Como um sistema de cadastro de produtos pode ajudar o seu departamento comercial?

Felix Schultz

Felix Schultz

O atual cenário do mercado exige do gestor uma atuação criativa e produtiva. Isso acontece porque ainda vivemos os efeitos da crise econômica que devastou o país e também em função da concorrência, que é acirrada em muitos setores. Por isso, o sistema de cadastro de produtos é uma ferramenta capaz de ajudar o sistema comercial e se destacar no mercado.

Neste artigo, explicaremos o conceito de cadastro de produtos e depois vamos ver como o sistema funciona na prática. Além de trazer vantagens para o setor comercial, a ferramenta pode ajudar, até mesmo, o marketing. Continue a leitura e saiba mais!

O que é cadastro de produtos?

Na teoria, podemos dizer que o cadastro de produtos é qualquer sistema capaz de armazenar informações detalhadas sobre cada um dos diversos produtos vendidos pela empresa. Assim, uma planilha eletrônica ou, até mesmo, cadernos físicos ou tabelas podem ser considerados como cadastro de produtos.

Na prática, no entanto, quando falamos em sistema de cadastro de produtos, geralmente estamos nos referindo a um software ou a um módulo dentro do ERP da organização. Isso porque as soluções informáticas se tornaram um item de primeira necessidade dentro das PMEs.

Como ele funciona?

Uma empresa que tem um bom cadastro de produtos pode ser comparada a uma casa com sólidas fundações. O cadastro de produtos é a base sobre a qual incidirá o poder de automação do sistema, fundamental para o aumento da produtividade do setor comercial!

Um cadastro de produtos incompleto ou mal feito pode replicar a cada venda uma série de erros que podem prejudicar a gestão interna, a imagem da empresa perante o cliente e até mesmo a legalidade de suas operações.

O cadastro completo de um produto contém informações detalhadas sobre suas características essenciais, como nome, tamanho, cor, modelo, lote etc.

Além disso, ele deve conter também informações importantes para o financeiro, como o preço de custo e o de venda de cada produto, para que possamos apurar o lucro (e os impostos que incidem sobre ele).

Por fim, não podemos nos esquecer de que o cadastro também deve ter informações fiscais a respeito do produto, como as alíquotas de ICMS ou ISS aplicáveis e os códigos relativos à classificação tributária dos produtos.

Quando todos esses campos estão devidamente preenchidos, o sistema é capaz de automatizar perfeitamente as operações de vendas, agilizando o trato com o cliente e gerando menos trabalho e retrabalho tanto para o setor comercial, como para outros departamentos.

Por que todas as empresas deveriam ter um sistema de cadastro de produtos?

Antes de qualquer outra coisa, é importante destacar que o bom funcionamento do departamento comercial também depende de fatores bem mais estruturais, como a capacidade da empresa de manter suas operações dentro da lei.

O cadastro completo dos produtos é fundamental para que o contador responsável pela escrituração fiscal da empresa possa ter acesso a informações importantes para manter os livros contábeis atualizados e condizentes com a realidade.

Portanto, a empresa que não sabe cadastrar seus produtos corre o risco de ser autuada pelas autoridades fiscalizadoras, tendo de arcar com pesadas multas ou com a interdição do estabelecimento comercial, em caso de irregularidades mais graves ou reiteradas.

Controle de estoque

Um dos maiores benefícios de ter um cadastro de produtos impecável é a facilidade de realizar o controle de estoque, o que, por sua vez, é fundamental para atender bem o cliente. O gestor que não tem a capacidade de trabalhar com um estoque no tamanho certo está colocando a empresa em risco.

Se temos um estoque grande demais, isso significa que temos dinheiro parado, mas se temos um estoque pequeno demais, corremos o risco de perdermos vendas e de mandar o cliente diretamente para a concorrência.

Agilidade

Não há nada pior do que formar longas filas na loja porque o produto que o cliente deseja comprar simplesmente não está cadastrado no sistema e o operador do caixa não sabe o que fazer.

Também é muito comum encontrarmos produtos com a descrição incompleta, contendo uma designação genérica, como “refrigerante”, mas sem especificar se é lata ou garrafa; original ou zero açúcar.

Levar a sério o cadastramento de produtos pode agilizar o atendimento ao cliente, eliminando as filas e garantindo a satisfação do freguês.

Categorização

Outra grande vantagem em utilizarmos o cadastro de produtos em favor do nosso time de vendas é a possibilidade de registrar os produtos no sistema sob categorias mais amplas. Assim, podemos ter acesso instantaneamente a todos os produtos de uma mesma família, o que pode ser importante para fechar a venda caso algum produto esteja em falta e o vendedor queira recomendar uma alternativa.

Segurança

Também não podemos desconsiderar o aspecto da segurança jurídica que a empresa passa a ter quando adota um sistema cadastro de produtos impecável.

O Brasil tem um dos sistemas tributários mais complicados do mundo. Estamos falando de um emaranhado de normas impostas pela União, pelos Estados e pelos nossos mais de 5 mil Municípios. E o pior de tudo é que essas regras estão em constante mudança!

Como já dissemos, o cadastro deve conter informações fiscais sobre o produto. Isso inclui um código que o classifica pela nomenclatura comum do Mercosul e outros que indicam se o produto tem ou não substituição tributária.

Qual é a importância do cadastro de produtos para o marketing?

É verdade que o tema principal deste artigo é sobre as grandes vantagens que um bom cadastro de produtos pode trazer para o departamento comercial da empresa. No entanto, não poderíamos deixar de falar na importância do tema também para o setor de marketing.

Trazemos esta perspectiva porque o marketing também é responsável, ainda que indiretamente, pelo bom desempenho nas vendas. Todo vendedor sabe do potencial de trabalhar com produtos que tenham grande apelo com o público.

Para que isso aconteça, precisamos saber o que nossos clientes querem e uma boa ferramenta para isso é consultar relatórios obtidos a partir do cadastro de cada produto no sistema. Podemos saber os produtos com a maior margem de lucro, os produtos que mais vendem, os que trazem os melhores resultados, etc.

Juntando esses indícios no sistema de cadastro de produtos, o departamento de marketing é capaz de elaborar um catálogo de produtos que sejam mais atraentes para o público da empresa e, é claro, que isso também tende a melhorar os resultados da equipe de vendas.

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