KPI é a sigla para Key Performance Indicators, que em português significa “Indicadores Chave de Performance”. São indicadores que permitem a avaliação e o monitoramento em relação ao desempenho da empresa.
Por isso, não importa se a sua empresa é de pequeno, médio ou grande porte: você precisa definir os seus KPIs. É por meio deles que você poderá medir se os objetivos e metas definidos pelos gestores estão sendo atingidos ou não.
Quando você e sua equipe tem claros os KPIs que servirão como base para as análises estratégicas e tomadas de decisão, todos irão trabalhar e focar seus esforços para o cumprimento dessas metas.
Ainda não começou sua empresa? Então leia também o nosso post sobre Plano de Negócios e se prepare para uma gestão estratégica e eficaz.
Entenda tudo sobre KPIs e aprenda a utilizar essa poderosa ferramenta de gestão no seu negócio. Você vai saber:
- O que são KPIs
- Diferença da métrica para o KPI
- KPIs financeiros
- KPIs de produtividade
- KPIs de qualidade
- KPIs de capacidade
- KPIs estratégicos
- KPIs de vendas
- KPIs de produto
- KPIs de processo
- KPIs operacionais
- KPIs estimulam a inovação
- Importância dos indicadores-chave nas pequenas empresas
E, como bônus, ensinaremos você a implementar KPIs em sua empresa em apenas 5 passos!
Boa leitura!
O que são KPIs
KPI é uma sigla que vem do termo Key Performance Indicator, ou Indicador Chave de Performance. É também conhecido como KSI, Key Success Indicator, ou Indicadores Chave de Sucesso.
O nome é “indicador chave” pois são indicadores essenciais para avaliar se os objetivos e metas da empresa estão sendo atingidos. Por isso, é fundamental que você conheça quais indicadores mais adequados para o monitoramento do seu negócio.
O KPI deve, também, ser possível de ser mensurado, gerando um resultado em número ou em %. É dessa forma que você poderá, por exemplo, avaliar um histórico desses KPIs, analisando a melhora (ou não) do desempenho em um período de tempo.
Esses indicadores de sucesso irão nortear diversas tomadas de decisões e planos de ações estratégicas, que devem ser alinhadas e compartilhadas entre todos.
Diferença da métrica para o KPI
Apesar do KPI ter origem nas métricas, eles diferem entre si.
As métricas fornecem dados que mostram apenas uma parte do negócio — a gestão financeira, por exemplo — não permitindo uma forma estratégica de pensar a administração da empresa.
Já os KPIs permite que o empreendedor consiga entender o seu negócio como um todo, podendo avaliar riscos, mensurar e analisar resultados, bem como identificar tendências, auxiliando nas projeções de vendas, por exemplo.
No planejamento estratégico, é importante ter claro tanto as métricas, que irão avaliar os resultados de ações mais pontuais, quanto os KPIs, para uma visão mais gerencial.
KPIs financeiros
Existem diversos KPIs, para medir inúmeros objetivos estratégicos. Claro que o financeiro não fica de fora, e é extremamente relevante para acompanhar a viabilidade e a lucratividade do negócio.
Indicadores de lucratividade
Sua empresa precisa de indicadores de lucratividade, que irão mostrar a rentabilidade do seu negócio. Alguns indicadores que podem oferecer uma visão e permitir uma tomada de ação mais estratégica são:
Ter noção desses valores e acompanhá-los periodicamente é fundamental para que você antecipe desafios e encontre pontos de melhoria, para buscar, por exemplo, aumentar a margem de lucro.
Valor do ticket médio
Outro indicador financeiro importante é o ticket médio.
O ticket médio representa o valor médio de compra por consumidor, e conhecê-lo pode ajudar o gestor a pensar estratégias para aumentar esse valor. Por exemplo, fazer uma promoção para venda de dois produtos juntos, aumentando o ticket médio da compra.
KPIs de produtividade
Os KPIs de produtividade auxiliam para a análise da produtividade da equipe, independente do departamento.
Na produção, por exemplo, que depende de máquinas e equipamentos, a taxa de produtividade pode ser medida pela ociosidade das máquinas, tempo de máquina parada e afins.
Você também pode avaliar as entregas por hora do funcionário, seja em volume de produtos, pedidos atendidos ou desempenho de outras atribuições.
KPIs de qualidade
Os KPIs de qualidade estão bastante relacionados com os KPIs de produtividade, já que ajudam a determinar a quantidade de não-conformidade, em qualquer etapa do processo.
Por exemplo, indicador que monitora as avarias de um produto durante o processo de produção ou de logística; indicadores de atendimento ao cliente; indicadores de contatos de pós-venda/sac, entre outros.
KPIs de capacidade
O KPI de capacidade tem muito a ver com a capacidade de produção/execução, estando também ligado à produtividade.
Por exemplo, se você tem uma máquina que imprime folhetos, o KPI de capacidade determina quantos folhetos a máquina é capaz de produzir em um determinado período.
É um importante KPI para avaliação do processo fabril, já que, muitas vezes, uma readequação da planta pode ser capaz de uma melhora considerável na capacidade de produção da empresa.
KPIs estratégicos
Os KPIs estratégicos são todos aqueles que auxiliam o gestor a avaliar a taxa de sucesso das metas e objetivos definidos no planejamento estratégico da empresa.
Existem muitos indicadores que podem ser úteis para uma gestão efetiva, como o índice de turnover (índice de rotatividade de funcionários), market share, giro de estoque, entre outros.
O importante é que você avalie, de acordo com a sua realidade e necessidades, os KPIs que mais fazem sentido ao seu negócio, e que possam ser efetivos na avaliação do sucesso da sua empresa.
KPIs de vendas
O controle e monitoramento das vendas é uma atividade que, geralmente, já tem um bom controle dos gestores. Ainda assim, apenas acompanhar o quanto foi vendido (ou faturado) pode não ser suficiente para um processo de melhoria constante.
Alguns KPIs auxiliam a entender o processo de vendas e encontrar pontos para melhorar ou desenvolver. É o caso do lead time, por exemplo, que pode medir o tempo entre negociação e compra.
A taxa de sucesso de vendas também é um KPI importante, que visa entender o percentual de fechamento (ou sucesso) das vendas em negociação.
Por exemplo: se o seu vendedor apresenta 30 propostas em um mês, e apenas 1 delas fecha, você pode se perguntar o motivo responsável pelo não fechamento das outras 29.
Assim, pode buscar melhorar sua taxa de sucesso com incentivos, seja através de negociações especiais, seja com campanhas de vendas internas para o seu time.
KPIs de produto
Os KPIs de produto têm relação direta com o produto ou serviço oferecido pela empresa. Um exemplo é o time to market, que visa medir o tempo entre o desenvolvimento de um novo produto, desde o seu conceito até a sua liberação para vendas.
KPIs de processo
Os indicadores de sucesso do processo avaliam os processos da empresa, seja ele qual for. Um exemplo são indicadores de disponibilidade de máquinas ou veículos; comunicação interna; trabalhos que precisam ser refeitos; entre outros.
KPIs operacionais
Podem ser parecidos com os de produtividade, dependendo do seu negócio. Os KPIs operacionais são indicadores que medem as tarefas mais básicas, menos gerenciais ou estratégicas, como taxas de entrega de um produto, por exemplo.
Estabelecer indicadores de atendimento à demanda ou mesmo metas em relação à matéria-prima, produção e tratamento de resíduos e outros processos relacionados à operação, são maneiras de estar sempre atento às possibilidades de melhorias e inovações.
KPIs que estimulam a inovação
Falando em inovação, um bom gestor deseja que sua equipe se sinta estimulada a trazer ideias de inovações e melhorias, em qualquer âmbito.
Assim, você pode decidir estabelecer indicadores que meçam essas iniciativas, como uma taxa de sugestões recebidas e/ou implementadas em um determinado período de tempo.
Você pode, como forma de incentivar esse interesse, criar campanhas internas para mobilizar a equipe com essa iniciativa.
Além de abrir oportunidades para a melhoria contínua, é uma excelente forma de promover uma melhoria no ambiente de trabalho e um sentimento de pertencimento dos seus funcionários.
Importância dos indicadores-chave nas pequenas empresas
Como você já deve ter entendido, o que não é medido não é melhorado. Por isso, definir e acompanhar alguns KPIs é fundamental para uma gestão estratégica que colha, cada vez mais, resultados melhores.
Mesmo para a pequena empresa, que parece ter uma gestão mais simplificada, os indicadores permitem medir o impacto das decisões em relação ao negócio.
Com alguns KPIs relevantes para cada etapa ou área, você tem um importante mapeamento da situação de toda a empresa, podendo antecipar riscos, avaliar oportunidades e contornar os desafios com mais segurança.
Como implementar KPIs em 5 passos
Agora que você já conhece o que é KPI e sua importância para análise e acompanhamento do planejamento estratégico da empresa, é hora de colocar a mão na massa.
Trazemos para você um método de apenas 5 passos para você começar a contar com estes indicadores na gestão da sua empresa agora mesmo.
Compartilhe esse conhecimento com os gestores das outras áreas, para que todos estejam alinhados e possam implementar os KPIs da melhor maneira.
1. Defina os KPIs relevantes para sua empresa
Trouxemos alguns tipos de KPIs mais utilizados, mas a verdade é que um KPI só é importante se for relevante para sua empresa.
Entenda o seu negócio, seu produto e seu mercado, e decida quais indicadores são realmente chaves para avaliar a performance da sua empresa.
Não se preocupe em ter muitos KPIs, você pode começar com alguns indicadores mais básicos, e ir incrementando suas análises conforme for se familiarizando com essa rotina.
2. Reúna os dados de cada indicador
O indicador precisa ser possível de medir. Ou seja, você, necessariamente, precisa de um número ou um percentual como resultado.
Assim, será capaz de acompanhar periodicamente e traçar comparativos com períodos anteriores, ou até mesmo fazer projeções e estabelecer novas metas.
Para chegar em algum resultado, você precisa reunir os dados que fazem parte do indicador.
Por exemplo, se o seu KPI é ociosidade das máquinas, você precisará ter em mãos todos os períodos em que todas as máquinas ficaram paradas, seja por falta de trabalho, seja por manutenção.
A partir desses registros, você poderá chegar a um valor percentual de ociosidade no período.
Uma forma simples e prática de manter as informações sempre organizadas é utilizar um sistema de ERP. Nele, você tem o registro dos dados de estoque, pessoas, financeiro e muito mais.
3. Acompanhe o registro dos dados
Uma vez entendendo quais os dados que você precisa levantar, é preciso mantê-los sempre atualizados e registrados em um mesmo local.
Isso permite que você vá acompanhando, de tempos em tempos, conforme fizer mais sentido para você.
Evite práticas como atualizar os registros somente um dia antes de analisar os resultados. Este tipo de situação abre margem para erros e esquecimentos, e impede que você tenha uma visão gerencial a qualquer momento.
4. Analise os dados dos indicadores-chave
Com o registro dos dados sempre atualizados, e a fórmula definida de como entregar esse KPI (se número ou percentual, por exemplo), você tem condições de analisar o seu KPI e compará-lo com outros períodos ou até mesmo com outras empresas.
Este tipo de visão permite que você discuta a situação da sua empresa, entenda os motivos pelos quais o indicador piorou ou melhorou, e levante oportunidades de melhoria, buscando resultados cada vez mais positivos.
É essencial que todos os gestores da empresa estejam alinhados quanto às metas e à análise dos seus KPIs, de forma que um padrão seja estabelecido.
Você também deve agregar essa prática à sua rotina, definindo datas ou períodos específicos para a análise dos seus indicadores chave de sucesso.
5. Controle os KPIs com um sistema de gestão integrada online
Mais do que definir os KPIs e entender quais dados impactam nesse número, é preciso que você estabeleça uma rotina de controle e acompanhamento, e que a mantenha firme!
De nada adianta começar a analisar indicadores se logo em seguida você deixar isso de lado e perder o controle.
Ter uma rotina de acompanhamento é fundamental para que você tenha uma gestão estratégica eficaz, com informações relevantes para ajudar na tomada de decisões.
Com um sistema ERP para gestão integrada você consegue registrar e acompanhar os dados dos seus KPIs de forma automática (dependendo do indicador) e a qualquer momento.
O sistema auxilia no processo de registro dos dados, automatiza muitas tarefas e ajuda no controle e na segurança das informações, minimizando muitos riscos humanos. Conheça o BomControle e todos os seus componentes! Faça um teste gratuito!
Conclusão
Toda empresa deve contar com um planejamento estratégico, definindo objetivos e metas para curto, médio e longo prazo.
Donos de negócios devem ter como guia do crescimento da empresa esse plano de ações, a fim de alcançarem o aumento da produtividade e lucratividade de uma maneira saudável e eficiente.
Aconselhamos o empreendedor a traçar metas e objetivos para o ano todo. Defina quantos clientes você quer ganhar, qual é o crescimento nas vendas e do faturamento que você espera, se está na hora de lançar novidades no mercado, ou mesmo se outros públicos de interesse podem ser atingidos pelo seu negócio.
No entanto, não basta simplesmente estipular metas e planejar todas as tarefas necessárias para que elas sejam alcançadas. É preciso, também, estar atento se as metas e objetivos planejados estão sendo atingidos ou se há necessidade de adequação.
É indispensável acompanhar todos os processos e o desempenho da empresa, e é para isso que servem os KPIs, uma das ferramentas de gestão empresarial mais utilizadas no mundo.
É através deles que o gestor consegue detectar gargalos de produção e falhas em processos, além de monitorar o sucesso do seu negócio.
Os KPIs são fundamentais para a administração de qualquer empresa, pois são a melhor representação da situação na qual a organização se encontra, além de permitir uma análise comparativa com resultados passados ou com outros negócios.
Para acompanhar seus indicadores de forma automatizada e segura, contar com um bom sistema ERP é essencial. Conheça o BomControle e faça um teste gratuito!
