O que é nível de estoque e como controlá-lo dentro da empresa?

Nível de estoque é tudo aquilo que uma empresa precisa armazenar para operar, podendo ser mantido no seu mínimo, máximo ou ponto de pedido, que é quando a organização solicita a mercadoria para o fornecedor ao mesmo tempo em que o cliente fez a compra com ela.

A gestão de estoque é uma prática importante para que o empreendedor tenha controle sobre suas vendas e fluxo de caixa. Além disso, gerir o estoque de maneira eficiente permite que o empresário saiba quais são as preferências dos seus clientes, informação extremamente relevante para controlar, de forma precisa, a quantidade e o tipo de mercadoria a ser comprada e armazenada.

Abaixo, abordaremos algumas dicas para ajudá-lo a controlar os níveis de estoque do seu negócio. Confira!

Automatização de dados

A missão de um software de gestão é facilitar e melhorar a rotina diária da sua empresa. Conseguir automatizar suas entradas e saídas de caixa é fundamental para realizar uma gestão eficiente de controle de estoque.

Fazer uso da entrada de estoque por XML tem como utilidade automatizar o processo de recebimento de produtos comprados. Isso funciona utilizando o XML da nota fiscal eletrônica emitida pelo seu fornecedor.

Esse procedimento proporciona agilidade quando a loja recebe tanto produtos novos quanto reposição dos que já têm cadastro. Outro benefício do cadastro automatizado de produtos por meio da NF-e é diminuir a possibilidade de duplicidade ou erro de informações no seu estoque.

Quando você conta com um sistema para controle de estoque, fica muito mais fácil saber exatamente o giro dos seus insumos, pois o software conseguirá informar com precisão quais são os produtos que têm rápida saída e quais estão representando prejuízo por estarem parados no estoque.

Com esses dados em mãos, o gestor consegue identificar com qual frequência e em qual quantidade deve fazer suas compras, realizando essa tarefa de maneira mais adequada, evitando perdas.

Capacitação de funcionários

Seu time de funcionários precisa estar pronto para a execução das atividades que envolvem o processo de gestão de estoque. É fundamental que a liderança da equipe seja responsável por verificar constantemente esse controle, monitorando rotineiramente o funcionamento do sistema.

Quando não existe um programa adequado de capacitação do quadro de colaboradores da sua empresa, não é possível a definição de padrões e condutas estratégicas relacionadas ao aproveitamento dos processos do negócio.

Por isso, é imprescindível que a diretoria da empresa tenha em mente que a gestão de estoque requer aptidões de trabalho profissional, bem como a contratação de pessoal apropriado e treinamento adequado. Dessa forma, será possível delegar responsabilidades pela gestão de inventário e metas de planejamento.

A comunicação interna com os colaboradores também faz parte das ações importantes para realizar um controle de estoque eficiente. Afinal, surpresas e iniciativas que nem todos os funcionários estavam sabendo, como dados sobre a chegada de novas mercadorias, podem gerar um grande volume de problemas entre os setores.

A gerência, a diretoria e os funcionários-chave de todos os departamentos da organização precisam estar constantemente atualizados sobre o que está acontecendo dentro da empresa, a fim de que realizem adequadamente a previsão e o melhor planejamento de estoque.

As informações precisam seguir um fluxo aos departamentos pertinentes. Prepare reuniões sempre que acontecerem mudanças nas demandas dos itens importantes no estoque, bem como para traçar estratégias mensais desse tipo de gestão.

Conhecimento de todos os tipos de estoque

Para realizar um controle adequado dos níveis de estoque, é preciso conhecer quais são os tipos existentes. A classificação é dividida em:

  • permanente: representado por ato de acompanhar, em tempo real, o estoque, realizando a previsão de reposição sempre que o limite mínimo de algum item for atingido;
  • temporário (ou periódico): tem como objetivo complementar a análise da gestão do estoque, sendo utilizado para manter o balanço patrimonial. Seu objetivo é evitar a falta de um produto.

Quando o assunto é a mensuração do estoque, ele é dividido entre físico e valor monetário. O físico é relativo ao acompanhamento da quantidade. Já o valor monetário aponta o cálculo de investimento dos custos de cada produto.

Além disso, existem 3 alternativas como modelo de controle de estoque:

  • controle mínimo: possibilita que o gestor divida seu estoque em reserva e principal, com o objetivo de ativar um quando o outro for finalizado. A intenção, aqui, é evitar prejuízos com o giro das mercadorias;
  • controle de renovação periódica: nesse caso, o estoque atende a demanda em quantidade mínima, durante períodos predeterminados, até que uma próxima reposição seja realizada;
  • controle de fim específico: esse modelo de controle tem como foco uma necessidade predeterminada, como algum evento ocasional ou promoção específica.

Com o conhecimento de todos os tipos de estoque, você será capaz de controlar, de forma mais efetiva, a qualidade e quantidade das suas compras.

Estabelecimento das margens de perda e lucro

Existem certas situações que causam perdas, mesmo que a gestão de estoque seja realizada da forma mais eficiente possível. Em certos casos, há a possibilidade de acontecer uma perda dupla, tanto na compra como na venda, como situações em que produtos ultrapassam a data de validade.

Por essa razão, é fundamental que seja definido um limite de perdas e danos. Mas só isso não basta! É preciso que os gestores acompanhem as métricas para que a empresa se mantenha dentro da meta estabelecida.

Esse acompanhamento do estoque acaba com o excesso de produtos. Dessa maneira, o número de furtos, avarias, vencimentos, mercadorias obsoletas ou paradas é automaticamente reduzido.

Evitar esses tipos de contratempos impacta diretamente na redução considerável das despesas do seu negócio, não só dos recursos financeiros, como também de tempo de trabalho dos colaboradores.

O controle de estoque é essencial para a empresa obter eficiência e evitar prejuízos. Afinal, todos os itens que estão armazenados dentro da organização representam dinheiro parado, podendo se transformar em recursos mal empregados, gerando prejuízos e desbalanço no fluxo de caixa.

Portanto, podemos afirmar que cuidar da saúde financeira da sua empresa envolve diretamente o processo de controle e gerenciamento eficiente do nível de estoque do negócio.

Para garantir o devido funcionamento do seu estoque, utilize um sistema de controle de estoque integrado. Faça um teste grátis!

Publicado por Felix Schultz

Executivo de Internet com mais de 15 anos de experiência, incluindo a gestão geral das organizações, desenvolvimento de produtos, operações de negócios e estratégia.