Gestão de processos é um conjunto de medidas que garante a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, através da padronização dos processos organizacionais.
Também conhecimento como gerenciamento de processos ou BPM (business process management), a gestão de processos é uma estratégia eficaz para empresas que desejam otimizar recursos e potencializar resultados.
A gestão de processos permite aos gestores obter um amplo conhecimento sobre a organização, possibilitando identificar pontos problemáticos, com foco na melhoria contínua.
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Para entender melhor a gestão de processos, continue a leitura. Além de apresentar o conceito e suas vantagens, também trazemos um passo a passo para te ajudar a implementar o gerenciamento de processos na sua empresa!
Neste artigo, você vai entender:
- Gestão de processos: o que é?
- Qual a diferença entre gestão por processos e gestão de processos?
- Vantagens da gestão de processos
- Fases da gestão de processos
- Como implementar uma gestão de processos em 5 passos
- Dica Bônus: Automatize sua gestão de processos
Boa leitura!
Gestão de processos: o que é?
Gestão de processos é uma forma de gerenciamento organizacional, baseado nos macroprocessos da empresa. Com uma visão sistêmica, esse modelo busca controlar cada processo, garantindo um padrão de qualidade e conquistando objetivos estratégicos.
Também conhecido como BPM (sigla para o termo, em inglês, business process management), a gestão de processos sistematiza processos organizacionais, conquistando maior eficiência na operação em sua totalidade.
Para entender o conceito de gestão de processos, antes é preciso compreender o que é um processo.
O que é um processo organizacional?
O processo organizacional é um conjunto de atividades realizados por uma determinada área, que procura gerar uma entrega de valor, seja para o cliente final, seja para outra área.
Por exemplo: para que uma fábrica seja capaz de produzir um determinado produto, ela precisa de matéria-prima.
Dessa forma, o setor de compras precisa de uma série de processos que permitam abastecer a fábrica com essa matéria, tais como: seleção de fornecedores, a negociação de valores e prazo de entrega, documentos de controle dos pedidos de compra, entre outros.
Contudo, outros departamentos também precisam se envolver (como o contas a pagar, por exemplo), para acertar valores negociados com o fornecedor, e também o estoque, com o controle e verificação do material recebido.
Assim, desde o desenho de um produto até sua venda para o cliente final, inúmeros processos organizacionais estão envolvidos, com diferentes setores e responsáveis.
Qual a diferença entre gestão POR processos e gestão DE processos?
Em suma, ao se falar em gestão DE processos, está se referindo ao controle e monitoramento dos processos organizacionais, de tal forma que eles funcionem corretamente, conforme os objetivos desejados.
No entanto, a gestão POR processos oferece à empresa uma visão mais ampla, inter-relacionando os departamentos e seus processos. Dessa forma, evita-se que os processos sejam “quebrados” entre setores, o que é comum acontecer em empresas verticais e departamentalizadas.
Além disso, o gerenciamento do processo no todo, independentemente do departamento envolvido, melhora a comunicação e o comprometimento das equipes, que entendem o impacto de suas atividades para outros setores ou responsáveis.
Vantagens da gestão de processos
A gestão de processos oferece diversos benefícios à organização. Abaixo, vamos destacar os principais — e temos certeza que será o suficiente para convencê-lo a implementar o gerenciamento de processos em sua empresa!
Confira:
Redução de custos
Quando é possível visualizar todos os macroprocessos da empresa, fica mais fácil identificar os potenciais de melhoria, inclusive no que se refere a desperdícios.
Ao identificar a raiz dos problemas, o gestor pode tomar decisões em relação aos processos, efetuando ajustes necessários e conquistando uma redução nos custos ou nas despesas.
Agilidade nas decisões
A gestão de processos também permite um controle por KPI’s, já que observa o valor entregue em cada processo, permitindo um monitoramento dos resultados.
Com isso, o gestor tem mais condições de tomar decisões, pois terá, como base, informações palpáveis e comprováveis.
Otimização de recursos
Ao observar os detalhes dos processos, o gestor conseguirá entender quais pontos estão demorando para entregar resultados, ou quais poderiam ser otimizados.
O mesmo serve para o uso de seus recursos, como pessoas e equipamentos. Ao observar o fluxo dos processos organizacionais e seus objetivos estratégicos, é possível buscar alternativas para otimizar tempo e recursos, e aumentar a produtividade da empresa.
Satisfação do cliente
O mapeamento e ajuste dos processos é uma forma de conciliar as demandas e expectativas dos clientes, com os objetivos da organização.
É preciso buscar um padrão de qualidade que atenda o mercado, ao mesmo tempo que permita o cumprimento das metas estratégicas da empresa.
Com essa padronização e foco no público-alvo, a gestão de processos conquista a satisfação e a fidelização dos clientes. Isso porque, com esse controle, a empresa é capaz de entregar valor.
Melhora na comunicação
Outro ponto importante na gestão de processos é a transparência em relação às atividades-chave da organização, para todas as pessoas envolvidas.
Um mapeamento de processos permite que todos conheçam a empresa e aprendam um pouco mais sobre o trabalho dos colegas. Isso gera empatia, melhora a comunicação e evita retrabalhos e até desvios de função.
Autonomia da equipe
Falando em desvio de função, a gestão de processos também dá autonomia aos funcionários, pois os faz entender claramente qual seu papel na empresa.
Conhecer suas responsabilidades, compromissos e o que se espera de cada profissional, permite que eles busquem novas oportunidades para melhorar seu desempenho e sua produtividade, gerando resultados positivos para a empresa.
Padronização dos processos
Gestão de processos é essencial para a padronização de cada um desses processos.
Imagine um departamento, com duas pessoas que trabalham há muitos anos na empresa. Elas já possuem um processo próprio, bem desenvolvido e claro para ambas.
No entanto, se essa atividade não estiver documentada, e essas duas pessoas saírem da empresa ao mesmo tempo, a nova equipe irá executar as tarefas de outra forma. Com isso, o resultado será, provavelmente, outro.
Em princípio, no que diz respeito à percepção de valor, essa variação pode até não gerar um impacto negativo para a empresa. Mas, sem dúvida, irá gerar impacto negativo na eficiência, pois uma nova curva de aprendizado e desenvolvimento precisará ser construída.
Dessa maneira, a padronização de processos é uma forma de garantir que as atividades sejam executadas conforme planejadas, independentemente das pessoas envolvidas. Com isso, é possível garantir produtividade e qualidade do resultado.
Automação eficaz
A automação é uma forma da empresa melhorar ainda mais sua produtividade e otimizar tempo e recursos. Ela permite que gestores e funcionários se concentrem nas atividades mais estratégicas, competência que não pode ser substituída pela tecnologia.
No entanto, a automação só funciona bem em uma empresa organizada. A gestão de processos permite que a empresa esteja suficientemente alinhada e preparada para ter processos automatizados.
Só assim a automação terá chances de funcionar como se espera, além de melhorar o desempenho das atividades organizacionais.
Existem sistemas que podem auxiliar na automação, como o BomControle, um ERP completo que também conta com um módulo para BPM.
Leia também: Entenda a diferença entre ERP e BPM e qual escolher para sua empresa.
Fases da gestão de processos
A gestão de processos é uma metodologia que apresenta seis fases em seu ciclo. São elas:
Planejamento
Na primeira fase, os gestores devem fazer um planejamento alinhado aos objetivos estratégicos da empresa.
Faça uma lista dos processos, observando se estão alinhados aos produtos e serviços oferecidos pela organização e busque identificar os indicadores de monitoramento dos seus resultados.
Análise
Na segunda fase, os processos levantados na fase anterior devem ser analisados. É momento de observar como se dão os processos existentes, analisando se estão de acordo com as demandas do mercado e com as estratégias do negócio.
Mapeamento
Com a análise dos processos, já é possível identificar os gargalos existentes no fluxo atual da empresa.
Liste todas as falhas e dificuldades encontradas e busque soluções para elas, desenhando um novo fluxo de processos que atenda esses gargalos, oferecendo melhorias na entrega de cada processo.
Este é um momento de desenhar, literalmente, todos processos da sua empresa. Antes de finalizar o esquema que representará sua gestão de processos, você deve simular cenários, fazer testes e protótipos, refinando o fluxo.
Implantação
Com o mapeamento dos processos realizados e o esquema gráfico concluído, é hora de implementar os novos processos conforme foram definidos e documentados.
Para apoiar essa implantação, é muito recomendado o uso de sistemas como o BomControle.
Monitoramento
Após a implantação, o monitoramento deve ser constante. Gestores devem acompanhar e controlar os processos, sempre buscando novos gargalos ou deficiências no modelo, sempre com o objetivo de implementar melhorias contínuas.
Melhoria
Com o monitoramento, novas necessidades irão surgir, e seus processos podem precisar de novas modelagens ou ajustes. Mantenha um mapeamento de processos sempre atualizado e em constante evolução.
Como implementar uma gestão de processos em 5 passos
Agora que você entendeu que a gestão de processos oferece muitos benefícios para a empresa, por que não utilizar esse gerenciamento em seu negócio?
É muito simples. Abaixo, ensinamos como implementar a gestão de processos em apenas 5 passos. É importante manter o controle de processos, monitorando os indicadores-chave com frequência e buscar oportunidades de melhoria constante.
Vamos lá?
#Passo 1: Faça um diagnóstico do cenário atual
Antes de começar qualquer mudança, é preciso conhecer a realidade da sua empresa hoje. Liste os processos da entrega do produto ou serviço, os sistemas de automação ou controle, e informações gerenciais importantes.
Você pode dividir os processos em três categorias e identificar aqueles com maior impacto para a empresa: primários, de suporte ou gerenciais.
#Passo 2: Formalize sua governança de processos
A governança de processos é um conjunto de políticas, documentações e responsabilidades que envolvem pessoas, tecnologias e processos.
É uma forma de padronizar a documentação e o modo de transformar ou mapear processos. Tudo isso para garantir que os envolvidos estejam cumprindo seu papel, conforme esperado.
#Passo 3: Faça o mapeamento dos processos
Após o estabelecimento das políticas e padrões, é hora de desenhar seus processos. Você deve conseguir visualizar o fluxo desses processos, identificando os diferentes níveis nessa cadeia: macroprocessos, subprocessos, atividades, entre outros.
Esse mapeamento é fundamental para se obter uma visão gráfica de todo o fluxo, permitindo a distribuição clara de responsabilidades, além de orientar quanto à identificação de falhas e gargalos.
#Passo 4: Redesenhe seus processos
Tendo o mapeamento de processos que melhor atenda à sua organização em mãos, é hora da implementação. Nessa fase, você precisará de uma gestão de mudança de qualidade, para que não existam resistências ou desconfiança por parte das equipes.
Uma comunicação clara e transparente é essencial para que todos entendam o objetivo por trás do redesenho dos processos. Os envolvidos são essenciais nesse momento e podem, inclusive, ajudar na hora de buscar soluções e ideias de melhorias.
#Passo 5: Monitore e atualize
Por fim, temos o monitoramento e atualizações constantes. A implementação da gestão de processos é um ciclo, você nunca poderá dizer que terminou.
Em suma, o monitoramento permite encontrar oportunidades de melhoria, redesenhar processos e alterar o mapeamento, quando necessário.
A gestão de processos permite um processo de melhoria contínua. Como resultado, oferece informações suficientes para identificar oportunidades e melhorar o desempenho da empresa.
Dica Bônus: Automatize sua gestão de processos
Uma forma de implementar a gestão de processos é através de sistemas que facilitem esse trabalho, como o BomControle. Utilizando o módulo para BPM do software, você cria, analisa e ajusta seus processos de forma simples e automatizada.
A ferramenta pode ser utilizada por quem já trabalha com a metodologia BPM, quanto por quem nunca desenhou um processo. Faça um teste gratuito!
Ao centralizar as informações no sistema, é possível ter melhor controle dos processos da empresa. Assim, você aumenta a produtividade, otimiza recursos e reduz custos.
Conclusão
Gestão de processos (ou BPM) é uma metodologia com o intuito de gerenciar o negócio com uma visão estratégica de processos essenciais para o sucesso da empresa.
Com o mapeamento e controle dos processos, é possível entregar valor ao cliente final. Dessa forma, é possível atender às expectativas do mercado e aos seus objetivos estratégicos.
Apesar da sua vital importância para que um negócio seja bem-sucedido, a gestão financeira ainda é muito negligenciada por donos e gestores de empresas. E essa postura pode ser fatal em um mercado competitivo como o atual.
Quer mais dicas de como melhorar a gestão da sua empresa? Confira os artigos que selecionamos para você:
- Backoffice: Como a tecnologia contribui para a Gestão Estratégica
- Mapeamento de Processos — Entenda o que é e como aplicá-lo
- Como utilizar o Ciclo PDCA na otimização de processos da empresa
- Controle de processos: o que é e o que sua empresa ganha com isso
- Controle estatístico de processo: o que é o CEP e para que serve?
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