são fundamentais para preparar os profissionais para a nova fase da empresa.
E não pense que o treinamento finaliza após um primeiro contato com o sistema. Busque capacitação contínua, de forma que as pessoas se sintam cada vez mais seguras em utilizar o ERP e tenham autonomia para, inclusive, sugerir mudanças ou melhorias.
4. Busque a melhoria contínua
Outra dica é se manter atento a melhoria contínua. Sistemas online, com o BomControle, atualizam suas funcionalidades com frequência, permitindo melhorias no processo da sua empresa.
Fique de olho nessas atualizações e busque meios de estar sempre à frente, otimizando ainda mais os fluxos de trabalho e automatizando todas as atividades possíveis.
5. Monitore
Por fim, monitore, sempre! Somente com o monitoramento constante você vai ser capaz de avaliar se os resultados esperados e as metas definidas, lá na nossa dica número 1, foram atingidas.
Conheça o BomControle
O BomControle é o melhor ERP para você gerenciar sua empresa de forma simples e integrada.
Com módulos que atendem a diferentes setores, você automatiza as tarefas manuais e ganha tempo para pensar no que realmente importa: fazer crescer os resultados da sua empresa!
Com uma gestão centralizada e a integração entre setores, você otimiza tempo e aumenta o desempenho da sua equipe, melhorando a produtividade. Conheça os módulos disponíveis no sistema:
- Gestão Financeira: rápido acesso às rotinas do dia a dia, como pagamento e recebimento de títulos em aberto, conciliação de contas, análise de fluxo de caixa e outros indicadores financeiros. Conheça todos os recursos disponíveis;
- Controle de Estoque: gestão completa de estoque de forma integrada com outros setores, como vendas e financeiro. Atualize de forma automática a partir das notas de fornecedores, crie pedidos internos e transfira produtos entre locais. Conheça todos os recursos;
- Vendas: controle unificado de todo o processo de orçamento e venda, geração de venda avulsa, contratos recorrentes ou parcelados e emissão de notas fiscais. Conheça todos os recursos deste módulo;
- CRM: tenha em um único sistema o registro de reuniões, conversas, oportunidades (abertas, ganhas ou perdidas), pontos de contato com as organizações, além das tarefas e compromissos agendadoa com seus clientes. Conheça os recursos disponíveis;
- ServiceDesk: os conhecimentos difundidos no ITIL para gestão estratégica e planejada de serviços foram aplicados neste módulo, que permite o registro para análise e acompanhamento do atendimento e resolução dos problemas. Conheça todos os recursos;
- Gestão de Processos: crie e ajuste os processos da empresa de forma automatizada, com uma ferramenta intuitiva e colaborativa. Conheça os recursos disponíveis;
Você pode experimentar o BomControle por 15 dias, sem pagar nada, e ter a certeza de que este é o ERP ideal para o seu negócio. Faça um teste!
Conclusão
A implantação de ERP exige planejamento e colaboração de todos.
Como vimos, a implantação de ERP é um processo que exige uma boa pesquisa, planejamento, atenção e colaboração da equipe.
Isso porque os resultados esperados com o sistema só serão atingidos se todos os profissionais abraçarem a mudança na sua rotina operacional e mantiverem o ERP sempre atualizado.
Por isso, a gestão de pessoas nessa fase é tão importante quanto o levantamento dos dados para serem migrados ou cadastrados no novo sistema. É fundamental que o gestor da empresa envolva os funcionários e conduza a mudança da forma mais tranquila possível.
Conte com um ERP completo, de fácil usabilidade e excelente custo x benefício. Experimente de forma gratuita o BomControle!
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