Supply Chain: o que é e quais os benefícios para o seu negócio

Supply Chain ou Cadeia de Suprimentos é de maneira prática o termo utilizado para se referir ao caminho que será realizado por um insumo desde o momento de produção até o consumidor final.

Você pode não estar familiarizado com o termo,  mas certamente já viveu ou presenciou uma situação ocasionada pela ausência ou má gestão da Supply Chain. E para ficar mais claro, iremos trazer um exemplo.

Imagina que um cliente foi até o comércio local e pediu um produto ao atendente, e o retorno do mesmo foi que aquele produto estava esgotado. Qual será a reação do cliente? 

Provavelmente será sair da loja em busca de outro estabelecimento que entregue a ele o que deseja. 

Leia também: Como tomar melhores decisões na Gestão de Estoque

Essa cena não é rara de acontecer. Para evitar, uma boa gestão da Supply Chain é fundamental. Neste artigo, você vai entender:

  • O que significa Supply Chain? 
  • Como funciona a Supply Chain na operação da empresa?
  • Como realizar a gestão da Supply Chain?
  • Quais vantagens a Supply Chain traz ao seu negócio?

Boa Leitura!

O que significa Supply Chain?

A Cadeia de Suprimentos refere-se diretamente aos processos e caminhos que os produtos passam para serem confeccionados, desde a extração da matéria-prima até a entrega ao cliente final.

Ou seja, na prática estamos falando de atividades relacionadas a compra dos insumos e/ou produtos, transporte, armazenamento, produção, venda ao comércio, e distribuição aos clientes junto a todos os processos necessários para executar cada uma das etapas citadas.

Na gestão da Supply Chain, incluímos também atividades extras, como as relacionadas ao atendimento do consumidor, controle financeiro e elaboração de novos produtos e campanhas. 

Portanto, o processo necessita da interação entre diversos profissionais e empresas, como fornecedores, agências, produtores rurais e industriais, e essa interação precisa ser realizada de maneira organizada para que não haja contratempos que afetem toda a operação.

Como funciona na operação da empresa?

Já sabemos que para o produto chegar ao cliente final é necessário que antes ele passe por inúmeras etapas. E para obter um bom retorno nas vendas é importante que o comerciante conheça muito bem o produto.

Afinal, não basta apenas comprar a mercadoria, arrumar na prateleira e conhecer as características do item. É necessário também possuir um bom entendimento sobre o ciclo de vida do produto, para desfrutar de uma boa vantagem competitiva e atender melhor às necessidades do seu cliente.

Portanto, deter informações sobre os períodos do ano que determinada mercadoria tem mais procura, quais prazos o fornecedor pede para realizar as entregas e se existe disponibilidade de pronta entrega são fatores indispensáveis para garantir a disponibilidade do produto.

E agora você deve estar se perguntando, mas como eu faço para reunir todas essas informações e gerenciá-las simultaneamente? E a resposta é simples: fazendo a gestão de supply chain

Isso porque, a gestão de Supply Chain dentro da empresa vai permitir que exista o controle 

dos processos de compra de mercadoria, armazenamento, pedido de cliente, entregas agendadas e realizadas, devoluções e possíveis trocas.

É importante enxergarmos o comerciante como o ponto de ligação entre o produtor e o consumidor final e que nessa situação o principal objetivo do lojista será avaliar os componentes do supply chain visando buscar maneiras de aperfeiçoar os processos, experiência e qualidade das entregas ao cliente final.

A gestão da Cadeia de Suprimentos pode ocorrer de várias formas, mas de modo geral e pragmaticamente existem algumas atividades que tangibilizam e compõem esse gerenciamento, sendo elas:

  • Planejamento de compras considerando a oferta e procura do produto;
  • Disponibilidade e orçamento dos produtos e fornecedores;
  • Em caso de produtos com matéria-prima 
  • Armazenamento do produto;
  • Logística de entrega, devoluções e trocas
  • Pesquisas de satisfação e coleta de feedbacks dos clientes;

Como realizar a gestão da Supply Chain?

Entendemos como a Supply Chain funciona nas empresas e que a cadeia de suprimentos é um processo complexo e com inúmeras variáveis. Isso nos traz que fazer a gestão de toda a operação requer ir além dos processos logísticos, mesmo eles sendo extremamente essenciais.

E o primeiro passo para ir além, é possuir uma visão holística de todo o processo, ponderando os fatores, pessoas envolvidas e situações  relacionadas às etapas de compra de materiais e insumos, seleção de fornecedores, fabricação de produtos, transporte e gerenciamento de materiais e interações de fornecedores, clientes e distribuidores. 

Além disso, é de extrema importância considerar a relação direta ou indireta que os setores da empresa terão com todo o fluxo da cadeia de suprimentos e como cada etapa estará alinhada com os departamentos para garantir uma boa qualidade dos produtos e o máximo de eficiência da operação.

Dentre esses setores, podemos citar os principais como o departamento de Recursos Humanos, Estoque, Marketing, Vendas/Comercial, Administrativo/Contábil e Compras.

Setor de Recursos Humanos

Só é possível estabelecer relações e formar uma rede potente de produção se os colaboradores envolvidos no processo forem capacitados e qualificados para a operação. Caso o contrário, os processos perderam a eficiência e os riscos de retrabalho e existências de contratempos aumentaram.

Por isso, a atuação do departamento de Recursos Humanos na Supply Chain é indispensável para que o recrutamento de colaboradores ocorra alinhada com o fit cultural da empresa, e que ao entrarem na empresa os funcionários continuem se desenvolvendo por meio do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), ou demais metodologias. 

Setor de Estoque

Um dos agentes diretos na Cadeia de Suprimentos é o controle de estoque, além de ser considerado um dos mais importantes. E nessa hora é fundamental que a empresa adquira ferramentas de gestão que controlem o fluxo da entrega e saída de produtos.

Essa ação permitirá que a empresa reduza os custos operacionais, perdas devido à perecibilidade ou baixo giro de produtos, e se aproxime mais de uma gestão inteligente. 

Setor de Marketing

De nada adianta ter o produto ideal estocado na sua loja, se o cliente não faz ideia que ele existe e está mais perto do que ele imagina. Por isso, o setor de marketing é fundamental no sucesso da Supply Chain.

O marketing é uma peça importante na estratégia de atração de leads de maneira passiva ou ativa, pois prepara e educa o consumidor através de campanhas sobre a importância, necessidade e vantagens das características presentes em determinado produto.

Setor de Vendas ou Comercial

Um time comercial focado e com o script alinhado é capaz de enfrentar qualquer objeção do cliente e se destacar no contexto da Supply Chain.

Enquanto o marketing olha para uma parte mais estratégica e com projeções para obtenção de resultados de médio a longo prazo, o departamento de vendas faz a ligação direta com o consumidor, atuando na linha de frente do processo.

Setor Administrativo ou Contábil

É inviável falarmos sobre a comercialização de produtos sem lembrar das taxas administrativas e tributos embutidos na compra e venda desses itens. Afinal, o Brasil é considerado um dos países que mais cobram tributos no mundo todo.

O valor dos impostos pagos para que ocorra a distribuição dos produtos certamente irá afetar a ponta dessa cadeia e portanto é muito importante realizar um planejamento, considerando os valores tributário, aliado à assessoria contábil

Setor de Compras 

Por fim, não podemos deixar de citar o setor de compras, afinal esse departamento é considerado um fator decisivo para garantir o aumento de lucros da empresa. Isso porque, são os colaboradores deste setor que fazem a ponte e realizam o contato direto com os distribuidores. 

Ou seja, boa parte do sucesso do empreendimento diz respeito ao potencial da mesma de fazer negócios justos com os distribuidores, mas vantajosos e lucrativos para a empresa.

Quais vantagens traz ao seu negócio?

Entendemos que o gerenciamento eficiente da cadeia de suprimentos reflete positivamente na empresa e que é por meio da Supply Chain que a empresa controla os fluxos dos produtos e compreende como os mesmos afetam o consumidor final. Porém, existem outras vantagens relacionadas à aplicação desse processo na sua empresa. 

Boa experiência e satisfação do cliente

Um controle efetivo da Supply Chain permite que a empresa sempre tenha os produtos certos e com maior demanda e procura disponíveis, permitindo também que as entregas da mercadoria ao cliente ocorram sempre dentro do prazo estabelecido devida a disponibilidade no estoque. 

Redução de custos na operação 

Por compreender as mercadorias que mais saem do estoque e as que possuem um giro baixo, os custos de armazenamento devido à ocupação desnecessária de espaços no armazém e perdas de itens que ficaram encalhados diminuirá drasticamente.

Aumento dos lucros

Apenas considerando os dois benefícios anteriores, já é possível que o lojista identifique um aumento de lucros de maneira direta. Porém, vale ressaltar também que uma gestão eficiente faz com que sempre ocorra a busca por novos parceiros e fornecedores com maiores vantagens competitivas e sem perder a qualidade.

O lojista tem autonomia e segurança por conhecer o produto e seu ciclo de vida além das especificações disponibilizadas pelo fabricante. Portanto, também consegue identificar com maior facilidade os melhores produtos para o cliente, aumentando as vendas e a satisfação do consumidor. 

Conclusão

É indiscutível que a supply chain possui um papel fundamental e estratégico nas empresas de diferentes segmentos, pois proporciona um aumento na produtividade, na lucratividade e diminuição na perda de mercadorias. Além disso, garante o gerenciamento da cadeia de suprimentos melhora a experiência do usuário. 

Compreendemos ao longo do artigo também que os setores da empresa desempenham um papel fundamental no sucesso do gerenciamento da supply chain e que todos os departamentos precisam estar alinhados entre si, e com as etapas da cadeia. 

Esse alinhamento torna-se ainda mais fácil quando os sistemas de gestão estão integrados, principalmente nas ações relacionadas ao financeiro. Por isso, integrar um sistema de Supply Chain ao sistema ERP poderá oferecer ótimas automatizações e diminuir consideravelmente o risco de erros nessa etapa do processo.

Com o ERP do BomControle você tem um sistema completo para gestão da sua empresa, incluindo módulos para integração dos departamentos, agilizando processos e reduzindo erros. Faça um teste gratuito!

Para continuar sua leitura, recomendamos os seguintes artigos:

Obrigado por ler até aqui! 

Estrutura Organizacional Funcional, o que é e como aplicar

Ao decidir montar um negócio, empreendedores ficam diante de várias decisões a serem tomadas para fazer a empresa funcionar de um modo eficiente. A Estrutura Organizacional Funcional surge como uma ferramenta para superar esse desafio e alcançar o sucesso.

Uma Estrutura Organizacional Funcional permite gerenciar a empresa como uma máquina, onde cada peça tem seu devido lugar. Os departamentos, seus recursos, funções e a comunicação entre eles passam a ser coordenados para o melhor resultado geral. Cuidar da parte estrutural do negócio antes de começar a divulgação, é de extrema importância para começar da forma correta.

O que é Estrutura Organizacional Funcional

A Estrutura Organizacional Funcional é a mais utilizada pelas empresas, sobretudo as de pequeno e médio porte. Ela foi estudada por Henri Fayol dentro da Teoria Clássica de Administração, a qual é embasada na qualificação do trabalho.

Na Estrutura Organizacional Funcional ocorre uma divisão dos departamentos e setores, feita de acordo com a execução de cada área e função. Essa divisão aponta quais atividades serão realizadas pelos colaboradores em cada setor, com hierarquias e processos bem definidos.

Tradicionalmente, o modelo funcional tem como característica uma comunicação limitada, quase sempre interna a cada departamento, cruzando suas fronteiras somente através dos gestores ou diretores. Esse modelo, no entanto, está sendo gradualmente substituído por trocas de informação mais dinâmicas.

Embora a Estrutura Organizacional Funcional tenha uma certa padronização, muitas empresas estão adotando meios de adequá-la às suas próprias configurações.

Através da inovação organizacional elas combinam os benefícios da estrutura com as possibilidades oferecidas em novos modelos, promovendo autonomia no interior dos departamentos ou a formação de equipes mistas, por exemplo.

Vantagens da Estrutura Organizacional Funcional

A Estrutura Organizacional Funcional é um modelo sólido de gestão, e não é a toa que milhões de empresas no mundo inteiro a adotaram para organizar seu funcionamento, e apesar de existirem diversos outros modelos de gestão, ela é a base para iniciar uma empresa e pode ser adaptada ao diferentes negócios. Seus principais benefícios incluem:

Especialização e capacitação

Tanto os colaboradores nas diversas atividades quanto os membros da gestão saberão exatamente o que se espera deles, e como podem melhorar para entregar seus resultados. A empresa também será munida com essas informações e terá mais facilidade para saber em quais treinamentos precisa investir ou como realocar profissionais com base em seu desenvolvimento.

Por dedicar seu foco a determinado ramo do negócio – jurídico, financeiro, atendimento, recursos humanos… – cada pessoa envolvida com a organização terá a chance de se especializar em sua área, contribuindo de forma cada vez mais significativa com o sucesso geral. Isso além de ser vantajoso para a companhia, valoriza e protagonismos aos colaboradores, e consequentemente retém talentos na organização.

Harmonia no trabalho

A Estrutura Organizacional Funcional minimiza os conflitos sobre quem deveria fazer o que, pois cada atividade é pensada e distribuída inicialmente. Dessa forma, ela permite que a empresa funcione como uma máquina, com cada peça cumprindo a sua função, aumentando a produtividade e eficiência das equipes.

Padronização

Conforme os colaboradores, individualmente, e os departamentos de forma coletiva executam suas tarefas, começam a surgir padrões, identificando a melhor forma de obter certos resultados.

A partir daí, não é difícil adotar uma gestão com base em processos, os quais podem ser continuamente aperfeiçoados através de metodologias como o Kaizen e o Six Sigma. Elas permitem que o aprendizado obtido na prática seja utilizado para melhorar cada processo, reduzindo erros e desperdícios para alcançar uma produção mais eficiente.

Descentralização e autonomia

Com a Estrutura Organizacional Funcional as lideranças da companhia não precisam estar envolvidas em cada pequena decisão. Seu tempo é investido em pensamentos e ações estratégicas, deixando o controle operacional com outras camadas de gestores.

Estes, por sua vez, terão maior autonomia para lidar com suas equipes e utilizar seus conhecimentos para alcançar os objetivos determinados pela direção da empresa. O movimento de descentralização pode ser levado adiante, até o ponto em que cada colaborador passa a gerir seu próprio trabalho, desde que se mantenha alinhado com as metas e diretrizes da organização.

O ganho de autonomia também permite que os profissionais formem squads. Estas são equipes multidisciplinares que rompem as barreiras entre os departamento, agrupando colaboradores de áreas diversas em busca de um objetivo comum, adotando uma hierarquia mais horizontal. Os squads podem ser criados temporariamente, para execução de um projeto específico, como podem ser organizados em toda a empresa, como acontece no Spotify.

Engajamento

Conforme os profissionais reconhecem a importância do lugar que ocupam na organização, recebem treinamentos adequados e podem operar com certa autonomia, seu engajamento com o trabalho tende a disparar.

Como aplicar a Estrutura Organizacional Funcional na sua empresa

O primeiro passo para adotar a Estrutura Organizacional Funcional é avaliar quais atividades precisam ser desempenhadas, e como o quadro de profissionais atual pode atender essa demanda. É um trabalho que pode ser feito com todos os gestores em conjunto, ou ter cada um investigando sua área.

Um bom planejamento evita que dois ou mais departamentos passem a “competir” por uma mesma função, desperdiçando recursos e até mesmo gerando conflitos. Por outro lado, também evita a ocorrência de lacunas – tarefas importantes que ninguém está realizando.

Para aplicar efetivamente uma estrutura funcional na organização também é necessário realizar investimentos em capacitação; estimulando a troca de conhecimento entre os funcionários e os gestores e trazendo novas ideias para a empresa.

Treinamentos, workshops e outras ferramentas do tipo são o método mais simples para reduzir lacunas entre as habilidades atuais dos colaboradores e o que eles precisam entregar para que a organização alcance seus objetivos.

É importante adotar algumas medidas para que a estrutura organizacional possa se adaptar a novos cenários, evitando que o excesso de burocracia se torne um risco para o seu funcionamento.

Um exemplo é a utilização do Design Thinking, que estabelece uma estrutura aberta e passível de mudanças rápidas. Esse modelo não só protege a organização contra o surgimento de imprevistos e desafios, como também impulsiona a inovação.

Conclusão

A Estrutura Organizacional Funcional costuma ser adotada numa empresa para reduzir custos, ganhar eficiência e reduzir conflitos sobre quem faz o que. Como vimos, estes são apenas alguns dos benefícios gerados pelo modelo, que apresenta muitos outros frutos na prática.

Para alcançar o sucesso com uma estrutura funcional, é necessário ter gestores qualificados tanto em sua área de atuação quanto em habilidades sociais, afinal uma grande parte do seu trabalho é “traduzir” as decisões gerais para o campo das tarefas específicas.

Esse artigo foi escrito pela AEVO, a maior plataforma de Gestão de Inovação da América Latina.

Matriz gut: o que é e como usar para resolver problemas? Saiba tudo sobre a matriz de priorização

Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia na definição de prioridades, buscando organizar as demandas de acordo com sua gravidade (G), urgência (U) e tendência (T).

O dia a dia de um gestor é repleto de surpresas, não é mesmo? E nem sempre são surpresas boas.

Problemas dos mais variados tipos aparecem para atrapalhar a rotina e o planejamento das pessoas, independente do cargo que elas ocupem.

Tem um erro que as pessoas cometem que faz piorar ainda mais o cenário: parar tudo, sair resolvendo os problemas conforme eles aparecem, interrompendo uma tarefa para continuar outra, sem finalizar nenhuma.

Sem dúvida nenhuma você já passou pela experiência de tentar fazer muitas coisas e acabar não fazendo nada; Ou, então, se deixar abalar pelo volume de solicitações e não saber por onde começar.

E não é só na empresa que isso acontece. A verdade é que a matriz GUT pode ser utilizada, com sucesso, até na sua vida pessoal.

Quer melhorar seu planejamento e processos de trabalho, encontrando oportunidades de melhoria que podem otimizar o dia a dia? Leia o artigo: Mapeamento de Processos – Entenda o que é e como aplicá-lo

Com a ferramenta de priorização você poderá manter o controle e resolver os problemas conforme a importância e impacto de cada um.

Assim, ninguém se sobrecarrega, seu dia no trabalho não será prejudicado e a empresa continuará em ordem, com os obstáculos superados.

Neste artigo, abordaremos:

 

  • O que é uma matriz GUT?
  • Para que serve a matriz de priorização GUT?
  • Como funciona a matriz GUT? Conceitos essenciais
  • Motivos para usar a matriz GUT
  • Como montar a Matriz GUT passo a passo
  • Exemplos práticos de Matriz GUT

Com certeza, o conceito da matriz GUT irá ajudá-lo muito, tanto na vida profissional quanto na pessoal. Então, continue acompanhando.

Boa leitura!

O que é uma matriz GUT?

Matriz GUT, também conhecida como matriz de prioridades, é uma ferramenta que auxilia a identificar as situações de forma forma a priorizar suas resoluções.

É muito eficaz para apoiar o gestor na hora de lidar com muitos problemas ou decisões complexas, orientando a melhor sequência para solucionar essas questões.

Com esse sistema, cada problema é classificado de acordo com critérios de Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T). É daí, inclusive, que vem a sigla GUT.

Assim, o gestor prioriza as demandas de acordo com a gravidade do problema, na urgência com que deve ser tratado e na tendência desse problema se agravar rapidamente, focando suas atenções nos itens mais críticos.

Para que serve a matriz de priorização GUT?

A matriz GUT é uma ferramenta importante para priorizar problemas e planos de ação, minimizando impactos.

A matriz GUT é uma ferramenta importante para priorizar problemas e planos de ação, minimizando impactos.

Como vimos, a matriz GUT é uma ferramenta para analisar e priorizar problemas que surgem no dia a dia da empresa.

Mas ela também é muito eficaz para implementar planos de ação, apoiando a realização do planejamento estratégico da empresa.

Dessa forma, os responsáveis podem elencar os projetos, processos ou melhorias a serem implementadas, seguindo os mesmos critérios de gravidade, urgência e tendência.

Ou seja: a matriz GUT, assim como a matriz SWOT , é uma importante ferramenta para a gestão da empresa, permitindo lidar com as demandas de forma inteligência, alcançando os melhores resultados possíveis.

Como funciona a matriz GUT? Conceitos essenciais

A matriz GUT avalia os três critérios, que fazem parte da sua sigla e estão explicados abaixo.

O problema deverá receber uma pontuação para cada critério, de 1 a 5, conforme o entendimento dos critérios, também listados abaixo.

A resposta se dá pela multiplicação das pontuações dos 3 fatores, resultando em um valor indicador. Quanto maior esse número, maior a prioridade da demanda.

Pontuação = G x U x T

A maior pontuação possível de ser alcançada é 125, e a menor, 1.  Então, basta listar suas demandas na ordem da maior para a menor pontuação, e começar o trabalho!

Veja o que significa cada critério e entenda como pontuar corretamente:

– Gravidade

A gravidade, primeiro critério da matriz GUT, avalia o impacto que determinada situação terá para a empresa ou os envolvidos.

Assim, determina a gravidade do problema com base nos efeitos que ele trará a médio ou longo prazo.

Para estabelecer a pontuação, considere:

  1. Não é grave
  2. Pouco grave
  3. Grave
  4. Muito grave
  5. Extremamente grave

– Urgência

A urgência deve definir em que prazo aquele problema precisa ser solucionado. Você tem tempo para resolver isso, até que ele comece a causar impactos negativos? Se sim, não é urgente.

Mas se o tempo é curto e você precisa lidar com o problema imediatamente para minimizar os efeitos, então é urgente.

Para estabelecer a pontuação, considere:

  1. Pode esperar
  2. Pouco urgente
  3. Urgente, merece atenção no curto prazo
  4. Muito urgente
  5. Necessita ação imediata

– Tendência

O último critério da matriz GUT, a tendência avalia a probabilidade de um determinado problema piorar com o passar do tempo.

Assim, você deve avaliar qual a chance daquele problema crescer bruscamente, caso não seja resolvido rapidamente.

Para estabelecer a pontuação, considere:

  1. Não irá mudar
  2. Irá piorar a longo prazo
  3. Irá piorar a médio prazo
  4. Irá piorar a curto prazo
  5. Irá piorar rapidamente

Motivos para usar a matriz GUT

Se você já se viu em uma situação com muitas demandas para serem atendidas, e bateu aquele desespero, com certeza você já está mais do que convencido do porquê usar uma matriz GUT.

Mas, caso ainda não tenha sido suficiente, vamos listar, abaixo, os principais motivos para colocar a matriz de prioridades como uma de suas ferramentas de gestão preferidas:

  • Permite a tomada de decisões estratégicas de forma mais inteligente
  • Reduz impactos causados por erro na priorização
  • Auxilia na alocação dos seus recursos
  • Ajuda a evitar desperdícios de energia e recursos
  • Pode ser aplicada por empresas de qualquer setor ou segmento
  • É fácil de implementar
  • Apoia a execução do planejamento estratégico
  • Minimiza que erros pequenos se tornem grandes
  • Prioriza as tarefas, otimizando tempo e recursos
  • Pode ser aplicada na sua vida pessoal

 

Além disso, a matriz GUT pode, facilmente, ser aplicada junto a outras ferramentas, como a análise SWOT, 5W2H , Diagrama de Pareto, etc.

Como montar a Matriz GUT passo a passo

Monte sua matriz GUT em uma planilha de Excel e comece a usar o sistema de priorização agora mesmo!

Monte sua matriz GUT em uma planilha de Excel e comece a usar o sistema de priorização agora mesmo!

Agora que você já entendeu as vantagens de usar a matriz GUT para determinar a prioridade dos problemas ou executar seu plano de ação, vamos colocar em prática.

Em um passo a passo simples você vai observar que é muito fácil implementar esses sistema de priorização na sua empresa (e até na sua vida pessoal!).

Sugerimos o uso de uma planilha Excel para essa atividade. Abra um novo documento e crie uma tabela com 5 colunas. Na primeira linha de cada coluna, você vai escrever:

  1. Problema
  2. Gravidade
  3. Urgência
  4. Tendência
  5. Pontuação

Pronto? Então, vamos lá!

1- Faça a listagem dos problemas

Na primeira coluna, você vai listar, em linhas, os problemas que você deseja analisar.

Pode ser um problema que a empresa está enfrentando e que merece atenção, como um alto volume de devolução de mercadorias , ou falhas de processo, como erros no controle de estoque .

Também pode ser algo pontual, como uma máquina parada por defeito ou um pagamento indevido devido uma falha na gestão de contratos .

Você também pode, nesta lista, elencar os planos de ação levantados no planejamento estratégico, como um projeto para criação de um setor de backoffice ou a contratação de um sistema para melhorar a sua contabilidade de custos .

2- Defina a Gravidade, Urgência e Tendência (GUT)

Agora, na próximas colunas, você deverá atribuir a pontuação de 1 a 5 para cada critério: gravidade, urgência e tendência.

Avalia cada item da lista anterior conforme as variáveis, considerando:

Gravidade:

  1. Não é grave
  2. Pouco grave
  3. Grave
  4. Muito grave
  5. Extremamente grave

Urgência:

  1. Pode esperar
  2. Pouco urgente
  3. Urgente, merece atenção no curto prazo
  4. Muito urgente
  5. Necessita ação imediata

Tendência:

  1. Não irá mudar
  2. Irá piorar a longo prazo
  3. Irá piorar a médio prazo
  4. Irá piorar a curto prazo
  5. Irá piorar rapidamente

O preenchimento é simples mesmo, basta colocar o número equivalente para item da lista. Para avaliar que pontuação é adequada, converse com outros envolvidos e se faça perguntas como:

  • Essa situação tem um grande impacto para a empresa ou para os envolvidos?
  • Tenho tempo para resolver esse problema?
  • Com que velocidade esse problema tende a aumentar, se não for resolvido?

3- Cálculo G x U x T e classificação dos problemas

Na última coluna, você vai fazer a fórmula para calcular o indicador de prioridade.

Para cada item, faça a conta multiplicando o valor das três colunas GUT:

= Gravidade x  Urgência x Tendência

O resultado será o indicador para você saber qual demanda deverá ser priorizada, e qual poderá ficar para depois.

Você pode selecionar todas as linhas e ordem a última coluna do maior para o menor: essa será uma lista final!

Lembrando que quanto maior o indicador, mais importante é aquele problema e mais rapidamente ele precisa ser solucionado.

4- Elabore os planos de ação

Agora que você já sabe qual fogo apagar primeiro, hora de organizar seu plano de ação, certo?

Não vai resolver muito se sua lista de prioridades ficar ali, só para bonito. Então, nessa etapa, você pega o primeiro item da sua lista, e estabelece tudo que é necessário para sua resolução.

Você pode utilizar a ferramenta 5W2H, ideal para planos de ações. Leia mais sobre ela em nosso artigo:

Mas, em resumo, o 5W2H sugere que você crie uma tabela para cada demanda, definindo os seguintes itens:

Demanda Prioridade 01
WHAT O que deverá ser feito para essa demanda?
WHY Por que é importante que seja feito?
WHO Quem será responsável por isso? Liste os nomes.
WHEN Quando será feito?
WHERE Onde será feito? Em que local?
HOW Como a demanda será atendida? Liste as ações, pontualmente, passo a passo, e seus status
HOW MUCH Quando isso custará para a empresa? Este custo poderá ser em valor ou em tempo.

 

5- Coloque em prática

E, claro, coloque em prática!

Com todas as etapas anteriores, com certeza estará muito mais claro para você por onde começar, e como fazer. Assim, os resultados serão muito mais assertivos e a dor de cabeça, menor.

Para garantir um dia a dia mais tranquilo, otimizando seus processos e facilitando suas decisões, utilizar ferramentas e sistemas de gestão é essencial.

Não tem motivo nenhum para você correr riscos desnecessários, tendo tantos sistemas desenvolvidos para apoiá-lo.

Por isso, não tenha medo de usar a matriz GUT ou nenhuma outra que sirva para ajudar sua empresa a minimizar potenciais problemas e conquistar resultados cada vez melhores.

Exemplos práticos de Matriz GUT

Vamos montar um exemplo prático de matriz GUT, com algumas situações que são comuns de acontecer nas empresas. Talvez você se identifique, não é mesmo?

Com o exemplo abaixo, talvez fique mais fácil de você entender de que forma você pode aplicar a matriz de prioridades na realidade do seu negócio.

Problema G U T Indicador
A planilha de controle de estoque não bate com o inventário realizado. 5 3 4 60
Metade dos produtos vendidos retornaram por defeitos de fabricação. 5 5 5 125
Não guardei os comprovantes para finalizar a prestação de contas, daqui 6 meses 5 1 1 5
Estou pagando muito imposto, preciso alterar o regime da minha empresa para o próximo exercício. 3 1 1 3
Minhas vendas caíram repentinamente. 5 5 4 100

 

Assim, conforme nossa matriz GUT, a priorização das demandas ficou assim:

  1. Metade dos produtos vendidos retornaram por defeitos de fabricação
  2. Minhas vendas caíram repentinamente
  3. A planilha de controle de estoque não bate com o inventário realizado
  4. Não guardei os comprovantes para finalizar a prestação de contas, daqui 6 meses
  5. Estou pagando muito imposto, preciso alterar o regime da minha empresa para o próximo exercício

 

Faz sentido? A demanda mais urgente é corrigir o erro de fabricação, evitando novas devoluções. Isso já pode explicar, inclusive, o item 2, a queda das vendas.

Então, um olhar sobre o processo e qualidade é essencial para controlar esse problema que tem um grande impacto no resultado financeiro e na imagem da empresa.

O controle de estoque é essencial, pois pode impactar em erros na hora das compras ou nas promessas de prazo de entrega. Se não for corrigido, poderá aumentar cada vez mais a diferença entre o que se tem, efetivamente, e as anotações.

Já os comprovantes, apesar de graves, pois a prestação de contas exige que se apresente todas as documentações e relatórios, não é urgente e não irá piorar com o tempo – basta que o gestor, nos 6 meses que lhe restam, consiga ir atrás das informações e correções.

Importante reforçar, no entanto, que quanto mais perto do prazo de prestar contas, maior vai ser o indicador de urgência, alterando a ordem dessa demanda na “fila” de prioridades.

E, o último item, é uma constatação com uma certa gravidade, já que impacta consideravelmente nos resultados financeiros da empresa, mas que só pode ser resolvida no prazo adequado (janeiro de cada ano). Por isso, não tem como ser priorizada antes.

E aí? Se identificou com os problemas acima?

Se sim, está na hora de resolver isso, não é mesmo? E trazemos, abaixo, algumas sugestões que podem auxiliar nessa tarefa!

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O papel do Planejamento Tributário na Elisão Fiscal – Saiba tudo

Elisão fiscal é um planejamento que visa a redução de tributos a serem pagos, utilizando meios legais. É isso que diferencia a elisão fiscal da evasão fiscal, que é a sonegação de impostos.

Com um planejamento tributário, sua empresa pode conseguir evitar a dívida de alguns tributos, dentro da lei, conforme prevista, ou aproveitando suas brechas.

Existem inúmeras dúvidas em relação a essas práticas, e pretendemos esclarecer todas elas com este artigo. Assim, você entenderá:

  • O que é elisão fiscal
  • Diferença entre elisão e evasão fiscal
  • Para que serve a elisão fiscal
  • Vantagens de usar a elisão fiscal na empresa
  • Tipos de elisão fiscal
  • Elisão fiscal é crime?
  • Como funciona a elisão fiscal
  • Exemplos práticos de elisão fiscal nas empresas
  • Exemplos práticos de evasão fiscal
  • O que é planejamento tributário e qual sua finalidade
  • Sonegação Fiscal
  • O que é sonegação de nota fiscal
  • Qual a pena para o crime de sonegação fiscal
  • O que significa evasão de receita
  • Como fazer um planejamento tributário eficiente

 

O assunto é longo e pode ser difícil, mas siga lendo o artigo que você poderá entender como aproveitar os conceitos de elisão fiscal para beneficiar a sua empresa.

Para melhorar seus resultados, além de um planejamento tributário, você precisa de um bom controle de custos. Saiba como lendo “ Contabilidade de Custos: Entenda o que é e como usar na sua empresa ”.

 

Boa leitura!

O que é Elisão Fiscal

Elisão fiscal é uma estratégia que visa reduzir a carga tributária da empresa, através da omissão do fator gerador do tributo.

Apesar de poder parecer uma forma de burlar o pagamento dos impostos devidos, a elisão fiscal tem base e proteção legal. Ou seja: através de um planejamento, a empresa encontra formas dentro da legislação para fazer essa manobra.

Algumas alternativas são previstas em lei, de forma bastante clara; Outras se apropriam de brechas legais para conseguir reduzir os tributos.

A questão é que é possível fazer isso sem estar descumprindo nenhuma obrigação: com conhecimento e um bom planejamento tributário, a sua empresa pode sair ganhando.

Diferença entre elisão e evasão fiscal

A elisão fiscal é, então, uma forma segura e legal de reduzir os tributos devidos pela empresa.

Porém, existe um jeito de, aí sim, burlar essa obrigação: a evasão fiscal.

Enquanto elisão significa, conforme o dicionário, suprimir, eliminar; evasão significa fugir, escapar.

Com esses conceitos fica fácil entender a diferença:

  • elisão fiscal é a busca por uma alternativa legal de suprimir os impostos devidos;
  • evasão fiscal usa falsas declarações, omissão de informação e outros artifícios ilícitos para evitar o pagamento dos tributos.

A evasão fiscal é, também, conhecida como sonegação fiscal. E, talvez, agora tenha ficado claro para você a importância de entender a diferença entre elisão e evasão: sonegar impostos é crime.

Para que serve a Elisão Fiscal

A elisão fiscal serve para reduzir a carga tributária que incidirá sobre a operação.

Oferta e demanda podem influenciar o preço do seu produto ou serviço, ou o volume de vendas, para mais ou para menos.

 

A elisão fiscal é uma estratégia que tem como intenção buscar meios de reduzir a carga tributária da empresa.

Dessa forma, a empresa pode reduzir seus custos com impostos, o que é essencial para garantir uma melhor margem de lucro, já que os tributos consomem, como se sabe, boa parte do faturamento do seu negócio.

Ou seja: a elisão fiscal nada mais é do que um planejamento, realizado por profissionais capacitados, para enquadrar a empresa, seus produtos e serviços, bem como estabelecer processos, de forma que a incidência de impostos seja reduzida.

Tudo isso, claro, dentro da lei: com uma gestão eficiente de tributos, sua empresa aproveita o que a legislação oferece como oportunidades de redução de impostos.

Vantagens de usar a Elisão Fiscal na empresa

Qual a vantagem de usar a elisão fiscal na sua empresa?

Essa pergunta é fácil de responder: economia!

Claro. Se você consegue reduzir a carga tributária que incidirá sobre sua operação, você reduz suas despesas variáveis (aqueles que dependem do volume vendido), aumentando sua margem de lucro.

Outra vantagem que não pode ser ignorada é o fato de que a elisão fiscal é uma manobra absolutamente lícita, ou seja, legal.

 

Se a lei oportuniza meios de você reduzir ou eliminar alguns impostos, não tem o menor cabimento você não aproveitar, certo?

Tipos de Elisão Fiscal

Existem diferentes formas de praticar a elisão fiscal, mas existem dois tipos de elisão, no que se refere à lei:

  • decorrente da própria lei;
  • decorrente de brechas e lacunas da própria lei.

No primeiro caso, aplicam-se decisões que já foram previstas em lei em troca de uma redução dos tributos.

É o caso dos incentivos fiscais, em que a lei, por si só, garante o benefício, como os Incentivos à Inovação Tecnológica ( Lei 11.196/2005 ).

Já no segundo modelo, entra uma questão de interpretação, o que pode fazer com que seja variável a decisão sobre as alternativas.

Por exemplo, uma empresa que muda o endereço de sua sede para contar com uma alíquota mais baixa, não está descumprindo nenhuma lei, já que a lei não proíbe mudança de endereço – ainda que a decisão seja puramente em função de um imposto menor.

É o caso, também, de uma sociedade que paga seus sócios com divisão de lucros, e não com pró-labore . Não tem uma lei proibindo essa atividade, ainda que entenda-se que o “correto” seja pagar os sócios que trabalham na empresa com o pró-labore.

Elisão Fiscal é crime?

A elisão fiscal não é crime, já que consiste em um planejamento realizado dentro das normas da lei.

Ou seja: contanto que você considere o que a lei já prevê (ou suas brechas), sem simulações ou abusos, você não estará descumprindo ou praticando um ato ilícito. Por isso, não será punido por nenhum crime.

Ao contrário, sonegar impostos – ou praticar evasão fiscal -, sua empresa estará sujeita a responder por crimes, já que utiliza de práticas proibidas por lei.

Ainda assim, é importante reforçar que não é porque existe brecha, que você pode aproveitar.

Existe um conceito chamado elusão fiscal, em que a empresa pratica atos da elisão fiscal, mas gerando um entendimento de ação abusiva.

É o caso, por exemplo, de duas empresas simularem uma fusão, para depois separar, dividindo ao capital, ao invés de realizar a compra/venda de parte do negócio.

Apesar de não ser ilegal, a prática é abusiva por não corresponder à realidade da atividade da empresa.

Não existe um entendimento unânime em relação a estes casos, podendo haver a possibilidade de ser interpretado como fraude à lei, estando, assim, sujeito às penalidades previstas no Código Civil e no Código Tributário Nacional.

Como funciona a Elisão Fiscal

A elisão fiscal deve ser realizada por profissionais competentes, pois depende de um bom conhecimento legal.

A elisão fiscal deve ser realizada por profissionais competentes, pois depende de um bom conhecimento legal.

 

A elisão fiscal é realizada a partir de um planejamento tributário, que avalia a legislação e procura leis ou brechas que possam ser aplicáveis ao seu negócio.

Por ser um assunto muito específico e que deve ser avaliado com atenção, evitando erros de interpretação, é essencial que seja um trabalho para profissionais da área, ou seja, seu contador!

Contrate um profissional da contabilidade com bom conhecimento jurídico e um bom entendimento das possibilidades.

Ele será a pessoal ideal para ajudá-lo a identificar possibilidades de redução de impostos, ou até de eliminação completa de alguns tributos.

As possibilidades de elisão fiscal são muitas, desde a escolha do regime tributário, a forma de recolhimento tributos, até a decisão de onde abrir a empresa.

Muitas cidades dão incentivos fiscais para atração de empresas, além de terem impostos municipais com alíquotas menores do que outras.

É direito do contribuinte pagar o menor valor possível em impostos, desde que continue em conformidade com a lei. 

Portanto, ter um profissional conhecedor da legislação tributária é essencial para garantir que a empresa conte com os benefícios da elisão fiscal.

Exemplos práticos de Elisão Fiscal nas empresas

No decorrer deste artigo, você já teve contato com alguns exemplos de prática de elisão fiscal.

Mas, neste ponto, vamos aprofundar o assunto, trazendo diferentes situações em que a elisão fiscal pode ser aplicada.

O primeiro e mais comum de todos, é a escolha do regime tributário. O regime escolhido tem grande influência nos tributos que incidirão sobre sua empresa. Por isso, é uma decisão que precisa ser bem avaliada.

Se você é uma pequena empresa, provavelmente irá considerar o Simples Nacional . Por ser um regime conhecido pela redução de impostos, essa é uma decisão quase que automática.

No entanto, existem atividades específicas que podem se beneficiar mais com um regime como Lucro Real ou Lucro Presumido . Um contador atento e por dentro do seu negócio poderá orientar a melhor opção.

Se sua empresa foi aberta em um regime tributário fora do ideal, ou seja, um que onere mais o seu financeiro, não se preocupe. No mês de Janeiro, todos os anos, você tem a chance de alterar o regime da sua empresa.

Outro exemplo de elisão fiscal é a escolha do local para instalação da empresa. O Imposto Sobre Serviços (ISS) tem sua alíquota definida de acordo com o município.

Dessa forma, se você pesquisar, pode encontrar uma cidade vizinha com uma alíquota menor que a da cidade que você pretendia ter seu negócio. Assim, dependendo da redução, vale a pena considerar mudar de endereço.

Outro exemplo é aproveitar incentivos fiscais, como o caso da lei de incentivo à cultura.

Municípios, estados e governo federal oferecem leis específicas em que a oferta de apoio e patrocínio de projetos culturais garantem a renúncia fiscal.

Exemplos práticos de evasão fiscal

A evasão fiscal, como falamos, é quando o empresário burla a lei, praticando atos ilícitos como forma de reduzir ou isentar o pagamento de impostos.

Um exemplo bastante simples é a omissão de informações sobre as vendas. Ou seja: é quando a empresa não declara o valor total de produtos ou serviços vendidos.

Isso pode ser feito de diferentes maneiras, seja na não emissão de uma nota fiscal, por exemplo, ainda que seja obrigatório, seja na adulteração dos relatórios e informações formais, como Imposto de Renda.

O que é planejamento tributário e qual sua finalidade

O peso das cargas tributárias no Brasil é tão grande que chega, muitas vezes, a inviabilizar um novo negócio.

Não à toa, diversas empresas fecham antes mesmo de completarem 2 anos.

Nesse cenário, um planejamento tributário pode significar um diferencial competitivo importante, já que trabalhará com uma gestão estratégica e inteligente para lidar com o pagamento dos impostos.

Este plano, conhecido como elisão fiscal, reúne um conjunto de sistemas que tem por objetivo reduzir ou isentar o pagamento de alguns tributos.

É de direito do contribuinte constituir sua empresa da forma que melhor atenda suas expectativas, incluindo a redução de despesas, ainda que sejam em impostos. Contanto que as manobras sejam lícitas, cabe à justiça aceitá-las.

Sonegação Fiscal

Sonegação fiscal, ou evasão fiscal, são práticas ilícitas para evitar o pagamento devido de tributos.

Sonegação fiscal, ou evasão fiscal, são práticas ilícitas para evitar o pagamento devido de tributos.

Os crimes de sonegação fiscal são chamados de crimes contra a ordem tributária, com base na Lei nº 8.137, de 27 de Dezembro de 1990.

São aqueles que têm como objetivo esconder, impedir ou retardar o pagamento total ou parcial dos tributos, reduzindo o montante devido.

São considerados crimes de sonegação fiscal as fraudes, simulações, falsificações, apropriações indevidas, omissão ou fraude ao fisco, etc.

Um exemplo de sonegação fiscal é a emissão de uma nota calçada, em que o valor da primeira via, para fins de transporte, é diferente do valor citado nas vias seguintes (destinadas ao Fisco).

O que é sonegação de nota fiscal

Sonegar nota fiscal pode significar uma nota calçada, como o exemplo anterior, em que a nota apresenta valores diferentes nas vias destinadas a cada público; mas também pode significar a omissão da emissão da nota.

É um caso bastante comum em lojas ou restaurantes, por exemplo, em que o consumidor acaba tendo que solicitar sua nota fiscal, caso contrário o estabelecimento não emite. O mesmo acontece com profissionais autônomos, como médicos.

Mas não são somente este tipo de empresa que sonega nota fiscal. Se você negocia um desconto pela não emissão da nota, por exemplo, é, também, uma sonegação.

O empresário busca essa alternativa para ter registrado, para fins contábeis, um valor tributável menor do que a receita real.

Apesar de ser uma prática comum, não é recomendável. É ilegal e, portanto, passível de ser punida. Assim, não vale o risco: tudo que você economizar sonegando notas fiscais poderá ser cobrado, com prejuízos ainda maiores!

Qual a pena para o crime de sonegação fiscal

O crime de sonegação fiscal é descrito no Art 1º da lei nº 4.729, de 1965 como:

I – prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deva ser produzida a agentes das pessoas jurídicas de direito público interno, com a intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei;

 

        II – inserir elementos inexatos ou omitir, rendimentos ou operações de qualquer natureza em documentos ou livros exigidos pelas leis fiscais, com a intenção de exonerar-se do pagamento de tributos devidos à Fazenda Pública;

 

        III – alterar faturas e quaisquer documentos relativos a operações mercantis com o propósito de fraudar a Fazenda Pública;

 

        IV – fornecer ou emitir documentos graciosos ou alterar despesas, majorando-as, com o objetivo de obter dedução de tributos devidos à Fazenda Pública, sem prejuízo das sanções administrativas cabíveis.

 

        V – Exigir, pagar ou receber, para si ou para o contribuinte beneficiário da paga, qualquer percentagem sôbre a parcela dedutível ou deduzida do impôsto sôbre a renda como incentivo fiscal.

No mesmo artigo, a lei apresenta a pena como detenção, de seis meses a dois anos, e multa de duas a cinco vezes o valor do tributo.

No entanto, prevê redução da pena para os casos réu primário, que deverá cumprir apenas o pagamento de 10 vezes o valor devido.

O que significa evasão de receita

A evasão de receita é a omissão dos valores recebidos pela empresa.

Da mesma forma como a evasão de notas fiscais, tem o objetivo de reduzir o valor tributável, para fins de cálculo. Assim, a empresa acaba pagando menos impostos do que deveria.

Algumas maneiras de se fazer a evasão de receita são:

  • a emissão de uma nota fiscal com valor menor que o valor real;
  • não declarar a venda de bens do ativo imobilizado;
  • não declarar ganhos com rendimentos ou aplicações.

Como fazer um planejamento tributário eficiente

Agora que você já entendeu a importância de praticar a elisão fiscal na sua empresa, vamos ajudá-lo a fazer um planejamento tributário eficiente.

Escolha o melhor regime tributário

A escolha do regime é uma das formas mais primárias de elisão fiscal.

Isso porque você pode, nesse momento, optar pelo formato que melhor atender sua empresa no que se refere à redução de tributos.

Não faça nada por impulso: considere todos os formatos, verifique sua atividade e modelo de trabalho, avalie o tamanho da equipe que você terá e opte pela melhor opção.

Seja inteligente com o pró-labore

Se você está numa sociedade, deve pagar pró-labore aos sócios que trabalham na empresa.

O valor do pró-labore é passível de tributos, como INSS. Por isso, defina um valor que atenda à legislação, mas que não seja tão alto a ponto de onerar muito o seu financeiro.

A divisão de lucros é uma forma de pagamento aos sócios livre de tributação. Use isso a seu favor.

Pague impostos em dia

Essa regra serve para todo seu planejamento financeiro: pague as contas em dia.

Contas atrasadas significam juros e multas, e isso pode fazer começar uma bola de neve que será difícil de controlar no futuro.

Então, aplique isso para tudo, incluindo para as guias dos tributos: pague tudo em dia.

Fuja da evasão fiscal

Se você leu até aqui, já entendeu que praticar atos ilícitos não é a melhor forma de evitar o pagamento de impostos.

Existem meios seguros e legais para você controlar essas despesas. Não vale a pena arriscar o que você construiu, certo?

Conte com a tecnologia

Primeiro, contar com profissionais especializados, como contadores, é essencial para um bom planejamento tributário.

Mas, mais do que isso, contar com a tecnologia para registrar, organizar e controlar as informações e movimentações financeiras é sinônimo de segurança e otimização.

Invista em sistemas de gestão integrada para ter uma visão completa do seu negócio e, assim, identificar oportunidades de melhorar os seus resultados.

Conclusão

O planejamento tributário (elisão fiscal) é uma forma de garantir o direito do empresário em iniciar uma operação com o mínimo de custos possível.

O planejamento tributário (elisão fiscal) é uma forma de garantir o direito do empresário em iniciar uma operação com o mínimo de custos possível.

 

A elisão fiscal é uma prática legal que garante a redução ou isenção das obrigações tributárias de uma empresa.

Por ter um grande impacto no financeiro, pode ser o diferencial necessário entre garantir a viabilidade econômica, ou não, de um negócio.

Tomar decisões no âmbito legal é essencial para que sua empresa possa exercer o seu direito, como contribuinte, de pagar o mínimo de imposto possível. No entanto, é importante que seja assim: dentro da lei.

Se você buscar práticas que burlam a legislação ou estejam expressamente proibidas, você estará lançando mãos de estratégias de evasão fiscal, ou sonegação, e estará sujeito a penas que inclui detenção e pagamento dos valores indevidos.

Sem dúvida, não vale a pena correr o risco.

Consulte um profissional especializado para realizar um planejamento tributário eficaz e contar com as vantagens de praticar a elisão fiscal.

Utilize, também, um ERP para a gestão integrada e mantenha todos os registros e movimentações financeiras, garantindo a segurança e confiabilidade das suas informações.

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Missão, visão e valores: como criar para a sua empresa

Missão, visão e valores são definições que orientam e definem uma empresa. Essas diretrizes regem a tomada de decisão, o planejamento estratégico e a cultura do negócio.

Não importa se você é um empreendedor novo ou mais experiente: com certeza, em sua busca por ferramentas de gestão, você já se deparou com os conceitos de missão, visão e valores.

São princípios básicos que fazem parte de muito processo de planejamento estratégico, seja para iniciar uma empresa, seja para reposicionar um negócio.

Quer saber como fazer um bom planejamento estratégico? Leia o artigo 7 principais passos na elaboração de um planejamento estratégico .

As diretrizes da missão, visão e valores são essenciais, também, para deixar todos os funcionários a par dos objetivos e do perfil da empresa em que trabalham.

Assim, é possível alinhar expectativas, propor novos projetos ou inovações e permitir o fortalecimento de uma cultura única e compartilhada.

Você vai conhecer mais sobre:

  • O que é missão, visão e valores de uma empresa?
  • Qual a importância da missão, visão e valores?
  • Como criar a missão, visão e valores da sua empresa?

Boa leitura!

O que é missão, visão e valores de uma empresa?

O tripé missão/visão/valores resume as diretrizes que norteiam uma organização.

Elas definem e esclarecem quem é a empresa e sua razão de existir, sendo essenciais para orientar o gestor e todos os seus funcionários na busca dos mesmos objetivos estratégicos.

Apesar de serem conceitos bastante simples, é muito comum que as empresas confundam ou não apliquem corretamente para sua realidade.

Por isso, vamos esclarecer, abaixo, o que é missão, visão e valores, exemplificando com informações de empresas de variados segmentos para melhor entendimento.

Confira:

– Missão: a razão de ser da empresa

Peter Drucker, conhecido como o pai da administração moderna, afirma que uma empresa é definida pela sua missão, pela sua razão de existir.

A missão é, portanto, o que delimita a atuação da empresa. Não como uma forma de restringir , mas de focar .

Dessa forma, gestores e funcionários têm claro qual a identidade da empresa e o porquê dela existir.

Assim, podem se identificar com ela, buscar oportunidades de inovações e rumar juntos em direção aos mesmos objetivos.

Uma missão deve limitar a atuação, para que as decisões estratégicas possam ser tomadas com algum embasamento. É importante, porém, que a missão impeça o crescimento da empresa.

Sem querer abusar da liberdade poética da literatura, mas Alice no País dos Maravilhas já ensina: Quem não sabe para onde ir, qualquer caminho serve.

Assim, a missão deve ser abrangente o suficiente para que a empresa tenha espaço para inovar e crescer, conquistando mercados ou aproveitando oportunidades; mas não pode ser tão genérica a ponto de não ter nenhuma identificação.

É a missão que deve fazer aquela empresa ser única e diferenciada: se a missão puder ser facilmente aplicada para qualquer outra empresa, algo está errado.

– Visão: direcionamento para o futuro

Sabe aquela pergunta que todo adulto faz para uma criança: “O que você quer ser quando crescer”?

A visão é isso. O que sua empresa quer ser quando crescer? Onde ela espera estar em 2, 5, 10 anos?

A visão nada mais é do que uma meta, pela qual a empresa deverá criar planejamentos e ações; compartilhar sonhos, pensar projetos e engajar toda a equipe.

Por ser um objetivo a ser conquistado, é de extrema importância que a visão tenha um prazo definido, e que seja possível de mensurar. Caso contrário, você não parâmetros para saber se sua visão foi atingida.

Em função de ter um prazo, também, a visão deve ser sempre revisitada. Seja para avaliar o quão longe ou perto você está de conquistá-la, seja para alterar a visão, iniciando uma nova etapa na jornada da sua empresa.

– Valores: comportamentos e atitudes da empresa

O terceiro conceito da tríade missão/visão/valores define os comportamentos esperados da empresa, e, portanto, de seus funcionários.

Quais princípios regem as decisões e as relações? Quais os valores daquela empresa?

Quando falamos em família, em educação de filhos, por exemplo, reforçamos a importância de se ensinar valores, como respeito, honestidade, empatia. Por que a empresa não teria essa necessidade?

Os valores, assim como a missão e a visão, devem ser conhecimento de todos. E, mais do que isso, precisam ser respeitados e vividos, diariamente.

É isso que vai fazer com que a empresa forme sua cultura e identidade, que poderá ser compartilhada com o mundo através da sua comunicação e ações.

Uma empresa que tenha como valor, por exemplo, “respeito ao meio ambiente”, poderá transmitir esse valor através de projetos ambientais, com uma boa política de logística reversa, e ações que envolvam a comunidade.

Quais valores representam sua empresa? Que princípios você espera de seus funcionários?

Lembre-se que os valores precisam ser considerados em todos os momentos, incluindo a contratação de novas pessoas.

É essencial que seus funcionários se identifiquem com seus valores e sua missão, de modo que possam, juntos, construir um legado.

Qual a importância da missão, visão e valores?

A missão, visão e valores da empresa servem como uma bússola, guiando as tomadas de decisão e iluminando caminhos e escolhas.

Sem elas, o gestor ou empresário terá dificuldades em planejar e agir. Além disso, os funcionários ficarão sem norte. Se cada um “puxar a corda” para lados diferentes, ela arrebenta: é essencial que todos estejam envolvidos e buscando um mesmo objetivo.

Abaixo, listamos os 4 principais pontos envolvidos da missão, visão e valores, que são impactados e influenciados por essas definições.

– Planejamento estratégico

O planejamento estratégico faz sentido quando a empresa tem claro o que quer, onde quer e quando quer.

Com isso, consegue estabelecer metas e objetivos, e desdobrar planos de ações, que deverão ser compartilhados entre todos os funcionários.

Portanto, definir a missão, a visão e os valores da empresa é um primeiro passo fundamental para permitir que todo o restante do planejamento estratégico pode ser pensado, e faça sentido.

– Públicos de interesse

Os chamados stakeholders , ou seja, aqueles que estão, diretamente ou indiretamente, envolvidos com a empresa, como funcionários, clientes e fornecedores, podem estabelecer relações e laços com a marca em função da sua missão, visão e valores.

O que isso quer dizer? Que quando sua empresa tem um posicionamento, as pessoas têm a chance de se identificar com a marca, e isso é extremamente positivo.

Você consegue engajar todos os públicos em prol de um objetivo comum, além de aumentar o valor de sua marca frente aos clientes, transformando-os em embaixadores da sua mensagem.

– Comunicação empresarial

Como você já deve ter entendido, a missão, a visão e os valores de uma empresa são parte fundamental da sua identidade.

É natural, portanto, que sejam argumentos ricos para a comunicação e o marketing, já que são diferenciais, é tudo aquilo que faz com que a sua empresa seja diferente de todas as outras.

Com isso em mente, tendo a tríade missão/visão/valores estabelecida, é preciso comunicar . Para todos os públicos envolvidos, mas principalmente para os funcionários.

Isso porque são eles quem vão viver essas definições no dia a dia. Vão colocar em prática os princípios, buscando, em cada atitude, respeitar a missão e conquistar o objetivo definido na visão.

De nada adianta ter definições lindas se elas ficarem somente no papel, certo?

– Posicionamento e diferenciais de mercado

Seguindo a mesma ideia, a missão, a visão e os valores de uma empresa são uma forma inteligente e estratégica para sua empresa se diferenciar.

Você acha que a Apple se importa pelo fato da Samsung fazer telefones mais baratos? Ou se a Coca-Cola se incomoda com a concorrência da Pepsi?

Sem desmerecer ninguém, mas essas empresas (as quatro citadas) sabem muito o que querem, porque querem e como farão para conquistar o que desejam. Assim, ainda que concorrentes, têm diferenciais que são percebidos pelo público com clareza.

Sim, tanto a Apple e a Samsung fazem telefones; tanto a Coca-Cola quanto a Pepsi produzem bebidas. Mas suas motivações, sonhos e valores diferem entre si, e isso lhes garante uma posição individual e única.

Da mesma forma, suas marcas são percebidas e valorizadas de formas diferentes. Isso é se posicionar e se diferenciar. Isso é criar identidade e ser reconhecido por ela. 

Como criar a missão, visão e valores da sua empresa?

Agora que você já entendeu o que missão, visão e valores significam, e viu o quanto isso pode ser impactante para a sua empresa, hora de fazer as definições para sua empresa, certo?

Não é difícil, mas é preciso ter atenção para não confundir ou misturar conceitos.

Esse é um momento muito enriquecedor, já que fará com que as pessoas envolvidas troquem ideias, discutam suas visões e visualizem com mais clareza os aspectos intrínsecos do negócio.

Por isso, aproveite! Será um processo de autodescoberta, e atividades como essa sempre somam e nos fazem evoluir.

– Definição dos objetivos de atuação

Para começar o seu trabalho de definição das diretrizes estratégicas, é essencial que você provoque uma discussão entre os participantes referente aos objetivos da empresa.

Com o que se pretende trabalhar ou quais os limites de atuação que a empresa espera atingir? O que poderá ser feito e o que não faz sentido abraçar?

Quais os objetivos macros que a existência desse negócio pretende atingir?

Algumas perguntas são fundamentais para que vocês possam começar a refletir e a esclarecer conceitos e definições, indicando o melhor caminho e definindo a missão, a visão e os valores da empresa com mais naturalidade.

– Quem deve se envolver no processo

Se a sua empresa já possui definições de missão, visão e valores, uma sugestão é fazer uma pesquisa para avaliar o conhecimento e a aderência dessas definições junto aos funcionários.

Será que eles reconhecem ou se reconhecem nessas definições? Se não, hora de revisar!

É recomendável que o processo de criação da missão, visão e valores reúna pessoas de diferentes áreas, idades e conhecimentos. Quanto mais variedade na sua amostragem, mais chances você terá que construir algo real e verdadeiro.

Claro que os gestores da empresa são peças fundamentais.

Não há ninguém melhor do que a gestão para esclarecer quais os objetivos da empresa e por que ela existe e funciona daquela maneira.

Por outro lado, ouvir pessoas em posições mais baixas da sua hierarquia também pode ser enriquecedor.

É a partir delas que você, gestor, irá entender suas percepções de valor e de diferenciais sobre a empresa – mensagens que são, automaticamente, transmitidas ao mercado.

Saiba ouvir. Se as suas ideias de cultura, princípios ou objetivos não forem nem um pouco parecidas com as que sua equipe lhe trouxer, muita coisa precisará ser ajustada além da simples definição das diretrizes estratégicas.

– Perguntas a responder

Para ajudar no processo, você deve se fazer algumas perguntas. Elas irão oportunizar que você pense em situações e porquês que, talvez, até então, você não tinha pensado.

Essa provocação é essencial para você discutir com os demais integrantes do processo, trocando ideias, opiniões e construindo, juntos, a missão, a visão e os valores da sua empresa.

Missão

Para a definição da missão, converse e procure responder os questionamentos abaixo:

  • Por que existimos?
  • O que fazemos?
  • Para quem fazemos?
  • Como o que fazemos ajuda ou melhora a vida do nosso público?
  • O que fazemos de diferente?

Visão

Para a definição da visão, responda às perguntas:

  • O queremos nos tornar?
  • Em quanto tempo queremos isso?
  • O que estamos ajudando a construir?
  • O que esperam de nós?
  • Em que abrangência queremos atuar?
  • Que impacto queremos ter na vida de nossos clientes?

Valores

Para definir os valores, a identidade e a cultura da empresa devem estar claras para todos. Ou seja: todos os funcionários precisam reconhecer aqueles princípios de comportamento e conduta.

Clientes e sociedade também devem ser capazes de observar esses valores na forma de tratamento, ações e comunicação da empresa.

Para definição dessa diretriz, pergunte a si e aos demais públicos envolvidos:

  • Que princípios orientam nossos comportamentos?
  • Como queremos ser reconhecidos?
  • Pelo que gostaríamos de ser valorizados?
  • O que é importante para nós, em termos de valores e princípios?
  • O que temos como norteadores em nossas decisões?

– Exemplos de Missão

A missão é aquilo que define o que a empresa faz e porque ela faz o que faz. Precisa ser ampla o suficiente para permitir o seu crescimento e inovações, mas não pode ser genérica a ponto de servir para qualquer negócio.

É a carteira de identidade, aquilo que faz com a empresa seja diferente de todas as outras. Conheça a missão de algumas empresas, para sua inspiração.

  • Google: Organizar as informações do mundo todo e torná-las acessíveis e úteis em caráter universal.
  • Natura: Nossa razão de ser é criar e comercializar produtos e serviços que promovam o bem-estar/estar bem.
  • Mercedes-Benz: Aperfeiçoar o nosso negócio de automóveis, fornecendo veículos de alta performance e confiabilidade.
  • McDonald’s: Servir alimentos de qualidade, com rapidez e simpatia, num ambiente limpo e agradável.
  • Nestlé: Oferecer ao consumidor brasileiro produtos reconhecidamente líderes em qualidade e valor nutricional, que contribuam para uma alimentação equilibrada, gerando sempre oportunidades de negócios para a empresa e valor compartilhado com a sociedade brasileira.
  • Avon: Ser a companhia que melhor entende e satisfaz as necessidades de produtos, serviços e auto-realização das mulheres no mundo todo.
  • Apple: Trazer a melhor experiência em computação pessoal para estudantes, educadores, profissionais criativos e consumidores ao redor do mundo, com inovação em hardware, software e ofertas de internet.

– Exemplos de Visão

Como vimos, a visão representa onde a empresa quer chegar. Como quer ser reconhecida, o seu objetivo macro.

É a partir daí que a empresa poderá tomar decisões, criar e planejar ações, pois tudo deverá ser orientado à visão definida.

Naturalmente, uma vez atingida, a visão deve ser revisitada, já que novos objetivos precisam ser estabelecidos. Mas não é preciso esperar para repensar a visão: você pode (e deve!) ajustar a direção no decorrer do tempo.

O que não pode, porém, é desviar da sua trajetória, daquele caminho planejado e construído até então. Caso contrário, perder-se será o resultado mais provável.

Conheça a visão de algumas empresas.

Repare que nem todas definem números ou prazo limite (o que é recomendável), mas todas possuem visões que são possíveis de mensurar, ainda que em graus diferentes de dificuldades.

  • Fiat: Estar entre os principais players do mercado e ser referência de excelência em produtos e serviços automobilísticos.
  • HSBC: Ser o melhor grupo financeiro do Brasil em geração de valor para clientes, acionistas e colaboradores.
  • Gerdau: Ser global e referência nos negócios em que atua.
  • Duratex: Ser empresa de referência, reconhecida como a melhor opção por clientes, colaboradores, comunidade, fornecedores e investidores, pela qualidade de nossos produtos, serviços e relacionamento.
  • Kopenhagen: Ser um grupo competitivo que atue de forma abrangente no segmento alimentício, através de um portfólio de produtos com qualidade, representado por marcas fortes, com características e propostas únicas.
  • Nike: Ser uma referência em artigos esportivos, mantendo, assim, um vínculo com a qualidade de vida e de pessoas.
  • Apple: Proporcionar momentos em que uma palavra vale mil imagens.
  • Samsung: Inspirar o mundo e criar o futuro.
  • Nestlé: Ajudar 50 milhões de crianças a terem vidas mais saudáveis.
  • Petrobrás: Ser uma das cinco maiores empresas integradas de energia do mundo e a preferida dos seus públicos de interesse.
  • Disney: Criar um mundo onde todos possam se sentir crianças.
  • Cacau Show: Ser a maior e melhor rede de chocolates finos do mundo, oferecendo aos seus clientes e parceiros uma relação duradoura, com foco no crescimento, rentabilidade e responsabilidade socioambiental.

– Exemplos de Valores

Uma empresa pode ter inúmeros valores, acompanhados de uma frase descritiva, ou não. Mais do que simplesmente serem definidos, os valores precisam ser vividos e experienciados todos os dias.

Por isso, não adianta pensar em valores que ficam bonitos no papel se eles não podem ser identificados nas atitudes do dia a dia de seus funcionários.

Uma empresa que tem como valor, por exemplo, o cliente em primeiro lugar, precisa ter ações e atitudes que corroboram com ele, como capacitação da equipe de atendimento, uma política de devolução de mercadorias, um excelente gerenciamento de crises, etc.

Abaixo, alguns exemplos dos valores definidos por empresas reconhecidas de diferentes segmentos. Conheça:

  • Satisfação do cliente: Ele é a razão da existência de qualquer negócio. (Fiat)
  • Valorização e respeito às pessoas: São as pessoas o grande diferencial que torna tudo possível. (Fiat)
  • Ter a preferência do cliente. (Gerdau)
  • Sustentabilidade econômica, social e ambiental. (Gerdau)
  • Confiança; Respeito; Crença; Humildade; Integridade. (Avon)
  • Só é bom para a gente, se for bom para o cliente. (Itaú)
  • Pensamos e agimos como donos. (Itaú)
  • O melhor argumento é o que vale. (Itaú)
  • Nosso gerenciamento deve ser em equipe; consistente e focado. (HSBC)

Conclusão

Missão, visão e valores são diretrizes estratégicas que norteiam e definem uma empresa.

É uma como uma identidade, algo que diferencia aquele negócio de todos os outros. Que explica e divulga o que a empresa faz, por que ela faz e qual seu objetivo macro com isso.

Por serem diretrizes tão relevantes, têm um grande impacto nas decisões, no planejamento estratégico, na definição dos projetos e inovações, e até na contratação de pessoal.

A missão, a visão e os valores da empresa dão corpo à cultura organizacional. Contar com funcionários que entendam e se identifiquem com elas é essencial para que todos busquem o atingimento dos objetivos em comum, e vivam no dia a dia aqueles princípios norteadores.

Que tal automatizar processos e melhorar o controle das informações, de forma que você possa se dedicar mais e melhor à gestão estratégica da sua empresa?

Com a otimização de processos e a garantia de ter os dados seguros e confiáveis, você ganha tempo e segurança para pensar no seu negócio e buscar atingir suas metas.

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Backoffice: Como a tecnologia contribui para a Gestão Estratégica

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Backoffice é o nome dado à estrutura criada a partir de um planejamento estratégico, a fim de assegurar que todas as metas de uma empresa sejam atingidas.

Muitas organizações sofrem com algum tipo de complicação em seus processos internos, fazendo com que os resultados financeiros não sejam satisfatórios.

Por conta disso, é fundamental que qualquer empresa conte com um bom suporte que englobe todas as suas áreas operacionais.

Apesar de ser um fator crucial para o sucesso, muitos gestores ainda deixam esse conceito de lado, perdendo melhorias em eficiência, proporcionadas por ele.

Apesar de não ser exclusivamente voltado para a parte financeira, quando mal gerido, o backoffice pode se tornar um dos principais fatores de diminuição dos lucros de uma companhia.

No artigo de hoje, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre backoffice. Assim, você poderá se beneficiar dessa área para cuidar de todos os detalhes da sua empresa, a fim de tomar sempre as melhores decisões para otimizar a sua performance e seus resultados.

Você vai ver:

  • O que é backoffice?
  • O que faz o setor de backoffice
  • O que faz um backoffice comercial?
  • O que faz o analista de backoffice
  • Diferença entre backoffice e front office
  • Como o backoffice beneficia a sua empresa
  • Como a tecnologia potencializa o backoffice
  • Dicas para investir em backoffice
  • Conclusão

Boa leitura!

O que é backoffice?

Backoffice é um termo em inglês que pode ser traduzido como “por trás do escritório”. Dessa forma, esse conceito é baseado na ideia de que deve existir um ótimo suporte interno capaz de solucionar qualquer tipo de imprevisto ou problema imediato.

Essa ação pode ser realizada mesmo que as áreas envolvidas não possuam algum tipo de contato com o cliente final.

Com isso, o backoffice garante um suporte a todos os departamentos de uma instituição. Assim, existe o envolvimento de profissionais de diversas áreas, como marketing, contabilidade, recursos humanos e TI, por exemplo.

Dessa maneira, eles não estão na linha de frente nem lidam diretamente com os clientes, mas garantem todos os subsídios necessários para a continuidade de todas as operações.

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Esses colaboradores costumam se reportar diretamente a um administrador ou gerente de operações.

O que faz o setor de backoffice

o que faz o setor de backoffice

O setor de Backoffice é quem cuida dos processos que antecedem a entrega do produto ou serviço.

O setor de backoffice cuida de todos os processos empresariais antes da entrega de um produto ou serviço aos clientes. Ou seja, ele presta suporte para todos os outros departamentos de uma instituição.

Para isso, é importante que todos os profissionais dessa área conheçam os principais processos organizacionais, a fim de evitar a ocorrência de algum tipo de falha ou atraso.

Então, para que o backoffice seja bem sucedido em seus objetivos, é fundamental que haja uma ótima gestão de pessoas e um bom planejamento.

Assim, existem algumas boas práticas que precisam ser seguidas pelo setor de backoffice para garantir uma gestão de qualidade, como:

Realizar um planejamento

O planejamento é um dos fatores principais para garantir o sucesso do setor de backoffice.

Por isso, é necessário que haja um plano capaz de possibilitar a resolução de problemas. Isso clareia o entendimento das funções, facilitando o alcance das metas da empresa.

Então, antes de mais nada, é essencial que haja um planejamento mensal, semestral e anual, baseados na realidade da instituição e na sua visão de futuro.

Estabelecer metas

Após realizar o seu planejamento, é necessário estabelecer metas claras, a fim de torná-lo ainda mais assertivo.

Dessa forma, o setor de backoffice será capaz de conhecer e otimizar o desempenho dos profissionais de todas as áreas, a fim de verificar os seus desempenhos e assegurar o atingimento das metas.

Os objetivos precisam ser baseados na realidade de cada setor, de forma justa e transparente. Assim, fica mais fácil saber quais passos precisam ser tomados para que os objetivos sejam cumpridos.

Fazer uso de indicadores

Outro fator muito importante para o bom funcionamento do setor de backoffice são os indicadores.

Eles servem para mostrar se determinadas funções e setores estão em conformidade com o planejamento.

Você pode definir diversos indicadores para mensurar as atividades e o desempenho de cada setor, como:

  • Produtividade;
  • Qualidade;
  • Capacidade
  • Turnover
  • Índice de absenteísmo.

É fundamental que você entenda que só é possível melhorar o que é possível de ser medido. Ao não controlar ações e resultados, é quase impossível identificar pontos de ruptura, e, assim, o setor de backoffice acaba não sendo capaz de realizar a sua função.

Contratar profissionais qualificados

Um setor de backoffice consegue ter um bom desempenho quando possui profissionais altamente qualificados. Dessa forma, fica muito mais fácil se diferenciar em meio aos concorrentes.

Ter à disposição uma equipe bem treinada e apta a desenvolver com eficiência as suas atribuições é um grande diferencial na gestão do setor.

Por isso, é fundamental prezar pela contratação de bons profissionais. Bons colaboradores de backoffice precisam ter espírito de equipe, autonomia, proatividade, organização e domínio de ferramentas computacionais.

Além disso, é indispensável que a empresa conte com todas as ferramentas que serão utilizadas por esses colaboradores, como sistemas de comunicação e de gestão, por exemplo.

Isso é necessário, principalmente, porque a área de backoffice precisa estar sempre conectada com todos os processos internos.

Se você busca uma gestão realmente eficaz, não faz sentido investir em um departamento de backoffice e esperar que ele execute suas tarefas com sistemas ultrapassados ou processos manuais, por exemplo.

Quando bem gerida e executada, a ação do backoffice é capaz de otimizar todos os processos empresariais de maneira rápida e eficiente, além de melhorar a atuação do front office.

O que faz um backoffice comercial?

o que faz um backoffice comercial

O Backoffice comercial controla processos que garantem um melhor desempenho do time de vendas.

 Um backoffice comercial pode atuar de diversas maneiras em uma empresa. Algumas de suas atribuições costumam envolver a emissão de documentos fiscais, o controle de estoque e a garantia de bom andamento interno de todos os processos, por exemplo.

Além disso, algumas instituições atribuem a esse setor a responsabilidade de cadastrar novos clientes, a fim de assegurar que o banco de dados empresarial contenha todos os dados fundamentais para a emissão de pedidos.

A área de backoffice comercial também tem sido bastante utilizada de forma estratégica, com a formação de equipes especializadas, capazes de entender o mercado e seus avanços, além de estudarem os históricos de seus clientes.

Essas informações são essenciais para o desenvolvimento de análises corretas que se tornam a base de deliberações gerenciais.

As empresas que já têm apostado no envolvimento do backoffice comercial em suas operações e tomadas de decisão, têm se deparado com excelentes resultados, já que a equipe comercial consegue permanecer focada no relacionamento com o cliente, visando a negociação em si.

Com isso, caso haja algum tipo de inconformidade em relação ao contrato fechado entre o cliente e a empresa, a busca por uma solução fica sob a responsabilidade do backoffice comercial.

O que faz o analista de backoffice

O analista de backoffice não lida com o cliente final, ficando sob sua responsabilidade diversas funções, como:

  • Analisar pendências de outros setores;
  • Desenvolver relatórios da operação para a gerência;
  • Realizar o suporte aos profissionais do frontoffice;
  • Lidar com e-mails internos e de clientes;
  • Resolver solicitações e reclamações de clientes.

Além disso, é fundamental que esse profissional tenha pelo menos um conhecimento básico de informática. Principalmente no que diz respeito ao Pacote Office.

Diferença entre backoffice e front office

Em uma empresa, além do backoffice, existe o setor responsável pelo front office. Ambas as áreas são fundamentais para o bom funcionamento de uma organização, mas têm diferenças significativas.

Enquanto o primeiro diz respeito à gestão interna, o segundo se refere ao relacionamento direto com os clientes.

Dessa forma, o front office – também conhecido como front line ou linha de frente -, caracteriza toda a parte visível de uma empresa por parte dos consumidores. É aqui que estão as áreas de pós-venda, atendimento ao cliente e marketing, por exemplo.

O backoffice, por sua vez, reúne todas as áreas que não são visíveis ao usuário, como logística, produção, contabilidade, estoque e recursos humanos.

Como o backoffice beneficia a sua empresa

Com um setor de Backoffice sua empresa antecipa riscos e otimiza processos, melhorando seus resultados.

Uma empresa que possui planejamentos e processos bem definidos costuma enfrentar problemas quando alguma etapa não ocorre como o esperado. Isso pode acabar influenciando, inclusive, o faturamento do mês.

Dessa forma, a área de backoffice funciona como um controle de qualidade, cujo objetivo é solucionar problemas e evitar que eles voltem a acontecer.

Assim, a empresa evita que os imprevistos tenham algum tipo de impacto na comercialização do serviço ou produto final, minimizando os prejuízos.

Por exemplo, quando uma compra é feita online ou por um sistema de televendas, diversos processos precisam ocorrer de maneira rápida e eficaz, a fim de não ocasionar atrasos na entrega ou um possível cancelamento da compra.

Assim, um setor de backoffice garante que a sua empresa funcione de forma coesa mesmo com o surgimentos de possíveis imprevistos, como uma greve do sistema de transporte de mercadorias, por exemplo.

Além disso, esse departamento é fundamental para o desenvolvimento das atividades em qualquer tipo de organização, seja ela grande ou pequena. A grande diferença é que ela será criada de acordo com o tamanho do seu negócio.

Um setor de backoffice ainda apresenta outros benefícios para uma empresa, como:

Maior visibilidade dos processos internos

Ao implementar novas tecnologias e automatizar processos, é possível ter uma visão ampla da organização, como o controle de vendas e estoque, por exemplo.

Com isso, os profissionais da áreas conseguem identificar de maneira rápida e precisa as falhas ocorridas, a fim de corrigi-las rapidamente.

Dessa maneira, acaba havendo a otimização de todos os processos internos, oportunizando uma cultura de melhoria contínua.

Redução de gastos

Com a implementação de uma área de backoffice você pode observar uma redução nos gastos e custos em todas as etapas empresariais.

Isso acontece por conta da diminuição da existência de falhas e retrabalhos, economia de recursos, como a água e energia, além de um desgaste menor dos equipamentos por conta da manutenção preventiva.

Dessa maneira, também acaba havendo um aumento da qualidade geral do produto oferecido e do serviço ofertado ao consumidor, aumentando a percepção de valor da sua marca.

Aumento da produtividade

Uma área de backoffice visa garantir a assertividade das atividades e operações organizacionais. Assim, essas atividades são realizadas de maneira objetiva com o intuito de impedir que falhas ocorram e atrasem os processos como um todo.

Com isso, a produtividade tende a aumentar, melhorando também os níveis de entrega de todos os setores.

Como a tecnologia potencializa o backoffice

Para que o setor de backoffice da sua empresa apresente ótimos resultados, é necessário que ele conte com ferramentas de ponta para auxiliar todo o processo.

Isso se faz necessário porque se apoiar apenas nas habilidades humanas pode acabar fazendo com que a empresa enfrente erros que deveriam ser evitados pelo próprio setor.

Por isso, é muito importante que os processos internos de gestão sejam automatizados o máximo possível. Dessa forma, existe um fluxo de trabalho mais centrado e eficaz, além de evitar a perda de informações, por exemplo.

É interessante que a empresa faça uso de um software de gestão que seja capaz de conectar todos os setores em tempo real, além de um ótimo sistema de relação com o cliente final.

Assim, as informações essenciais para o bom andamento do negócio estarão sempre seguras.

Em uma venda online, por exemplo, todo o processo fica automático, desde o fechamento da compra até a reposição do produto no estoque. Isso acaba otimizando o tempo, aumentando a satisfação do consumidor e reduzindo custos de possíveis erros manuais.

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Dicas para investir em backoffice

O investimento em um setor de backoffice é fundamental para qualquer tipo de empresa.

Isto porque ele cuida de todas as etapas processuais, sendo capaz de evitar que alguma falha atrapalhe o bom andamento do negócio.

Se o seu objetivo é melhorar ainda mais a área de backoffice da sua empresa, é fundamental que você foque na implementação de novas tecnologias, por exemplo.

Além disso, é importante que você siga as dicas a seguir:

Gestão de equipe

Quando os recursos humanos são aliados às práticas do setor de backoffice, auxiliam na otimização da produtividade de toda a empresa.

Assim, é importante que o gestor da área foque na capacitação de sua equipe, oferecendo treinamentos adequados e relevantes.

Essa ação pode acabar impactando não somente na melhora do atendimento final ao cliente, mas também na redução das ocorrências de falhas nos processos internos.

Quantidade ideal de profissionais

É muito importante que você saiba qual é a quantidade ideal de profissionais necessária para que os processos sejam otimizados.

Isso porque possuir um número menor do que o necessário de colaboradores pode afetar o desempenho das suas operações

Automatização de processos

Algumas tarefas organizacionais acabam demandando muito tempo, o que pode atrasar processos importantes, além de afetar o faturamento.

Assim, é importante que esse tipo de tarefa seja automatizada, a fim de acelerar o desenvolvimento da sua empresa e diminuir a ocorrência de possíveis erros.

Conclusão

backoffice gestao estrategica - conclusao

Backoffice é, sem dúvida, uma excelente estratégia para melhorar a performance da sua empresa.

O termo em inglês backoffice nada mais é do que o departamento que soluciona falhas e evita possíveis retrabalhos em qualquer processo interno de uma empresa.

Ou seja, essa área consegue garantir o bom funcionamento de todos os outros setores, permitindo que as metas e objetivos estratégicos sejam atendidos.

Ele reúne profissionais de várias áreas e tem o objetivo de melhorar e agilizar os processos internos, evitando o surgimento de falhas e reparando-as quando elas acontecem.

Para que a área de backoffice seja bem sucedida, é preciso que os seguintes passos sejam seguidos:

  • Realizar um bom planejamento;
  • Estabelecer metas possíveis;
  • Fazer uso de indicadores;
  • Contratar profissionais qualificados.

É comum que haja uma certa confusão em relação ao termos backoffice e front office, já que ambos lidam com processos empresariais. No entanto, o front office diz respeito à parte visível de uma organização, aquela que lida diretamente com os clientes finais.

Assim, ambos os setores contribuem para o bom funcionamento e desenvolvimento de um negócio.

Também é importante que você invista em processos automatizados, a fim de evitar a interrupção do fluxo de trabalho e a perda de dados, por exemplo.

Fique atento aos detalhes, já que são eles que impulsionam o crescimento de uma organização. Quando existem falhas nos processos internos, uma reação em cadeia é iniciada, afetando setores, clientes e faturamento.

Com o isso, o setor de backoffice precisa ser priorizado em qualquer empresa, independente do seu tamanho.

Com um sistema de gestão que integra os setores e processos de uma organização, você é capaz de organizar, acessar e analisar todos os tipos de informações, garantindo a integridade dos dados e permitindo um acompanhamento dos resultados de forma clara e objetiva.

Assim, o seu backoffice se torna ágil e eficiente. Conheça o ERP BomControle e faça um teste gratuito![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row css=”.vc_custom_1562934231055{background-color: #f2f2f2 !important;}” el_class=”border-radius: 10px;”][vc_column][vc_text_separator title=”Kit: E-book 5 pontos que todo empresario deveria saber” color=”turquoise” el_class=”font-size-15px”][vc_column_text css=”.vc_custom_1562871885325{margin-top: -20px !important;}”]

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