Tudo o que você precisa saber para organizar o estoque da sua empresa

Organizar o estoque é uma das atividades que devem ser feitas para uma gestão de sucesso.

Para ter uma empresa, não importa de que segmento, você precisa considerar todos os produtos e insumos que necessita para atender à demanda do mercado e, assim, vender e lucrar.

Muitos gestores se preocupam em produzir para ter uma reserva de mercadorias, mas não controlam adequadamente o seu inventário.

Dessa forma, não sabem, com certeza, quantas peças de cada tipo possuem, onde estão, quando foram produzidas (lote), qual a validade (caso se aplique), e outras informações importantes para a tomada de decisão.

Um dos planejamentos que o gestor pode utilizar para poder definir e organizar seu estoque é a projeção de vendas. O controle do estoque também pode ajudar a decidir possíveis promoções ou ofertas casadas, por exemplo.

Você pode ler o post Projeção de vendas – qual a importância no seu negócio e como fazer para saber mais sobre o assunto.

Neste post, você vai aprender como organizar estoque, quais tipos de estoque existem, os benefícios de manter um estoque organizado, como evitar erros na organização do estoque e uma dica de como gerenciar com eficiência seu estoque.

O que é organização de estoque

Organizar o estoque da empresa é um importante passo na gestão de qualquer negócio. Isso porque produto parado é dinheiro perdido.

Se você tem um estoque muito grande, e não tem o controle dele de forma adequada, você pode ter um capital importante parado, perdendo valor a cada dia.

A organização do estoque é uma prática que visa gerenciar o volume adequado de produtos, para garantir o atendimento das demandas e o funcionamento do negócio.

Essa organização é feita com base em informações e planejamento, como a projeção de vendas, as categorias de produtos mais vendidos, a sazonalidade, etc.

O estoque não é, somente, a reserva de produtos da empresa, mas também o espaço físico onde eles se encontram.

Imagine que você sabe qual sua projeção de vendas e consiga organizar a produção para deixar um estoque de reserva adequado para a demanda, agilizando as entregas. Mas o depósito que você utiliza para armazenar esse estoque está sem identificações, você não tem um controle do que está guardado no local nem onde cada produto se encontra.

Uma confusão e tanto, não é mesmo?

A organização do estoque se refere, também, a forma como você vai armazenar, identificar e controlar as entradas e saídas desses produtos.

Objetivo de organizar o estoque

O objetivo de organizar o estoque é manter o seu estoque sob controle, com gerenciamento eficaz, evitando desperdícios e prejuízo.

Um estoque organizado impacta diretamente na receita da empresa, além de permitir uma gestão eficiente dos recursos e produtos disponíveis.

Benefícios de um estoque organizado

Gerenciar o estoque é uma forma de garantir vendas e não ter gastos desnecessários, pois o armazenamento de mercadorias pode não ser convertido em receita, se você não tiver o controle sobre elas.

Os principais benefícios que a organização do estoque oferecem à empresa são:

Agilidade no atendimento

Imagine que seu público está buscando um determinado produto, em uma época especial do ano, como Natal, por exemplo.

Você, ao entender o comportamento do mercado e saber qual produto vende mais neste período de festas, se programou com uma quantidade de estoque adequada para atendimento desta demanda.

Assim, você consegue vender e entregar o produto com agilidade, atendendo aos pedidos e conquistando a satisfação do seu cliente – diferente das empresas que perdem vendas por não ter condições de atender ao volume de demanda.

Controle do inventário

Um estoque organizado garante que você tenha total segurança sobre os produtos que estão armazenados.

Se você não tem um método de organização, produtos podem ser retirados do seu estoque sem o seu conhecimento, representando prejuízo para sua empresa. Ou, ainda, você pode tomar decisões comerciais com base em informações erradas, gerando insatisfação ou outros problemas para sua marca.

Redução de perdas

Ao armazenar as mercadorias seguindo uma metodologia de organização, você tem controle de datas de validade, lote e outras informações que são essenciais para que você reduza ao máximo as perdas.

Por exemplo: se você trabalha com produto perecível, e tem um volume muito grande dessa mercadoria em estoque, pode tomar uma decisão estratégica de lançar uma promoção para esgotar esses produtos antes do vencimento.

Você até pode perder a margem de lucro, mas garante o preço de custo, coisa que não aconteceria se toda a mercadoria acabasse parando no lixo.

Tomada de decisões estratégicas

Um bom controle e organização do estoque é importante para embasar a tomada de decisões estratégicas, como onde investir mais esforços, onde reduzir a produção, qual produto precisa de maior incentivo comercial, entre outros.

Existem inúmeras situações acerca do seu negócio que podem ser impactadas se você não tiver um conhecimento real da situação do seu estoque de mercadorias. Por isso, mantê-lo em ordem é essencial para que as decisões sejam tomadas com base em informações seguras.

Otimizando o investimento em estoque

O estoque, apesar de ser essencial para uma boa gestão da cadeia produtiva de uma empresa, não deve ser exagerado.

Isso significa que você não pode inchar o seu estoque, somente para garantir matéria-prima ou produto acabado. É possível otimizar o seu estoque, sem exagerar.

Assim, você não precisa investir em locais tão grandes, nem corre risco de produtos estragarem, por exemplo.

Confira 3 dicas de como otimizar e organizar o seu estoque:

Categorize

Crie categorias para seu inventário, de forma a visualizar com facilidade o valor e o giro. Com isso, os gestores podem acompanhar o ciclo de vida, antecipando necessidades em tempo suficiente para não prejudicar o processo da empresa.

Preveja demandas

Com um bom controle das transações e uma previsão de vendas adequada, é possível você perceber os pontos de atenção, onde poderá precisar de mais estoque do que o normal.

Assim, você investe nesse estoque extra somente conforme a sazonalidade demanda, evitando ficar com produtos parados em épocas do ano em que as vendas caem, por exemplo.

Automatize

Um sistema de controle de estoque é fundamental para calcular automaticamente os momentos em que o seu estoque precisa ser reabastecido.

Assim, você garante que terá em estoque exatamente o que sua empresa precisa, sem excessos que possam prejudicam o giro financeiro do seu negócio.

Tipos de estoque

Como já mencionado, o estoque é conhecido como uma reserva de mercadoria, que visa o rápido atendimento das demandas, sem necessitar aguardar o processo de produção a cada venda.

No entanto, existem vários tipos de estoque, de acordo com a necessidade, função ou metodologia de gestão aplicada. Conheça:

Estoque de Antecipação ou Sazonal

O estoque de antecipação é aquele pontual, que visa atender a uma demanda fora da curva padrão de vendas.

É o caso de datas especiais, como Dia das Mães, Dia dos Namorados ou Natal. Ou, ainda, casos específicos de tendência, como, por exemplo, um lançamento de um filme da Marvel. Se você trabalha com objetos de decoração ou vestuário, a tendência é aumentar a busca por produtos com estampas de super heróis: e você pode estar preparado para isso.

Estoque Consignado

O estoque consignado é quando uma empresa cede sua mercadoria para um terceiro armazenar. Depois de um período, o terceiro devolve os produtos para a empresa dona dos bens.

Este é um modelo de estoque que funciona bem para produtos que não possuam prazo de validade, pois poderão ser devolvidos em algum momento.

É bastante vantajoso para mercadorias que não exijam personalizações, já que facilita o processo de faturamento e entrega do produto. A empresa vende e fatura, e o terceiro que armazena o produto apenas entrega e controle o estoque, mantendo a empresa sempre informada sobre as movimentações.

Estoque de Contingência

O estoque de contingência é como uma margem de segurança, que tem como objetivo cobrir possíveis falhas no sistema de controle de estoque.

Dessa forma, evita que o cliente fique sem o produto desejado, dando tempo suficiente para a empresa providenciar a solução para reparo do problema encontrado, seja ele qual for.

Estoque Inativo

O estoque inativo é aquela dor de cabeça que nenhuma empresa deseja: são os produtos que já estão obsoletos, fora de linha ou que estão parados há muito tempo.

Um bom controle de estoque auxilia para que a empresa tome ações preventivas, como uma promoção com descontos agressivos, a fim de evitar o máximo manter em seu estoque produtos parados e sem chance de venda.

Estoque Máximo

O estoque máximo é o conhecimento do volume máximo de mercadorias a serem estocadas, seja em relação à projeção de vendas, seja em relação ao espaço físico.

Saber o máximo que o seu estoque pode suportar é uma forma de evitar sobrecarregar seu espaço com determinado item, evitando que este item acabe parado em um estoque inativo.

Estoque Médio

O estoque médio é a soma do estoque mínimo com o estoque de segurança, buscando encontrar uma média saudável para a empresa.

Estoque Mínimo

Este é o mínimo de mercadoria que a empresa precisa garantir em estoque para atender as demandas de determinado período, sem que impacte de forma negativa na força de vendas.

Estoque de Proteção

O estoque de proteção é utilizado para se prevê uma situação que possa alterar a demanda ou o preço, como, por exemplo, o aumento do dólar – que impacta em empresas que necessitam importar matéria-prima.

Dessa forma, a empresa faz uma força de produção em determinado período, garantindo um estoque de mercadoria a um preço de custo menor, antes que o cenário previsto se concretize, evitando quebras.

Estoque de Segurança

O estoque de segurança é semelhante ao de contingência, já que visa compensar erros no controle do estoque. Além disso, também prevê demandas maiores do que as esperadas, erros no fornecimento ou produção (falta de matéria-prima, por exemplo) ou erro humano.

6 métodos de gestão de estoque

Assim como você terá um tipo de estoque que mais faça sentido para a realidade da sua empresa, você pode escolher um método para gerenciá-lo que vá de acordo com a sua rotina e recursos disponíveis.

Conheça, agora, os 6 métodos para organização, controle e gestão de estoque mais utilizados pelas empresas:

1. Preço específico

Esta é a metodologia mais simples para organizar e controlar seu estoque.

No entanto, exige que o gestor da empresa tenha o preço exato de cada uma das unidades disponíveis em estoque.

Assim, é o preço específico da unidade que orienta o processo de baixa a cada venda. A soma dos valores das unidades representa o valor total do estoque da empresa.

2. Just in time

O método just in time, que em tradução livre significa algo como “no momento exato”, é uma metodologia de gestão que promove a redução de custos, já que prevê um estoque no seu menor estado, apenas para atendimento da demanda do mercado.

Esse tipo de gestão de estoque exige um acompanhamento rigoroso e atuante por parte dos gestores, para que a empresa não acabe perdendo oportunidades de vendas por falta de produto em estoque.

3. PEPS

A sigla PEPS significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”.

Esse método de gerenciamento preza pelo conceito de que itens mais antigos do estoque devem ser vendidos primeiro.

É o modelo mais utilizado pelas empresas atualmente, e tem inúmeras vantagens.

Com esta metodologia de controle e gestão de estoque, eliminam-se problemas como produtos vencidos ou fora de sazonalidade. Além disso, o custo de venda é mais real, pois é feito a partir das mercadorias mais velhas para as mais novas.

4. UEPS

Ao contrário do PEPS, essa metodologia estabelece que o “último a entrar, primeiro a sair”. Se a sua empresa trabalha com produtos perecíveis, esse método jamais deve ser aplicado.

O custo dos itens vendidos, neste caso, baseia-se no custo dos últimos produtos que entraram no estoque.

5. Custo médio

Esta metodologia renova os valores do estoque toda vez que um novo item entra, através do cálculo de uma média ponderada.

Essa média é o resultado da soma dos produtos antigos, que já estavam em estoque, com os dos recém-chegados, dividida pelo número total de itens em estoque.

Para fins de imposto de renda, esse método, juntamente com o PEPS, são os únicos aceitos pela Receita Federal.

No entanto, você pode escolher a metodologia que melhor se ajustar à realidade do seu negócio.

6. Curva ABC

Esse método de controle de estoque considera três variáveis para estabelecer a importância de determinado produto em estoque: o giro, o faturamento e a lucratividade.

Os produtos classificados como A possuem giro razoável, mas geram alta lucratividade e faturamento. Por esse motivo, devem ser prioridade na garantia de níveis adequados em estoque.

Os produtos classificados como B correspondem à maior parte do estoque, pois possuem alto giro. Por isso, contribuem para o faturamento, mas não representam tanta lucratividade.

Os produtos do tipo C representam baixo giro – ou seja, pouca saída de vendas -, não tendo um grande impacto nem no faturamento, nem na lucratividade. Estes produtos podem ter um nível baixo de estoque.

Como organizar o estoque em pequenas empresas

Organizar o estoque não é tarefa somente para grandes empresas.

Empresas de qualquer segmento e todos os tamanhos precisam ter o controle sobre suas mercadorias em estoque, e mantê-lo organizado da melhor maneira possível.

Uma forma simples de organizar o estoque é através de uma planilha de controle de estoque. Com ela, você mantém registradas as mercadorias e todas as entradas e saídas, além de outras informações como preço, fornecedor, data da movimentação, etc.

A planilha pode ser realizada utilizando um software como o Excel, e é uma excelente forma de você começar a visualizar as informações essenciais para seu controle de estoque.

Com o passar do tempo, poderá buscar sistemas online para este tipo de gerenciamento. Existem

Como fazer a contagem de estoque

A contagem de estoque é uma etapa para o levantamento do inventário, e é essencial para você começar a organizar o estoque da sua empresa.

Pode ser feita a partir de diferentes métodos:

Contagem manual

Muito utilizada por pequenas empresas ou empresas que estão iniciando suas atividades, por não exigir nenhum sistema ou tecnologia.

O responsável pelo levantamento do inventário faz a checagem manual de todos os itens em estoque, anotando nome, descrição e quantidade em uma planilha, por exemplo.

Apesar de ser um método bastante fácil de ser implementado é, naturalmente, o que existe maior chance de risco, já que é bastante comum um erro na contagem ou na anotação.

Contagem mista

A contagem mista é quando a primeira contagem é feita de forma manual, e os dados são lançados em um sistema. A partir de então, o controle de saídas é feito por ali e os valores totais são deduzidos de acordo, dando um panorama do cenário atual de forma automatizada.

Contagem automatizada

Esta é forma mais segura, já que reduz os riscos de erro humano. Com um coletor de dados, as informações sobre os produtos são capturadas através do código de barras, sendo lançado diretamente no sistema.

Para fazer a contagem automatizada, você precisa de um sistema integrado de gestão, um ERP, que anula erros de registros e duplicidades.

O que é endereçamento de estoque

O endereçamento de estoque é uma forma de você organizar a localização dos produtos dentro do seu depósito.

Funciona como um plano diretor, nomeando corredores, armários e prateleiras, de forma a agilizar e facilitar o encontro de determinado produto.

Pense em uma biblioteca, com inúmeros livros. A metodologia utilizada por um bibliotecário vai considerar o estilo do livro, o autor, o nome do livro, de forma a criar uma codificação e organizá-lo em determinado ponto de uma prateleira específica, em um corredor específico.

O endereçamento de estoque – ou endereçamento logístico – é mais ou menos este mesmo princípio, e é bastante útil nos casos de empresas que contam com um depósito muito grande de variados produtos.

Sem uma metodologia de identificação e endereçamento, o processo de localização do produto acaba sendo moroso e reduzindo a agilidade do atendimento – que é um dos benefícios em se ter um estoque, para começar.

Passo a passo: como organizar o estoque

Agora que você entendeu os benefícios de ter um estoque organizado, vamos para a parte prática. Com esse passo a passo você pode começar uma metodologia para organizar seu estoque e controlar seu inventário!

#Passo 01: Faça um inventário

Antes de mais nada, você precisa listar todos os produtos já existentes na sua empresa, criando um primeiro inventário.

Este inventário deverá ser atualizado de forma constante, sempre que houver movimentação no seu estoque.

Para saber por onde começar, leia o post: Como fazer um Inventário de Estoque.

#Passo 02: Defina o formato de acompanhamento

Você precisará definir a forma de controlar o seu estoque, bem como a periodicidade.

Este processo pode ser dividido em:

• Permanente: é um acompanhamento real, que prevê a reposição sempre que determinado produto ou mercadoria atingir o limite mínimo em estoque.
• Periódico: é um acompanhamento periódico a fim de manter o balanço patrimonial e evitar que algum produto falte.

Você também pode escolher ver o seu volume de estoque por duas formas: quantidade física, ou seja, quantidade de cada produto; ou valor monetário, que representa o valor financeiro de investimento para a produção daquela mercadoria.

Em relação ao cálculo para volume, você pode definir em:

• Mínimo: garante um volume mínimo para atendimento da demanda, e pode considerar uma margem de segurança, para que quando finalizar o estoque mínimo, a margem de segurança dê conta até a reposição.
• Renovação periódica: este modelo de controle garante o atendimento da demanda por um período determinado, renovando-se a cada período.
• Pontual: este controle de estoque atende uma necessidade específica e pontual, como um estoque de produtos para participação em uma feira, por exemplo.

#Passo 03: Estabeleça uma margem de segurança

Mesmo que você mantenha uma excelente gestão e um rígido controle, é normal que aconteçam perdas, especialmente se você trabalha com produtos perecíveis.

Você precisa, portanto, definir um percentual aceitável de perda, e calcular esse percentual como margem de segurança, somando ao volume mínimo definido para cada produto.

#Passo 04: Calcule os custos para o armazenamento

O armazenamento de mercadorias envolve custos, seja com a equipe que fará a gestão do estoque, seja com sistema, equipamentos para movimentação ou até mesmo locação e custos fixos com a área física, como um depósito, pavilhão ou contêiner, dependendo da sua necessidade de espaço.

Ter esses custos definidos e incluídos no seu controle financeiro é importante para que você visualize com clareza todas as despesas de determinado produto, desde a matéria-prima até o armazenamento antes da venda.

#Passo 05: Libere espaço

Agora que você já tem seu inventário e já sabe o custo de armazenamento, hora de levantar aqueles produtos que estão parados há muito tempo – e, por isso, já estão sendo sinônimos de prejuízo!

Faça uma ação comercial para desafogar seu estoque, oferecendo descontos e promoções cross-selling, buscando uma venda casada que aumente seu ticket médio e ajude a organizar seu estoque.

#Passo 06: Padronize seu armazenamento

Criar um padrão de nomenclaturas, descrição e lógica de armazenamento é importante para que todos da equipe encontrem com facilidade o produto que buscam.

Identifique corredores, prateleiras ou caixas, padronize etiquetas e crie regras e formatos para a entrada e saída dos produtos de seu estoque.

#Passo 07: Cuidado com o picking

Tão importante quanto ter uma metodologia clara de organização e localização dos produtos, é ter uma movimentação e logística cuidadosa.

Isso porque você pode acabar enfrentar problemas de quebra ou defeito de produtos, ou, ainda, erros na separação, embalagem e envio, gerando conflitos com o seu cliente.

Como evitar erros na organização de estoque

Você já sabe como organizar o estoque e aprendeu os benefícios que essa prática trará para sua empresa. Mas existem erros comuns que muito gestor comete, e você precisa ficar atento para não repeti-los!

Você também pode ler sobre outros erros comuns no controle de estoque, no post: 7 erros na administração de estoque que você jamais deve cometer

Calcule com cuidado

Ter um estoque acima ou abaixo do nível ideal para atendimento do seu público é um erro que pode acarretar em prejuízo, insatisfação dos clientes ou redução da rentabilidade.

A empresa precisa entender quais produtos têm maior procura, qual a projeção de vendas, e, então, calcular um nível adequado de mercadorias para essa demanda.

É preciso, também, considerar prazos de validade ou tendências de consumo, evitando que produtos fiquem obsoletos ou estragados.

Você pode ler mais sobre nível de estoque no post: O que é nível de estoque e como controlá-lo dentro da empresa?

Use um sistema de gerenciamento

Ter o controle do gerenciamento das mercadorias é essencial para acompanhar com frequência as movimentações, evitando surpresas.

O sistema de gerenciamento também auxilia na tomada de decisões, porque mostra com clareza a situação atual do estoque, o valor do inventário, os produtos parados há mais tempo, entre outros.

Você pode gerenciar seu estoque utilizando uma planilha, fichas informativas, sistemas gratuitos de gestão ou sistemas completos e integrados a outros módulos, como CRM e financeiro.

Identifique todos os itens

Um erro que você não pode cometer é o de não identificar ou descrever com precisão os itens do seu estoque.

Lembre-se que o modelo de gerenciamento que você irá utilizar é apenas uma forma de controle, mas as informações estratégicas só estarão disponíveis se você preencher tudo como se deve, de forma tenha uma fácil identificação e entendimento da situação.

Conheça o giro dos produtos

Ter somente uma listagem de produtos e seus respectivos valores não é o suficiente para você entender a real situação do seu estoque.

A rotatividade do produto deve ser igualmente considerada, pois é ela quem vai definir a velocidade de reposição daquela mercadoria.

Por exemplo, você pode ter, em estoque, um valor maior de determinado produto do que outro. Em uma primeira análise, você entenderá que o produto que está com menor valor deve ser reposto primeiro. Mas, talvez, aquele produto em maior quantidade seja, também, o que mais vende – ou vende mais rápido.

O ritmo de giro deste produto em seu estoque é muito alto, o que significa que ele fica pouco tempo parado em seu armazém.

Por isso, conhecer seus produtos e seu mercado é tão importante quanto ter a soma dos valores do seu estoque.

Como tornar o controle de estoque mais eficiente

Agora que você já sabe como organizar e gerenciar o seu estoque, pode conhecer maneiras para tornar esse gerenciamento ainda mais eficiente, ganhando em otimização de processos e redução de falhas.

Padronize

Os japoneses são conhecidos pela ordem e metodologia bem estabelecida. O 5S é um bom exemplo de resultado desse tipo de comportamento.

E não é à toa que esse método é uma referência para inúmeros processos e empresas.

Ter padrões de nomenclaturas, registros, horas para movimentação, formatos e outros é essencial para garantir a uniformidade na metodologia de organização e controle de estoque, garantindo que todos compreendam e respeitem os requisitos.

Defina responsáveis

A organização do estoque envolve inúmeras atividades, como atualização de inventário, levantamento de indicadores, organização dos produtos, etc.

Cada etapa deve estar claramente definida e destinada ao responsável, assim você garante o cumprimento e controle de todas as tarefas.

Desenhe um fluxo

Assim como qualquer outro processo, é importante que você desenha um fluxo de entrada e saída de mercadorias, buscando identificar possíveis falhas ou oportunidades de melhorias.

Claro que esse fluxo precisa ser divulgado para todos os envolvidos com o processo, garantindo o correto cumprimento desse padrão.

Escolha bem seus fornecedores

Bons fornecedores reduzem os riscos de você acabar ficando na mão, com falta de alguma matéria-prima essencial para sua produção.

Faça parcerias sólidas e defina com esses fornecedores um cronograma de pedidos, faturamento e entrega, mantendo sempre o nível de estoque desejado.

Determine os volumes

Conforme o seu tipo de estoque, você precisa ter claro o volume mínimo e máximo para atendimento das suas demandas, por produto.

Leve em consideração sazonalidade, itens com rotatividade mais alta, produtos perecíveis, tendência de mercado e sua projeção de vendas. Se for considerar manter um estoque de segurança, lembre-se de somar esse volume ao seu volume mínimo desejável.

Seja rígido

Garanta que o fluxo, a documentação e as tarefas estejam sendo cumpridas de acordo por cada responsável.

Acompanhe sempre, incluindo indicadores que podem servir para avaliação do custo de manutenção do estoque ou ganho de produtividade, validando suas decisões e processos ou identificando potenciais melhorias.

Ferramenta: Sistema online de controle de estoque

Como você viu, existem formas manuais para você controlar um estoque pequeno, como uma simples planilha de Excel.

Mas o fato é que, com o passar do tempo, sua necessidade de ter informações mais apuradas vai exigir uma automatização dos seus processos. Isso vai impactar, também, no aumento da produtividade, na redução de custos (pois o controle será mais preciso) e na maior fidelidade das informações estratégicas.

Por isso, contar com um sistema online para controle de estoque é a alternativa mais completa para a sua empresa.

O ERP BomControle tem uma gestão integrada, de ponta a ponta, ideal para controle de estoque associado ao controle das vendas, CRM e gestão financeira. Conheça agora o módulo para Gestão de Estoque e comece a organizar sua reserva de mercadorias o quanto antes!

Conclusão

Organizar o estoque de sua empresa, como você viu, impacta em inúmeras decisões e resultados.

Desde a compra de materiais, gestão do processo de produção, ações de marketing e promoção, até decisões estratégicas como qual produto deve ou não ser retirado de linha.

Manter um estoque organizado e ter um bom sistema de controle é indispensável para que a gestão da sua empresa alcance a rentabilidade e a satisfação desejada.

Com o sistema para gestão de estoque da BomControle, você agiliza processos, mantém as informações organizadas, acompanha o inventário e assegura a confiabilidade dos dados para a tomada de decisões estratégicas.