Um sistema de gestão integrada é um software, um programa de computador, que facilita a interação entre as diversas áreas da empresa. Conhecido pela sigla ERP (Enterprise Resource Planning), os benefícios que oferece com a sua implantação melhoram significativamente a condução dos negócios.
Qualquer empresa séria que pretenda sobreviver e obter sucesso no mercado precisa operar por meio de um sistema de gestão integrada. Com isso, o controle de qualidade de seus processos é nitidamente aperfeiçoado e os resultados são visíveis.
Nesse sentido, o setor de controle financeiro, por exemplo, pode ser integrado com as demais áreas da organização. Assim, uma demanda de compra para reposição de estoque poderia ser atendida de modo automático se configurada para tal.
Continue neste post e saiba como um sistema de gestão pode ajudar no controle de qualidade dos processos de sua empresa.
Otimização de processos
A utilização de um sistema de gestão integrada torna acessível e precisa as informações a respeito dos vários momentos dos processos produtivos da empresa. Desse modo, é possível diagnosticar fragilidades, assim como saber como andam os respectivos cumprimentos de metas.
Com o registro tanto dos dados quanto dos resultados de todos os setores, o sistema permite ao gestor conhecer e agir com mais precisão. O efeito imediato é a percepção de uma otimização da gestão, além de uma patente melhoria dos processos que podem ser constantemente aperfeiçoados.
Padronização na informação
A implantação de um sistema de gestão promove a padronização da informação na empresa. Na verdade, todos passam a falar a mesma língua.
Assim, a leitura e a compreensão dos dados ficam facilitadas para os diversos segmentos da organização. A partir daí os resultados podem, por exemplo, ser comparados entre diferentes setores ou filiais quando for o caso.
A padronização das informações e sua centralização provocam efeitos positivos e imediatos na redução de erros e na diminuição de retrabalhos.
Redução de erros
Uma característica importante da gestão integrada por meio de um sistema é a automatização dos processos, gerando dados mais precisos e confiáveis. Além da integração, promove-se uma redução dos erros mais comumente cometidos quando imperam as ações manuais, trazendo reflexos positivos no rendimento das operações.
Como resultado, há uma consequente redução de perdas e uma maior disponibilidade de tempo para o profissional se dedicar a outras atividades. Observa-se, portanto, mais um efeito sobre os processos, resultando em sua otimização.
Diminuição de retrabalhos
Com menos erros cometidos, a demanda por retrabalhos diminui, resultando em maior eficiência. Como consequência da sistematização de trabalhos repetitivos, menos ações precisarão ser refeitas e com isso os custos também diminuem.
Quando, por exemplo, os vendedores realizam um negócio, os dados do pedido são enviados de modo automático para o setor financeiro. A subsequente emissão de nota fiscal e boletos, assim como o encaminhamento para o setor de expedição, se dão de modo mais ágil e integrado. Em resumo: menos erros, menos retrabalhos.
Controle e relatórios em tempo real
Por se tratar de um sistema que integra os diversos segmentos da empresa, o controle da organização fica muito facilitado e pode ser efetivado em qualquer tempo. Do mesmo modo, a emissão de relatórios em tempo real permite uma exata posição dos resultados dos processos envolvidos.
Assim, além de maior precisão e confiabilidade nos dados, qualquer análise pontual ou uma decisão imediata necessária pode ser adotada com mais segurança. Dessa forma, o ganho em agilidade viabiliza uma maior eficiência nos resultados.
Integração de todos os setores da empresa
Um sistema de gestão integrada, na verdade, substitui diversos softwares, utilizados para a gestão de cada setor da empresa. Com isso, as diversas áreas passam a se comunicar entre si.
O resultado é que se pode dispor da gestão de toda a organização em tempo real, facilitando as tomadas de decisão dos diversos gestores envolvidos. Isso é o que se chama visão interna de 360° e constitui uma das maiores vantagens de um ERP.
Considere, por exemplo, a relação entre o setor de compras e o estoque. Fica mais fácil comprar quando se tem por base o mesmo banco de dados e, com isso, a mesma informação.
Suporte na tomada de decisão
As informações menos manipuladas são mais confiáveis, além de menos sujeitas a erros. Por sua vez, o fundamento básico para qualquer decisão responsável é a informação correta.
Assim, poder dispor de uma visão de conjunto fornecida por relatórios, indicadores confiáveis e, ao mesmo tempo, ilustradas por gráficos, torna muito mais fácil o posicionamento de quem deve decidir. É um suporte que o sistema de gestão integrada pode facilmente oferecer.
Além disso, o sistema pode ser configurado para o monitoramento automático de determinados indicadores de desempenho. Com isso, o próprio ERP sinalizará a partir dos parâmetros definidos.
Melhoria no monitoramento
Qualquer processo que precisa de acompanhamento fica muito mais visível quando se faz uso de um sistema de gestão. Dessa forma, o monitoramento das diversas atividades da empresa pode ser realizado em tempo real.
Sendo assim, como as informações são permanentemente atualizadas, em qualquer momento será possível ao gestor proceder a uma avaliação de alguma área da empresa. Como mencionado, a possibilidade de automatizar permite a criação de alertas para informar, por exemplo, o nível do estoque de determinado componente e a necessidade de sua reposição.
Aumento na produtividade
O sistema de gestão integrada permite uma grande economia de tempo. A utilização desse recurso em outras atividades produtivas já é capaz de garantir um incremento na produtividade.
Porém, essa melhoria no desempenho também resulta da organização dos processos possibilitada pelo sistema, assim como da redução de erros e retrabalhos — como já apontamos. Dessa forma, as características do ERP em seu conjunto promovem diversas melhorias nos resultados.
Redução de custos
A implantação de um sistema de gestão conduz a uma significativa redução nos custos da empresa como consequência dos diversos benefícios apontados. Em especial, menores custos resultarão de:
- redução na demanda por mão de obra;
- menor ocorrência de erros e retrabalhos ao longo dos processos;
- menor incidência de multas, sobretudo as resultantes de atrasos;
- redução de gargalos e desperdícios nos processos produtivos.
Assim, fica fácil perceber por que adotar um sistema de gestão para sua empresa é o melhor caminho para o sucesso dos negócios.
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