Contar com um software integrado na administração de empresas é uma demanda clara e real para o mercado. As funcionalidades de um bom ERP precisam atender a realidade de cada uma das organizações, de forma que as demandas sejam conduzidas da melhor maneira e com a eficiência necessária.
Assim, quando há a busca pela contratação de um ERP, o responsável precisa estar atento a tudo que será oferecido. É importante avaliar as funcionalidades e a verdadeira relevância de cada uma delas no cotidiano.
Neste post, você vai entender quais são as 6 principais funções que um sistema ERP deve oferecer, melhorando o desempenho de uma empresa. Confira!
1. Gestão financeira
Gerir compras, vendas, contas a pagar e o fluxo de caixa são algumas das muitas demandas que o setor financeiro de uma empresa tem no cotidiano. Se tratando de capital, o assunto é muito sério, então é importante que todas as operações e o controle de números sejam feitos com eficiência e precisão.
A gestão financeira completa deve ser uma das principais funcionalidades de um bom ERP, oferecendo suporte às etapas de trabalho nesse setor. Entre essas necessidades, se configura a de ter acesso ao histórico de movimentações financeiras da empresa, com a possibilidade de acessar diferentes períodos.
Também é fundamental conseguir fazer lançamentos rápidos de recebíveis, pagamentos, transferências e tributos, adicionando tudo da maneira certa nos registros da empresa.
Um bom ERP também mostra quais as inadimplências quanto aos recebimentos, e junto a isso oferece possibilidades de negociações aos clientes. Os contratos firmados com os clientes e parceiros também devem estar à disposição em casos de eventuais dúvidas.
2. Controle de estoque
Controlar um estoque não é tarefa fácil, porém, é fundamental conseguir dar conta dessa organização. Com o ERP certo é possível manter tudo em ordem, com possibilidades de gestão completas. Ele deve dar suporte a questões mínimas, como gerar pedidos de compras, lançar chegadas e baixas, registrar transferências de volumes em estoque e cadastrar tudo com facilidade.
Para otimizar a atuação no dia a dia, o ERP deve permitir o cadastro rápido de fornecedores e de produtos que estão sempre fazendo parte do estoque. Assim, é possível trabalhar somente com números, adicionando ou dando baixa.
As notas fiscais também têm grande importância na rotina de uma empresa e merecem atenção especial. O ERP escolhido deve agilizar o processo de registro desses documentos, cadastrando-os de forma automatizada no sistema.
O processo de compra também é uma demanda importante e que se repete constantemente, sendo assim, que tal automatizar isso? Entre as funcionalidades de um bom ERP deve estar a opção de realizar predefinições que buscarão bons orçamentos, restando apenas a confirmação final do funcionário. Depois disso, basta consultar o histórico de pedidos!
3. Gestão de relacionamento com o cliente
A Gestão de relacionamento com o cliente, mais conhecida como CRM, do inglês, Customer Relationship Management, dentro de um ERP, visa reunir informações sobre os clientes de forma organizada e prática, como resultados de reuniões, pedidos e novas oportunidades de negócio. É fundamental que o sistema escolhido reúna essas possibilidades.
Além dos dados dos clientes, essa funcionalidade nos ERP’s precisa reunir oportunidades de vendas e quais os estágios de cada uma delas, auxiliando na tomada correta de decisões. O marketing também é importante para a empresa e deve ter lugar especial no CRM, de forma que o sistema reúna todas as campanhas ativas no momento, sempre com apoio de gráficos e relatórios com números importantes.
4. Suporte e atendimento ao cliente
Também conhecido como Service Desk, a parte de suporte e apoio ao cliente é indispensável, sendo assim, mais uma funcionalidade de um bom ERP. Um sistema de qualidade oferece esse serviço a partir de uma integração com o sistema de vendas. Ou seja, quando um novo cliente é registrado, automaticamente ele já tem acesso ao Service Desk, para tirar qualquer dúvida.
Outro importante ponto que o ERP deve atender é o SLA. Assim, sempre será possível ter acesso ao limite de serviços acordados no momento de assinatura de contrato, evitando que haja qualquer problema nesse sentido.
É importante também que os clientes tenham diversos outros recursos e espaços que permitem uma fácil comunicação e registro de demandas, pois assim a empresa tem acesso, por meio do ERP, e pode trabalhar o mais rápido possível na correção de problemas ou na implementação de melhorias com base em uma visão estratégica.
5. Gerenciamento de processos de negócio
Poder gerenciar todos os processos e atividades de uma empresa em um ambiente prático e intuitivo é de grande importância para os planos de um negócio. Tudo isso pode ser feito de forma integrada, com colaboração de vários setores se o sistema ERP utilizado for o mais eficiente.
Todos os processos e demandas precisam estar disponíveis para visualização e consulta de maneira muito clara e transparente, sendo possível ver prazos, status de andamento e outras informações importantes. Também facilita muito o trabalho se esse ambiente for de fácil operação, permitindo que qualquer funcionário consiga registrar novos processos de maneira rápida, sem dificuldades.
6. Aprendizado sobre o software
Entre as funcionalidades de um bom ERP, essa é a que menos se relaciona com o cotidiano de atuação, mas é fundamental para que todas as atividades dentro do sistema sejam desempenhadas com a máxima competência. É muito importante que o software escolhido ofereça aprendizado de como operar dentro do ERP.
Essa etapa é fundamental, a propósito, é normal surgir dúvidas com o sistema e isso pode afetar qualquer colaborador de uma empresa, desde os mais experientes até os mais novos. Com um conteúdo didático fornecido pelo próprio ERP, as dúvidas são sanadas rapidamente e a rotina de trabalho se desenvolve normalmente.
Perceber essas funcionalidades de um bom ERP é de grande ajuda na hora de contratar um sistema adequado e que vá atender a todas as necessidades de uma empresa! Dessa forma, o investimento tem tudo para obter ótimo retorno.
Agora que você está pronto para adotar uma gestão mais inteligente na sua empresa, chegou a hora de começar o planejamento! Conte tudo sobre sua experiência nos comentários e também não esqueça de deixar suas dúvidas.
