Com a automatização e digitalização de processos empresariais e fiscais, a nota fiscal eletrônica surgiu para facilitar o controle financeiro dos empreendedores.
Assim como a nota fiscal tradicional de papel, a NF-e tem o objetivo de documentar uma operação comercial para que ela possa ser tributada depois.
Neste artigo, você vai entender como funciona a nota fiscal eletrônica e também como você pode adotar esta nova técnica!
O que é nota fiscal eletrônica e como funciona?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é parte integrante do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) instituído pelo governo através de um decreto firmado em janeiro de 2007. Saiba mais sobre o SPED.
É um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre as partes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e recepção, pelo fisco, antes da ocorrência do Fato Gerador.
Antes de emitir NF-e…
- confira se sua empresa está na obrigatoriedade;
- adquira o Certificado Digital para assinatura das NF-e;
- credencie sua empresa na SEFAZ.
A Nota Fiscal Eletrônica substitui a nota fiscal em papel?
Sim, mas com condições! A nota fiscal eletrônica substitui apenas os modelos 1 e 1-A de notas fiscais. Ambos os tipos de nota fiscal são utilizados em transações comerciais de pessoas jurídicas.
Por outro lado, a NF-e não toma o lugar dos cupons fiscais, que já foram criados para substituir a nota fiscal modelo 2. Ele pode ser substituído apenas pela NFC-e, conhecida como Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica.
Diferenças entre nota fiscal e recibo de pagamento
Não confunda nota fiscal com recibo fiscal, os dois têm funções diferentes.
Ao contrário do que muitos pensam, a nota fiscal e o recibo de pagamento são documentos completamente diferentes, e um não pode substituir a função do outro.
Enquanto o recibo confirma que um pagamento foi enviado e recebido, a nota fiscal tem um papel essencial na cobrança de tributos.
Quando uma loja não entrega notas fiscais comprovando que o seu produto foi vendido e agora pertence a outra pessoa, ela está sonegando impostos e pode ser punida por isso.
Além disso, a nota fiscal funciona como um comprovante para trocas e devoluções de produtos que estejam danificados ou não correspondam à propaganda.
Podemos concluir que a nota fiscal é voltada para empresas e pessoas jurídicas, enquanto o recibo de pagamento é mais utilizados por autônomos e trabalhadores informais para controlar as finanças.
Quem precisa emitir notas fiscais?
Primeiramente, é essencial destacar que qualquer empresa que oferta um produto ou serviço precisa emitir notas fiscais.
Caso não siga as normas, a companhia está sujeita a receber multas e juros sobre o valor que não foi reportado por meio das notas, os valores costumam ser bem altos.
Por mais complexo que o sistema tributário brasileiro seja, é importante se manter organizado e cumprir com tais obrigações para não sofrer prejuízos inesperados e, muitas vezes, tão altos que podem até levar sua empresa à falência.
Algumas classificações de empreendimento causam muita dúvida quando o assunto é a emissão de notas fiscais. Nós reunimos 3 deles para solucionar algumas das suas dúvidas!
MEIs
O MEI (Micro Empreendedor Individual) só é obrigado a emitir as notas fiscais quando vende seu serviço ou produto para uma pessoa jurídica.
Quando o cliente é uma pessoa física, o MEI está isento da emissão, mas pode efetuá-la caso queira reunir os documentos.
PMEs
As PMEs (Pequenas e Médias Empresas) são obrigadas a gerar notas fiscais. Entretanto, o pagamento dos tributos funciona de uma forma um pouco diferente do MEI.
A empresa tem a opção de escolher um regime tributário que esteja mais alinhado com o estilo de empreendimento da marca. Por meio deles, você pode evitar cobranças desnecessárias e também organizar melhor o sistema de pagamento dos encargos. Existem 3 opções:
Cada uma das modalidades determina parâmetros para aceitar as empresas e oferecem diferentes modos de cobrar e recolher os impostos e encargos sociais.
Um dos principais critérios utilizados pelos regimes tributários é a receita bruta anual, geralmente, é sobre este valor que o recolhimento é calculado.
Autônomos e freelancers
Os autônomos e freelancers não são obrigados a emitir notas fiscais por seus serviços, mas eles podem fazê-lo ao adotar alguma modalidade de formalização da atividade.
Você pode se formalizar como MEI e efetuar o pagamento de tributos mensalmente, o que garante benefícios como o auxílio doença caso você precise. Com o MEI, é possível emitir notas fiscais eletrônicas sobre suas vendas.
O ME representa a modalidade MicroEmpresa, que surgiu antes do MEI. Por meio dela, você pode adotar ao regime tributário Simples Nacional. Desta forma, você se torna obrigado a gerar notas fiscais, mas precisa fazer o pagamento de uma série de encargos sobre sua receita bruta anual.
Caso você não tenha interesse em se formalizar, a Nota Fiscal Avulsa é uma opção para emitir registros das suas transações. Tudo o que você precisa fazer é se cadastrar na prefeitura da sua cidade para emitir a nota sempre que quiser.
Recolhimento de taxas e impostos
Os impostos e taxas são calculados sobre o que você vendeu.
A nota fiscal é o principal comprovante de que você vendeu algum produto ou prestou um serviço que gerou renda para seu empreendimento, ou seja, é um dos principais parâmetros que o Governo pode ter para recolher e calcular outros impostos sobre sua receita.
Por estar ligada à Receita Federal, Secretaria da Fazenda e a Prefeitura do seu município, a emissão de uma nota fiscal automaticamente leva informações sobre o seu negócio para ambos órgãos.
É por isso que a sonegação fiscal pode gerar multas e juros tão altos. Aqueles que são obrigados a gerar nota fiscal e não o fazem, estão escondendo recursos do Governo, com o objetivo de pagar impostos mais baixos e ganhar vantagens.
Fim do emissor da SEFAZ
O emissor gratuito da SEFAZ ficou ativo durante 10 anos, mas foi descontinuado no início de 2017.
O software oferecia a emissão da NF-e e do cupom fiscal, além estar vinculado ao CT-e e disponibilizar outras funcionalidades que facilitavam a vida do empresário.
Entretanto, as empresas começaram a apostar em sistemas de gestão mais objetivos e adaptáveis, e o emissor da SEFAZ acabou ficando para trás.
Como o software exigia atualizações constantes e custosas, a Secretaria da Fazenda resolveu determinar o fim do programa.
Quais são as vantagens da nota fiscal eletrônica?
Um avanço tecnológico tão grande como a nota fiscal eletrônica pode não parecer muito confiável para muitos, mas a adoção do uso deste documento pode trazer uma série de benefícios para seu empreendimento.
O primeiro deles é oferecer uma oportunidade de mudar a forma como você organiza seus documentos. Com a nota fiscal eletrônica, você não precisa mais reunir uma série de papéis, e ainda pode anexar os documentos digitais às suas planilhas digitais e softwares de gestão.
Conheça outros benefícios que a escolha pela nota fiscal eletrônica pode trazer a sua empresa!
Você pode emitir NF-e gratuitamente
Tudo o que você precisa para emitir sua NFe é do certificado digital da sua empresa e de um software emissor de notas.
O certificado digital funciona como uma assinatura computadorizada, é ele que garante a segurança do documento e determina a validade jurídica da nota.
Por outro lado, o software é onde você lançará todas as informações referentes à nota. Ele encaminha os dados para a emissão para a Secretaria da Fazenda, e gera a autorização para emitir a nota oficial.
Totalmente online
Todos os passos envolvidos na emissão e armazenamento das notas fiscais eletrônicas podem ser feitos pelo computador, o que agiliza o processo e dispensa a necessidade de se locomover pela cidade para conseguir o documento.
As notas fiscais ficam disponíveis online por 180 dias, para guardar o documento depois deste prazo, é preciso salvar o arquivo no formato XML para que ele não sofra alterações ou seja perdido. É recomendado guardar as notas fiscais por pelo menos 5 anos, como método de segurança.
Facilidade de uso
Você pôde perceber que o processo de emissão da nota fiscal eletrônica é rápido e prático, principalmente com o uso de um software emissor objetivo.
Sendo assim, fica muito mais fácil gerar a documentação e também armazená-la. Esqueça a papelada e os milhares de pastas organizadoras, chegou a hora de adotar a nota fiscal eletrônica e simplificar a gestão fiscal da sua empresa.
Segurança
Como o processo de emissão é simples e se torna mais fácil organizar a documentação, o uso da nota fiscal eletrônica ajuda a controlar a sonegação fiscal e também a eliminar qualquer erro que possa constar na gestão fiscal.
Tais fatores garantem um gerenciamento sólido e mais preciso em relação aos impostos da sua empresa.
O que é necessário para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica?
Veja como é simples a emissão da nota fiscal.
Para emitir uma nota fiscal eletrônica, o empresário só precisa do certificado digital da sua empresa e um software emissor de notas fiscais. Além de ter a sua empresa cadastrada no SEFAZ do seu estado.
O certificado digital é o responsável por garantir o valor jurídico do documento. Enquanto o software emissor faz a ponte entre o empresário e a Secretaria da Fazenda, enviando os dados da nota e respondendo com o código necessário para gerar o documento.
Tipos de Nota Fiscal Eletrônica
Além da NF-e que já conhecemos, existem outros tipos de notas fiscais eletrônicas que substituem diferentes tipos de documentos em papel.
Não é só a NF-e que pode facilitar a gestão fiscal da sua empresa! Entenda as funções de 3 tipos de notas fiscais eletrônicas e descubra os benefícios que cada uma delas oferece!
NFS-e
A NFS-e é a sigla para o termo Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, o documento é responsável por cobrir prestações de serviços.
Assim como a NF-e, o documento é apenas digital e pode ser gerado pelo site da prefeitura da sua cidade.
CT-e
O CT-e corresponde ao Conhecimento de Transporte Eletrônico, que gera notas fiscais para serviços de transporte de cargas. O documento engloba também as diversas modalidades de transporte: rodoviário, ferroviário, aéreo e até aquaviário!
Para quem trabalha com transporte, o uso do CT-e reduz o tempo em postos fiscais e pode tornar a viagem mais rápido e menos burocrática.
NFC-e
Como já mencionamos anteriormente, o NFC-e é a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica e pode ser utilizada para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal modelo 2.
Geralmente utilizadas em comércios de varejo, a NFC-e é voltada para o cliente final, com os dados da compra realizada.
Passo a passo para emitir Nota Fiscal Eletrônica
O processo de emissão da nota fiscal eletrônica é muito simples e exige poucas ferramentas além de um bom software de gestão integrada ou financeira.
Conheça o passo a passo para emitir nota fiscal eletrônica, de forma totalmente gratuita e online!
Certificado Digital
A assinatura (utilização do certificado digital) é parte integrante do processo de emissão de NF-e e garante a integridade e autoria do arquivo eletrônico. A SEFAZ determina que o certificado digital utilizado para assinatura das notas deve estar dentro do padrão ICP-Brasil.
O certificado digital deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela infraestrutura de chaves públicas brasileira – ICP-Brasil, devendo conter o número do CNPJ do contribuinte.
Para emissão de NF-e, não é permitida a utilização de certificado de procuradores ou contabilistas. O certificado deve ser da própria empresa.
Credenciamento na SEFAZ
O cadastro na SEFAZ é outro passo essencial para começar a emitir a nota fiscal eletrônica. O processo varia de acordo com a sua localização, já que a SEFAZ possui diferentes unidades em cada estado.
O NFC-e, por exemplo, não é emitido no estado de Santa Catarina. Sendo assim, todo o processo de credenciamento e certificação digital se tornariam obsoletos caso o empresário não pesquisasse pontos básicos como este.
Na maioria dos processos de credenciamento, é necessário já possuir o certificado digital da empresa e também o software emissor de notas fiscais eletrônicas.
É importante consultar a Secretaria da Fazenda mais próxima a você para entender como funciona o processo e garantir o sucesso do seu credenciamento.
O que deve constar na Nota Fiscal
Algumas informações são obrigatórias na composição da nota fiscal para classificar o documento como válido.
São dados básicos sobre a venda do produto ou prestação do serviço ofertado pela sua empresa ao consumidor. Confira a lista abaixo com os campos necessários para emitir uma nota fiscal:
- número de ordem da via;
- data da emissão do documento;
- dados do titular: nome completo, endereço e números de inscrição;
- especificações sobre a mercadoria: quantidade, modelo, marca, etc;
- valores da compra: preços unitários, outros gastos envolvidos na transação e o valor total;
- dados do emissor da nota: nome, CNPJ, endereço, números de inscrição, etc.
Como consultar uma Nota Fiscal Eletrônica?
Por meio do seu software emissor, é possível salvar as notas fiscais eletrônicas no formato XML e armazená-las em uma nuvem ou área de compartilhamento.
Os documentos permanecem disponíveis online por apenas 180 dias, então é necessário baixar e armazenar as cópias, já que o governo indica que o empresário guarde suas notas fiscais por pelo menos 5 anos.
Quanto tempo leva para emitir a NFe?
Pode parecer a inacreditável, mas a verdade é que uma nota fiscal eletrônica pode levar menos de 1 minuto para ser emitida!
Geralmente, a Secretaria da Fazenda responde ao envio dos dados sobre o documento em questão de segundos, o que já oferece a permissão necessária para gerar a nota e finalizar o processo.
Software emissor de Nota Fiscal
O software emissor é uma ferramenta essencial na emissão da nota fiscal eletrônica. Existem diversos programas que, além de exercer essa função, também gerenciam as finanças da empresa e já sincronizam a emissão dos documentos fiscais.
No módulo de controle de estoque do BomControle, por exemplo, você pode importar as notas fiscais emitidas para atualizar os números de produtos armazenados e também anexar documentação aos itens que foram vendidos.
Que tal apostar em um teste grátis de 15 dias para entender como um software que reconhece notas fiscais pode facilitar os processos internos da sua empresa? Além de reduzir o risco de desorganização dos documentos e sonegação fiscal.
Em comparação aos sistemas online, os softwares possuem a vantagem de não depender de uma rede de conexão o tempo inteiro. Sendo assim, você pode atualizar seus dados e obter novos relatórios onde estiver e quando quiser!
Conclusão
A nota fiscal eletrônica pode facilitar no processo de organização de dados da sua empresa.
Além de ser emitida de forma mais prática, objetiva e rápida do que a documentação em papel, a nota fiscal eletrônica oferece uma série de benefícios ao seu empreendimento. O principal deles é facilitar a organização dos dados e evitar erros no processo.
Existem diversos tipos de notas fiscais eletrônicas que substituem diversos modelos de documentos em papel, o que também reduz o impacto ambiental causado pelo desperdício de papel na impressão de comprovantes e notas.
Agora que você reuniu tudo o que precisa saber sobre a nota fiscal eletrônica, que tal começar as mudanças na gestão fiscal do seu empreendimento? Faça um teste grátis do sistema de gestão integrada BomControle e emita suas notas fiscais e muito mais!
