A planilha de controle de estoque é uma ferramenta essencial para manter produtos em ordem, principalmente para quem trabalha com comércio.
Uma gestão de estoque adequada beneficia não apenas o armazenamento de mercadorias, mas também a distribuição de informações importantes para diversos setores da empresa.
A forma mais prática de gerenciar o estoque é por meio de um sistema de gestão, já que a planilha é automatizada dentro dele.
Entretanto, até mesmo usada de forma manual, a planilha de controle de estoque é uma ferramenta indispensável para a organização da empresa.
Para conhecer melhor a técnica de organização e adaptá-la ao seu empreendimento, continue lendo este post!
O que é uma planilha de controle de estoque
A planilha de controle de estoque é uma ferramenta que registra as movimentações de entrada e saída de mercadorias de um estoque.
Por meio de diferentes colunas, algumas obrigatórias e outras personalizadas, a planilha informa detalhes sobre o produto, seu valor, a data em que foi movimentado e também o fornecedor que o vendeu para a empresa.
No caso de venda, os dados do cliente são especificados e o valor registrado é considerado como positivo, um ganho de recurso para a empresa.
A ferramenta pode ser adaptada para o seu ramo de atividade, oferecendo dados que são especificamente importantes para os processos do seu empreendimento.
Para que serve a planilha de controle de estoque
Evite prejuízos e desperdício de tempo com a planilha de controle de estoque.
Principalmente, ela é utilizada para que a equipe possa consultar a situação do estoque e descobrir se há material suficiente para venda ou se é necessário repor itens.
Além disso, as movimentações no estoque também apontam a quantidade de vendas concluídas e o lucro bruto que está sendo gerado na empresa.
Ao mesmo tempo, a planilha também é essencial para organizar o espaço físico do estoque e otimizar o acesso às mercadorias do armazém.
Sendo assim, a planilha de controle é essencial não apenas para manter o estoque organizado, mas também para gerar importantes resultados à equipe financeira e de vendas.
O que não pode faltar na sua planilha
Para que sua planilha de controle entregue as informações básicas para ordenar as tarefas da equipe, é preciso que ela siga algumas regrinhas.
Sendo assim, algumas colunas e categorias são essenciais na fórmula básica de uma planilha de controle. Outros pontos são personalizados de acordo com o ramo de atividade ou a individualidade da empresa.
Conheça 5 itens que não pode faltar na sua planilha e se aplicam a qualquer tipo de negócio!
– Entradas e saídas
O registro das movimentações é essencial para atualizar o fluxo do estoque e determinar o destino dos produtos, assim como o ganho de lucro e o investimento de recurso em reposições.
A entrada de produtos representa a compra de novos itens com um fornecedor, no caso dos comércios, ou a contabilização de itens produzidos, no caso de uma indústria.
Já a saída representa as vendas, tanto para clientes finais quanto para outras empresas, tudo depende do ramo de atuação e da atividade da empresa.
– Descrição e código
A descrição do produto é essencial para saber sobre o que se trata a movimentação e atualizar a quantidade deste determinado item no estoque.
Já o código do produto ajuda a identificar o item no sistema de vendas e, dependendo da organização do armazém, a encontrá-lo no estoque.
Sendo assim, a identificação do produto é essencial para a leitura da planilha e a organização dos itens estocados.
– Data
A data em que a movimentação ocorreu, seja de venda ou compra, é essencial para determinar os dados que serão incluídos em um relatório determinado por período.
Por exemplo, caso você queira conferir as compras para estoque do mês passado, precisará selecionar as datas de início e fim da análise.
Sendo assim, para que as informações sejam ordenadas, especialmente para análise de resultados, é indispensável incluir as datas das movimentações.
– Registro de quantidade e valor
Registrar a quantidade de itens comprados ou vendidos é fundamental para atualizar a quantidade de produtos presentes no estoque.
Este passo é essencial para determinar se é necessário fazer uma reposição do estoque e se existem produtos suficientes para atender à demanda dos clientes.
Além disso, o valor dos produtos também é levado em consideração, especialmente para calcular o lucro bruto por meio do CMV (Custo de mercadorias vendidas).
O CMV compara o estoque inicial e o final, com a intenção de calcular quanto foi ganho a partir dos itens já vendidos, sem considerar o desconto de impostos ou outras taxas.
– Dados do fornecedor
Especialmente para o setor financeiro, os dados do fornecedor são essenciais na planilha de controle de estoque, já que o documento auxilia a equipe a determinar o que será pago ao fornecedor.
Além disso, é interessante identificar o fornecedor de cada tipo de mercadoria para saber a quem recorrer caso algum imprevisto ocorra, tanto em relação aos produtos quanto sobre o pagamento da compra, em casos de falta de recursos.
Em caso de vendas, é importante obter os dados do seu cliente também. Tanto para entrar em contato com atualizações do pedido ou até mesmo para utilizá-lo como lista de contato para futuros funis de venda.
O que pode incluir uma planilha de controle de estoque
A planilha de controle possui uma estrutura básica para apresentar resultados.
Além de criar sua planilha de controle de estoque com os itens fundamentais mencionados anteriormente, você pode acrescentar campos que atendam às necessidades individuais da sua empresa.
Por exemplo, imagine que você vende um produto perecível e precisa saber há quanto tempo ele está no estoque para que o prazo de validade não seja ultrapassado.
Sendo assim, é interessante que você acrescente a data em que o produto chegou ao estoque, assim como a data limite em que ele pode ser armazenado sem estragar.
Caso você ainda não saiba como identificar as necessidades específicas do seu empreendimento, comece com o modelo básico e vá acrescentando mais colunas conforme elas vão se mostrando necessárias.
Tipos de planilha de controle de estoque (por ramo de atividade)
Como mencionamos anteriormente, cada ramo de atividade possui diferentes necessidades e, por mais que siga a planilha de controle básica, precisa de uma ferramenta atenda a essas individualidades.
Desta forma, é possível personalizar a planilha de controle de estoque de acordo com o tipo de empresa, ou até mesmo com diferentes estoques dentro de um mesmo empreendimento.
Conheça 4 tipos de estoques que exigem algumas adaptações na planilha de controle de estoque para oferecer informações relevantes.
– Alimentos
O estoque de alimentos perecíveis exige uma gestão muito cuidadosa, para que os produtos não passem do prazo de validade e sejam descartados, representando um grande prejuízo à empresa.
Sendo assim, a planilha precisa contar com a data de validade do produto, assim como o prazo em que ele pode ser armazenado sem ultrapassar a validade.
No caso dos alimentos, é essencial dar prioridade de venda aos itens que chegaram primeiro ao estoque, já que eles estão mais tempo lá e precisam ser comprados para não se transformarem em descarte.
– Materiais
O estoque de materiais diz respeito aos itens que são utilizados na produção, especialmente para as empresas do ramo industrial.
É preciso garantir que sempre há material suficiente para manter a produção ativa, mas também é preciso tomar cuidado para não comprar produto demais e acabar desperdiçando e causando gastos desnecessários.
Por meio da planilha de controle de estoque, é possível identificar a situação atual do estoque e decidir qual ação é necessária para manter os números ideais.
Desta forma, é interessante interpretar a data de saída do estoque como o período em que a matéria foi incluída no processo, assim como datas estimadas da próxima compra de reposição.
– Itens de consumo
Itens de consumo são aqueles utilizados pela equipe da empresa, como materiais para escritório, por exemplo.
Por mais simples que pareçam, estes itens fazem a empresa funcionar e precisam estar sempre em dia.
É importante atualizar periodicamente os itens que são usados e que precisarão de reposição em breve, para que o problema não seja percebido apenas quando realmente acontecer.
A planilha não precisa ser atualizada com tanta frequência como a de estoque de produtos de venda, mas é interessante consultá-la periodicamente para fazer atualizações e consultar as ações que precisam ser tomadas para manter os níveis ideais.
– Itens em produção
Não são apenas os itens finalizados que devem ser contabilizados na empresa, o que está em processo de produção também deve ter o seu espaço na planilha de controle.
É interessante marcar a data de início de produção, um dia previsto para a finalização e depois a verdadeira data em que o processo foi concluída.
A estratégia é ótima para mensurar a produtividade da equipe e, caso esteja mais baixa do que o esperado, estudar as tarefas e buscar por soluções que otimizem a produção.
– Produtos finalizados
Os produtos são os itens avaliados nas planilhas de controle de estoque comum, em que os itens prontos para venda são gerenciados, de acordo são movimentados pelo estoque.
A gestão é essencial para mensurar lucro bruto e fluxo de vendas. Dependendo do resultado de ambas informações, a equipe pode buscar por novas estratégias para melhorar os números e fazer a empresa crescer.
Dependendo do produto disponibilizado pela empresa, a planilha pode exigir algumas adaptações para oferecer informações importantes, como no caso dos alimentos, por exemplo.
Como montar uma planilha de controle de estoque no Excel (passo a passo)
O Excel é o programa mais conhecido para a produção de planilhas, sendo assim, chegou o momento de aprender a criar a ferramenta principal do seu controle de estoque!
A verdade é que o Excel possui modelos pré-definidos para alguns documentos, e a planilha de controle de estoque é um deles. Basta selecionar o modelo e adaptá-lo de acordo com os dados da sua empresa. Siga o passo a passo abaixo:
- Ao abrir o programa, clique no campo “Arquivo e depois em “Novo”;
- Nesta área estão os modelos disponibilizados pelo programa, agora basta digitar a palavra-chave “estoque” no campo de estoque;
- Na busca, aparecem dois modelos do planilha de controle de estoque, agora é só escolher um deles, fazer o download do modelo e começar suas edições;
- O exemplo já possui áreas específicas e separadas para registrar entradas, saídas, itens de estoque, locais de estocagem (no caso de mais de um estoque físico), unidades de produtos, dados dos clientes e dos fornecedores.
Modelos de planilha de controle de estoque
A internet está repleta de modelos de planilha de controle de estoque para todos tipos de empresas e atividades.
Especialmente, os blogs dedicados a ensinar sobre o uso do Excel oferecem diversos modelos prontos para usar.
O que o controle de estoque pode evitar
Para garantir a organização das atividades e finanças, aposte na planilha de controle.
O controle de estoque exerce um papel fundamental na gestão geral da empresa. As informações que são obtidas nesse relatório são distribuídas para diversas equipes e exercem funções indispensáveis em outras análises.
Além disso, o controle de estoque é responsável por evitar algumas falhas que atrapalham o desenvolvimento da empresa no dia a dia, impedindo que ela cresça e se transforme.
Conheça 5 imprevistos que podem ser evitados com o uso do controle de estoque no seu empreendimento.
– Falhas no atendimento ao cliente
Não entregar um atendimento de qualidade ao cliente é uma falha que dificilmente pode ser reparada, sendo assim, deve ser evitada a todos os custos.
Supondo que você não faz o controle do seu estoque, imagine que você faz uma venda para um cliente e, só depois que ela foi aprovada, percebe que não possui o estoque suficiente para atender ao pedido.
Como explicar ao cliente que ele não receberá seus produtos em tempo por pura desorganização? É o tipo de situação que deve ser evitada ao invés de remediada.
Além disso, também pode ocorrer o acúmulo de produtos no armazenamento, o que representa um grande prejuízo à empresa e um uso desordenado do espaço físico do estoque.
– Gastos desnecessários
Falhas como as que mencionamos no item anterior geram prejuízos que podem ser considerado como bobos para a empresa.
Uma vez que uma simples planilha poderia apresentar a situação atual do estoque e evitar compras desnecessárias ou vendas que não podem ser atendidas, não há motivo para uma empresa não adotar o sistema de organização.
Em casos mais extremos, alguns produtos podem até ser roubados sem que o fato seja notado, já que não há uma noção clara do que consta no estoque.
Veja nosso e-book 5 pontos importantes que todo empresario deveria saber.
– Falta de planejamento
O acompanhamento do controle de estoque permite que os gestores façam planejamentos para melhor atender as demandas de venda dos produtos.
Por exemplo, ao utilizar a planilha de controle de estoque, é possível identificar as épocas em que surgem mais vendas e, com esta informação, preparar o estoque para atender ao número maior de pedidos.
O planejamento é essencial para o crescimento de qualquer empresa e, sem o controle de estoque, fica mais difícil prever os passos que a companhia pode dar para sair na frente dos concorrentes.
– Desperdício de tempo
Sem saber a quantidade exata de produtos e também a forma como eles estão ordenados no espaço físico, o simples processo de transportar o item vendido se torna mais demorado do que seria com o uso do controle de estoque.
Além disso, as falhas ocasionadas pela falta de organização precisam ser reparadas, e tal ação desperdiça um tempo que poderia ser investido em novas estratégias de venda e organização.
Com o controle de estoque, atividades como essas se tornam mais rápidas e precisas, já que toda a informação está na planilha e só é preciso consultá-la para entender o que está acontecendo no estoque em tempo real.
– Mal entendidos entre setores
A comunicação interna é essencial para o bom funcionamento da empresa e o sucesso das estratégias aplicadas, sendo assim, o uso do controle de estoque garante que informações precisas sejam passadas de um setor para o outro, otimizando a produção de relatórios.
É preciso que todos estejam falando a mesma língua e consultando os mesmos dados, sem surpresas ou dúvidas entre os processos, para que os processos ocorram de forma cada vez mais eficaz.
Sem a planilha de controle de estoque como parâmetro para o uso de dados em relatórios, a equipe fica perdida e pode acabar inserindo informações incorretas em diversas tarefas.
Como controlar o estoque além de usar a planilha
A planilha manual é uma ferramenta adequada para o controle de estoque, mas a técnica ideal para gerenciar os produtos é um sistema de gestão integrada.
Além de automatizar processos manuais repetitivos, o software unifica todas as informações da empresa em um único programa. O sistema ERP do BomControle, por exemplo, disponibiliza a gestão do setor financeiro, CRM e de estoque. Veja como funciona:
Com isso, é possível acompanhar todas as tarefas da equipe e uniformizar os processos internos. Experimente gratuitamente e veja como o sistema ERP pode transformar a rotina do seu empreendimento.
Conclusão
Por meio da planilha de controle de estoque, é possível economizar recursos.
Por fim, é possível concluir que o controle de estoque é essencial para a gestão de toda empresa, especialmente aquelas que querem crescer e otimizar cada vez mais os seus processos.
Além de apresentar a situação atual do estoque, a planilha também evita diversos conflitos de comunicação entre a equipe e grandes prejuízos à marca.
Por mais que a planilha por si só seja uma ferramenta útil, é interessante adotar um sistema de gestão integrada para obter uma visão geral sobre todos setores da empresa.
Agora que você entendeu a importância do controle de estoque, leia o artigo “Como ter um controle de estoque e vendas totalmente gratuito” para conferir mais dicas práticas sobre o assunto!
