As principais ferramentas e dados para analisar o crescimento de um negócio estão no setor financeiro. Não tem como fugir: os números são essenciais para avaliar o desempenho e indicar os melhores caminhos a seguir nas estratégias da empresa. Mas, para que isso seja possível, é fundamental que o financeiro esteja muito bem organizado e que haja um bom planejamento.
Um dos principais processos desse setor é o sistema de contas a pagar. Como você realiza essa tarefa na sua empresa? Quer algumas dicas? Então este post foi feito para você! Vamos lá?
O que são as contas a pagar?
As contas a pagar se referem a todas as obrigações financeiras de um negócio, como impostos, pagamentos a fornecedores, salários, despesas operacionais e outros gastos relacionados à manutenção das atividades da empresa. Manter esses compromissos em dia exige muita organização. Mas por que isso é tão importante? Vejamos!
Por que ter um bom controle do sistema de contas a pagar?
Cada vez mais, as empresas lidam com um alto volume de transações, e as contas a pagar são apenas algumas delas. Quando a empresa tem seus processos de pagamento bem organizados, ela consegue:
- manter um bom relacionamento com seus fornecedores, garantindo vantagens, como melhores prazos e descontos;
- manter sua equipe engajada;
- contar com indicadores de desempenho e produtividade que ajudarão os gestores na tomada de decisão;
- respeitar os prazos acordados com seus parceiros;
- livrar-se de multas e juros;
- avaliar a saúde financeira da companhia;
- implementar estratégias para a redução de custos.
Esses são apenas alguns dos benefícios de manter um bom sistema de contas a pagar. A seguir, confira 6 dicas que vão ajudá-lo a gerenciar esses compromissos de modo eficiente!
Como ter um bom controle?
1. Tenha uma lista de todas as suas contas
Essa é a dica mais básica. Fazer um levantamento de todas as suas obrigações financeiras é essencial para você não se perder em meio a tantas informações — e a lista é o formato mais intuitivo e prático para você visualizar suas contas e ter um panorama dos pagamentos que precisa realizar.
Muitas empresas se perdem nos prazos e às vezes deixam de pagar contas por simplesmente não fazerem os registros dos débitos. Sem um eficiente sistema de contas a pagar, acabam desconhecendo os reais custos para a manutenção das atividades da empresa. Com isso, falham na precificação dos seus produtos e serviços, no planejamento dos pagamentos recorrentes e na projeção financeira do negócio.
2. Categorize e detalhe as informações da conta
Com a lista em mãos, é preciso especificar os detalhes dos documentos. Cada conta tem características diferentes. O primeiro passo é colocar uma descrição, como aluguel, conta de energia, internet etc.
Após isso, especifique o valor. Algumas possuem valores fixos, outras são variáveis, pois oscilam de mês a mês. Portanto, estabeleça uma previsão com base nas últimas contas e faça o registro.
Não esqueça de informar a data de vencimento. Esse aspecto é muito importante porque, se você atrasar o pagamento, arcará com multas e juros, ou seja, vai perder dinheiro. Verifique também se há vantagens em pagamentos à vista ou antecipados.
A próxima informação a ser registrada é a forma de pagamento. É à vista? Parcelado? No boleto? O importante é inserir a maior quantidade possível de informações relevantes.
3. Tenha uma planilha de controle
Agora que você tem os dados detalhados, é importante organizá-los de um modo que seja fácil encontrar os registros e realizar os cálculos. Existem diversas ferramentas de gestão para fazer isso, como aplicativos e softwares.
Mas a forma mais básica é por meio de planilhas eletrônicas. Elas podem ser uma ótima opção para você começar a entender e organizar o seu sistema de contas a pagar. Seu formato pode ser simples. Cada informação detalhada no tópico anterior compreende uma coluna da sua planilha:
- descrição;
- valor;
- data de vencimento;
- forma de pagamento;
- observações.
A partir daí, você poderá implementar algumas funções, como a soma automática dos valores, ou mesmo inserir novos campos a fim de tornar as informações ainda mais completas para o seu gerenciamento. Esse arquivo servirá também para você centralizar seus registros e dar uma visão geral das finanças do negócio.
4. Tenha os pagamentos sempre programados
Você já tem todas as informações detalhadas e organizadas. Mas não pode ficar contando com a memória para garantir que os pagamentos serão feitos em dia. Além disso, como já lembramos, alguns pagamentos realizados adiantados recebem descontos. Então, defina quais contas são essenciais para o funcionamento da empresa e programe para que o pagamento delas seja realizado antecipadamente.
Por isso, programar pagamentos é indispensável, especialmente devido ao volume e à complexidade das contas de uma empresa. Para organizar essa programação, você pode usar algumas ferramentas eletrônicas, como o calendário online. O bom desse tipo de serviço é que o agendamento é sincronizado em todos os seus dispositivos e emite alertas nos dias e horários marcados.
5. Use o débito automático
O débito automático é um recurso muito valioso para garantir que as contas serão pagas em dia. O valor é descontado diretamente na sua conta bancário, reduzindo o risco da inadimplência, seja pelo esquecimento ou por não ter recebido o boleto bancário.
Assim, selecione as contas que estão aptas ao serviço, como gás, energia, água, celular e telefone fixo. O cadastro pode ser feito via internet banking. A única recomendação é que você continue acompanhando o extrato bancário para verificar se há saldo suficiente para o débito.
No entanto, se você quiser dar um passo adiante no controle de suas contas a pagar, você precisa conferir a próxima dica!
6. Utilize um software de gestão
Um software de gestão financeira dá a você um controle completo sobre as contas da sua empresa. É possível gerenciar todo o fluxo de caixa, o que inclui as contas a pagar. Por meio de um painel de controle bem intuitivo, você será capaz de visualizar gráficos, históricos de todas as suas movimentações financeiras, receber alertas de controle gastos, gerar relatórios gerenciais e muitos mais.
Diferentemente das planilhas eletrônicas, em que é preciso inserir fórmulas, realizar adaptações e fazer o gerenciamento praticamente todo manualmente, o software de gestão realiza essas tarefas automaticamente, e ainda promove a integração dos processos financeiros da empresa.
Sem dúvida, um sistema de contas a pagar é indispensável para manter o financeiro da empresa em dia. Com a grande papelada e os muitos compromissos com os quais os gestores precisam lidar, é muito fácil se perder no meio de tantos registros e acabar perdendo prazos e descumprindo obrigações que poderiam prejudicar os lucros da empresa.
Estamos certos de que, se você seguir nossas dicas, as contas da sua empresa estarão sempre em dia. E, como vimos, automatizar os processos, centralizando-os em um sistema integrado, é a melhor opção. Para isto, recomendamos o ERP BomControle. Faça um teste grátis agora mesmo!
