e-Social: entenda seu impacto e obrigatoriedade para empresas

Saiba como o e-Social deve ser implementado no seu negócio e adquira diferenciais para sua empresa.

Os gestores empresariais precisam estar atentos às obrigatoriedades das companhias que administram. No caso específico do Brasil, os problemas legais costumam ser comuns, especialmente quando não há domínio sobre as exigências de cada regime e obrigações tributárias. É nesse contexto que o e-Social merece maior atenção.

Empresas que já se adequaram a ele levam vantagem competitiva em relação às demais. Por isso, se esse tema ainda não foi assimilado no seu negócio, saiba que algumas informações essenciais podem ser o suficiente para gerar mudanças.

Confira na sequência quais são os impactos do eSocial e como se preparar para o programa. Continue a leitura!

O que é o e-Social e quais são os seus objetivos?

O eSocial é um projeto do governo federal. Ele foi colocado em prática no ano de 2014, instituindo uma plataforma online para empresas e pessoas físicas se cadastrarem e enviarem suas obrigações de natureza:

• trabalhista;
• previdenciária;
• fiscal.

Ao todo, o sistema unifica a entrega de 15 obrigações, simplificando assim o processo de contratação e reduzindo a burocracia.

Esse é o objetivo do e-Social: tornar mais simples o cumprimento das exigências do empregador.

Dessa forma, o envio de documentos pode ser feito digitalmente, em uma plataforma, viabilizando uma solução online e em tempo real.

Para os órgãos fiscalizadores, o benefício é ter à sua disposição uma ferramenta que gera transparência para os processos e facilita a sua ação.

Para os empregadores e profissionais, a vantagem está na simplicidade com a qual suas exigências legais podem ser cumpridas.

No geral, o e-Social precisa ser entendido como uma ferramenta bastante útil para facilitar o cumprimento das exigências legais por empresas e pessoas físicas, além da fiscalização pelos órgãos competentes.

Quais são as principais obrigações do e-Social?

CTPS

CTPS é a sigla para Carteira de Trabalho e Previdência Social. Ela funciona como um documento para registrar a vida profissional de um trabalhador. Além disso, garante a ele o acesso a alguns dos principais direitos trabalhistas. Entre outros, estão:

• seguro-desemprego;
• benefícios previdenciários;
• FGTS.

Seu lançamento ocorreu no dia 23 de novembro de 2019, pelo Governo Federal. A ideia é que o CTPS substitua a Carteira de Trabalho física.

Assim, os dados que aparecem na CTPS são aqueles informados ao e-Social, e isso facilita os processos nas empresas e ajuda a diminuir a burocracia.

CAT

A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) é um documento que obrigatoriamente precisa ser preenchido pelas empresas sempre que acontecem acidentes. No caso, se enquadram nessa categoria os acidentes:

• de trabalho;
• de trajeto;
• que trazem doenças ocupacionais;
• que causam a morte de um colaborador.

O CAT precisa ser entendido como o canal que informa a Previdência Social a respeito das ocorrências.

PPP

O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento criado para prestar informações a respeito das condições de trabalho do empregado.

Ele tem especial importância no que diz respeito a dados como a exposição a agentes nocivos à saúde.

Outras das principais obrigações acessórias enquadradas no e-Social são:

• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Comunicação de Dispensa (CD).

Quais empresas devem aderir ao e-Social?

Todas as empresas devem aderir ao eSocial, pois o sistema foi criado para unificar a entrega de informações referentes a questões trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Portanto, aquelas que não aderirem ao sistema estão sujeitas a multas e penalidades. Por esse motivo, é fundamental que todas as empresas e pessoas físicas que lidam com essas questões façam a adesão o quanto antes.

Como implementar o e-Social?

A implantação acontece conforme as datas definidas pelo programa. O cronograma de implantação do e-Social foi atualizado pela Portaria conjunta SEPRT/RFB n° 71, de 29 de junho de 2021.

Segundo ela, as fases de implementação são:

1. envio das informações referentes aos eventos das tabelas S-1000 a S-1080 do leiaute do e-Social;
2. envio das informações dos eventos não periódicos S-2190 a S-2420 do leiaute do programa, exceto dos eventos relativos à Saúde e Segurança do Trabalhador (SST);
3. envio das informações dos periódicos S-1200 a S-1299;
4. envio das informações dos eventos S-2210, S-2220 e S-2240, relativos à SST.

Quais são as multas e penalidades aplicadas às empresas que não cumprem as obrigações do e-Social?

É obrigatório fazer o envio dos dados até o fim do prazo. As empresas que não o fizerem ou que fizerem a entrega fora do prazo serão penalizadas.

O valor mínimo da multa é de R$ 425,64, sendo acrescidos R$106,40 por cada bimestre de atraso. Já o valor máximo pode chegar a R$ 42.564,00.

A aplicação das multas serve para garantir que as empresas cumpram com suas obrigações legais e enviem as informações necessárias ao governo.

Além disso, vale lembrar que as empresas que não cumprem essa as demandas de saúde e segurança do trabalho podem ter que pagar multas previstas nas Normas Regulamentadoras. Neste caso, variam conforme a infração cometida, podendo ser consideravelmente elevadas.

Por esse motivo, é essencial cumprir com todos os compromissos legais relacionados aos colaboradores.

Quais as dicas sobre o e-Social?

Por fim, atente-se às informações mais importantes a respeito do e-Social. Reunimos aqui aquelas que julgamos mais relevantes. Confira:

1. Entenda o funcionamento do programa

Como visto, o e-Social é um sistema criado pelo governo federal para unificar a entrega de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Ele funciona por meio de uma plataforma, na qual as empresas e pessoas físicas devem se cadastrar para enviar suas obrigações.

Para estar em dia com ele, o fundamental é se atentar às atualizações, procurando não ser surpreendido em relação a como o sistema funciona, quais informações são necessárias e quais são os prazos para envio.

2. Tenha toda a documentação em mãos

Para enviar as informações ao e-Social, é necessário ter toda a documentação dos funcionários em mãos.

Assim, defina uma organização para dados pessoais, contratos de trabalho, folhas de pagamento, entre outros. Certifique-se de que todas as informações estejam sempre atualizadas e corretas.

3. Obtenha um certificado digital

Para enviar as informações ao e-Social, é necessário ter um certificado digital válido. É isso que garante a autenticidade das informações enviadas. Por isso, ele é obrigatório para todas as empresas.

4. Use um sistema online confiável

É importante usar um sistema online confiável para trabalhar com o envio de dados para a plataforma. Um ERP (Enterprise Resource Planning) costuma ser uma boa opção.

O motivo é que ele permite a integração de diferentes áreas da empresa e facilita o envio das informações.

Portanto, tenha em mente que essas são apenas algumas orientações gerais. Pode ser necessário consultar um contador ou especialista para obter mais informações específicas sobre o assunto.

Agora que sabe o que é o e-Social e como ele funciona, não deixe de enviar o conteúdo para os colegas entenderem seu impacto nas empresas.