A implantação de ERP na sua empresa é uma demanda fundamental, tendo em vista como essas plataformas ajudam no desenvolvimento das tarefas no cotidiano de trabalho. Esse procedimento tem suas particularidades e, naturalmente, custos que envolvem a instalação e adaptação da plataforma.
Neste post você vai entender melhor quais são os investimentos evolvidos na implantação do sistema, conhecendo cada uma das etapas que vão demandar custos da empresa. Confira a seguir!
O que é um sistema ERP?
O Enterprise Resource Planning ou Planejador de Recursos da Empresa é um software que integra diversas atividades de diversos setores da organização.
Assim, ele reúne informações contábeis, logísticas, de processo e outras em um mesmo lugar. Seus maiores benefícios são simplificar a gestão estratégica do negócio — permitindo análises aprofundadas de dados e tomada de decisão — organizar os processos da empresa e facilitar a divisão da rotina.
Custos envolvidos na implantação de ERP
Licença de uso
Parte principal e inicial do processo de implantação de ERP, a licença de uso é um custo fundamental para que a empresa tenha o direito de fazer o uso da plataforma. Essa licença é o que vai manter o sistema sempre atualizado e funcionando de maneira adequada, de forma otimizada.
A licença de um software como esse acontece de diferentes formas, autorizando à empresa o uso da plataforma em diferentes níveis, que são uma espécie de contratação. Há licenças mensais, anuais, semestrais e até mesmo as vitalícias, que dão à empresa o direito de fazer o uso por tempo ilimitado.
Dessa forma, com os diferentes tipos de licenças, os valores podem variar de acordo com o tempo que a empresa contratante desejar. Naturalmente, quanto mais ampla a licença, maior será o investimento.
Essa pode ser uma opção interessante caso a empresa identifique que o sistema é adequado, tem boa credibilidade e vai funcionar de forma eficiente e atualizada por bastante tempo.
Manutenção e suporte
A manutenção do sistema e o suporte continuado garantem o funcionamento adequado do software, algo fundamental em longo prazo. Assim, nenhum problema vai atrapalhar o andamento das demandas da empresa. Para que isso aconteça, há custos necessários para a empresa.
Os valores variam de acordo com a amplitude e complexidade desse suporte oferecido pela empresa desenvolvedora. As diferentes assinaturas podem ter cobertura mais ampla, que garantem manutenção a qualquer hora e de todos os níveis, enquanto outras são mais superficiais e básicas. Ou seja, custam menos, mas oferecem bom suporte à empresa contratante.
Nessa etapa é fundamental estudar qual é o melhor custo-benefício para a empresa. No momento de implantação de ERP já será possível identificar qual será o nível de uso e o fluxo de trabalho, algo que se relaciona também ao tamanho da empresa. Assim, fechar manutenção e suporte apropriados garante adequação em valores e serviços.
Treinamento dos colaboradores
Operar uma nova plataforma requer adaptação e entrosamento entre colaboradores e o sistema. Por mais que, atualmente, seja um processo mais fácil por conta das facilidades tecnológicas, é importante garantir que os funcionários estejam ambientados à interface que vão usar diariamente, dali em diante.
A melhor forma de garantir isso é por meio de um treinamento específico, que tire qualquer dúvida dos colaboradores e introduza todas as funcionalidades do software. Assim, quando chegar a hora de trabalhar e executar o processo na plataforma, não haverá nenhum estranhamento.
A própria empresa desenvolvedora costuma oferecer os treinamentos para os colaboradores, com um custo determinado para essas aulas. O processo acontece de forma comum, com os funcionários da empresa desenvolvedora indo até a contratante para fazer essa apresentação e conduzir as aulas.
Adequação e customização
Um bom sistema é aquele completamente adequado à sua empresa. Um grande número de funcionalidades é um atrativo e tanto, oferecendo diversas possibilidades e facilitações no dia a dia do negócio, sem dúvida. Mas, de nada vão adiantar se a leitura das necessidades da empresa não for precisa. A customização é parte fundamental na hora de implantação de ERP.
A plataforma, mesmo com todas suas funções e capacidades no seu modelo tradicional pode não ser o suficiente para a empresa contratante.
Para deixar o cotidiano de trabalho ainda mais dinâmico e facilitado, a customização é uma opção muito interessante e que mostra como o uso desses sistemas pode ser interessante, facilitando o dia a dia do negócio.
Para que o sistema fique com a cara da empresa contratante, é preciso um trabalho extra na programação e desenvolvimento da plataforma. Ou seja, uma espécie de retrabalho para os programadores visando à alta produtividade dos colaboradores da empresa contratante, que vai fazer uso de uma solução muito melhor adaptada. Os custos por essa adaptação, todavia, são mais altos, influenciando o valor final da implantação.
Taxas mensais
Após implantar um sistema ERP é necessário que ele funcione da melhor maneira possível. Por isso atualizações, correções e outras melhorias são constantes. Além disso, o direito de uso também é uma taxa mensal necessária para que todas as funcionalidades da plataforma fiquem possam ser aproveitadas.
As taxas mensais cobradas são comuns, e elas podem variar de acordo com o plano escolhido pela empresa. As diferentes licenças de uso e os níveis de manutenção e suporte vão fazer esse preço variar, incluindo os custos dessa escolha.
Por isso, é importante para a contratante estudar todas as opções antes de fechar negócio, para assim contar com um custo-benefício interessante. Estudar o quanto essas taxas impactam no orçamento mensal é uma tarefa fundamental e que vai ajudar a manter as finanças do negócio bem equilibradas.
Atenção aos detalhes
O custo de implementação da plataforma é algo muito importante, porém, é fundamental também que a empresa se atente a todas as funcionalidades que esse sistema vai oferecer. Sem recursos interessantes, essa contratação pode não ser a mais adequada, tornando o cotidiano de trabalho dificultado.
Para não ter surpresas é fundamental checar antes se o sistema disponibiliza as funcionalidades básicas e imprescindíveis para a atuação de colaboradores e gestores. Além disso, alguns pontos são fundamentais para analisar se vale a pena trabalhar com aquela plataforma.
Entre os principais pontos a serem observados estão:
- suporte;
- custo-benefício;
- módulos disponíveis;
- números de usuários que podem ser cadastrados;
- amplitude de funcionalidades;
- facilidade de operação;
- velocidade do sistema.
Implantar um sistema ERP é uma etapa que requer muita atenção e, naturalmente, investimentos. Entretanto, com a escolha da melhor plataforma, esses custos vão se justificar e mostrar que a empresa vai se beneficiar em longo prazo.
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