A falta de um bom controle financeiro coloca muitos negócios em risco. Segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatísticas (IBGE), 60% dos empreendimentos fecham antes mesmo de completar 5 anos de funcionamento. Isso é resultado direto da falta de um planejamento adequado.
Por isso, preparamos este post com oito dicas práticas que o ajudarão a manter um controle financeiro da empresa e contribuir, assim, para a longevidade do negócio. Confira!
1. Faça projeções financeiras
É importante que você tenha uma visão ampla da situação financeira da empresa, não só do seu estado atual, mas também de uma perspectiva futura. Analise também as oscilações do mercado e quais são as projeções para o seu setor de atuação.
Com isso, fica mais fácil equilibrar os gastos com o faturamento para prevenir problemas futuros com o capital de giro. Nesse processo, é muito importante avaliar os custos de todo o ciclo operacional da empresa. E isso é muito simples: basta fazer um levantamento das despesas relativas a cada etapa:
- aquisição de matéria-prima ou produtos;
- armazenagem e gerenciamento de estoque;
- fabricação;
- venda;
- pagamento;
- logística.
Esse gerenciamento financeiro pode ser feito em planilhas ou em uma ferramenta de gestão integrada, que ajudam a realizar os cálculos de modo mais preciso e ágil.
No último semestre de 2017, a inadimplência atingiu mais de 59 milhões de brasileiros. Esse problema afeta diretamente o negócio, pois a empresa acaba tendo seu planejamento financeiro prejudicado, atrasa o pagamento de seus fornecedores, desvia o foco das ações e usa recursos valiosos em atividades de recuperação de crédito.
Por isso, é importante que ela se antecipe e tome ações para inibir ou reduzir a inadimplência. Alguns exemplos incluem:
- implementar e incentivar meios de pagamento mais seguros, como o cartão de crédito;
- oferecer descontos para pagamentos à vista;
- apresentar vantagens para aqueles que pagam antes da data do vencimento;
- manter um programa de fidelidade para clientes que estão em dia com os pagamentos.
3. Tenha uma equipe engajada
É importante que todos os profissionais do financeiro estejam comprometidos com as contas da empresa. Quando todos estão envolvidos tanto no gerenciamento como na redução de custos, eles se sentem parte do todo e que são responsáveis por alcançar bons resultados. Então, mantenha-os engajados!
4. Invista em um software de gestão
Muitas empresas insistem em utilizar meios manuais para gerenciar as finanças, como planilhas e papéis. Esses métodos, porém, não são mais suficientes para lidar com o alto volume de operações que transitam hoje no meio corporativo.
E não é só uma questão de facilitar o gerenciamento. Esses sistemas garantem a exatidão e a segurança das informações. Além disso, dão ao gestor uma visão geral do negócio, pois permitem emitir relatórios exatos, completos e de modo automático. Essas informações são cruciais para as tomadas de decisão.
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5. Mantenha tudo registrado
Para ter pleno controle financeiro da empresa, é indispensável registrar toda a movimentação do dinheiro. É claro que não é apenas uma questão de manter tudo documentado. É importante também monitorar e analisar cada item para avaliar se as finanças estão indo bem.
Para isso, é recomendável criar uma rotina para o setor financeiro, ou seja, padronizar os processos para que as ações sejam realizadas de modo contínuo e da mesma forma. Então, controlar as operações e todos os lançamentos deve se tornar um hábito.
Dessa forma, sempre que for necessário recorrer a algum registro para realizar projeções ou avaliar a saúde financeira do negócio, as saídas e as entradas estarão disponíveis em ordem e serão de fácil compreensão. Uma das melhores formas de manter tudo registrado é fazer um fluxo de caixa detalhado.
6. Tenha um bom fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um tipo de controle de movimentação financeira que registra as transações da companhia em um período específico. Ele detalha as saídas e as entradas e dá um panorama mensal, semanal ou diário. Assim, ele é a ferramenta perfeita para o acompanhamento das finanças da empresa.
O registro de saídas deve ser separado em, pelo menos, três grupos:
- despesas: contas de telefone, internet, energia, água, correio, papelaria e outras;
- fornecedores: gastos referentes a empresas parceiras;
- outras despesas: empréstimos, investimentos, tributos e outros impostos.
Em entradas, são detalhadas as receitas com a venda de produtos e a prestação de serviços. É importante que esse registro seja feito diariamente.
Essas informações vão ajudá-lo a obter uma visão completa sobre o resultado do período, no fim do dia, da semana ou do mês. Quando o gerenciamento do fluxo de caixa é realizado em um software de gestão financeira, os cálculos e os relatórios são gerados automaticamente.
7. Reduza os gastos
Reduzir os custos é sempre um dos maiores objetivos estratégicos das organizações. Afinal, essa é uma forma mais rápida de aumentar os lucros da empresa. No entanto, nem sempre é fácil identificar em que setores as despesas podem ser cortadas ou reduzidas.
Então, o primeiro passo é fazer um levantamento de todos os custos, como a compra de produtos e insumos, o pagamento de fornecedores e de mão de obra, as tarefas operacionais e outros. A partir daí, é possível identificar gastos desnecessários ou que estão muito acima da média.
Analise também algumas formas de otimizar os processos e busque soluções que reduzam os custos operacionais, sem comprometer a qualidade dos produtos. Talvez você consiga, por exemplo, renegociar preços com fornecedores ou encontrar parceiros que ofereçam mais vantagens, como maiores descontos ou prazos melhores.
8. Tome cuidado com o endividamento
O princípio básico para não se endividar é não gastar mais do que ganha. Por isso, é importante controlar os gastos, ser bem organizado e manter tudo registrado. Com uma boa previsão financeira, também é possível evitar assumir dívidas para as quais não há receita suficiente.
Dois dos grandes geradores de endividamento são os empréstimos e os financiamentos. Em situações críticas ou para expandir o negócio, muitos gestores recorrem a esses recursos. Em razão das altas taxas de juros e das multas em caso de atraso, porém, essas dívidas podem comprometer os lucros da empresa.
Por isso, antes de pegar um empréstimo, é importante avaliar a real necessidade. Talvez seja possível buscar outras alternativas, como uma estratégia na força de vendas ou a negociação de descontos com fornecedores. Se você mantiver um bom planejamento e um controle financeiro eficientes, dificilmente vai precisar entrar nesse tipo de financiamento.
Não esqueça também de pagar as contas sempre em dia. Atrasos podem acrescentar gastos desnecessários, como multas e juros. Ao seguir essas dicas, você vai conseguir manter em dia o controle financeiro da empresa e garantir o crescimento do negócio!
Veja como é possível manter o controle financeiro da empresa de forma integrada através do uso de um ERP.
