Já pensou em ter controle sobre o fluxo de entrada e saída dos caixas da sua empresa, ao mesmo tempo que os seus saldos bancários são comparados? Isso se chama conciliação bancária e pode mudar a sua rotina administrativa. É o fim de uma série de desencontros nos valores que vez ou outra ocorre na maioria das companhias.
Dá para rastrear as diferenças entre o que seu controle interno acredita que tem e o que realmente existe no banco! Embora isso pareça um desequilíbrio financeiro, é bem natural ocorrerem distorções como essas nas empresas de todos os portes. Afinal, lidar com dinheiro e diversas operações bancárias é bem complexo.
Pensando nisso, este artigo traz tudo o que você precisa saber, além de seis ações para manter a conciliação bancária em dia. Fique atento e saiba por onde começar!
O que é Conciliação Bancária
Basicamente, a conciliação bancária consiste no controle bancário da empresa, conferindo o saldo em conta com o extrato das movimentações financeiras recentes.
A frequência da conciliação de contas pode variar de acordo com o porte da empresa e fluxo de movimentações financeiras.
Caso o fluxo de caixa seja movimentado, é interessante fazer a conciliação com mais frequência, para estar em dia com o verdadeiro saldo da empresa.
Por meio da atividade, é possível ordenar os pagamentos, recebimentos e saldos disponíveis na empresa no momento.
É um processo essencial na gestão financeira, especialmente para descobrir os verdadeiros lucros que foram gerados, assim como o impacto dos gastos.
Para que serve
A conciliação bancária é ideal para visualizar os verdadeiros recursos da empresa.
Você tem uma empresa familiar que presta serviços e aprendeu com seus antecessores que o fluxo de caixa deve ser feito em um caderninho. Isso é ótimo, pois o hábito de anotar já é o primeiro passo para manter a conciliação de contas em dia.
Com o passar do tempo, você aperfeiçoou esse registro e criou uma planilha altamente eficiente para controlar as entradas e saídas de dinheiro. Isso já ajudou bastante e elevou para outro nível o seu controle interno.
Entretanto, com o aumento das operações com cartão de crédito, débito, emissão de cheques, boletos e tantas outras ferramentas modernas para pagar e receber fundos, a gestão financeira ficou ainda mais complicada, mesmo com acesso às contas on-line. Como monitorar todas as movimentações de capital? Como ter certeza do que tenho hoje no meu saldo e comprometer meu orçamento de acordo com ele?
Somente uma boa conciliação bancária permite que você tenha essas respostas na ponta da língua. Portanto, é de extrema importância que você invista nesse processo e veja como sua gestão financeira contribuirá para que os demais setores avancem e cresçam.
Ela ainda previne uma série de problemas, como entrar no limite do cheque especial, cujos juros são altíssimos; esquecer de pagar parceiros e fornecedores; e evitar fraudes. Confira mais detalhes sobre como fazer tudo isso acontecer!
Quem deve fazer a conciliação bancária
A verdade é que a conciliação não é uma prática obrigatória para as empresas, mas é um processo indicado para manter uma administração ordenada.
Sendo assim, tanto microempresas como empreendimentos de grande porte podem fazê-la, especialmente para reunir mais detalhes e registros das movimentações de caixa.
Por exemplo, imagine que você compara o extrato às movimentações recentes e descobre que um pagamento esperado não foi recebido.
Caso você não tivesse feito a conciliação, acabaria perdendo o dinheiro e sofrendo um prejuízo sem nem perceber.
Vantagens em fazer a conciliação bancária
Como você pôde perceber, a conciliação financeira é uma ferramenta essencial para garantir uma gestão financeira eficiente e precisa.
Além de trazer mais detalhes sobre as finanças e evitar erros em recebimentos e pagamentos, a conciliação bancária tem mais vantagens a oferecer do que você imagina!
Conheça 3 dos principais benefícios que a prática da conciliação de contas pode trazer para o seu empreendimento.
– Previsão do fluxo de caixa
Com a ordenação dos lançamentos financeiros e a precisão cada vez maior dos registros de movimentações, se torna possível que a empresa crie uma expectativa sobre os lucros e gastos dos próximos meses, com base nos dados reunidos.
Ou seja, além de informar quanto a empresa possui em caixa atualmente, a conciliação de contas também pode ajudar a prever as condições do empreendimento em uma data futura.
– Taxas bancárias
As taxas bancárias referentes às transações e serviços são cobradas automaticamente pelo banco, mas nem sempre são documentadas na gestão financeira.
Com a conciliação bancária, é possível acompanhar essas cobranças e manter os lançamentos de taxas sempre em dia por meio do extrato bancário.
– Planejamento orçamentário
Considerando a previsão do fluxo de caixa e do saldo em caixa da empresa, é possível tomar decisões mais inteligentes e planejar ações que estejam de acordo com o orçamento do empreendimento.
Por meio das análises envolvidas na conciliação, é possível entender melhor as contas e apontar débitos indevidos que podem ser cortados para realizar uma economia.
Além disso, é possível planejar um investimento ou expansão para manter a empresa em crescimento, de acordo com os verdadeiros recebimentos da empresa e condições para promover a ação.
– Controlar movimentações
Com a conciliação é possível ter mais controle sobre todas as movimentações financeiras da empresa, tanto as que já ocorreram quanto as que estão previstas.
Desta forma, é possível evitar erros e diferenças em recebimentos e pagamentos do empreendimento.
Com o uso de uma ferramenta automatizada, o processo se torna ainda mais eficiente e prático. Além disso, relatórios específicos e personalizados podem ser gerados no programa para auxiliar as análises.
Planilha de conciliação bancária
É preciso documentar a conciliação bancária para que ela auxilie a gestão financeira.
Caso você não esteja familiarizado com a conciliação financeira, criar uma planilha é uma ótima forma de iniciar a prática e adaptá-la às particularidades do seu empreendimento.
Por meio da ferramenta, é possível acompanhar o fluxo de caixa da empresa e conferir todas as movimentações bancárias com o extrato.
Além disso, é possível conferir se os pagamentos e recebimentos esperados foram feitos corretamente, para evitar prejuízos, juros com débitos de impostos atrasados ou problemas com clientes e fornecedores.
Confira algumas dicas para criar sua planilha de conciliação bancária e começar a ordenar suas finanças:
- Atualize os lançamentos regularmente, de preferência diariamente;
- Verifique os saldos para garantir que os dados estão corretos;
- Reúna os documentos e faça as correções necessárias.
Inicialmente, a planilha é uma ferramenta ótima para a conciliação bancária. Entretanto, ela possui suas limitações e, uma hora ou outra, você verá que uma ferramenta automatizada será a melhor opção.
Conciliação bancária passo a passo: como fazer
É importante manter uma rotina de hábitos e atividades para manter a conciliação de contas em dia e funcionando, especialmente para gerar os benefícios esperados.
Tanto com as planilhas quanto com os softwares, é necessário fazer o acompanhamento regular dos registros, para garantir a precisão das informações e analisar os resultados.
Não basta apenas lançar as informações na sua planilha ou software e esperar que uma mágica aconteça para ordenar suas finanças. É preciso estar sempre em dia com as atualizações.
Confira 4 passos essenciais para aplicar a conciliação bancária da melhor forma na sua gestão financeira.
– Registro diário de entradas e saídas
É interessante atualizar a conciliação bancária e realizar a verificação das informações diariamente, para garantir que nenhum dado se perca ou seja registrado de forma incorreta.
Você pode até imaginar que um lançamento incorreto aqui e outro ali não vão causar grandes impactos na gestão financeira da empresa.
Entretanto, a verdade é que os pequenos detalhes podem se tornar em grandes empecilhos nas análises finais, podendo até gerar resultados errados que atrapalham o planejamento estratégico e orçamentário.
– Verificação dos saldos iniciais e finais
Esta etapa é essencial para quem busca usar a conciliação bancária para descobrir os verdadeiros ganhos e gastos da empresa.
Nas análises de resultados, é interessante levar os valores iniciais e finais em consideração para perceber quais foram os impactos das movimentações financeiras recentes.
Por mais que a tarefa seja um pouco trabalhosa para os adeptos à planilha, é um passo importantíssimo para reunir informações importantes sobre o setor financeiro do seu empreendimento.
– Verificação das datas
Além de verificar as datas de pagamentos e recebimentos importantes no mês, também é importante ficar de olho com os dias de todos os lançamentos.
O hábito é ideal para estar sempre em dia com os prazos estipulados com terceiros, o que é um fator essencial para construir a reputação da empresa com o público e parceiros.
A verificação das datas também é essencial para garantir que os resultados finais sejam mais precisos.
– Correção de diferenças (conta e dados internos)
Ao detectar qualquer erro nos lançamentos da conciliação bancária, é essencial realizar a correção o mais rápido possível, com base no extrato.
Também é importante anexar e arquivar o documento utilizado para correção, para justificar a modificação, de forma que todos entendam que houve um motivo por trás do reajuste.
Como monitorar o fluxo de caixa
Por representarem peças importantes na gestão de finanças, a conciliação bancária e o fluxo de caixa são conceitos que andam lado a lado.
Por meio da conciliação, é possível monitorar as entradas e saídas de recursos da empresa, ou seja, o fluxo de caixa.
Para conseguir estes dados, é essencial registrar os dados de todos os gastos, identificando-os e informando a data em que ocorreram.
Ao mesmo tempo, é preciso estar de olho no saldo de caixa atual da empresa e também realizar previsões com base nas informações reunidas.
É interessante estar de olho em ambos aspectos diariamente, para estar sempre em dia com as finanças da empresa e idealizando as melhorias que podem ser feitas.
Como evitar erros
O funcionamento da conciliação bancária depende dos lançamentos relacionados ao fluxo de caixa, sendo assim, é claro que podem ocorrer erros no processo.
Entretanto, eles precisam ser evitados ao máximo, já que podem prejudicar os resultados da análise de forma bem grave.
Por isso, é essencial arquivar e anexar todos os documentos utilizados para realizar as atualizações.
Eles são essenciais para a verificação e correção de dados, além de serem muito úteis caso ocorra alguma divergência com um cliente, fornecedor, parceiro ou até mesmo com o banco.
Quando os clientes realizam pagamentos, é essencial pedir o comprovante da transação para não acrescentar informações incompletas na conciliação. Os depósitos não identificados podem causar grandes confusões nas análises finais.
Software financeiro integrado
Como mencionamos anteriormente, a planilha é uma ótima ferramenta para quem está começando a se familiarizar com a conciliação bancária.
Entretanto, a melhor opção para gerenciar as finanças e realizar a conciliação é a implantação de um software financeiro.
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A conciliação bancária pode ser feita automaticamente, assim como a gestão de entradas e saídas de finanças.
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Ações para mantê-la em dia
Responda rápido: qual é o saldo da conta–corrente da sua empresa hoje? Você sabe quem são os clientes que pagam em dia? Essas e outras questões são inerentes a uma excelente gestão. E para você não perder tempo, saiba agora quais são as atividades iniciais para implantá-la.
– Anotar tudo
Quando você aprendeu que a caderneta de anotações era fundamental para controlar o fluxo de caixa de uma empresa não estava errado. Na verdade, não é o caderno que é importante, mas o hábito do registro, independentemente de onde ele ocorra.
É claro que existem ferramentas eficazes e práticas para quem quer aposentar o caderninho e manter a conciliação bancária em dia. Não deixe de fazer o registro, diariamente, de todas as movimentações financeiras da sua empresa e conte com que o tem de mais seguro e eficiente no mercado.
– Utilizar um sistema integrado ERP
Nem caderno, nem planilha. Se você quer uma conciliação bancária eficaz, produtiva e moderna, use um sistema integrado ERP. O Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial permite a automatização dos processos da sua empresa.
Ele garante também a integração entre os processos. Ou seja, em um único produto você terá acesso rápido às rotinas administrativas, poderá pagar e receber títulos em aberto, conciliar contas e analisar o fluxo de caixa. Além de contar com relatórios em suas mãos ao alcance de um clique.
– Estabelecer processos
A tecnologia é um avanço para o controle interno de todas as organizações. Já pensou ter um sistema integrado de ERP que soma, diminui, lembra e confere todas as transações financeiras? Isso é um grande progresso! Porém, se você não estabelecer as etapas para checagem e conferência, a tendência é que a organização se perca ao longo do tempo.
Logo, é importante chamar à responsabilidade todos os funcionários envolvidos e criar uma padronização das ações para que a conciliação bancária fique sempre em dia. Para isso, distribua funções e cobre se tudo está sendo feito conforme o que foi estabelecido.
– Definir periodicidades
O alinhamento das informações bancárias com o controle interno de fluxo de caixa tem que ser feito em uma periodicidade exata. Isso permite que os resultados sejam iguais. Do contrário, a conciliação bancária nunca vai bater.
Se sua empresa faz muitas operações durante o dia, é ideal que essa conferência seja feita logo cedo ou no final do expediente. Se a movimentação é menor, vale ser feita uma vez na semana. Contudo, a periodicidade uma vez criada tem que ser mantida e respeitada para que as conciliações façam parte de um ciclo de fechamento.
– Guardar comprovantes
Quando realizada a conciliação bancária, você deve arquivar tudo o que diz respeito a ela. Essa ação é relevante para que você comprove movimentações, quitações e pagamento de taxas extras indevidas.
Uma conciliação bancária em dia permite que você questione com mais autoridade os erros na sua contabilidade e cobre dos cargos que lhe competem, como gerentes de bancos, contadores e até clientes inadimplentes.
– Corrigir erros
Para que serve um controle mais rigoroso além de contribuir com o crescimento da sua companhia? Quando você tiver domínio sob a conciliação bancária, vai perceber que muitas falhas passavam despercebidas.
A partir disso, é hora de corrigir os erros e trabalhar com transparência na gestão. Se for preciso, mude de banco, troque colaboradores, estabeleça limites orçamentários, altere datas de vencimentos, transforme a forma como acontecem as compensações bancárias, renegocie prazos com seus parceiros, enfim, não tenha medo de fazer correções para colecionar mais acertos.
Relatório de conciliação
A conciliação bancária ajuda ainda mais a empresa quando é analisada regularmente.
Os relatórios são essenciais para que o empreendimento realmente compreenda os benefícios da conciliação bancária.
Entretanto, para que as análises sejam úteis e informativas, é preciso garantir que as informações presentes na conciliação estejam corretas.
Caso algum erro persista e seja contabilizado no relatório, é possível que você encontre resultados irreais e que podem trazer mais desvantagens do que vantagens.
Conclusão
A conciliação bancária é a técnica ideal para otimizar a gestão financeira.
Por fim, é possível perceber que a conciliação bancária é essencial para gerenciar o fluxo de caixa e entender como funcionam os gastos e ganhos da empresa.
O processo requer precisão nos lançamentos para gerar um relatório fiel ao saldo da empresa. As análises baseadas em dados precisos podem ser usadas para o planejamento estratégico do empreendimento.
É ideal que as 6 ações essenciais para manter a conciliação bancária em dia façam parte de um sistema integrado de gestão que garantirá mais lisura, menos perdas, praticidade e produtividade de todos os setores e profissionais envolvidos.
