Automatização de processos se refere ao uso de equipamentos e sistemas ao executar tarefas repetitivas e operacionais. Assim sobra para o profissional mais tempo para pensar estrategicamente, utilizando suas competências no crescimento dos resultados da empresa.
Já pensou se boa parte de nossos afazeres diários não fossem automatizados? Tarefas simples como enviar uma mensagem, usar o GPS ou até mesmo subir ao oitavo andar do escritório de elevador seriam verdadeiros dilemas.
No dia a dia de uma empresa também é assim. A automatização de processos traz inúmeras vantagens para todos os envolvidos.
O uso de técnicas computadorizadas ou mecânicas dentro da organização é o ponto de partida para a modernização e ganho na produtividade.
Existem soluções eficientes, específicas para diferentes áreas como gestão financeira, organização de estoque, comunicação (interna e externa), relacionamento com cliente e para demais setores das empresas.
Quer conhecer as vantagens da automatização de processos e aprender como automatizar as atividades da sua empresa? É isso que vamos abordar neste artigo, incluindo:
- O que é automatização de processos
- Objetivo da automatização de processos
- Vantagens da automatização de processos
- Exemplos de automatização de processos
- A automatização de processos aumenta o desemprego?
- Mapeamento e Automatização de Processos: como fazer
Boa leitura!
O que é automatização de processos
A automatização de processos envolve o uso de ferramentas para execução das atividades operacionais e de rotina de uma empresa.
A integração entre sistemas, inteligência artificial e equipamentos, permite ao profissional automatizar atividades repetitivas, centralizar informações, facilitar o gerenciamento e controle das tarefas.
Com isso, ele garante o cumprimento de prazos e traz maior qualidade na entrega de resultados.
A automatização de processos é um modo de incentivar o crescimento sustentável da empresa, pois auxilia na redução de erros e gera melhorias na produtividade da equipe.
Portanto, para produzir e aumentar o crescimento nos resultados, não é preciso aumentar a equipe, por exemplo. A automatização de processos permite entregar melhores resultados com o mesmo número de colaboradores, que passam a trabalhar com mais qualidade.
Qual a diferença entre automação e automatização?
Algumas pessoas têm dúvida se automatização de processos e automação se referem à mesma coisa. Ainda que semelhantes, não são conceitos iguais.
A automação é quando uma atividade pode ser executada sem interferência ou intervenção humana. Por exemplo, um sistema de dados analíticos coleta informações, buscando padrões ou tendências, que serão analisadas por um time de marketing em busca de oportunidades.
Já a automatização parte do princípio de que um ser humano precisa programar, gerenciar ou controlar a ação. No sistema de dados analíticos, por exemplo, você pode criar metas configuradas para avaliação dos resultados.
As metas representam uma automatização do processo de acompanhamento de KPI, já que é definida e cadastrada de acordo com parâmetros estabelecidos pelo profissional.
Objetivo da automatização de processos
Vivemos na era da informática, o que significa a presença quase absoluta de sistemas computacionais no tratamento da informação. Grande parte desses sistemas são capazes de controlar praticamente todos os processos empresariais que existem.
O potencial disso tudo é gigantesco. Inúmeras atividades são simplificadas quando recebem o auxílio de ferramentas automatizadas, como:
- pagamento e recebimento de títulos em aberto;
- conciliação de contas;
- análise do fluxo de caixa;
- dar entrada das notas de fornecedores;
- criação de pedidos internos;
- identificação de baixas no estoque;
- transferência de produtos entre unidades;
- contato com clientes;
- negociação de débitos.
Portanto, a automatização de processos tem como principal objetivo otimizar o tempo dedicado para tarefas de rotina, permitindo ao profissional ou gestor focar no essencial para o crescimento do negócio: estratégia.
Vantagens da automatização de processos
A automatização de processos pode gerar vários aspectos positivos em sua empresa. Conheça 7 vantagens em sua adoção:
1. Ganho na Produtividade
Ganhar em produtividade é o desejo de muitos gestores. Lembrando: produtividade é gerar melhores resultados, em menos tempo e com o mesmo número de pessoas na equipe.
Pense, por exemplo, no seu setor de CRM, o Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente.
Imagine no salto de produtividade se você tivesse em mãos informações sobre seus clientes, como reuniões, conversas, oportunidades abertas ou perdidas, contatos e outros dados importantes para o sucesso de uma negociação.
A sistematização de alguns processos faz com que isso seja possível com apenas alguns cliques.
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2. Diminuição das tarefas repetitivas
Atividades automáticas DEVEM SIM ficar a cargo das máquinas! A rotina operacional das empresas é cheia de atividades repetitivas. Essa realidade gera fadiga e cansaço ao colaborador, sobrecarrega sua criatividade e, muitas vezes, reduz a motivação.
Quando as tarefas mais enfadonhas são automatizadas, você está permitindo que seu pessoal invista em novos formatos de vendas, mais tempo nas negociações, melhor planejamento e inovação em diversos setores.
É um ótimo estímulo para que você automatize as atividades com esse perfil e direcione sua força-tarefa para ações mais estratégicas.
3. Integração dos setores
Organizar e escalonar também são algumas das vantagens na automatização de processos.
Quando um software reúne dados e informações sobre sua empresa, fica muito mais fácil integrar os setores. O RH pode usufruir dos indicadores da contabilidade, bem como a gestão do estoque passa a ter acesso à logística.
Em suma, com a automatização, é possível interligar e alinhar linhas de produção aos setores e dar vida a um ciclo produtivo muito benéfico para o presente e futuro da organização.
4. Padronização dos produtos e serviços
Peças únicas só são valorizadas se forem artesanais ou de luxo, feitas sob encomenda. E para elas, existe todo um mercado de nicho.
Porém, para os demais produtos de consumo, o que vale mesmo é a padronização dos produtos e serviços. Já pensou se uma casquinha do McDonald’s fosse feita de uma maneira em São Paulo e de outra em Fortaleza? Certamente seria o fim da franquia.
Logo, a automatização de processos garante a padronização dos bens e dos sistemas, tornando a produção muito mais rentável e confiável. Além, é claro, de garantir maior eficácia na gestão da qualidade.
Qual será o resultado? Menos falhas, mais qualidade e tempo reduzido no treinamento de novos colaboradores.
5. Análise do desempenho
Ao automatizar processos dos principais setores da empresa, o ganho é exponencial. Isso porque os dados colhidos pelos sistemas dão acesso a diagnósticos bastante eficientes sobre o desempenho dos processos nesses setores.
Relatórios, planilhas e informações são facilmente gerados. Podem ser mensais, semanais ou mesmo diários. Podem gerar dados dos mais variados processos e atividades dos setores. Basta um comando para identificar erros, quedas, aumentos e acertos das atividades.
Isso facilita a análise da situação real de cada área operacional, dando poder competitivo à empresa, que se reflete em ganhos reais.
6. Transparência nas negociações
Se você trabalha com alimentos, por exemplo, nada mais fundamental que o cuidado com a higiene e as diversas informações nutricionais de cada produto. Existem sistemas e maquinário incríveis que documentam hora, data ou lote fabricado.
A sistematização e automatização de processos é uma grande aliada na transparência desse e de outros setores, perante órgãos de fiscalização e, principalmente, perante o consumidor.
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Ao usar softwares modernos, você registra tudo o que é importante para o mercado: desde pagamento de impostos, observação dos procedimentos de segurança, planejamento estratégico da gestão de qualidade, até outros detalhes passíveis de fiscalização e punição.
7. Redução de custos
Se existe um tema que é motivo de preocupação entre todas as empresas e seus gestores, é a busca pela diminuição de custos. Hoje, ela já é um dos principais motivos que levam uma organização a buscar a automatização de processos.
Imagine a economia gerada aumentando a produtividade, diminuindo tarefas repetitivas, integrando informações sobre diversos setores, padronizando produtos e serviços e analisando constantemente o desempenho da produção!
A princípio, embora a automatização gere um investimento inicial inevitável, é importante destacar que, à médio e longo prazo, os custos são reduzidos ao ponto de estabilizar o orçamento de cada departamento, com objetividade e total controle.
Exemplos de automatização de processos
Atualmente, a automatização de processos já pode ser aplicada em praticamente qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento. Inclusive, você provavelmente já possui atividades automatizadas em seu negócio.
Pode ser algo simples, como uma resposta automática de e-mail, por exemplo. A verdade é que a automatização está presente em diversas áreas de nossa vida, mesmo que não percebamos. Ela pode te auxiliar em atividades que você nem imagina!
Muitos gestores ainda “torcem o nariz” para algumas inovações tecnológicas e automatizações de processos. Porém, o mais importante, é estar aberto e aproveitar cada oportunidade de inovação, que podem fazer a empresa crescer, sem prejudicar a qualidade ou o orçamento.
Para esclarecer a aplicação da automatização de processos, apresentamos abaixo alguns exemplos, em diferentes cenários.
Com certeza você irá reconhecer oportunidades em seu negócio que podem ser automatizados e, em pouco tempo, poderá colher os frutos desse importante passo em sua gestão.
Automatização de processos industriais
A automatização de processos industriais é, provavelmente, a mais lembrada quando se fala em automatizar atividades. Isso normalmente acontece, pois existem inúmeros maquinários que facilitam o trabalho da produção.
Já na primeira revolução industrial, temos exemplos de atividades que eram realizadas por pessoas, mas que foram substituídas ou otimizadas por equipamentos.
Como exemplo de automatização na indústria, temos o CLP, um controlador lógico programável. A ferramenta automatiza processos produtivos conforme a programação prévia de critérios.
Automatização de processos de TI
O setor de tecnologia da informação também pode se beneficiar – e muito – da automatização de processos. Um bom exemplo é o sistema de abertura de chamados.
Com um HelpDesk, o time de desenvolvedores pode gerenciar melhor as demandas abertas pelos usuários, evitando falha na comunicação, retrabalho ou o não cumprimento de SLA.
Existem, também, sistemas que facilitam a publicação, controle e gerenciamento de aplicações, garantindo mais segurança e integridade dos projetos desenvolvidos pelo setor de TI.
Um exemplo simples é o uso de templates para desenvolvimento de sites. Sistemas que oferecem trechos de código já prontos ou uso de frameworks, permitem uma considerável redução nos prazos de entrega e na dificuldade de execução das tarefas.
Automatização de processos de compras
O departamento de compras é responsável por levantar fornecedores, negociar preços e prazos de pagamento, além de gerenciar os contratos e auxiliar no controle orçamentário da empresa.
Agora, imagine que você seja o responsável por realizar tudo isso, sem um sistema ou ferramenta, como um computador, para auxiliar na execução dessas atividades. Digamos, por exemplo, que você mantém o controle de tudo em um caderno.
Qual a chance de acabar perdendo o prazo de vencimento de um contrato? Ou de comprar de um fornecedor com um preço mais caro? Ou, ainda, comprar produtos e se deparar com um estoque já cheio?
O processo de compras é muito estratégico para o negócio e a margem de erro deve ser reduzida o máximo possível. Por isso, a automatização desse processo é muito importante para a saúde financeira do negócio, além da manutenção da produção.
O controle de estoque e a gestão de contratos são apenas alguns exemplos. Olhe para o seu time de compras e analise todas as atividades que fazem parte do seu dia a dia.
Com certeza você pode melhorar os resultados dessa operação com o auxílio de um sistema de automatização de processos, que irá gerar um impacto significativo no financeiro e na satisfação de todos os envolvidos.
Automatização de processos contábeis e financeiros
Nosso último exemplo é sobre um departamento fundamental para qualquer negócio: o financeiro.
Se você já nos acompanha há um tempo, sabe que batemos muito na mesma tecla: o controle financeiro e o acompanhamento de KPIs é fundamental para o crescimento sustentável de um negócio.
Não existe outro meio de gerenciar uma empresa e tomar importantes decisões para ela, que não seja conhecendo sua situação econômica. É preciso ter o controle total desses dados para identificar o caminho que a empresa está percorrendo e antecipar potenciais desafios.
No financeiro e nos processos contábeis, não pode haver erros. Isso porque ou eles irão impactar na viabilidade do negócio, ou podem gerar multas que inviabilizam a continuidade da operação.
Portanto, mantenha suas informações e prazos de vencimentos sob controle. O melhor jeito de fazer isso é através da automatização desses processos.
Diminuindo o uso de planilhas, você diminui as margens para erros. Um sistema de gestão financeira pode te ajudar, garantindo a transparência e confiabilidade nas informações, além de otimizar a rotina e trazer segurança e embasamento para suas decisões.
A automatização de processos aumenta o desemprego?
Em geral, a ideia de automatização se refere à substituição dos homens por máquinas ou por robôs. Porém, essa classificação não é totalmente verídica, pois o controle e monitoramento humano são INDISPENSÁVEIS no controle e execução da tecnologia.
Portanto, ela não substitui os postos de trabalho. Porém, os otimiza.
Os resultados são processos mais eficientes, rápidos e econômicos. Foi graças à sistematização que, em 1950, houve a modernização de todo o sistema industrial por todo o globo.
Esse boom industrial conseguiu produzir mais bens e ampliar sua distribuição para mais consumidores. Esse período pode ser chamado de primeira fase da automatização, a inaugural.
Desse modo, nenhum profissional precisa temer a automatização de processos, ainda que conceitos como Indústria 4.0 estejam incentivando esse tipo de reação.
Porém, o que deve ser feito por parte dos profissionais é a busca por novos conhecimentos e habilidades. A melhoria contínua na capacitação e profissionalização pessoal, deve ser pensada estrategicamente, buscando diferenciação no mercado.
Afinal, como já vimos, atividades repetitivas e puramente operacionais não deveriam tirar a energia criativa dos profissionais de uma empresa.
Mapeamento e Automatização de Processos: como fazer
A automatização de processos envolve organização e gestão transparente dos processos de uma empresa. Somente assim é possível identificar tarefas rotineiras e seu impacto no processo.
Para isso, é preciso realizar o mapeamento de processos. Essa atividade consiste na identificação de cada passo do processo, das pessoas e recursos envolvidos e também dos resultados obtidos em cada uma das etapas.
Uma maneira simples de realizar esse mapeamento é através da criação de um fluxograma. Também recomendamos convidar pessoas de diferentes áreas. Assim, você pode identificar pontos de melhoria e aproveitar o mapeamento para redesenhar o que for preciso.
A gestão de processos é um conjunto de medidas que garante a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, através da padronização dos processos organizacionais.
Quer saber mais sobre isso? Leia o artigo: Gestão de processos: o que é e como implementar na sua empresa.
Uma vez que essas ações estejam funcionando dentro da empresa, você poderá perceber quais atividades ou processos podem ser automatizados.
Conte com um sistema de gestão completo
A automatização de processos demanda o investimento em alguma ferramenta, de acordo com o que você busca para a organização.
Hoje, no mercado, existem sistemas específicos para determinados departamentos. Porém, é importante reforçar que a integração dos processos e a centralização das informações possibilita uma visão mais ampla e estratégica sobre toda a empresa.
Se você manter ferramentas individuais para cada processo, pode acabar perdendo a oportunidade de aproveitar os benefícios oferecidos pelo cruzamento dos dados.
Portanto, considere um sistema completo, que possibilite o controle e a gestão de diferentes áreas em um único lugar.
Conheça o BomControle
O ERP BomControle é um bom exemplo. Nele, você conta com diferentes módulos, para:
- Gestão Financeira: controle as contas a pagar e a receber, faça conciliações bancárias, emita notas e boletos e mantenha seu fluxo de caixa sempre atualizado.
- Controle de Estoque: faça uma gestão inteligente do seu estoque, integrando o Controle de Vendas e a Gestão Financeira da sua empresa.
- Controle de Vendas: acompanhe suas vendas e integre com os módulos financeiro e de estoque, mantendo sempre atualizadas as informações para o time comercial.
- Gestão de Relacionamento: tenha o controle das informações de suas negociações em andamento ou concluídas com um CRM integrado aos demais departamentos da sua empresa.
- ServiceDesk: registre o histórico de chamados, controle as solicitações de suporte e crie uma base de conhecimento que permita a identificação de melhorias no atendimento ao cliente.
- BPM: implemente uma gestão de processos através de uma ferramenta para criar, analisar e ajustar processos de forma intuitiva e automatizada.
Online e intuitivo, a ferramenta possibilita a administração e automatização de diferentes tarefas, oferecendo inúmeros benefícios para a empresa e dados estratégicos para o gestor.
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Conclusão
Enfim, a automatização de processos é um passo fundamental para sua empresa crescer de forma sustentável.
Quando você tem uma operação pequena e inicial, é muito mais fácil gerenciar as atividades e os responsáveis, porque o fluxo de informações é menor. Mas, conforme o negócio for crescendo, o volume de dados e tarefas a serem gerenciados é muito grande.
É aí que acontecem os erros, que podem prejudicar fatalmente sua empresa.
Automatizar processos rotineiros, repetitivos e operacionais é, também, uma forma de valorizar as pessoas que estão na sua empresa.
Isso porque a automatização permite que os profissionais foquem seus esforços para pensar de forma mais estratégica e criativa, contribuindo efetivamente para os resultados do negócio.
Quer mais dicas de como melhorar sua gestão? Então, confira os artigos que separamos para você:
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Essa é uma realidade inevitável para qualquer empresa que deseja se manter competitiva, e uma oportunidade de aproveitar o máximo do potencial de cada profissional.
Apesar da sua vital importância para que um negócio seja bem-sucedido, a gestão financeira ainda é muito negligenciada por donos e gestores de empresas. E essa postura pode ser fatal em um mercado competitivo como o atual
