Desde que a tecnologia invadiu o mundo corporativo, as empresas deram um salto em relação à melhoria e ao controle dos processos. E grande parte disso se deve aos softwares de Enterprise Resource Planning (ERP ou Planejamento de Recurso Corporativo).
Se você está desenvolvendo um projeto de implantação de sistema ERP, precisa saber quais são os principais pontos para garantir o sucesso da operação. Isso porque a integração entre os departamentos só funcionará efetivamente quando todas as perguntas sobre as transformações provocadas por um sistema ERP forem respondidas.
Neste contexto, o artigo de hoje traz 8 questões que costumam pairar na mente de todo gestor ao desenvolver um projeto desse nível. Confira!
1. Por que é tão comum haver resistência ao sistema ERP?
Por melhor que seja para a empresa a integração de todos os setores, um projeto de implantação de sistema ERP pode enfrentar algumas resistências por parte das chefias ou até dos colaboradores. E é fácil entender o porquê.
Inicialmente, um sistema que integra todos os dados e processos de uma companhia movimenta demais os departamentos e exige o abandono de antigos hábitos de trabalho. Isso acaba afetando muitos cargos e culturas.
Pessoas que executam suas tarefas de uma mesma maneira há anos dificilmente estarão abertas a aprender tudo de novo. Essa é a principal razão para que haja resistência, dentro da própria companhia, a um novo sistema ERP.
2. O sistema ERP pode ser entendido como uma ameaça?
Para alguns colaboradores, o projeto de implantação de sistema ERP é uma ameaça. Esse sentimento acomete principalmente aqueles funcionários que têm suas rotinas de trabalho muito alteradas pela automação.
As modificações significativas que algumas funções sofrem acabam gerando um receio de que os softwares dispensem as atividades humanas. E essa desconfiança tem fundamento, uma vez que os sistemas ERP realizam inúmeras tarefas que antes só competiam aos funcionários.
Entretanto, cabe também a um projeto de implantação eficiente esclarecer e compreender os anseios de todos os personagens envolvidos. É preciso conduzir o processo sem causar pânico e trabalhar sobre a perspectiva de que a automação será uma aliada (e não um perigo).
3. Como mudar a cultura organizacional?
Trata-se de uma pergunta que tem muitas respostas. Isso porque não é nada fácil conduzir um processo de mudança na cultura organizacional de uma companhia que vem trabalhando de forma incorreta e improdutiva há muitos anos.
Mas podemos dizer que a transformação da cultura organizacional tem que começar com um grande comprometimento por parte da direção. É dela que deve partir a adoção completa do sistema ERP.
Com o empenho de diretores e gerentes no projeto, fica mais fácil conduzir as mudanças. Esse é o primeiro passo para transformar a cultura organizacional de uma empresa.
4. Como conseguir o engajamento de todos os funcionários?
Conduzir os processos de forma transparente é um bom começo para engajar seu quadro de funcionários, mas há questões práticas que devem ser consideradas. A mais elementar delas é formar uma equipe com membros de todos os setores.
Eles serão os responsáveis pelo acompanhamento de todo o projeto e a consequente instalação de cada módulo em seu respectivo departamento, seja contabilidade, marketing, compras, logística, estoque, recursos humanos, financeiro, faturamento, produção ou outro.
Em seguida, é preciso treinar, treinar e treinar. Ofereça capacitação para os envolvidos direta e indiretamente nas operações. Somente a conscientização fará com que seus colaboradores abracem todas as transformações provocadas pela implantação de um novo sistema de ERP.
A primeira semana de implantação de um sistema ERP é a mais complicada. Só a inicie quando estiver certo de que as equipes à frente do projeto estejam totalmente preparadas. Porém, há um detalhe importantíssimo: conte com uma consultoria comprometida.
Você precisará muito dela nos dias de implantação. Isso porque surgirão muitas dúvidas por parte dos colaboradores e, se elas não forem sanadas com rapidez, os demais setores podem ficar travados, uma vez que a integração é o grande trunfo do ERP. Um atraso no RH é suficiente para comprometer a contabilidade ou o financeiro — e assim por diante.
Logo, a escolha de uma empresa competente e com expertise no negócio, que ofereça suporte total durante o projeto e depois da implantação do sistema, é essencial. Essa assistência fará toda a diferença para que você colha os resultados da integração mais rapidamente.
6. Qual é a melhor metodologia para implantar um sistema ERP?
Existem duas metodologias adotadas pelas organizações: a big-bang e a small-bang. As diferenças entre essas formas de implantação do ERP você saberá a seguir.
Na big-bang, como o próprio nome já sugere, todo o sistema é implantado de uma vez só. Você se lembra da grande explosão que pode ter originado o universo? Pois é! A inspiração vem daí. Portanto, os módulos começam a operar simultaneamente em todas as divisões, setores ou fábricas da companhia.
Já o small-bang refere-se a quando os módulos começam a entrar sucessivamente e em etapas previamente definidas, embora o momento de integração em 100% dos setores seja inevitável.
7. Como reconhecer os benefícios da implantação de um sistema ERP?
Por mais trabalhosa que seja, a implantação de um sistema ERP é benéfica em todos os sentidos. A automação e a integração de dados são cruciais para que o negócio prospere e consiga reduzir seus gastos no geral. Somente um software ERP consegue:
- rever processos;
- eliminar gargalos ou retrabalhos;
- melhorar o controle das operações;
- gerar dados atualizados;
- fornecer informações em tempo real.
Por conseguinte, a tomada de decisões é largamente beneficiada pela implantação de um sistema ERP. Isso porque a integração dará elementos concretos para que a gestão escolha os caminhos mais apropriados à empresa.
8. Quanto tempo demora até que os resultados do ERP apareçam?
O ideal é que tudo seja feito de maneira prática e objetiva, para que o intervalo de tempo entre a aquisição do sistema e sua plena utilização possa ser reduzido. Todavia, é importante salientar que o desenvolvimento do projeto deve receber total atenção da gestão, para que o sistema atenda realmente às necessidades da corporação.
Em geral, as duas semanas iniciais são as mais complicadas. Mas, se for bem conduzido, o sistema ERP estará a todo vapor ainda no final de seu primeiro mês.
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