O sistema contábil é uma plataforma para automatizar e centralizar as atividades operacionais do contador de uma empresa, reduzindo as chances de erros e aumentando a produtividade do setor.
Se a sua empresa ainda conta com intermináveis planilhas e papéis para gerenciar a contabilidade, saiba que existem sistemas no mercado que facilitam essa operação.
Assim como você pode profissional a gestão da sua empresa com sistemas específicos para registro e controle de informações estratégicas, os serviços contábeis também podem ser otimizados.
Por existirem tantas opções sendo oferecidas, fica a dúvida: qual o melhor sistema contábil e como escolher o sistema mais adequado à sua realidade?
Então, neste artigo, você vai entender:
- Sistema Contábil: o que é?
- Estrutura do Sistema Contábil
- Vantagens do Sistema Contábil na gestão
- Como escolher o melhor sistema contábil
- Sistema contábil grátis: vale a pena?
- Conheça o sistema contábil BomControle
Boa leitura!
Sistema Contábil: o que é?
O sistema contábil apoia o contador com a execução das tarefas mais operacionais.
O sistema contábil é uma ferramenta que automatiza as atividades operacionais do contador.
Com essa centralização dos dados e as demais funcionalidades do sistema, o profissional organiza melhor as informações e tem uma visão geral mais transparente sobre toda a empresa.
Com um bom sistema contábil, os profissionais podem aproveitar melhor o tempo para as questões mais estratégicas, deixando as atividades de rotina e manuais a cargo do sistema.
Leia também: Conheça as 7 vantagens da automatização de processos.
Dessa forma, a produtividade aumenta. E, com a automatização das tarefas, a chance de erros ou esquecimentos de lançamentos importantes é reduzida. O sistema contábil ainda oferece outros benefícios para a empresa, mas falaremos deles mais tarde.
Vamos, antes, entender como o sistema contábil pode ser estruturado, quais funções básicas oferecidas e os principais conceitos apresentados por ele.
Estrutura do Sistema Contábil
Como mencionado, existem, atualmente, uma grande variedade de sistema contábil disponível no mercado. Muitos já são online, com dados gravados em nuvem e acesso via navegador, sem a necessidade de instalar um programa executável em seu computador.
Mas, em geral, todos os sistemas oferecem:
- Importar notas fiscais;
- Escrituração fiscal;
- Atualizações da legislação e normas;
- Apuração da tributação.
Só com as funcionalidades básicas o contador já consegue reduzir sua carga de trabalho manual e repetitivo. Sabe o que dizem né? Todo trabalho que precisa ser feito repetidamente pode (e deve!) ser automatizado.
Se o seu sistema contábil permitir integração com outras áreas, como vendas, compras e estoque, ainda melhor! O contador poderá agilizar toda a parte burocrática do seu trabalho, ganhando tempo para auxiliar a empresa na interpretação e análise de dados e indicadores.
Dessa forma, a empresa pode aproveitar o conhecimento técnico do profissional para melhorar o desempenho e permitir o desenvolvimento do negócio.
O que são contas no sistema contábil
No sistema contábil, você irá organizar todas as movimentações em contas.
As contas representam os componentes do Balanço Patrimonial, incluindo Bens, Direitos, Patrimônio Líquido, Despesas e Receitas.
Assim, o contador consegue segmentar todas as transações de acordo com a conta em que foi registrada. Por exemplo, tudo que entrar ou sair de dinheiro (em papel ou moeda), será registrada em uma conta chamada “Caixa”.
Ou movimentações com compra ou produção, em que há entrada ou saída de material do estoque, podem ser registradas na conta “Materiais”.
Se você quiser saber mais sobre o que é contas e como fazer um planejamento de contas, leia os artigos que recomendamos para você:
- O que é um Plano de Contas, para que serve e como fazer. Entenda tudo.
- Contas a pagar e receber: entenda como fazer um controle eficiente
- A importância da Prestação de Contas e como fazer
Vantagens do Sistema Contábil na gestão
Conte com um sistema contábil e aumente a produtividade da equipe.
O sistema contábil otimiza as atividades manuais e de rotina do contador da empresa. Assim como qualquer automatização de processos, essa mudança garante uma série de benefícios para a empresa.
Conheça as principais vantagens e considere substituir sua planilha Excel por um sistema contábil ainda hoje!
Aumento na produtividade
A vantagem mais óbvia é o ganho de produtividade. Com a automatização de parte do trabalho manual e burocrático, o profissional consegue gerenciar um volume maior de tarefas, entregando mais resultados e mantendo (ou aumentando) a qualidade.
A produtividade é um KPI perseguido por empresas de qualquer tamanho, pois oferece uma melhora nos resultados financeiros do negócio, já que permite entregar mais sem a necessidade de crescer a estrutura física ou de pessoal.
Quer aprender mais sobre produtividade? Recomendamos que você leia este artigo: Saiba como definir metas de produtividade para sua equipe!
Otimização de processos
Outro ponto, diretamente ligado à produtividade, é a otimização de processos.
Quando a empresa consegue otimizar os processos mais burocráticos e de rotina, acaba se deparando com:
- Redução de erros (pois sistemas oferecem menos chances de erros do que humanos);
- Redução de despesas;
- Aumento de produtividade.
Novamente, é uma vantagem fundamental para que a empresa consiga crescer de forma sustentável.
Aprenda a otimizar processos com o ciclo PDCA!
Segurança das informações
Apesar de muitas pessoas ainda desconfiarem dos dados em nuvem, saiba que essa é uma das formas mais seguras de armazenamento das informações.
Desde que, claro, você esteja contando com uma empresa confiável, que se responsabilize pela contratação e manutenção de servidores seguros.
dados em nuvem podem ser acessados a qualquer momento, diferente de informações que constam em um arquivo físico, por exemplo. É muito mais fácil você perder uma pasta em papel, do que as informações registradas no sistema.
Transparência e integridade dos dados
Ainda falando sobre os dados, imagine que você tenha uma planilha de Excel com todas as informações e registros contábeis da empresa. Em um dia, alguém, por engano, substitui um dos dados em sua planilha.
Você não tem garantia nenhuma em relação à integridade das informações que está trabalhando, concorda? Como ter certeza de que as informações estão corretas? Que não foram manipuladas?
Como saber se os dados correspondem à realidade?
O trabalho do contador se dá em cima das informações registradas, de todas as movimentações das contas. Se um dos dados for alterado ou excluído, todos os resultados decorrentes disso estarão equivocados.
E, como você sabe, uma auditoria pode acabar se deparando com esses erros, e caberá a empresa explicar o ocorrido. Uma evasão fiscal é passível de penalidades graves para a empresa. Então, fique de olho!
Eliminação de retrabalhos
Se o sistema contábil automatiza tarefas e reduz a chance de erros, o contador também acaba tendo menos retrabalhos.
Isso porque as atividades de rotina já estarão programadas para acontecer automaticamente, e o profissional não precisará refazer ou rever alguma tarefa em função de um possível equívoco – lembra que as informações do sistema contábil são seguras e íntegras?
A eliminação de retrabalho, além de auxiliar para o aumento da produtividade, também tem impacto na satisfação do profissional, que consegue ter um melhor aproveitamento do seu tempo e sua expertise.
Controle dos prazos
A contabilidade lida com muitos prazos, para pagamentos, envios de documentações, fechamento de Balanço, entre outros. Imagine uma empresa um grande volume de dados: como administrar os prazos, de forma segura?
O sistema contábil auxilia nesse gerenciamento, inclusive alertando o profissional próximo dos vencimentos e prazos de entrega de suas atividades.
Dessa forma, a empresa não perde nenhuma data importante!
Como escolher o melhor sistema contábil
Você pode utilizar o período de teste para avaliar diferentes sistemas e escolher o sistema contábil que melhor atenda às suas expectativas.
Agora que você já sabe como funciona e quais as vantagens de um sistema contábil, hora de aprender como escolher a ferramenta ideal para você.
A verdade é que existem diversas opções, inclusive alguns sistemas gratuitos. Mas, afinal, como saber qual sistema atenderá as necessidades e exigências da sua operação?
Listamos, abaixo, alguns critérios que você pode utilizar para embasar a sua decisão. Confira:
Opte por um sistema online
A facilidade de ter as informações em nuvem faz toda a diferença no dia a dia do profissional. Com um sistema contábil online você pode acessar os dados a qualquer momento, de qualquer lugar.
Além disso, fica protegido de problemas técnicos com equipamentos. Já imaginou se o sistema está instalado em uma CPU e ela queima? Quando os sistemas são executáveis, instalados no computador, você precisa ter uma infraestrutura para segurança e backup dos arquivos.
Com o sistema online, isso já está resolvido!
Precisa ser confiável
Falando em segurança, naturalmente o sistema precisa ser confiável. Não é porque ele é online todo sistema contábil é seguro.
Confie em empresas já estabelecidas no mercado, com uma cartela de clientes que possam assegurar e atestar o funcionamento do sistema, bem como o suporte em caso de problemas.
Pergunte sobre a segurança dos dados, a privacidade de cada empresa e usuário, e outras informações que você julgue importante conhecer.
Se você tiver um problema com esse contato inicial ou o retorno sobre informações tão simples quanto a organização e processo da marca, dona do sistema contábil, então imagine depois, quando você já tiver dados estratégicos guardados com eles!
Verifique possibilidades de integração
Quanto mais integrações você conseguir ter, mais atividades conseguirá automatizar no setor de contabilidade.
Sistemas mais completos integram clientes, vendas, financeiro e estoque, além de possuir módulos para gestão de processos.
Integrar essas informações oferece um bom panorama sobre a situação da empresa, permitindo ao gestor uma análise das entregas e resultados do negócio. Com isso, também, a tomada de decisões é mais assertiva.
Escolha um sistema intuitivo
Por último, temos um critério fundamental para garantir o uso contínuo do sistema contábil: a interface.
Muitas pessoas tentam implementar sistemas para automatizar suas atividades, mas acabam não se adaptando e voltam à realidade anterior.
É verdade que toda mudança gera conflito e resistência na empresa. Por isso que fazer o time todo participar do mapeamento de processos, por exemplo, pode ajudar nessa gestão de mudanças, integrando a equipe em prol de um objetivo em comum.
Mas não tem integração que dê conta de um sistema ruim ou ineficaz. Então, procure sistemas que ofereçam um período de teste gratuito para que você e sua equipe possam experimentar.
Ele deve ser fácil de entender e mexer. Você deve ser capaz de encontrar as informações que necessita com rapidez e sem dificuldades. Também deve ser um sistema contábil de fácil acesso a qualquer dispositivo, incluindo o mobile.
Assim, você fica com total liberdade para cadastrar ou consultar informações, a qualquer momento.
Sistema contábil grátis: vale a pena?
Se você buscar “sistema contábil” em algum buscador, como Google, irá se deparar com inúmeras empresas oferecendo a solução. Algumas, inclusive, são gratuitas.
Mas, aqui, temos dois contrapontos para fazer você refletir:
- O sistema gratuito oferece todas as funcionalidades que você necessária, ou é uma versão limitada do sistema, sendo que o restante é somente para usuários pagos?
- Você confiaria dados sensíveis com suas informações financeiras e contábeis em uma empresa que oferece o serviço de forma gratuita?
Claro que existem empresas confiáveis que oferecem serviços gratuitos. Mas alguma receita elas devem ter, para viabilizar seu negócio. Certo?
Se você não tem certeza sobre a fonte dessa receita ou sobre a segurança dos servidores utilizados para guardar as suas informações, não confie.
Uma coisa é usar sistemas gratuitos para atividades menos estratégicas ou confidenciais. Mas quando se trata da contabilidade da sua empresa, todo cuidado é pouco.
Além disso, existem empresas no mercado com sistemas contábeis online que são seguras e reconhecidas, que apresentam um valor mensal baixo para uso da ferramenta. Por isso, não vale a pena arriscar!
Conheça o sistema contábil BomControle
O sistema BomControle oferece produtividade através de uma gestão inteligente. Com isso, você economiza tempo para pensar no crescimento da sua empresa.
O ERP é bastante completo e oferece módulos integrados entre si, permitindo relatórios de inteligência que auxiliam na tomada de decisão do gestor e no crescimento do seu negócio. Conheça:
- Gestão Financeira: Fique sempre em dia com as contas a pagar e a receber;
- Controle de Estoque: Controle seu estoque online e nunca mais perca uma venda;
- Vendas: Automatize seus processos e ganhe em produtividade;
- CRM: Acompanhe a evolução de negociações;
- ServiceDesk: Ofereça atendimento e suporte de excelência a seus clientes;
- Gestão de Processos: Processos mais rápidos e eficientes de ponta a ponta.
Ainda em dúvida? Então, experimente o sistema de forma gratuita, por 30 dias, antes de decidir sobre a contratação!
Conclusão
Um sistema contábil de confiança auxilia no desenvolvimento da empresa.
O sistema contábil é uma ferramenta fundamental para empresas que desejam automatizar processos e aumentar a produtividade, além de assegurar o cumprimento de todos os prazos e obrigações fiscais.
Com ele, o contador ganha tempo para participar de forma ativa e estratégica no desenvolvimento do negócio.
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