Controle de processos é uma forma de analisar os macroprocessos da empresa, buscando falhas e oportunidades de melhorias, otimizando recursos, aumentando a produtividade e a qualidade dos produtos ou serviços.
Um bom controle de processos é fundamental para que a empresa possa se adaptar ao mercado, de acordo com suas necessidades e exigências, oferecendo produtos e serviços de qualidade.
O controle de processos permite a melhoria contínua e melhor alocação de recursos financeiros e humanos. O objetivo é reduzir falhas, padronizar atividades e operações, além de automatizar processos recorrentes.
Quer saber como otimizar os processos da sua empresa? Leia o artigo: Como utilizar o Ciclo PDCA na otimização de processos da empresa.
Ter acesso ao controle de processos, possibilita ao gestor tomar decisões com base em indicadores reais, medidos através da observação do funcionamento das operações e suas possíveis falhas. Ao identificar as causas dos problemas, os processos podem ser revistos e alterados sempre que preciso.
Neste artigo, você vai aprender:
- O que é controle de processos?
- Qual é o foco da gestão de processos?
- O que é um sistema de controle de processos?
- Benefícios do controle de processos
- Como implementar um controle de processos em 5 passos
Boa leitura!
O que é controle de processos?
Controle de processos é uma forma de permitir a melhoria contínua e a padronização de produtos e serviços.
O controle de processos é uma forma da empresa criar, analisar e evoluir os macroprocessos essenciais para o seu desempenho. Assim, pode se adaptar às novas necessidades e realidades de mercado, revisitando seu fluxo de trabalho.
Além disso, é uma forma de esclarecer os papéis, responsabilidades e compromissos de cada setor, criando uma relação e uma comunicação transparente e integrada.
Com um bom controle de processos, também é possível padronizar atividades e documentações da empresa. Assim, mesmo que exista rotatividade de pessoal, a qualidade do produto ou do serviço oferecido não será impactada.
O principal objetivo do controle de processos é permitir a melhoria contínua dos fluxos de trabalho e entregas da empresa, aumentando sua percepção de valor frente aos consumidores, reduzindo custos, melhorando seu desempenho e alinhando-se ao seu planejamento estratégico.
Existem algumas ferramentas e conceitos que explicam e exemplificam o controle de processos. Vamos falar deles agora:
Mapeamento de processos
O mapeamento de processos é, literalmente, um desenho de todos os macroprocessos e fluxos da empresa. Seu objetivo é identificar, graficamente, as interações e responsabilidades de cada setor.
A construção do mapa de processos permite que a equipe discuta novas alternativas para melhorar os fluxos de trabalho, permitindo mais qualidade em suas entregas.
Já o controle desse mapeamento pelos gestores possibilita a identificação de problemas ou oportunidades de melhoria nos pontos de maior tensão, ou nos processos mais falhos.
Dessa forma, o mapeamento de processos:
- transmite informação para todas as equipes, esclarecendo papéis e responsabilidades;
- orienta a empresa para a definição de metas e KPI’s;
- permite a avaliação dos processos, com foco na melhoria contínua;
- auxilia no controle dos macroprocessos.
BPM
Business Process Management, o BPM, pode ser traduzido como Gerenciamento de Processos do Negócio.
É um conjunto de técnicas que tem por objetivo melhorar os processos envolvidos na oferta de um produto ou serviço.
É uma ferramenta que analisa, de acordo com os objetivos estratégicos, os processos — tanto durante seu desenvolvimento, quanto após sua conclusão.
Esse controle de processos permite que as equipes trabalhem em maior sintonia, para que a melhoria contínua esteja presente em todas as entregas. O BPM é, portanto, fundamental para melhorar a percepção de valor do cliente, otimizar tempo e recursos, e orientar quanto às tomadas de decisão.
Controle estatístico de processos
Controle estatístico de processos é uma ferramenta de gerenciamento e identificação de falhas nos fluxos de trabalho. É uma ferramenta fundamental no controle de processos, pois, através de indicadores, permite medir e identificar aqueles que possuem mais não-conformidades da empresa.
Com o controle estatístico de processos é possível analisar a causa do problema, ajustando o que for necessário para que essas falhas não se repitam.
O controle de processos é a única forma do gestor identificar onde estão as falhas e obstáculos. É importante, pois o controle de processos permite que as melhorias aconteçam e sejam aplicadas.
Qual é o foco da gestão de processos?
Gestão de processos tem como objetivo principal otimizar sistemas e fluxos de trabalho, buscando a melhoria contínua e maior performance da empresa, com foco nas metas e objetivos estratégicos do negócio.
A gestão de processos permite que a empresa esteja em constante mudança, se adaptando às novas exigências e necessidades que se apresentam, cada vez com maior velocidade.
Para isso, empresas utilizam tecnologia da informação e automação industrial para otimizar seus processos. Com isso, conseguem aumentar a produtividade e garantem a qualidade e padronização dos produtos e serviços, reduzindo custos.
Além disso, é uma forma de esclarecer os papéis e responsabilidades de cada profissional, mostrando o fluxo de processos e melhorando a comunicação entre os setores.
A gestão de processos permite que gestores acompanhem o andamento das atividades e tomem decisões com base em indicadores reais. Isso permite ajustar o fluxo sempre que necessário.
O que é um sistema de controle de processos?
Sistema de controle de processos permite criar, analisar e ajustar os macroprocessos da empresa.
O sistema de controle de processos é uma forma da organização controlar os processos, garantindo produtividade e qualidade nas atividades.
Conhecido como workflow, o sistema de controle de processos tem como objetivo esclarecer atividades e fluxo dos macroprocessos. Assim, ele define responsabilidades, hierarquias e facilita a comunicação entre os setores.
O sistema de controle de processos pode ser implementado de forma manual. Utiliza-se um fluxograma e uma planilha do Excel, por exemplo. Também através de sistemas online, integrados com outras áreas da empresa.
Essa é a forma recomendada, já que evita erros humanos e facilita o acesso de todos os responsáveis. Assim, a empresa oferece maior transparência a toda sua equipe, e permite uma análise integrada dos indicadores de performance.
Alguns sistemas ERP oferecem funções para gerenciamento e controle de processos. O Bom Controle, por exemplo, tem o módulo BPM, que permite criar, analisar e ajustar processos de forma simples e automatizada.
Benefícios do controle de processos
A transformação da indústria gerou muitos desafios e novas oportunidades. A tecnologia permite às empresas melhorar seus processos, a qualidade de seus produtos e até sua performance. Assim, reduz erros humanos e garante um padrão de entrega.
Para isso, o controle de processos é essencial. Quando a empresa tem seu fluxo e macroprocessos claros, fica mais fácil observar e ajustar o que for preciso com antecedência.
Além disso, o controle de processos permite que qualquer pessoa comece em uma função, executando sua atividade dentro do esperado. Dessa forma, a curva de aprendizagem é muito menor do que seria, se não houvesse nenhuma documentação clara.
Os principais benefícios do controle de processos são:
Maior produtividade
Naturalmente, toda atividade que puder ser automatizada tem como maior benefício a otimização de tempo e, com isso, geração de uma maior produtividade.
O controle de processos e a automação permitem que certas atividades sejam feitas com mais velocidade, aumentando a capacidade de entrega daquele setor. Também reduz as possibilidades de erros, já que a automatização oferece uma maior segurança.
Imagine, por exemplo, o preenchimento de uma longa planilha: puxando dados de forma automática de outros sistemas integrados, a chance de algum número ser preenchido errado é muito menor do que se fosse realizado de forma manual.
Controle de processos traz redução de custos
Com o controle de processos e a automatização, os custos são reduzidos, já que diminuem os erros, as refações e o tempo de trabalho.
Você pode alocar os recursos (financeiros e humanos) em outras atividades ou processos mais rentáveis, e focar a energia dos gestores na análise de dados que permitam maior lucratividade e rentabilidade, ao invés de focar em questões mais operacionais.
Qualidade
Pensando, ainda na redução da chance de erro humano, é fácil perceber que o controle de processos auxilia na qualidade do produto ou serviço oferecido. Isso porque existe um padrão definido que deverá ser cumprido, independentemente de quem tiver assumido a atividade.
Com isso, mesmo que exista uma grande rotatividade de pessoal na empresa, a qualidade do produto se mantém.
Padronização
A padronização é um benefício do controle de processos e é essencial para uma empresa que procura aumentar sua produtividade e reduzir os custos.
Quanto mais fácil e seguro seja para garantir o padrão de produção ou execução das atividades, maior será seu controle gerencial, incluindo questões como compras, estoque e estratégias de marketing.
Como implementar um controle de processos em 5 passos
Uma empresa que tem como base a gestão de processos, consegue um melhor controle de processos mais facilmente.
Para melhorar o controle de processos da sua empresa, procure implementar uma gestão de processos. Com uma visão gerencial em cima de cada macroprocesso do seu negócio, ficará mais simples manter o controle.
Abaixo, apresentamos cinco passos para você começar a controlar os processos. Você pode aplicá-los independentemente do segmento da sua empresa: processos industriais, administrativos, de produto ou de serviço.
Vamos começar?
Passo 1: faça um mapeamento de processos
O primeiro passo antes de começar a controlar seus processos, é desenhar quais são esses processos. O mapeamento de processos serve para que todo o fluxo dos principais processos e atividades da empresa sejam observados e analisados.
Com isso, fica mais fácil identificar pontos de maior atenção e impacto para o negócio.
Passo 2: automatize seus processos
A tecnologia está aí para ajudar. Não abra mão disso.
Automatizando seus processos você ganha tempo, o que resulta em maior produtividade e menor custo. Qualquer coisa que você precise fazer repetidamente pode ser automatizada.
Então, busque ferramentas, sistemas e tecnologias para automatizar seus processos, industriais ou não. Você pode, por exemplo, automatizar processos administrativos, como a gestão financeira ou controle de estoque, através de sistemas de gestão próprios para isso.
Passo 3: defina seus KPI’s
Para controlar seus processos e entender onde eles podem ser melhorados, é preciso que você tenha indicadores de performance que orientem essa análise.
Qual a meta e os objetivos estratégicos da sua empresa? Que indicadores fazem mais analisar, para encontrar os melhores resultados para seu negócio? Como você pode medir se um determinado processo está adequado ou coerente com os objetivos da empresa?
São perguntas que você precisa esclarecer para, então, definir seus KPI’s, que servirão como norteadores do seu controle de processos.
Passo 4: monitore equipes e indicadores
Com o sistema de gerenciamento de processos ativo, processos mapeados, indicadores definidos e atividades automatizadas, os gestores devem fazer o monitoramento. Controle o desempenho das equipes, com base nos KPI’s escolhidos.
Passo 5: atualize seu mapeamento
O seu mapeamento de processos só será útil se estiver atualizado. Após o monitoramento, é preciso ajustar os processos internos e rever de maneira crítica seus departamentos e seu pessoal. Com isso, o seu mapa de processos sofrerá alterações.
Mantenha-o sempre atualizado para que a sua análise e tomada de decisão não sejam prejudicadas.
Conclusão
O controle visa a melhoria contínua, permitindo que a empresa se adapte ao mercado sempre que preciso.
O controle é fundamental para empresas de qualquer segmento. Para os processos industriais, existem controladores automáticos que garantem o padrão de produção. Mesmo em atividades administrativas, os processos podem ser controlados por sistemas integrados, como um ERP.
Como principal benefício, o controle de processos apresenta a melhoria contínua, e isso envolve o aumento da produtividade, a redução de custos e o alinhamento dos processos com as metas estratégicas da empresa.
Para iniciar o controle de processos em sua empresa, o primeiro passo é fazer o mapeamento de processos. É através desse fluxo que você entenderá todas as conexões entre os setores.
O acompanhamento contínuo dos processos é o que irá permitir que gestores tomem decisões com base em indicadores reais.
Por isso, o controle de processos é importante para que a empresa possa estar, sempre, buscando melhorar a qualidade de suas entregas e aproveitar melhor seus recursos — financeiros e humanos —, conquistando objetivos estratégicos e alinhada ao seu propósito.
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