Um sistema de informação gerencial, também chamado de sistema ERP (Enterprise Resource Planning), é composto por um banco de dados em que todas as informações relativas aos processos da empresa são inseridas. Ele permite maior controle do processo produtivo, administrativo e logístico, além de possibilitar uma tomada de decisão gerencial mais assertiva.
O software pode ter um servidor próprio, distribuído em unidades de hardware autônomas ou hospedado remotamente por meio de cloud computing. Nele é possível acompanhar o desenvolvimento de rotinas como formação de preços, controle de estoque, relatórios de vendas, bem como ter acesso a relatórios com gráficos, tabelas e dados essenciais para a elaboração de um planejamento estratégico.
Neste post, você verá o que é necessário na implantação de um software e os benefícios adquiridos ao adotar um sistema ERP na empresa. Confira!
O que deve ser observado ao adquirir um sistema ERP
É importante que toda a empresa esteja focada na implantação eficiente do sistema. Para que isso ocorra, são necessárias algumas ações que descrevemos a seguir:
- veja se a sua empresa possui todos os recursos para a implantação do software: computadores, rede, ferramentas operacionais, entre outros;
- confira se a empresa que oferece o sistema disponibiliza uma assistência técnica abrangente que atenda às suas necessidades;
- escolha um sistema que seja adaptável à sua realidade: que tenha funcionalidades para o setor da sua empresa;
- escolha um ERP que possibilite backups — para total segurança da informação gerada;
- promova uma mudança comportamental dos envolvidos e a qualificação profissional por meio de treinamentos e cursos que auxiliem na dúvida quanto ao lançamento de dados no sistema;
- faça atualizações constantes para garantir que seu sistema ERP não se torne obsoleto;
- saiba que haverá um tempo mínimo para que a implantação seja total.
Vantagens em adotar um sistema ERP
Melhora o controle gerencial
A amplitude de funcionalidades disponíveis e a centralização das informações dos diferentes setores da empresa — como também em filiais e centros de distribuição — em um único banco de dados, permite visualizar os processos de forma consolidada.
Essa integração possibilita um controle maior sobre os processos da empresa, auxiliando no planejamento minucioso de cada etapa de produção ou de execução do serviço, no setor administrativo, contábil, logístico, comercial, entre outros.
Com informações financeiras disponibilizadas em tempo real, o gestor pode acompanhar o desempenho da empresa de qualquer lugar, mensurar resultados e definir planos de expansão por meio do reconhecimento de novas oportunidades de negócio.
Promove eficiência operacional
A eficiência operacional consiste numa produção máxima, em menor tempo de trabalho, cujo resultado é a qualidade total de produtos ou serviços disponibilizados ao mercado a custos mínimos de produção.
Isso pode ser promovido em todos os setores da empresa com mais informações precisas — ao eliminar erros de lançamentos manuais e o retrabalho —, uma gestão consolidada para alocar recursos de maneira eficiente e a eficácia da mão de obra.
Essa eficiência elimina, por completo, prejuízos causados pela ociosidade e a não identificação de gargalos causadores de desperdícios ou má qualidade de produção e prestação de serviços. Com isso, a empresa pode manter sua vantagem competitiva no mercado ao implantar valores baseados na alta performance e na inovação.
Reduz custos
Um dos maiores motivos para a implantação de um sistema ERP é a redução dos custos operacionais, como gastos fixos, que podem ser diminuídos a partir de um levantamento de produtividade na empresa; de mão de obra, que será desnecessária em rotinas substituíveis pelo software; e variáveis, com o próprio aumento de eficiência produtiva.
Ainda é possível diminuir os custos de manutenção de estoque, de horas trabalhadas, desperdício de materiais, entre outros.
Padroniza rotinas
O fluxo de informação unificado entre todos os setores de empresa promove a padronização de rotinas administrativas: atividades que antes eram desenvolvidas de forma independente em cada departamento, passam a ser integradas dentro da organização.
Como melhoria dessa reestruturação, observa-se uma cultura organizacional mais harmoniosa, com aumento no volume de ideias e sugestões benéficas para a gestão, além do fator motivacional de trabalho por parte dos colaboradores.
Reduz o tempo de resposta aos stakeholders
Ao promover maior agilidade na tomada de decisão e a integração de informação entre os diferentes setores da empresa, o sistema ERP permite delimitar demandas assertivas aos fornecedores, parceiros e outros stakeholders da organização.
Desse modo, o tempo de espera de resposta é diminuído, as rotinas otimizadas e a produção ou serviço oferecidos também ocorrem mais rapidamente.
Melhora índices de satisfação de clientes
Um atendimento de demanda mais eficiente aumenta os níveis de satisfação do cliente, que é o melhor índice de análise de desempenho — KPI (Key Performance Indicator) — que uma empresa pode adquirir.
Além disso, possibilita a conquista do chamado Customer Success, em que o indivíduo não é apenas um cliente da empresa, mas também promotor da marca, defensor do relacionamento estabelecido entre ele e a organização e principal consumidor de novos produtos ou serviços lançados pela empresa no mercado.
O Customer Sucess permite elaborar novas estratégias de venda, promover o upsell, o cross-sell, o pós-venda e várias outras formas de trabalhar aquela carteira de clientes já conquistada. Isso diminui os custos para inserção em novos mercados e de investimento em inovações ou plataformas de divulgação que muitas vezes não têm a mesma eficiência quando se trata de melhorar os índices de satisfação dos clientes.
Facilita a identificação de gargalos
O melhor fluxo de informações também contribui para que a organização identifique possíveis falhas e gargalos operacionais. Se essa identificação for eficaz, mais fácil será a sua correção.
A gestão também é beneficiada com a possibilidade de elaboração de estratégias preventivas nesse aspecto, já que, ao identificar os problemas com mais facilidade, é possível criar medidas que impeçam que eles aconteçam novamente.
Melhora resultados da empresa em longo prazo
Todas as vantagens anteriores proporcionam decisões mais rápidas e assertivas; redução de custos operacionais, administrativos e logísticos; melhora nos níveis de produtividade da empresa; implementação de políticas de Customer Success; padronização de rotinas e fatores motivacionais.
Esses benefícios culminam em possibilidade de expansão mercadológica, desenvolvimento de novos produtos e serviços, além de aumento das margens de lucro — sendo que os resultados vêm em longo prazo.
Com a aquisição de um sistema ERP, os valores da organização são transformados e uma nova missão pode ser assumida por todos os envolvidos: conquistar maior vantagem competitiva de mercado. Portanto, promova essa eficiência operacional na sua empresa!
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