A conciliação bancária nada mais é do que a comparação do fluxo financeiro interno da sua empresa com o extrato bancário, tendo como objetivo encontrar e resolver a diferença entre eles, fazendo com que seu controle financeiro reflita a realidade.
Você deve estar se perguntando: Mas afinal, esse processo é importante para a minha empresa? E a resposta é sim! A ausência da conciliação bancária na sua empresa pode causar inúmeras dores de cabeça.
Algumas podem ser mais fáceis de resolver, como a divergência de pequenos valores do fluxo financeiro com a conta bancária, possivelmente causado por um erro de lançamento no sistema. Já outras podem atingir dimensões catastróficas e com altos valores envolvidos, como no caso de fraudes.
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A conciliação bancária é uma boa estratégia para você aplicar no seu negócio e evitar problemas na relação de entrada e saída de dinheiro, minimizando possíveis prejuízos financeiros a sua empresa.
Neste artigo, você vai entender:
- Conciliação bancária: o que é?
- Qual o objetivo da conciliação bancária?
- Diferenças entre fluxo de caixa e conciliação bancária
- 4 passos para realizar o processo na sua empresa
- Principais dúvidas sobre a conciliação bancária
- Conheça o BomControle
Boa leitura!
Conciliação bancária: o que é?
A conciliação bancária é o ato de comparar e conciliar os extratos bancários com o fluxo financeiro interno da empresa. Esse processo permite que você controle todos os lançamentos da sua empresa e identifique possíveis falhas e divergências nas finanças.
Para facilitar o entendimento desse processo, vamos imaginar o seguinte exemplo: você possui um mercado. Em um dia, você vendeu R$ 1.000 no cartão de débito, no dia seguinte vendeu mais R$ 500 e no outro mais R$ 300. Todas as entradas foram registradas no seu fluxo de caixa, que pode ser feito em software de gestão financeira ou em planilhas manuais.
Ao fechar a semana, você precisará verificar se os 3 valores recebidos do seus clientes pelo cartão de débito, de fato, entraram na sua conta bancária. Para isso, você emite um extrato bancário, e o compara com as entradas registradas no seu fluxo de caixa.
Pronto, este processo é o que chamamos de conciliação bancária.
Mas aqui vai um ponto de atenção: é muito importante que, ao realizar o processo de conciliação bancária, os valores realmente estejam batendo. Assim, você garante a saúde financeira da sua empresa e assegura que não haverá nenhum susto inesperado.
É importante ressaltar que a conciliação bancária e o fluxo de caixa são dois processos distintos, porém ambos são de extrema importância e andam lado a lado para uma boa gestão financeira.
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Qual o objetivo da conciliação bancária?
O principal objetivo da conciliação bancária é averiguar a existência de erros no controle financeiro, confirmando se os valores de entrada e saída do fluxo financeiro estão de acordo com o valor do extrato bancário.
Este processo de verificação proporciona maior segurança e confiabilidade, pois possibilita a identificação de fraudes, torna o controle financeiro mais conciso e amplia o planejamento orçamentário, além de melhorar a previsão do fluxo de caixa.
Diferença entre fluxo de caixa e conciliação bancária
Ao ouvirmos o termo conciliação bancária é comum associarmos ao fluxo de caixa, e até mesmo acreditar que os dois processos desempenham a mesma função na empresa.
Porém, os dois conceitos têm papéis distintos e a relação entre eles é de dependência. Para facilitar a compreensão, vamos entender um pouco mais sobre os dois processos separadamente.
Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é o controle financeiro a partir de uma ferramenta de gestão, na qual são registradas todas as entradas e saídas de dinheiro em uma empresa.
Tem como objetivo oferecer informações relevantes para tomada de decisão, como no caso de redução de gastos operacionais e planos de investimento.
A gestão dessas movimentações é indispensável para garantir a saúde financeira da sua empresa, além disso, será a única forma de identificar se o negócio está dando lucro ou prejuízo.
Portanto, ter controle sobre suas finanças fará com que você tenha autonomia para criar planos de ação conforme o cenário do seu negócio.
Outro ponto importante sobre o fluxo de caixa é que ele precisa ser atualizado diariamente, evitando possíveis esquecimentos ou furos no caixa no final do mês. E isso vale para pequenas, médias e grandes empresas.
Vamos a um exemplo prático para facilitar a compreensão. Suponha que a sua empresa recebeu R$ 100 na venda de um serviço, e no final do dia você pagou a um fornecedor o valor de R$ 50.
Mesmo sabendo que no dia você teve um saldo positivo de 50 reais você precisará registrar a entrada e a saída. Ou seja: registra o valor de R$ 100 recebidos, e o pagamento de R$ 50 ao fornecedor.
Registrar a entrada e a saída do dinheiro trará a você duas grandes vantagens: você saberá que vendeu um novo serviço naquele dia, e saberá que já efetuou um pagamento parcial ou total a um dos fornecedores, criando um histórico valioso.
Esse é um ponto crucial para qualquer empresa e é importante que você tenha ferramentas adequadas para elaborar o fluxo de caixa da sua empresa para que não se perca nenhuma informação relevante. Um bom software de gestão é indispensável nessa hora.
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Conciliação bancária
Se o fluxo de caixa é o controle das entradas e saídas, a conciliação bancária é a comparação entre o extrato bancário da sua empresa com os controles financeiros internos.
Mesmo não sendo o mesmo procedimento, para realizar a conciliação bancária é importante ter um fluxo de caixa atualizado para que a averiguação e confirmação dos valores seja realizada de maneira correta e fidedigna.
Retomando o exemplo citado acima, se no dia 5 você recebeu a entrada de R$ 100 na venda de um serviço, realizando a conciliação bancária você poderá avaliar se de fato no dia 5 houve a entrada desse dinheiro na sua conta. O mesmo irá ocorrer para as saídas.
Por mais simples que pareça, esse processo pode garantir que a sua empresa não tenha surpresas indesejadas ou prejuízos irreversíveis.
4 passos para realizar o processo na sua empresa
Agora que você já conhece o conceito e as suas diferenças com o fluxo de caixa, vamos a um passo a passo simples de como fazer conciliação bancária que fará com que a sua empresa tenha muito mais segurança financeira.
1. Atualize diariamente o fluxo de caixa da sua empresa
Como mencionado anteriormente, atualizar o fluxo de caixa diariamente evitará possíveis falhas no fechamento do caixa no final do mês. Por isso, este é o primeiro — e necessário — passo para que você possa fazer a conciliação bancária na sua empresa.
Todas as movimentações precisam ser registradas no fluxo, desde pagamentos aos fornecedores, recebimentos de clientes, tarifas bancárias, pagamento de empréstimos do banco, pagamento de salários dos funcionários, entre outros.
2. Confirme o saldo no extrato bancário
O próximo passo desse processo é a retirada do extrato bancário, para que possa ser averiguado se os valores da conta são condizentes com os valores do controle interno da empresa.
Nesse primeiro momento, a análise é feita genericamente, tendo como necessidade apenas entender se o valor total presente na conta bancária é o mesmo registrado no fluxo de caixa. Valor averiguado? Vamos ao próximo passo.
3. Verifique detalhadamente os lançamentos
Com os valores confirmados, vamos aos detalhes dos lançamentos. Para isso, você precisa confirmar o dia dos lançamentos de entradas e saídas, e o valor desses lançamentos, conferindo se é o mesmo presente no seu fluxo de caixa.
Aqui é importante, também, você avaliar qual foi a forma de pagamento, pois isso poderá gerar uma pequena alteração em relação às datas em que o valor foi debitado ou creditado na sua conta.
4. Corrija possíveis erros de lançamento
Ao realizar a conferência, verificou a divergência em um dos lançamentos? Essa é a hora de corrigir!
Para isso, você precisará juntar todos os comprovantes, notas fiscais e boletos bancários da sua empresa e analisar um a um até encontrar a origem na divergência de valores.
Depois, é só atualizar o registro no seu fluxo de caixa para que tanto o fluxo quanto o extrato bancário tenham os mesmos lançamentos e valores.
Ao finalizar esse último passo, você terá feito a conciliação bancária da sua empresa de forma manual. Prefere um processo automatizado? Conte com um sistema de gestão financeira que ofereça este tipo de serviço, com o BomControle!
Principais dúvidas sobre conciliação bancária
Ainda que a conciliação bancária seja um processo fácil de ser realizado, na prática podem surgir algumas dúvidas, e para te auxiliar vamos sanar as dúvidas mais comuns sobre o assunto.
De quanto em quanto tempo preciso fazer o processo de conciliação bancária da minha empresa?
É indicado que você faça a conciliação bancária diariamente, logo após fechar o caixa diário da sua empresa.
Dependendo da rotina da empresa, é possível que ocorra um alto número de lançamentos diários, e realizar o processo diariamente fará com que você tenha uma maior confiança e não precise despender muito tempo realizando a atividade em um dia específico da semana.
Além disso, você poderá resolver possíveis divergências com maior facilidade e rapidez.
Quais lançamentos são mais relevantes na conciliação bancária?
Todos! É importante que todas as entradas e saídas de dinheiro estejam registradas na conciliação bancária. Isto vale tanto para valores baixos quanto para os mais altos.
Pensa assim, você gastou R$ 50 para a compra de materiais de escritório, e no mesmo dia efetuou um pagamento de R$ 100.
Se você não adicionar o gasto com os materiais de escritório, de forma separada, na conciliação bancária, você poderá achar que pagou um valor extra ao fornecedor, ou não entender a origem daquele pagamento.
Por isso, todas as entradas e saídas da sua empresa precisam constar na conciliação bancária!
E quanto às vendas via cartão de crédito e débito, elas entram na conciliação bancária também?
Como citado acima, todos os lançamentos são incluídos na conciliação bancária e isso engloba as vendas via cartão de crédito e débito.
No caso de utilização de plataformas para fazer a conciliação automática, o cruzamento dessas informações é incluído no procedimento. Isso porque a modalidade de crédito e débito possui diretrizes de controle da conciliação bancária.
Conheça o BomControle
O BomControle é um sistema completo de gestão para empresas de todos os portes. Com recursos inteligentes para facilitar a conciliação bancária.
As possibilidades são inúmeras, desde importar o extrato bancário para a conciliação, até a utilização do BomControle para interpretar o extrato do seu banco, por meio de palavras-chave.
Além disso, otimizamos o processo, minimizando a possibilidade de erros no controle financeiro e garantindo mais segurança para o seu negócio.
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Conclusão
A conciliação bancária é uma peça fundamental do seu negócio, e se realizada da maneira correta irá garantir a saúde financeira da sua empresa.
Essa tarefa, apesar de parecer fácil, quando negligenciada pode gerar surpresas desagradáveis e até grandes prejuízos significativos em situações mais graves.
A boa notícia é que se a conciliação bancária for realizada regularmente no seu empreendimento, a probabilidade de complicações financeiras diminui consideravelmente e você poderá descansar mais tranquilo com as finanças do seu negócio em dia.
O importante é garantir a qualidade da gestão financeira de sua empresa, e a conciliação bancária é uma das formas mais eficientes para isso, fazendo com que suas análises e projeções sejam ainda mais assertivas!
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