Sistemas financeiros para pequenas empresas são fundamentais para um bom controle dos resultados do negócio, e para garantir a sustentabilidade da operação.
Afinal, sem uma boa gestão, você pode interpretar de forma equivocada os seus números, e acabar se vendo no prejuízo.
Nunca é uma boa hora para acumular dívidas, mas, em 2020, esse assunto tem um peso ainda maior. Isso porque estamos enfrentando uma pandemia que está sendo responsável pelo fechamento de milhares de pequenas empresas em todo o mundo.
Para a sua não fazer parte desta estatística, investir em um sistema financeiro é um bom começo.
Leia também: Capital de giro – 8 estratégias para conseguir capital (fugindo do banco!).
Neste artigo, vamos abordar:
- O que são os sistemas financeiros para pequenas empresas
- O que devem ter os sistemas financeiros para pequenas empresas
- Vantagens de contar com um sistema financeiro
- Diferenças de sistema financeiro entre pequenas e grandes empresas
- Qual o melhor sistema financeiro para pequenas empresas
- 5 dicas para escolher o seu sistema financeiro
Boa leitura!
O que são os sistemas financeiros para pequenas empresas
Sistemas financeiros para pequenas empresas são softwares que permitem a gestão das contas, como receitas e despesas.
Sistemas financeiros para pequenas empresas são programas que permitem a gestão das movimentações do seu negócio, como receitas e despesas.
Existem, atualmente, muitos coachings no universo das finanças, apoiando pessoas físicas para que consigam sua independência financeira. E um dos erros mais comuns nas pequenas empresas é a unificação de contas pessoais e profissionais.
Ou, ainda, aquela famosa retirada de caixa de um valor pequeno, só pra pagar o café da tarde ou a conta de luz da casa, que está vencida.
Se você se viu em algum desses cenários, fique atento: a falta de controle das despesas, assim como falhas no registro das entradas de dinheiro, é sinal de desorganização.
E nenhuma empresa é suficientemente sustentável sem organização. Especialmente financeira.
O que devem ter os sistemas financeiros para pequenas empresas
É verdade que você pode ter uma planilha de Excel super completa e eficaz. Mas, dependendo do volume de transações comerciais da sua empresa, ou mesmo do seu comprometimento em preencher a planilha, ela pode acabar sendo um tiro no pé.
Assim, o sistema financeiro visa otimizar os processos, automatizando a entrada de dados através de uma integração entre os departamentos.
Portanto, um bom sistema financeiro para pequenas empresas deve ter, entre outras coisas:
- Integração entre setores;
- Atualização automática e em tempo real;
- Relatórios analíticos e personalizáveis;
- Integração com sistemas para emissão de notas fiscais eletrônicas;
- Fácil visualização dos principais indicadores de performance;
- Documentações, como fluxo de caixa e Balanço Patrimonial;
- Disponibilidade de acesso a qualquer momento e por qualquer dispositivo;
- Categorização de despesas e receitas.
Vantagens de contar com um sistema financeiro
Um sistema financeiro auxilia na redução de custos, controle orçamentário e redução da inadimplência.
Sistemas financeiros trazem uma série de vantagens para as pequenas empresas, que vão muito além do simples “ter as contas em dia”.
Separamos, abaixo, alguns dos principais benefícios que você conta ao investir neste tipo de ferramenta. Confira:
#1 Redução de custos
Sem dúvida, um dos principais benefícios do sistema financeiro é a possibilidade de avaliar os custos e, com isso, observar as despesas em excesso.
Ainda que possa ser um investimento, contratar um sistema financeiro é uma forma de você economizar a longo prazo, aumentando a saúde financeira da sua pequena empresa.
#2 Previsão orçamentária
Outro ponto importante é a possibilidade de ter um histórico, que vai servir para projeções futuras. Se você não tem controle algum sobre suas receitas e despesas, como poderia fazer um planejamento financeiro para o próximo ano?
Não vale chutar: você precisa ter um ponto de partido confiável para garantir que o seu negócio será sustentável.
#3 Previsibilidade de receita
Da mesma forma como acontece com as despesas, o sistema financeiro permite uma projeção de receitas.
Além disso, é uma forma de avaliar os períodos de mais ou menos vendas, identificando sazonalidades que podem ser relevantes para a performance do seu negócio (ou trazer novas oportunidades!).
#4 Redução da inadimplência
Você pode nunca ter se dado conta, mas o sistema financeiro auxilia na redução da inadimplência. Isso porque você terá registrado as datas de pagamento de cada venda, e poderá lembrar os clientes quando elas estiverem próximas.
Outra forma de reduzir os inadimplentes é buscando negociações ou contato logo em seguida ao vencimento. É neste prazo que os clientes tendem a pagar as contas, mas se você estiver desatento e perder a chance, pode sofrer para receber o seu valor.
Leia também: Controle a Inadimplência com uma Régua de Cobrança – Saiba como fazer.
#5 Tomada de decisões assertivas
Assim como para as projeções, você precisa ter dados corretos e confiáveis para tomar decisões em relação ao seu negócio.
E pode ser sobre os mais variados assuntos, como:
- Vale a pena manter este produto em seu portfólio?
- Qual produto você pode oferecer desconto, sem prejudicar seu financeiro?
- Em que áreas você pode reduzir custos, se necessário?
- Você tem dinheiro para investir em novos equipamentos agora?
- Que retorno esse investimento trará ao seu negócio?
Essas são somente algumas das inúmeras perguntas que você pode se deparar no dia a dia. Com um sistema financeiro para pequenas empresas, você tem condições de respondê-las com segurança.
#6 Otimização de tempo
Lembra quando falamos da planilha de Excel? Imagine ter que preencher, manualmente, todas as entradas e saídas financeiras da sua pequena empresa? Dá trabalho, mesmo que não sejam tantas.
E, convenhamos: você tem mais coisas para se preocupar. Não faz sentir usar o seu tempo para algo tão operacional, que pode ser feito de forma automatizada!
#7 Imagem da marca
Uma empresa organizada em todos os seus processo transmite uma mensagem mais profissional, tanto para os seus clientes quanto para fornecedores e funcionários.
Então, se você valoriza o seu nome e a trajetória do seu negócio, vale investir em ferramentas que fortaleçam sua marca.
#8 Confiança a investidores
É sempre bom estar preparado para caso surjam oportunidades, né? Sejam de investimentos, seja de solicitação de empréstimo, ter a vida financeira da empresa bem organizada em um sistema é fundamental.
Primeiro, porque mostra o profissionalismo do negócio e transmite mais confiança na hora de ceder um crédito ou investir.
Segundo, porque permite fidelidade das informações, de modo que os analistas possam conhecer o histórico da empresa e fazer projeções com base nesses dados.
Diferenças de sistema financeiro entre pequenas e grandes empresas
Neste artigo, estamos falando em sistemas financeiros para pequenas empresas. O foco no micro e pequeno empreendedor é porque sabemos que, muitas vezes, este tipo de negócio não investe em ferramentas que auxiliem o seu trabalho.
É claro que uma grande empresa, com operações complexas, precisa de um sistema financeiro. Faz parte do seu crescimento, inclusive.
Sistemas financeiros para grandes ou pequenas empresas não tem grandes variações. Pode mudar o formato (online para pequenas, instalado no computador para grandes, mas isso não é regra), mas não as funcionalidades.
Então, entenda: grandes empresas já sabem que precisam de sistemas financeiros e outros sistemas de gestão para manter seus resultados. Mas os pequenos trabalham anos e anos num cenário mais amador, quando o assunto é gestão.
Está na hora de se espelhar nos grandes, não é mesmo?
Qual o melhor sistema financeiro para pequenas empresas
Sistemas financeiros online são modelos ideais para as pequenas empresas.
Como mencionamos, existem diversos sistemas financeiros para pequenas empresas disponíveis no mercado.
Desde opções para compra e instalação direta nas máquinas (um modelo mais antigo de funcionamento), quanto sistemas online, com contratação mensal por usuário, por exemplo.
Os sistemas online têm uma grande vantagem: por terem os dados armazenados em nuvem, ficam disponíveis para acesso de qualquer dispositivo.
Ou seja: você pode entrar e conferir relatórios, fazer lançamentos ou checar os resultados do seu negócio a qualquer momento, no computador da sua empresa ou no celular, sentado no sofá da sua sala.
Além da segurança oferecida, é uma comodidade importante para atender as necessidades dos dias atuais.
Outro ponto que merece destaque é o custo: diferente dos softwares que você precisa comprar licença, o sistema online permite que você pague um valor reduzido pelo uso, como uma espécie de “aluguel”.
O próprio sistema evolui, com o passar do tempo, e você vai contando com as atualizações de forma automática, sem depender de novas instalações ou precisar de um suporte técnico para fazer este atendimento.
Agora, dentre os modelos online que existem no mercado, vale destacar o sistema financeiro do BomControle.
Enquanto alguns sistemas são focados especialmente no módulo financeiro, o BomControle conta com funcionalidades completas e integração entre departamentos, sendo um ERP completo para o seu negócio.
Conheça o sistema financeiro do BomControle e faça um teste gratuito!
5 dicas para escolher o seu sistema financeiro
Já entendeu que você precisa de um sistema financeiro para gerenciar melhor os resultados da sua pequena empresa, mas ainda não sabe qual escolher?
Vamos trazer 5 dicas para que você saiba o que é importante considerar antes de contratar o seu sistema. Assim, você terá mais condições de avaliar as opções disponíveis no mercado e investir naquela que melhor atenderá as suas necessidades.
#1 Considere integrar seus processos
É claro que um sistema financeiro que atenda somente as atividades deste setor já é melhor do que nada. Mas, não seria muito mais inteligente optar por modelos que permitam a integração entre departamentos, automatizando ainda mais os seus processos?
Bom o BomControle, por exemplo, você tem módulos de Vendas e Estoque integrados ao Financeiro. Assim, ao realizar uma venda, automaticamente o produto sai do seu inventário de estoque e o valor é lançado no seu contas a receber.
O mesmo acontece para compra de materiais ou produtos: você lança a compra, o valor cai no seu contas a pagar e o material entra no seu estoque.
Além de Vendas e Estoque, o BomControle ainda conta com módulos para Gestão de Processos, CRM e ServiceDesk (atendimento ao cliente), sendo uma opção completa para melhorar a gestão da sua pequena empresa.
#2 Invista na segurança
Segurança da informação é fundamental para manutenção do seu diferencial competitivo. Ninguém quer seus dados expostos a todos, muito menos os estratégicos ou financeiros.
Por isso, considerar a segurança oferecida pelo sistema é um passo importante da contratação. Sistemas online, com armazenamento em nuvem, são mais seguros e permitem acesso a qualquer momento, pelas pessoas autorizadas por você.
E quanto falamos em segurança não é, apenas, por questões de invasão ou roubo de dados. Imagine você ter um sistema no seu computador, e, do nada, o computador estraga (isso acontece o tempo todo).
Sem chance de fazer backup, você pode perder todo o histórico da sua empresa. Além de, claro, perder tempo fazendo toda a configuração e implantação do sistema novamente, em uma nova máquina.
#3 Opte por quem evolui
Atualizações são importantes para manter o sistema sempre funcional, e melhor.
Sistemas online costumam ter melhorias constantes, com pequenas evoluções, como implementação de novas funcionalidades, ou atualizações para maior segurança, melhor usabilidade e outras melhorias.
Considere sistemas que fazem essa rotina de manutenção e que não exigem conhecimento ou profissional responsável para publicação dessas atualizações.
#4 Preveja escalabilidade
Começar a utilizar um sistema financeiro pode ser desafiador. Você precisa fazer todos os lançamentos e configurações necessárias para começar a fazer sentido aquele investimento.
Com o tempo, sua empresa começa a ter um histórico importante para alimentação de relatórios, e você passa a usar o sistema como uma fonte de dados para a tomada de decisões.
Por isso, você não deve precisar recomeçar tudo sempre que sua empresa crescer ao ponto do sistema ficar obsoleto.
O ideal é que você escolha, desde já, um sistema que permita o seu crescimento e possa ir “crescendo” com você: seja aumentando o número de usuários, seja evoluindo nas funcionalidades oferecidas.
#5 Avalie o atendimento
Por fim, nossa dica é sobre atendimento. Mesmo que o sistema tenha atualizações automáticas e você precise contar muito pouco com uma equipe de suporte, é fundamental que esse atendimento seja positivo, quando for o caso.
Seja para tirar dúvidas operacionais, de uso da ferramenta, seja para orientações e dicas de como melhorar a gestão do seu negócio: uma equipe de pós-vendas acessível vai fazer a diferença na sua experiência.
Conclusão
Um sistema financeiro pode ser integrado a outros departamentos, automatizando processos operacionais.
Sistemas financeiros para pequenas empresas são programas que apoiam a organização e controle de dados financeiros, como receitas e despesas.
A partir dele, o gestor pode ter fácil acesso às informações importantes do negócio, e aos principais relatórios e indicadores de desempenho, apoiando a tomada de decisões.
Um sistema financeiro online é a melhor opção, pela facilidade de contratação, atualizações constantes e disponibilidade de acesso a partir de qualquer dispositivo.
Opte por modelos que permitam integração entre setores e automatize, ainda mais, os processos da sua empresa. Conheça o BomControle!
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