Gestão Integrada: entenda o que é e como implantar na sua empresa

Uma área que passou por grandes transformações devido à tecnologia é a empresarial. Agora, novas ferramentas e metodologias de trabalho exigem atualização constante e a adoção de soluções inovadoras com o potencial para melhorar os resultados da empresa, como a gestão integrada.

Essa solução está se tornando cada vez mais conhecida, mas ainda gera dúvidas sobre a implantação e benefícios. Para lhe ajudar nesse sentido, a seguir explicaremos o que é essa prática e como adotá-la. Continue a leitura para conferir!

Gestão integrada - introdução

O que é a gestão integrada?

A gestão integrada pode ser compreendida como a gestão unificada de todos os departamentos da empresa. Ela é possível por meio de um sistema que integra os dados e processos das diferentes áreas e disponibiliza as informações mais relevantes em um único ambiente.

O objetivo da solução é propiciar uma gestão centralizada de todos os setores, facilitando o acesso às informações estratégicas por parte dos gestores, mas também fazendo com que os processos em geral sejam mais eficientes. Com esses recursos, há ganhos de produtividade ao mesmo tempo em que se diminui os custos operacionais.

Dessa forma, a adoção de um sistema de gestão integrada (SGI) juntamente com as estratégias organizacionais necessárias para viabilizar a efetividade da solução, pode gerar diversas vantagens à gestão do negócio como um todo, unificando as informações e tornando os fluxos mais eficientes.

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Tipos de sistemas de gestão integrada

Gestão Integrada - tipos erp bom controle

Conheça os diferentes tipos de sistema de gestão.

Como o sistema de gestão integrada é responsável por reunir e organizar boa parte das informações sobre o seu empreendimento, existem diversos modelos que se encaixam em diferentes estilos de empresas.

Ao contrário do se pensa, não é preciso ter um grande negócio para adotar o SGI, agora existem programas especializados em ordenar as finanças e dados de empreendimentos menores, assim como a oferta de funções para ramos específicos do mercado, como restaurantes, indústrias, etc.

O conceito principal é o mesmo em todos: automatizar processos e otimizar o tempo da equipe. O que muda entre um modelo e outro é a forma como essa ideia é colocada em prática, já que cada empresa possui suas necessidades particulares.

Conheça 5 tipos de sistema de gestão integrada e descubra qual deles se alinha com os objetivos da sua marca!

– Sistemas padronizados

São os SGI mais comuns no mercado, eles oferecem funções padronizadas e organizam todas as informações em um único modelo, para facilitar a análise dos relatórios.

A maioria dos sistemas permite a personalização da ferramenta em alguns aspectos, o que pode ajudar o empresário a enxergar o sistema como uma peça que realmente foi feita para seu empreendimento.

Os sistemas padronizados só se tornam negativos pelo custo elevado e quando deixam de implantar atualizações no software.

De acordo com o crescimento da empresa e as mudanças do mercado, é necessário acessar diferentes informações para criar planejamentos estratégicos efetivos, e isso pode ser prejudicado caso o seu sistema de gestão integrada não esteja se transformando junto com seu empreendimento.

– Sistemas flexíveis

Diferente dos sistemas padronizados, o modelo flexível é ideal para empresas que são mais dinâmicas ou que estão se desenvolvendo com rapidez.

Os sistemas flexíveis costumam se moldar às necessidades do seu empreendimento. Entretanto, como você será o grande responsável pela composição da ferramenta, é interessante contar com a ajuda de um consultor ou especialista, para garantir que suas escolhas realmente atenderão às demandas da companhia.

– Sistemas integrados de gestão gratuitos

Para os amantes de uma boa promoção, existem os SGI gratuitos. Entretanto, eles possuem alguns pontos negativos que podem tornar a conta mais alta do que você imagina!

Sem o pagamento regular, você não garante um vínculo com o fornecedor, o que pode te prejudicar quando surgir a necessidade de suporte e consultoria.

Além disso, os sistemas gratuitos não costumam oferecer personalização ou qualquer adaptação ao software e sem garantias de atualizações regulamentares obrigatórias.  Você precisa utilizá-lo como ele é e isso nem sempre beneficia um empreendimento que está em constante crescimento e transformação.

– Sistemas específicos para pequenas empresas

O empreendedor que quer crescer está sempre em busca de métodos e ferramentas que possam ajudá-lo a realizar suas metas, sem se importar com o tamanho da empresa. Sendo assim, o sistema de gestão integrada também é ideal para quem tem um micro ou pequeno negócio.

É provável que um empreendimento deste porte não precise de tantas funcionalidades quanto os maiores, mas o controle de finanças e recursos humanos já traz uma mudança à rotina da empresa e otimiza o tempo da equipe.

Existem fornecedores que oferecem ferramentas mais simples por um preço mais acessível aos pequenos empresários, o que pode se encaixar no orçamento da companhia e ajudar a impulsionar o crescimento da marca.

– Sistemas específicos para a indústria

Desenvolvidos especificamente para empresas de varejo e distribuição, este modelo de sistema de gestão integrada conta com funções voltadas exclusivamente para estes tipos de empreendimentos.

Geralmente, a ferramenta não disponibiliza tantas funções de planejamento como nos modelos anteriores, mas investe mais em oferecer métodos de controle da produção, finalização e venda dos itens.

O software costuma permitir a personalização do sistema, de forma que a ferramenta se adapta ao estilo de produção do empreendimento.

O que contém um sistema de gestão integrada?

Gestão Integrada - O que contém um sistema de Gestão integrada

Aprenda a otimizar seu tempo com um sistema de gestão integrada.

O sistema integrado de gestão tem o objetivo de unir diversos setores em uma única plataforma e isso só é possível por meio dos componentes que formam a ferramenta ideal.

Tanto empresas grandes quanto pequenas necessitam do controle financeiro, no mínimo, em uma ferramenta de automação de processos.

Entretanto, os sistemas de gestão costumam oferecer muito mais, e cabe a você selecionar as categorias que são relevantes ou não para seu empreendimento.

Nós do BomControle oferecemos uma ferramenta completa, constituída pelos seguintes módulos:

– Gestão Financeira

No componente de gestão financeira, é possível consultar datas de pagamento, contas a receber e analisar o fluxo de caixa completo.

Com o controle das finanças, fica mais fácil identificar os clientes inadimplentes. Ao mesmo tempo, é possível medir o sucesso de novos investimentos e entender o caminho que seu dinheiro faz para dentro e para fora da empresa.

– Controle de Estoque

Por meio do controle de estoque, é possível identificar com mais facilidade a quantidade de produtos que está disponível para venda, assim como a situação da matéria-prima usada na produção.

A transferência de produtos, pedidos de compras e importação de notas fiscais também são funcionalidades inseridas dentro deste módulo.

– CRM

CRM é a sigla que representa o termo Customer Relationship Management, traduzido como Gestão de Relacionamento com o Cliente.

O módulo reúne as informações de contato do seu cliente, além de gerenciar as atividades em que ele está envolvido e também identificar oportunidades de ouro de impulsionar suas vendas. Conversas, oportunidades (abertas, ganhas ou perdidas), pontos de contato com as organizações e as tarefas e compromissos agendado com seus clientes são algumas funcionalidades do módulo de CRM BomControle.

– Service Desk

O Service Desk refere-se ao suporte e atendimento ao cliente, o módulo possibilita a construção de um atendimento mais consistente e objetivo ao usuário.

Por fim, é possível criar relatórios para acompanhar o andamento do suporte, assim como identificar quais são as dúvidas mais recorrentes entre os clientes.

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– BPM – Gestão de processos

BPM é a sigla para Business Process Management, que significa Gerenciamento de Processos de Negócio.

Por meio do componente BPM, é possível monitorar todas as atividades da empresa, ajustar a participação da equipe e também o andamento de projetos importantes para a evolução da companhia.

Como implantar a solução na empresa?

Sistema de Gestão Integrada - Como implantar na empresa

Aprenda a implantar o sistema corretamente na sua empresa.

Uma etapa muito importante para que a solução apresente os resultados esperados é que ela seja implantada corretamente. Para isso, alguns passos podem ser seguidos pelos gestores responsáveis por essa adoção.

– Diagnóstico das demandas

O primeiro passo que deve ser tomado pelo gestor é a definição de quais demandas o negócio tem relacionadas ao controle dos processos, de forma que possa buscar um software que atenda essas necessidades.

Nessa etapa, é importante considerar tanto as funcionalidades exigidas no atual momento da companhia como também os novos recursos que podem ser necessários para prover escalabilidade aos processos no caso de expansão.

– Escolha do sistema mais adequado

A ferramenta indicada para integração das áreas de uma empresa é o ERP (Enterprise Resource Planning) que pode ser traduzido como planejamento de recursos da empresa. O sistema, no entanto, pode ter diferenças significativas de acordo com a parceira.

Dessa forma, o gestor deve realizar a análise dos sistemas que atendam as demandas exigidas e avaliar diversas questões para selecionar o mais adequado, como suporte, treinamento, funcionalidades, facilidade de uso, integração com outros sistemas etc.

Você pode entender melhor sobre as funções do sistema ERP e como você pode implantá-lo na sua empresa com o artigo “4 etapas importantes para implantação de um sistema de ERP em sua empresa”.

– Treinamento da equipe

Para que a gestão seja de fato centralizada a equipe precisa conhecer e dominar as funcionalidades disponíveis. Nesse sentido, a realização de um treinamento com os colaboradores é fundamental durante o processo de implantação desse modelo de gestão.

Além do treinamento inicial, deve-se garantir que atualizações e otimizações possam acontecer, de forma que o domínio da ferramenta, estratégias e metodologias de integração devam ser constantemente trabalhados com a equipe.

Aposte em ferramentas que ofereçam materiais explicativos e tutoriais em vídeo, isso torna a adaptação da equipe mais dinâmica, além de facilitar o treinamento de novos colaboradores.

– Monitoramento dos resultados

Assim como outros investimentos em uma empresa, a adoção de um SGI deve gerar resultados efetivos e, para isso, é necessário realizar o monitoramento do retorno obtido com a ferramenta.

Esse cálculo pode ser tanto do ROI (retorno sobre o investimento) em si, avaliando se o investimento tem gerado as receitas desejadas, como também podem ser analisados os ganhos em outras questões, como produtividade da equipe, otimização dos processos, organização dos dados, entre outros benefícios que são gerados pela adoção da solução.

– Otimização dos processos

Por fim, o processo de implantação também depende de otimizações permanentes que vão melhorar os resultados. Pode-se identificar, por exemplo, a dificuldade dos colaboradores de trabalhar com a ferramenta, exigindo um treinamento, ou processos obsoletos tornando necessária uma reestruturação dos fluxos, entre outras fragilidades do negócio.

Quais os benefícios em adotar esse modelo de gestão?

Uma vez que a gestão integrada serve para centralizar dados e processos, além de fazer com que todos os departamentos da empresa sigam as mesmas diretrizes operacionais, há diversos benefícios que podem ser obtidos com a solução. Confira alguns deles!

– Aumento da produtividade

Um dos principais benefícios da solução é que ela permite que haja melhoras significativas na produtividade das equipes, pois o sistema viabiliza a simplificação dos fluxos operacionais e evita a necessidade de retrabalho.

– Economia de tempo e custos

O ERP permite a automação de processos, o que ocasiona uma diminuição do tempo dos colaboradores no desenvolvimento das atividades e ainda dos custos necessários para as ações operacionais da empresa.

– Transparência dos processos

Por meio de um sistema centralizado, todos os processos realizados pelos colaboradores ficam documentados em uma mesma plataforma, o que os tornam mais transparentes, além de facilitar o acesso a informações específicas, principalmente por parte dos gestores.

– Redução da burocracia

A gestão documental com a adoção de uma gestão integrada permite que haja uma redução da burocracia, pois há uma padronização para todas as áreas de quais formulários, documentos e modelos devem ser usados em cada caso.

– Padronização de processos

Ao optar por um modelo centralizado de gestão, todas as áreas operam sob as mesmas regras, o que viabiliza que os processos sejam mais padronizados, evitando os gargalos operacionais, responsáveis pela elevação dos custos e falta de eficiência.

A padronização também é útil para que o relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros seja melhor, já que há mais unidade e eficiência nos contatos, tempo de resposta e fluxos usados.

– Aumento da competitividade

A soma dos benefícios anteriores, como o aumento da produtividade, economia de recursos, transparência, otimização dos processos e outros, gera como resultado uma competitividade maior da empresa, visto que os esforços podem ser voltados para decisões estratégicas em vez de ser totalmente focados na operacionalização.

Com isso, as vantagens de adotar esse tipo de gestão são diversas e podem ser determinantes na capacidade da empresa de melhorar os resultados. Contudo, vale ressaltar que, para que os benefícios sejam mesmo alcançados, é fundamental contar com um sistema integrado de confiança.

Dessa forma, a etapa de implantação, que consiste na escolha do sistema de gestão integrada que será adotado, é determinante no sucesso da solução. Entre os aspectos que devem ser avaliados pelo gestor está a qualidade do software, como funcionalidades, estabilidade, personalização e outros recursos, e também se o sistema é conceituado no mercado, como quais empresas já o utilizam e se elas têm obtido resultados sólidos.

Como medir o sucesso da implantação

Por mais que o uso de um sistema integrado de gestão traga um resultado imediato à rotina da equipe por reduzir o número de processos repetitivos, é preciso calcular os resultados que ele traz para a empresa como um todo.

Confira algumas técnicas que podem te ajudar a medir o sucesso da sua implantação de SGI!

– ROI (Return of investiment)

O cálculo ROI apresenta quanto foi faturado de acordo com os recursos que foram investidos no software.

A fórmula para a conta é: (Retorno – Investimento) / Investimento. Depois disso, o total é multiplicado por 100 para chegar ao percentual ROI.

Por exemplo, vamos imaginar que você comprou um software de R$5.000 e, com isso conseguiu gerar mais R$20.000 de ganhos. A conta ficaria assim:

(20.000 – 5.000) / 5.000 x 100 = 300%

Ou seja, você conseguiu cobrir as despesas investidas no sistema de gestão integrada e ainda garantiu uma boa porcentagem de lucros sobre isso.

– Satisfação do consumidor

Ofereça pesquisas regulares aos clientes ou simplesmente deixe um espaço no seu site em que eles possam opinar e fazer sugestões sobre a forma como sua empresa os atende.

Como mencionamos anteriormente, o cliente deve ser a prioridade! Por isso, é importante saber se as mudanças internas estão refletindo na forma como você atende os usuários do começo ao fim do processo de venda.

– Desenvolvimento dos colaboradores

Depois de implantado, o sistema de gestão integrada transforma a rotina da equipe antes de qualquer outra coisa. Sendo assim, é preciso ouvir a opinião dos funcionários sobre a nova ferramenta para decidir se ela está ou não gerando bons resultados.

Boa parte do engajamento da equipe com o sistema se dá com um bom treinamento antes da implantação da ferramenta, o que os permite conhecer e entender o novo sistema.

– Eficiência dos processos

Se planejada cuidadosamente, tendo em mente todas necessidades e os envolvidos no processo, a implantação do sistema integrado de gestão tem tudo para dar certo e se tornar uma grande ferramenta aliada à evolução da sua empresa.

Entretanto, se alguns detalhes são deixados do lado, o sistema acaba atrapalhando os processos e dificultando a rotina da companhia.

Avalie se os processos automatizados realmente se tornaram mais simples de gerenciar e atualizar do que anteriormente para descobrir se a ferramenta escolhida atendeu às suas expectativas.

Como contratar a melhor solução

Agora que você entendeu como funciona o sistema de gestão integrada e sabe como ele pode transformar a rotina do seu empreendimento, chegou o momento de escolher a ferramenta ideal para te levar ao próximo passo.

Nós da BomControle desenvolvemos um software de gestão integrada completo cuidar dos dados e informações mais importantes da sua empresa.

Composto pelos módulos de controle financeiro, estoque, CRM, BPM e Service Desk, nossa ferramenta está pronta para oferecer as soluções que o seu empreendimento precisa para crescer e se destacar no mercado.

Que tal conhecer um pouco mais sobre o nosso sistema com um teste grátis de 15 dias? Assim, você pode ver na prática como um SGI pode transformar os processos internos da sua companhia.
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Conclusão

Sistema de Gestão Integrada - Conclusão

Com o sistema de gestão integrada você pode alavancar o crescimento da sua empresa.

O sistema integrado de gestão é a ferramenta ideal para obter uma visão geral e detalhada sobre os setores da sua empresa, além de facilitar o trânsito de informações entre os setores e otimizar o tempo de atividade da equipe.

É uma ferramenta que transforma completamente a rotina de um empreendimento, por isso precisa ser planejada com cuidado. Assim como o software usado como sistema precisa ser escolhido com cuidado, tendo em mente todas as necessidades da sua empresa. Faça um teste grátis do Sistema de Gestão Integrada BomControle.

Publicado por Felix Schultz

Executivo de Internet com mais de 15 anos de experiência, incluindo a gestão geral das organizações, desenvolvimento de produtos, operações de negócios e estratégia.