Para suprir um mercado tão competitivo, as empresas precisam se transformar constantemente, buscar por inovação e por outras melhorias que qualifiquem seus processos para que sejam cada vez mais profissionais.
Nesse contexto, a integração de processos financeiros auxilia na tomada de decisão, permite a centralização das informações e maior controle gerencial por parte da empresa.
Esse monitoramento constante, a agilidade no fluxo de informações entre todos os setores e a confiabilidade e segurança do banco de dados são o motivo pelo qual as organizações buscam automatizar seus processos, por meio de um software integrado que desburocratize rotinas e garanta tempo livre para agir estrategicamente no core business da empresa.
Neste post, mostraremos a importância de se estabelecer um padrão de integração dos processos financeiros e quais as vantagens dessa ação. Confira!
A integração de processos financeiros garante vantagens em todos os âmbitos
Nos processos internos da empresa, todos os setores são beneficiados, como também os stakeholders da organização:
Investimentos
A integração de processos financeiros permite, por exemplo, que os gestores saibam quais recursos estão disponíveis para investimento e qual deve ser o setor para alocá-los de forma mais eficiente.
Despesas
É possível fazer uma provisão para a quitação de impostos ou não ter dificuldade no momento de fazer a folha de pagamentos, como também, gerenciar o “contas a pagar” da empresa, evitando que sejam incididos sobre o valor devido, juros e multas por atraso de pagamento, tanto por esquecimento quanto por desorganização.
Receitas
O “contas a receber” também é provisionado, pode ser instalado um setor de cobrança, quando a empresa permite políticas concedentes de prazos aos clientes, ou determinado com exatidão os valores a realizar em longo prazo.
Estoque
É possível reduzir sensivelmente o volume de estoque necessário para a eficácia do processo produtivo, estabelecer índices para o giro de estoque, acompanhar o processo de compra e realizá-lo com mais exatidão.
Fornecedores
Com processos financeiros integrados é possível acompanhar o fluxo de caixa em tempo real e ganhar maior poder de negociação com fornecedores e ainda receber melhores prazos de pagamento.
Clientes
Pode-se adequar o setor de vendas para adotar políticas de desconto em períodos sazonais ou para suprir demandas inesperadas.
Ainda relacionado ao processo de vendas, possibilita determinar o limite máximo de preços para realizar uma negociação comercial, num ponto de equilíbrio entre margem de lucro satisfatória sem a prática de preços abusivos de mercado.
Colaboradores
Garante que a equipe esteja envolvida e motivada por meio do estabelecimento de metas alcançáveis, reconhecimento financeiro com a possibilidade de elaboração de um plano de cargos e salários, e, é claro, com a folha de pagamento sendo efetuada em dia.
Governo
A integração de processos financeiros permite a padronização dos lançamentos dos produtos, a sequência de características e impostos incididos e principalmente, objetiva a transmissão de dados à Secretaria da Fazenda no que tange o atendimento ao Sped — Sistema Público de Escrituração Digital, exigido à maior parte das organizações, e que com um software, poderá ser feito de forma segura e automática.
O que deve ser feito para uma integração de sistemas financeiros bem-sucedidos
O planejamento deve ser amparado pelo ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act — Planejar, Realizar, Monitorar e Agir):
Planejar
É preciso verificar a compatibilidade da rede, se estão disponíveis máquinas suficientes para todos os setores, qual será a plataforma utilizada, como será feito a guarda das informações, se o backup poderá ser realizado em cloud computing, se existem equipamentos que podem se integrar para otimizar o processo, entre outras decisões que precisam ter avaliação criteriosa antes que um projeto de implantação de software seja realizado.
Nesse momento também é importante verificar o orçamento disponível para investimento e elaborar um cronograma de implantação para que as soluções, além de serem específicas para o seu ramo de atividade, tenham uma implementação rápida e integral.
Realizar
É quando ocorre o processo de adequação da cultura organizacional e da estrutura física da empresa. A implantação se inicia e tudo o que foi planejado anteriormente é implementado.
Nessa fase, realizar um treinamento dos colaboradores por meio da disponibilização de cursos que garantam maior agilidade no lançamento de dados pode ser interessante.
É nessa etapa também, que o suporte da empresa fornecedora precisa ser acionado com maior frequência, até que as rotinas sejam realizadas de forma automática pelos envolvidos.
Monitorar
É quando, por meio de um acompanhamento constante, são identificados gargalos estruturais ou operacionais. Nessa fase, avalia-se o custo-benefício adquirido pela integração de processos financeiros.
Agir
Por meio de relatórios, dados e gráficos obtidos com o monitoramento, é possível corrigir as falhas encontradas e utilizar os recursos oferecidos pelo software de maneira mais eficaz.
Benefícios da integração de processos financeiros
São muitos os benefícios adquiridos pela implantação eficiente de um sistema que integre todos os setores, mas principalmente, o financeiro da empresa:
Maior controle operacional
Com a utilização de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) e a realização da integração de processos financeiros na empresa, o controle operacional poderá ser feito por meio de um registro em que todas as rotinas organizacionais são armazenadas.
O fluxo de informação em tempo real permite um monitoramento constante por plataformas mobile, o que garante ao gestor, maior versatilidade e comodidade na realização do processo de tomada de decisão, de onde ele estiver.
Integração entre todos os setores
Integrar todos os setores melhora o relacionamento entre os colaboradores da empresa, e com isso, a cultura organizacional também é beneficiada. O ambiente harmonioso é um dos maiores fatores motivacionais e imprescindível na garantia de um desempenho eficiente da equipe.
Padronização de políticas financeiras
Com uma padronização de políticas financeiras, tanto para pagamento de fornecedores, quanto no estabelecimento de preços aos clientes, é possível evitar que valores e prazos sejam praticados de forma diferente aos vários agentes.
Quando não é realizada nenhuma distinção entre os stakeholders, a empresa garante maior confiabilidade no mercado.
Eficiência operacional
Rotinas financeiras organizadas melhoram o desempenho dos colaboradores e consequentemente, da empresa, além de permitir maior produtividade no processo produtivo. Como resultado, ocorre o aumento dos níveis de satisfação dos clientes.
Minimização de erros
Ocorre uma redução considerável no volume de erros e retrabalho apresentado pela elaboração de uma mesma tarefa. Com um fluxo de informações percorrendo diversos setores da empresa, sem a manipulação ou alteração dos dados, é aumentada ainda, a confiabilidade dos relatórios.
Com um sistema de gestão integrada que impossibilita a ocorrência de erros, o ganho de produtividade aumenta o tempo disponível, em que todos podem se dedicar a atividades que realmente geram resultados para a organização.
Realizar a integração de processos financeiros numa empresa é uma necessidade competitiva, em que os benefícios são apenas uma consequência da gestão otimizada num setor tão importante para a organização.
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