Sua empresa usa os tipos de notas fiscais da forma correta? Conheça os principais modelos e saiba quando utilizá-los.
Provavelmente, você já sabe que existem diferentes tipos de notas fiscais (NFs). O que costuma confundir empreendedores e gestores é quando usar cada um deles. Afinal, isso depende do tipo de negócio e do serviço oferecido.
Por acaso, isso acontece na sua empresa? Ou você tem alguma dúvida de quando usar cada um dos documentos fiscais existentes? Se a sua resposta é sim, leia este post.
Aqui, vamos explicar os diferentes tipos de notas fiscais e indicar quando cada um deles deve ser adotado. Assim, sua empresa se mantém moderna, dentro do que a legislação determina e você tem a chance de garantir um crescimento sustentável.
Então, que tal continuar lendo? Aproveite o conteúdo!
O que são notas fiscais?
Os diferentes tipos de notas fiscais representam documentos legais que formalizam negociações comerciais. Portanto, têm relação com a transação de bens ou serviços. Além disso, servem como base de cálculo para pagar os tributos devidos e são usados nos processos de fiscalização.
Todas as empresas são obrigadas a emitir as NFs. Caso essa regra seja descumprida, a sanção é o pagamento de uma multa que corresponde a 10 vezes o valor da nota. Se houver reincidência, pode ser decretada a sentença de detenção por até 5 anos.
Isso acontece porque a falta de emissão da nota consiste em sonegação fiscal. A única exceção a essas regras contempla os Microempreendedores Individuais (MEIs).
Esses profissionais têm isenção da emissão da nota fiscal quando a venda do produto ou a prestação do serviço for feita a uma pessoa física. No entanto, se a negociação ocorrer com uma pessoa jurídica, a obrigatoriedade existe.
Por que as notas fiscais são importantes?
A emissão de notas garante que a sua empresa está dentro da legalidade perante o Fisco. Assim, mostra que a negociação foi feita com base no valor correspondente ao fluxo de caixa da empresa, sem incorrer em atividades ilícitas.
Outro fator de relevância é que a emissão da nota fiscal mantém uma boa reputação para sua empresa. Afinal, os clientes sabem que os produtos são de boa procedência e que seu negócio executa todos os serviços da forma correta.
Portanto, a nota fiscal tem importância para a empresa e o consumidor. No primeiro caso, a vantagem é garantir um controle melhor de:
- fluxo de caixa;
- balanço de despesas;
- análise do lucro;
- impostos pagos em determinado período.
Além disso, a empresa exige que esses documentos sejam armazenados por até 5 anos. Isso porque as notas fiscais são uma garantia do recolhimento de impostos e da prestação de serviços. Elas também servem para o cálculo do Imposto de Renda (IR) de pessoa física e jurídica.
Em relação ao consumidor, o benefício de ter esse documento é garantir um registro da compra. Assim, é possível assegurar os seus direitos como cliente, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor (CDC). Um exemplo é a devolução de mercadoria.
Quais são os principais tipos de notas fiscais?
Dentro do cenário de emissão de notas fiscais, os tipos existentes variam de acordo com o serviço prestado ou o produto vendido. Veja quais são as possibilidades e para qual finalidade cada uma delas serve.
NF-e
É o tipo de nota fiscal tradicional, mas na versão eletrônica. Por isso, sua emissão e seu armazenamento ocorrem de forma digital. Aqui, vale a pena ressaltar que esse modelo serve para registrar a venda de produtos físicos.
Assim, é feita a cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Dessa forma, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é utilizada nas negociações entre pessoas jurídicas.
Além disso, ela requer a emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE). Esse documento deve ser enviado junto com o produto.
CT-e
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é utilizado no transporte de carga entre municípios ou estados. Por isso, a tributação ocorre de acordo com o ICMS.
A emissão do CT-e é feita em um arquivo XML. Além disso, é preciso ter a assinatura digital para comprovação, com autorização da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz).
A vantagem de usar o CT-e — além da legalidade — é a menor possibilidade de erros entre a nota e os produtos efetivamente transportados. Assim, evita-se fazer pagamentos duplicados.
NFS-e
A Nota Fiscal de Prestação de Serviços Eletrônica (NFS-e) confirma que determinado trabalho foi realizado por uma empresa. O tomador pode ser uma pessoa física ou jurídica.
A emissão da NFS-e é feita com a Prefeitura do município em que o CNPJ está registrado. Assim, requer somente a inscrição municipal e gera o Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (DANFSE).
Normalmente, esse tipo de nota é utilizado para serviços de assinatura, aquisição de produtos digitais (como cursos online e e-books), academias, hotéis, escolas etc.
NFC-e
A Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica é utilizada no varejo e no comércio em geral. Sua principal característica é a emissão voltada para o consumidor final.
Aqui, também é necessário emitir o DANFE. O processo pode ser feito por meio de uma impressora comum. Também pode ser enviado de forma eletrônica.
CF-e
O cupom fiscal eletrônico existe apenas no meio online e exige uma assinatura digital para sua validação. Além disso, depende de uma autorização do Fisco. Entre as vantagens desse tipo de NF estão:
- possibilidade de impressão do cupom em qualquer dispositivo ou envio eletrônico;
- dispensa do uso do emissor de cupons fiscais (ECFs) e do processo de lacração e autorização de uso;
- transmissão online ou com pouco atraso;
- redução das obrigações acessórias para os contribuintes;
- combate à sonegação de impostos e promoção de uma concorrência leal.
Em São Paulo, o CF-e é emitido pelo Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT). Nesse caso, o consumidor recebe o extrato do CF-e, que serve para o controle de compras e gastos.
MF-e
O Módulo Fiscal Eletrônico foi criado para atender às regras do CF-e no Ceará. Por isso, substitui ao Emissor de Cupom Fiscal. Semelhante ao SAT, tem algumas particularidades devido a exigências da SEFAZ. Entre elas estão:
- GPS para localização do equipamento;
- bateria;
- GPRS para conexão com a internet via 3G e 4G.
MDF-e
Outro tipo de NF, o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos tem a função de vincular vários documentos a uma só unidade de carga. Por isso, ele serve para uma operação, apenas.
O MDF-e é utilizado no transporte rodoviário intermunicipal e interestadual. No entanto, é preciso que a companhia seja encarregada pelo frete com mais de um CT-e. Outra opção de uso é para empresas que remetem mercadorias em deslocamentos com mais de uma NF-e.
NFA-e
Essa é a Nota Fiscal Avulsa, que é usada por não contribuintes do ICMS. Ou seja, por pessoas sem obrigação de emitir a NF-e.
Nesse caso, as regras mudam de acordo com o estado. De toda forma, é necessário receber a autorização por meio de um cadastro online. Além disso, a nota deve ser solicitada pelo portal da SEFAZ.
Outra característica é o fato de sua validade só ser garantida por meio do armazenamento físico. Isso é necessário mesmo com a emissão eletrônica.
Como funciona a numeração da série da nota fiscal?
A NF-e é um novo tipo de nota fiscal. Ela substituiu os modelos 1, 1A e 4, usados antigamente. Assim, sua numeração deve iniciar pelo número 1, iniciando uma série nova.
O limite é 999.999.999. Caso esse número seja alcançado, ela deve ser reiniciada. Ainda é importante destacar que uma NF denegada não pode ter sua numeração utilizada. Essa nota é gerada quando existem irregularidades fiscais por parte de um dos envolvidos na transação.
Assim, entender os diferentes tipos de nota fiscal é importante para otimizar a sua gestão. Dessa forma, você sabe quando emitir cada um deles e garante que a sua empresa esteja agindo de acordo com a legalidade, sem incorrer em riscos da aplicação de sanções.
Então, gostou de saber mais sobre esse assunto? Aproveite para compartilhar este artigo nas suas redes sociais e mostrar todos os tipos de NF existentes no Brasil.
