Previsão orçamentária é um planejamento de gastos que prevê investimentos, custos e despesas, dando um panorama na situação financeira da empresa a médio e longo prazo, direcionando a tomada de decisões.
Assim como uma empresa costuma fazer um planejamento estratégico anual, ela precisa projetar resultados de forma a criar cenários pessimistas, neutros e otimistas, antecipando potenciais desafios e tomando decisões com mais assertividade.
No caso do departamento comercial, por exemplo, uma projeção de vendas é fundamental para orientar a produção e o time de vendas.
Leia também: Projeção de vendas – qual a importância no seu negócio e como fazer
Já o financeiro precisa ter uma previsão orçamentária, por departamento ou setor, de forma a prever as movimentações financeiras que vão influenciar no resultado da empresa.
Bastante conhecida em contextos como administração de condomínios ou, mesmo, planejamento financeiro familiar, a previsão orçamentária deve fazer parte da estratégia de um negócio.
Saiba tudo sobre o assunto e entenda como fazer a sua! Neste artigo, vamos abordar:
- O que é previsão orçamentária
- Tipos de previsão orçamentária
- Para que serve a previsão orçamentária de uma empresa
- Vantagens da previsão orçamentária para empresas
- Como fazer uma previsão orçamentária em 6 passos
- BÔNUS: Conte com um sistema para melhorar sua gestão financeira
Boa leitura!
O que é previsão orçamentária
A previsão orçamentária é um planejamento financeiro fundamental para empresas de qualquer porte ou segmento.
Previsão orçamentária é isso que o nome já sugere; uma previsão, ou projeção, das movimentações financeiras que serão necessárias para manutenção de uma empresa.
Segundo o dicionário Priberam, orçamento é definido como:
- Conjunto das receitas e das despesas de um particular, de uma família, de um grupo, de uma empresa, de uma coletividade;
- Quantia de que se dispõe;
- Custo estimado de algo.
Portanto, fazer uma previsão orçamentária significa listar todas as possíveis despesas, custos e investimentos, aliando esses gastos com a projeção de receitas. Assim, temos um planejamento financeiro que dará uma boa ideia do que o futuro reserva para a empresa.
Além disso, a previsão orçamentária apóia o planejamento de cada departamento, já que todos saberão, exatamente, a quantia disponível para investimento em ações, contratações de empresas, compras de equipamentos, entre outras.
Tipos de previsão orçamentária
Vemos a previsão orçamentária sendo utilizada de forma bastante clara e comum em 4 ambientes principais. São eles:
Previsão orçamentária pessoal
Essa é fácil: refere-se àquele planejamento familiar, em que se estabelece limites para gastos, metas para receitas, percentual para investimento ou lazer, enfim.
Com o crescimento do número de investidores e a popularização de “coachings” financeiros, o conceito de previsão orçamentária e planejamento financeiro pessoal está cada vez mais claro para todos.
Previsão orçamentária para condomínios
A previsão orçamentária é muito utilizada no contexto de condomínios. Isso porque ela é essencial para que a administradora possa calcular o valor das cotas, ou seja, quanto cada proprietário deverá pagar de condomínio.
Se você mora em apartamento, deve ser estar acostumado com a apresentação da previsão orçamentária, sempre ao final do período de gestão (geralmente, isso é feito anualmente).
Nessa previsão irão constar projeção de gastos com manutenção de equipamentos, jardim, folha de pagamento, fundo de reserva, entre outros. O cálculo pode ser feito com base no histórico recente, acrescido de uma taxa de inflação, por exemplo.
Previsão orçamentária de empresa
A previsão orçamentária de uma empresa difere um pouco da previsão de condomínios, porque, no segundo caso, a receita virá para cobrir a previsão.
Já no caso da empresa, a previsão de receita precisa estar alinhada com a previsão orçamentária de forma a evitar um resultado negativo ao final do período.
A previsão orçamentária de uma empresa auxilia na visualização de potenciais riscos ou oportunidades, além de direcionar os diferentes setores para que possam tomar suas decisões com base em algo concreto.
É mais fácil escolher prioridades se você tem um limite de orçamento para investir nesses projetos, certo?
Previsão orçamentária pública
Já a previsão orçamentária pública é um planejamento financeiro do Governo, que serve, também, como um compromisso assumido com a população para destinação dos recursos públicos.
É aqui que o Governo assumirá direitos e deveres em relação à destinação de orçamento para diferentes projetos, de áreas variadas, como saúde, educação, cultura, entre outros.
Para que serve a previsão orçamentária de uma empresa
A previsão orçamentária oferece autonomia aos diferentes departamentos da empresa.
A previsão orçamentária em uma empresa serve para aproveitar melhor os recursos financeiros do negócio, destinando verba para investimentos e limitando custos e despesas.
Assim, é possível prevenir possíveis desafios, enfrentar crises com mais segurança e evitar resultados negativos no negócio.
Com a previsão orçamentária é possível, também, dar autonomia aos departamentos da empresa, que poderão tomar decisões e administrar o seu orçamento com base em suas necessidades e prioridades.
Vantagens da previsão orçamentária para empresas
Você já entendeu o que é previsão orçamentária e porque ela é importante para a empresa. Mas, para reforçar, listamos, abaixo, as principais vantagens de trabalhar com esse modelo de planejamento.
Com certeza, depois disso, você nunca mais deixará de fazer uma previsão orçamentária para o seu negócio — mesmo que você seja um microempreendedor individual.
Controle dos gastos
Imagina que você tenha R$ 10 mil em caixa, e comece a comprar insumos e pagar contas conforme elas aparecem, sem controle. É muito provável que você acabe comprar coisas a mais, sem limites, e o dinheiro acabe antes de você comprar itens essenciais para a empresa.
Com a previsão orçamentária você pode estipular metas para diferentes categorias de contas. Assim, consegue controlar melhor as despesas e impedir gastos desnecessários que farão extrapolar o orçamento.
Antecipação de crises
Com uma visão a longo prazo de receitas e despesas, você pode se preparar para momentos difíceis.
Primeiro, porque poderá observar os pontos de baixa comercial, e controlar melhor o orçamento para manter as contas em dia. Segundo, porque pode prever um fundo de reserva para cobrir eventuais quedas no faturamento.
Tomada de decisões assertivas
Sem controle ou possibilidade de visualizar de onde vem e para onde vai o seu dinheiro, fica muito difícil decidir áreas que merecem investimentos ou cortes.
Dessa forma, a previsão orçamentária auxilia na tomada de decisões, já que permite uma organização dos dados e uma readequação dos orçamentos conforme as necessidades surgirem.
Apoio ao planejamento comercial
Outra vantagem importante é que a previsão orçamentária pode orientar o time comercial no seu planejamento.
Isso porque serve como referência dos períodos em que se prevê mais investimentos, por exemplo. Assim, a força de vendas pode planejar ações ou campanhas específicas para atender as necessidades financeiras da empresa nesses períodos.
A previsão orçamentária serve, também, para estipular metas de vendas.
Como fazer uma previsão orçamentária em 6 passos
O primeiro passo para a previsão orçamentária é ter suas contas organizadas.
Agora que você já entendeu a importância de ter uma previsão orçamentária na sua empresa, hora de colocar a mão na passa.
Com apenas 6 passos você poderá fazer a sua previsão, agregando mais ao plano financeiro do seu negócio.
#Passo 1: Organize suas contas a receber
Seja em uma planilha, seja utilizando um sistema de gestão (recomendado), você precisa ter organizadas todas as contas a receber, com datas de vencimento, responsável, forma de pagamento, entre outras informações relevantes.
Essa informação é necessária para que você tenha uma projeção de receitas a médio e longo prazo. Ainda que sejam vendas já realizadas e boletos já emitidos, ainda é projeção porque, infelizmente, a inadimplência existe e assombra a realidade dos empresários.
#Passo 2: Organize suas contas a pagar
Da mesma forma, é preciso organizar suas contas a pagar. Todas as despesas já programadas, como energia, aluguel, internet, folhas de pagamento, boletos de fornecedores, entre outras.
Procure, sempre, categorizar as despesas, de forma que você tenha uma visão clara do volume de gastos em cada área.
#Passo 3: Estipule uma reserva de emergência
Agora, é hora de pensar naquele plano B. Se tudo der errado, de onde tirar dinheiro para manter o negócio funcionando?
A reserva de emergência é fundamental para você enfrentar períodos de crise. Para construir um fundo de reserva, você deve estipular um valor mensal que será reservado para isso.
#Passo 4: Avalie o histórico do financeiro e planeje seu próximo ano
A melhor forma de começar a fazer uma previsão orçamentária e levantar o histórico do seu financeiro.
Assim, você terá base para definir os limites, as categorias de contas que precisam ser contempladas, e as metas.
Mas, se você não organiza essas informações e, por isso, não consegue histórico, não tem problema: comece com uma previsão orçamentária de curto prazo, vá ajustando aos poucos.
No entanto, lembre-se de começar a registrar todas as movimentações financeiras da empresa, para nunca mais ficar às cegas.
#Passo 5: Acompanhe de perto as inadimplências
Um ponto fundamental é que você acompanhe de perto suas contas a receber, de forma a identificar com agilidade as inadimplências.
Assim, ninguém é pego de surpresa na hora de pagar uma conta e ver que o caixa está negativo.
#Passo 6: Automatize seus processos
Por fim, mas com certeza não menos importante: automatize os processos na sua empresa!
Com a automatização você garante que as informações estarão sempre atualizadas, reduz chance de erros, melhora a comunicação entre departamentos e integra toda a empresa. Sem falar, claro, que melhora a produtividade e a qualidade de suas entregas.
Para o setor financeiro, a automatização é uma forma excelente de garantir a integridade e a confiabilidade dos dados, que servirão para a tomada de decisões, para análises e, claro, para a previsão orçamentária.
BÔNUS: Conte com um sistema para melhorar sua gestão financeira
Falando nisso, saiba que contar com um sistema ERP é a melhor maneira de você padronizar e automatizar processos.
Com o sistema ERP você controla e centraliza as informações de diferentes setores, como Compras, Vendas, Financeiro, Estoque, entre outros. Assim, o gestor tem uma visão completa e integrada do seu negócio.
Com os dados coletados pelo sistema de forma automatizada, e a partir dos relatórios gerenciais oferecidos pela plataforma, o gestor pode:
- Identificar oportunidades de melhorias ou vantagens competitivas;
- Tomar decisões relacionadas ao planejamento estratégico ou financeiro;
- Acompanhar os principais KPI’s do negócio;
- Identificar oportunidades para investimentos ou redução de custos, sem comprometer os resultados do negócio;
- Perceber potenciais falhas de processo, tomando ações corretivas em tempo hábil.
Portanto, além do ERP ser uma forma de automatizar processos, ele é também uma ferramenta fundamental para uma gestão de negócios eficiente, permitindo o crescimento sustentável dos resultados da empresa.
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O BomControle é um ERP completo, com diversos módulos que atendem a empresas de todos os segmentos e portes.
Integrando diferentes setores, de fácil acesso e com os dados guardados em nuvem, o ERP BomControle é a melhor opção para quem deseja profissionalizar sua gestão e ver seu negócio crescer.
Conheça as funcionalidades disponíveis:
Para conhecer o sistema, você pode experimentar as funcionalidades de forma gratuita por um período de 15 dias, e só paga se gostar. Faça um teste!
Conclusão
A previsão orçamentária da empresa depende de uma boa organização financeira.
A previsão orçamentária deve fazer parte da rotina do gestor de qualquer empresa, assim como o planejamento estratégico.
Como vimos, ela é fundamental para orientar a tomada de decisões, antecipar desafios e contribuir para o crescimento do negócio.
Para uma previsão orçamentária realista e fiel, é preciso manter as finanças organizadas. Assim, você constrói um histórico que pode servir como base para as previsões e projeções futuras, sem chutes.
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