Uma empresa que não tem plano de contas pode não ter a clareza de todas suas movimentações financeiras, impactando negativamente na hora de tomar decisões, além de prejudicar o andamento de diversos relatórios e documentos contábeis.
Ainda que seja uma ferramenta poderosa de gestão, o plano de contas também é uma requisito contábil. São estruturas que se diferem um pouco, e neste artigo falaremos sobre o Plano de Contas Contábil.
Para saber mais como fazer um plano de contas gerencial, leia o artigo: Plano financeiro da empresa: como melhorar a tomada de decisões?
Boa leitura!
O que é o plano de contas
Falando do plano de contas contábil, é uma forma de identificar as contas da empresa através de códigos e classificações para todos os registros de entradas e saídas.
Essas classificações são essenciais para que os responsáveis pela contabilidade sejam capazes de fazer os relatórios financeiros obrigatórios, como o Balanço Patrimonial e o DRE.
Sendo um requisito contábil, ele precisa ser elaborado conforme as regras previstas na lei nº 6.404/76.
Em resumo, podemos dizer, então, que o plano de contas contábil é a classificação e categorização das informações que serão utilizadas nos documentos obrigatórios.
Ele deve ser elaborado de acordo com os princípio da Contabilidade, atendendo, também, o que diz a lei citada acima.
Para que serve o plano de contas
O responsável pela contabilidade da sua empresa precisa preparar inúmeras documentações, relatórios e controles sobre as movimentações financeiras do negócio.
Para isso, ele precisa agrupar as entradas e saídas, considerando a estrutura legal exigida. Assim, é fácil identificar todas as contas que envolvem a operação.
Para que ele possa fazer isso de forma otimizada, e, também, para que sua empresa sempre siga o mesmo modelo, independente da pessoa responsável, o segredo é padronizar.
Se você fala A e outra pessoa fala B, a comunicação fica inviável. É necessário que ambos entrem em um acordo e consigam falar a mesma língua.
Com o plano de contas, funciona mais ou menos assim. Se você cria um padrão de classificação e identificação das contas, todos os relatórios, demonstrativos e documentos – contábeis ou gerenciais – terão o mesmo tratamento para cada tipo de movimentação.
Fica muito mais fácil, assim, interpretar os dados e observar os pontos de falhas ou oportunidades de melhorias, além de agilizar o trabalho de quem estrutura todos os relatórios obrigatórios.
Vantagens do plano de contas
Como você já deve ter entendido, o plano de contas traz muitas vantagens para empresa, desde a otimização dos processos até a facilitação de entendimento dos dados.
Para reforçar os benefícios, vamos abordar as 3 vantagens principais de se fazer um bom plano de contas:
Otimização de processos
O plano de contas, ao padronizar todas as movimentações financeiras, como saídas e entradas, otimiza o fechamento de relatórios como DRE e Balanço Patrimonial.
Dessa forma, além de facilitar o trabalho do responsável por esses documentos, garante que a interpretação e registro das informações sejam sempre as mesmas, independente de quem gerou o relatório.
Apoia decisões gerenciais
Apesar do plano de contas contábil apresentar uma estrutura diferente de um plano gerencial, ele ainda é muito útil para a tomada de decisões.
Isso porque, sem padronização das classificações, pode haver alguma margem para interpretação, oferecendo risco na hora de analisar os resultados financeiros da operação.
Cumpre requisitos fiscais
A Escrituração Contábil Fiscal prevê o envio dos saldos contábeis padronizados conforme o exigido pela Receita Federal.
Se você tem um modelo de plano de contas diferente do criado pela Receita, basta fazer um “de/para”.
Agora, se você não tem plano de contas nenhum, será muito mais difícil adequar os lançamentos e demonstrações para envio.
Estrutura do plano de contas
O plano de contas deve cumprir o que é exigido na lei das Sociedades Anônimas (S/As), além de ter como base as Normas Brasileiras de Contabilidade e os Princípios Fundamentais de Contabilidade.
Assim, o plano de contas é dividido em 5 grandes grupos.
– Ativo – Contas Devedoras
Nesta categoria, incluem-se todas as contas que fazem referência aos bens e direitos da empresa.
Representa a parte positiva do patrimônio, como investimentos, aplicações, contas a receber, movimentação de contas em banco, etc.
Pode ser subdividido em:
- Circulante: realizável a curto prazo, ou seja, inferior a 365 dias contados a partir da data do Balanço.
- Não circulante: realizável a longo prazo, ou seja, superior a 365 dias a partir da data do Balanço.
– Passivo – Contas credoras
O passivo representa todos os deveres da empresa, sendo a parte negativa do patrimônio, como financiamentos e origem dos recursos para a operação.
Pode ser subdividido em:
- Circulante: exigível a curto prazo, ou seja, inferior a 365 dias contados a partir da data do Balanço.
- Não circulante: exigível a longo prazo, ou seja, superior a 365 dias a partir da data do Balanço.
- Patrimônio líquido: capital social em um determinado momento, ou seja, capital próprio dos sócios ou acionistas.
– Custos – Contas devedoras
Os custos, também chamados de despesas variáveis, são todos os gastos que têm relação direta com a produção, venda ou prestação de serviços.
Um exemplo de custo é o valor despendido em matéria-prima, por exemplo. Ele vai variar de acordo com a produção, ou seja, se produzir mais, terá que comprar mais matéria-prima e, portanto, terá um custo maior.
Os custos servem para calcular importantes indicadores, como:
- CMV: custo da mercadoria vendida
- CPV: custo do produto vendido
- CSV: custo do serviço vendido
– Despesas – Contas devedoras
As despesas, também chamadas de despesas fixas, são todos os gastos que são necessários para a operação funcionar, mas que não tem vínculo direto com a produção.
Ou seja, se você produzir ou não produzir em um mês, as despesas irão continuar as mesmas, sem alterações em função disso.
Podem ser divididas em:
- Comerciais: como publicidade e propaganda.
- Administrativas: como, por exemplo, materiais de expediente.
- Financeiras: como juros e multas.
– Receitas – Contas credoras
Por fim, temos a última categoria: as receitas.
As receitas são todos os valores recebidos pela empresa pela venda de um produto ou serviço, ou pelo rendimento de investimentos realizados.
Podem ser divididas em:
- Vendas: venda de produtos ou equipamentos.
- Prestação de serviços: como treinamento ou manutenção, por exemplo.
- Financeiras: como recebimento de juros ou multas, rendimentos de investimentos, etc.
Classificação do plano de contas
Como mencionado anteriormente, existem modelos e estruturas diferentes para o plano de contas, dependendo de sua classificação.
Existem, basicamente, 2 tipos de plano de contas: o plano de contas contábil e o plano de contas gerencial.
Vamos abordar um pouco sobre cada um deles, para que você compreenda melhor seus diferentes usos.
Plano de contas contábil
O plano de contas contábil, que estamos trabalhando mais profundamente neste artigo, é a classificação das contas segundo os requisitos das Normas Brasileiras de Contabilidade.
Precisa seguir as normas pois é ele que servirá de base para relatórios obrigatórios, como o Balanço Patrimonial.
Plano de contas gerencial
O plano de contas gerencial é, geralmente, feito pela equipe do financeiro para viabilizar análises mais assertivas.
Por isso, não seguem, necessariamente, a mesma estrutura do plano de contas contábil.
É possível que, neste modelo, os agrupamentos e divisões das transações sejam classificados de formas que façam mais sentido para os indicadores e análises que se deseja obter.
O que são contas sintéticas e analíticas no plano de contas
O plano de contas da sua empresa irá apresentar contas analíticas e contas sintéticas, e cada uma delas deverá receber corretamente a codificação para identificação.
As contas analíticas, como o nome sugere, são as contas mais detalhadas. Cada lançamento é registrado, e cada registro representa um valor.
As contas sintéticas, nada mais são do que a soma das contas analíticas.
Ou seja: você lista e detalha cada movimentação (analítica), e agrupa esses lançamentos em grandes contas (sintéticas).
Via de regra, as contas sintéticas serão representadas por um ou até dois numerais, já que podem ser agrupadas dentro dela própria, como, por exemplo 1 e 1.1.
Já as contas analíticas receberão códigos com mais dígitos, iniciando pelas contas sintéticas às quais fazem referência, acrescidos de números que identificam a movimentação, como, por exemplo, 1.1.3.
O que é Plano de Contas Referencial da Receita (PCRR)
O plano de contas referencial foi criado pela Receita Federal para padronizar as classificações das contas.
O envio dos saldos contábeis, previsto na Escrituração Contábil Fiscal, deve ser realizado seguindo esse modelo.
A adequação entre o plano de contas contábil da sua empresa e o plano de contas referencial pode ser feita realizando um “de/para” para cada item, da sua classificação para a classificação considerada pela Receita Federal.
Como organizar e padronizar as contas
Antes de começar o seu plano de contas, é essencial que você tenha um bom controle de contas a pagar e contas a receber, além de ter claro outras informações financeiras, como patrimônio líquido.
Com todas as transações registradas e conhecidas, você pode começar seu plano de contas.
Descreva os grupos
Primeiro, crie a segmentação dos grandes grupos, considerando as 5 categorias exigidas: Ativos, Passivos, Custos, Despesas e Receitas.
Crie as contas e suas ramificações
Dentro de cada categoria, você precisa colocar suas contas sintéticas, ou seja, aquelas que serão desdobradas depois, nas analíticas.
Por exemplo, na categoria “Ativos”, você vai criar a conta “Circulante”. Dentro dessa conta, você pode abrir subcontas como “Investimento X”, “Conta em Movimento Y”, etc.
Outro exemplo: em Despesas, você pode abrir “Despesas Fixas” e alocar ali as contas de Aluguel e Energia.
Identifique os níveis
Nessa etapa, você precisa criar códigos para identificar todos os níveis. Como um sumário de um trabalho de conclusão de curso, sabe?
Por exemplo, a categoria vai ser número 1. Uma conta, 1.1. Uma subconta, 1.1.1. E assim por diante…
Dessa forma, você cria uma lógica de códigos para cada tipo de conta e subconta. Esses números precisam ser utilizados junto às descrições das contas em todos os momentos, sempre da mesma maneira que foi considerado no plano de contas.
Com isto, você já tem seu plano padronizado como se deve!
Demonstrações de resultados no plano de contas
Na montagem do plano de contas, você passará pelas etapas de deduções e tratamentos das contas.
Ou seja: para observar se a empresa teve lucro ou prejuízo operacional em um determinado período, o gestor deve deduzir as despesas fixas da margem de contribuição.
Depois disso, ele ainda pode inserir as entradas ou saídas dos recursos que não estejam conectadas ao negócio, mas que podem existir. Um exemplo são as multas e taxas, que podem ser ocasionais.
Após essas movimentações, o gestor tem a visão do resultado antes do imposto, também conhecido como EBITDA.
O lucro (ou o prejuízo) líquido
Após todos os descontos de tributos que incidem sobre a receita da empresa, de acordo com o seu regime tributário, o resultado obtido é o Lucro ou Prejuízo Líquido.
Essa é a informação que costuma ter mais atenção do gestor, já que é ela que determina se um negócio está se mantendo viável.
É de extrema importância que o gestor busque novas e melhores formas de gerenciar seu negócio, para que possa aumentar os lucros da empresa.
Como fazer um plano de contas contábil
A estrutura do plano de contas, como você já sabe, tem 5 níveis principais: Ativos, Passivos, Custos, Despesas e Receitas.
Essas categorias terão, portanto, um código de identificação com apenas um numeral, como, por exemplo:
- Ativos
- Passivos
- Custos
- Despesas
- Receitas
Dentro de cada nível, existem grupos, e dentro de cada grupo, as contas e subcontas. É natural que essa estrutura seja variável, pois as empresas não possuem as mesmas contas. Mas, geralmente, têm alguma semelhança com este exemplo:
- Ativos
1.1 Circulante
1.1.1 Caixa
1.1.2 Investimentos
1.1.2.1 Investimento A
1.1.2.2 Investimento B
1.2 Não Circulante
- Passivos
2.1 Circulante
2.2.1 Empréstimo
2.2.2 Fornecedores a pagar
2.2 Não circulante
2.3. Patrimônio Líquido
- Custos
3.1 Matéria-prima
3.2 Comissão sobre vendas
- Despesas
4.1 Despesas Administrativas
4.1.1 Aluguel
4.1.2 Energia
4.2 Despesas Comerciais
4.3 Despesas Financeiras
- Receitas
5.1 Receita Bruta
5.2 Receita Operacional
5.3 Outras Receitas
Detalhando as receitas no plano de contas
O nível de detalhamento das contas e subcontas, dentro da categoria das receitas, vai depender – muito – do porte de sua empresa, e do quanto você precisa ou deseja ter informações para análise.
Claro que quanto mais detalhado for, melhor. Mas não se apegue. Se você acredita que não tem condições, no momento, de fazer um detalhamento amplo das receitas, faça um plano de contas mais sintético, para não deixar de fazer.
Com o tempo, você pode ir abrindo mais as informações, incluindo, por exemplo, a espécie de produto ou serviço vendido, a natureza da operação, as categorias nas quais determinadas receitas pertencem.
Esses detalhamentos auxiliam na hora de você entender o que significa cada conta registrada e de onde vieram aqueles valores recebidos. Essas informações são de grande utilidade para apoiar algumas tomadas de decisões.
Detalhando as despesas no plano de contas
Da mesma forma como as receitas, os custos e despesas devem ser detalhados ao máximo, para auxiliar na interpretação dos dados.
Ainda assim, é mais importante que você faça seu plano de contas, seja da forma que melhor atender suas necessidades ou condições de dedicação.
Quando esse tipo de controle vira rotina, fica mais fácil ir abrindo e detalhando melhor suas transações, evoluindo o seu gerenciamento.
Você pode criar um nível Despesas Diretas, e dentro dela categorizar todas as subcontas que envolvem esse nível, mantendo a soma na conta sintética, facilitando cruzamentos como o cálculo da margem de contribuição, por exemplo.
Plano de contas modelo Excel
Você pode criar seu plano de contas utilizando o Excel.
Faça uma tabela com três colunas, em que você organizará, na primeira, os códigos sintéticos, ou seja, os agrupamentos, como “Ativos” e “Circulante”, por exemplo.
Na segunda coluna, inclua os códigos analíticos, referentes aos itens dentro do agrupamento. Seguindo o exemplo acima, poderiam ser “Caixa” ou “Conta em Movimento”.
Na terceira coluna, você escreve o título ao qual se refere aquela classificação.
Ou, então, temos uma solução ainda melhor: Baixe agora o modelo de plano de contas criado para você!
Utilize o nosso modelo e faça o seu plano de contas da forma que melhor atender a realidade da sua empresa.
Como evitar erros no plano de contas
O plano de contas tem o objetivo de padronizar e organizar as contas, de forma a otimizar o trabalho na hora de se fazer relatórios fiscais.
No entanto, se forem cometidas falhas, pode prejudicar o entendimento e geração de toda essa documentação legal e obrigatório.
Portanto, é importante que se tenha atenção na hora de separar as contas, alocando-as nas categorias corretas.
Um erro bastante comum é a confusão entre custos e despesas. Já abordamos várias vezes, em nosso blog, a diferença entre esses conceitos, mas é sempre válido lembrar:
Custos são todos os gastos que impactam diretamente na sua capacidade de produção, como matéria-prima, mão de obra de produção, energia elétrica, equipamentos de fábrica.
Despesas são os outros gastos, que são importantes para o funcionamento da empresa, mas não tem um impacto direto na produção.
Então, antes de sair definindo o que é custo e despesa, se houver dúvida, faça essa pergunta para você mesmo:
Se eu cortar esse gasto, vou sentir algum impacto no volume de produtos produzidos?
Se a resposta for sim, então é um custo.
Como um sistema de gestão pode ajudar
Fazer um plano de contas é muito importante para o controle da sua empresa, e para facilitar o trabalho dos responsáveis pela contabilidade, que precisam ter com clareza a identificação e classificação de todas as movimentações financeiras.
Por isso, é essencial que sua empresa consiga ter uma boa organização dessas transações.
Dessa forma, fica mais simples de entender as entradas e saídas mais recorrentes, a estrutura financeira e os ciclos das contas, auxiliando em suas classificações.
Para garantir que as informações e dados sejam verdadeiros a corretamente apurados, um sistema de gestão é fundamental.
Com um ERP completo você tem o registro de tudo que acontece na empresa, além de ter a chance de automatizar muitos processos, reduzindo o risco de erro humano.
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Conclusão
Ter um plano de contas é fundamental para você controlar todas as movimentações financeiras da sua empresa, padronizando as classificações e facilitando o entendimento.
Sem isso, cada profissional pode agrupar ou desagrupar da maneira que quiser, e você poderá ter informações equivocadas ao comparar seus resultados com diferentes períodos.
Além disso, o plano de contas referencial é uma obrigação de toda empresa.
Você pode seguir o padrão estabelecido pela Receita Federal, ou criar um próprio, que faça sentido para sua empresa, desde que seja possível fazer um “de/para” que cumpra os requisitos exigidos.
Então, não perca mais tempo e organize o seu plano de contas agora mesmo. Para ajudar no registro dos dados, facilitando o entendimento de todas as suas transações, conte com um sistema para gestão financeira.
Automatizar processos e assegurar a integridade de suas informações é essencial para que suas decisões seja assertivas.
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