A implantação de sistema ERP começa com a escolha do software adequado para o ramo de atividade do negócio e com as funcionalidades que ajudarão a potencializar os objetivos da empresa, assim como reduzir os gargalos existentes em qualquer gestão.
O sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é um banco de dados em que todas as informações relativas aos processos gerenciais, produtivos e logísticos são inseridas. Dessa forma, permite às empresas maior controle e uma tomada de decisão mais assertiva.
Neste post, você verá o que é necessário para a implantação e os benefícios adquiridos ao adotar esse tipo de software na empresa. Confira!
Conceito do sistema de ERP
É um software que pode ter um servidor próprio, ser hospedado em nuvem ou distribuído em unidades de hardware.
Seu principal objetivo é automatizar rotinas empresariais para que processos sejam padronizados e o fluxo de informação integrado, entre todos os setores da organização.
Por meio de um sistema ERP, é possível monitorar resultados, diminuir custos operacionais, aumentar a eficiência produtiva, antever cenários e otimizar o gerenciamento de uma organização.
Quais são os objetivos da implantação de um sistema ERP?
Se a sua empresa está sofrendo problema com a organização de informações e a transmissão dela entre os diferentes setores, o momento é ideal para a implantação de um sistema ERP.
Entenda as 5 principais formas em que o sistema ERP pode transformar a administração do seu empreendimento.
Segurança
Para garantir que as rotinas sejam limitadas hierarquicamente às funções desempenhadas por cada colaborador da empresa, são criados perfis de usuários com acesso restrito às áreas predeterminadas pelo usuário master do sistema.
Stakeholders
Há a possibilidade de fazer o cadastro de fornecedores, vendedores, clientes e outros colaboradores, além de empresas que precisam estar acessíveis para o gerenciamento da organização e cuja informação é imprescindível para rotinas empresariais e estratégias de marketing.
Produtos e Serviços
Por meio de um cadastro completo das informações dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa, incluindo NCM, sistema tributário, histórico de compra e/ou venda, é possível elaborar relatórios para estratégias que complementem o processo de venda da empresa, assim como a redução de custos.
Controladoria e financeiro
Com um cadastro de bancos e a possibilidade de integração com relatórios, como extratos e contas pagas, por exemplo, o fluxo de caixa é mais completo, possibilitado ainda, pela criação de orçamentos, dados de faturamento, geração e baixa de boletos de cobrança, pagamentos de empréstimos, investimentos, além da elaboração de DRE e balanço patrimonial.
Logístico
Processos logísticos são beneficiados por rotinas, como controle de produção e de estoque, recebimento de mercadorias, importação de nota fiscal eletrônica por meio de arquivo XML, emissão de requisições, integração com ferramentas, como leitores de código de barras, entre outros.
Por que implantar um sistema de ERP na sua empresa?
Se você busca por um sistema organizacional otimizado e unificado, o ERP pode ser a sua principal aposta.
Além de automatizar processos repetitivos, o ERP reúne todas as informações importantes do seu empreendimento em único lugar, o que facilita a análise de resultados e também o lançamento de novos dados.
Ao adotar um sistema de ERP como uma ferramenta de gestão, o tempo investido em tarefas manuais se torna disponível para a criação de novas estratégias e planejamentos de crescimento para a companhia. Assim como o custo dos processos também se reduz e traz economia de recursos.
Com os setores financeiro, administrativo e comercial unidos em um só lugar, fica mais fácil analisar os pontos da sua empresa que precisam de mais atenção, assim como as oportunidades para lançar novas empreitadas.
Quando implantar um sistema de ERP?
A implantação do sistema ERP é um grande passo para a empresa, por isso é indispensável analisar todos os fatores que o levam a esta decisão.
Antes de tudo, busque entender se o ERP realmente é a solução que a sua empresa precisa no momento. Conheça as funções da ferramenta para que ela possa atingir suas expectativas da melhor forma.
Por exemplo, reflita se o valor necessário para instalar o sistema ERP é viável para seu orçamento e se, o tempo que será economizado, também compensa em relação ao valor da nova ferramenta.
Um outro exemplo prático seria o uso da ferramenta no setor financeiro. Se você não tem mais controle sobre as contas e até perde prazos de pagamento e lançamentos importantes, talvez seja o momento perfeito para automatizar os processos de finanças.
Além disso, é uma oportunidade para gerenciar melhor a relação com o cliente e trazer mudanças que possam beneficiá-lo diretamente. A relação com o público é essencial para entender como chegar a ele de forma mais eficiente e precisa.
Quais os benefícios da implantação de um sistema ERP?
Como dissemos anteriormente, o sistema ERP é capaz de transformar completamente a forma como as informações são transmitidas e organizadas dentro da sua empresa.
Se aplicado da forma correta, o ERP pode simplificar a rotina de diversos setores, garantir a segurança e armazenamento de dados e ainda oferecer uma visão completa de todas as movimentações diárias que ocorrem na companhia.
Ainda mais, todos os processos são padronizados e organizados sobre os mesmos parâmetros, o que facilita o processo de adaptação da equipe com o sistema, já que tudo funciona sob os mesmos modelos.
Um dos maiores benefícios da implantação ERP é certamente a melhora na produtividade dos funcionários. Livres de tarefas repetitivas e burocráticas, eles se tornam disponíveis para investir mais tempo e dedicação à ideias que podem impulsionar o crescimento da empresa.
Por fim, os relatórios gerais e detalhados que são disponibilizados pelo sistema podem conter toda a informação que você precisa para fundamentar sua próxima estratégia de inovação e crescimento.
É a análise ideal para apontar processos e investimentos que não atendem às expectativas e transformá-los em vagas para novas ideias e técnicas.
Como funciona um sistema de ERP?
Instalado como um software, o sistema ERP costuma se integrar com outros sistemas online para reunir todas as informações em um único programa.
Financeiro, estoque, relacionamento com clientes são setores que estão englobados no sistema de ERP do BomControle, por exemplo.
Nós oferecemos uma ferramenta completa para que você organize as informações do seu empreendimento e otimize a comunicação entre sua equipe.
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Como preparar a equipe para utilizar o novo sistema?
Por mais que os grandes responsáveis pelo processo de mudança sejam os profissionais da equipe de TI, é essencial que todos funcionários entendam o que é o sistema ERP e como ele transforma a rotina da empresa.
Afinal das contas, ele fará parte de todos os setores e será responsável por transmitir informações importantes de uma ponta da companhia para a outra. Sendo assim, todos precisam fazer parte da implantação.
É interessante reunir um representante de cada setor para que ele possa acompanhar o processo e apontar questões que afetam diretamente o resto da equipe.
Além disso, o treinamento para o uso do sistema ERP precisa ser iniciado antes da implantação efetiva da ferramenta. Quando tudo estiver pronto, os funcionários já estarão alinhados com o programa e as mudanças podem começar.
Processo de implantação de sistema ERP na empresa
Abrange as etapas do planejamento, por meio da escolha do fornecedor e do sistema ideal, investimento, com adaptação da infraestrutura e a definição da estratégia que será assumida para o processo de implantação, como treinamento dos colaboradores para adequar a cultura organizacional aos novos métodos e o monitoramento dos resultados.
A seguir, explicaremos 4 dessas etapas:
1. Planejamento
O planejamento pode ser executado por meio de métodos, como o SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time based), em que são especificadas as metas de implantação de sistema ERP: se são mensuráveis e a maneira em que serão atingidos os resultados, se são relevantes e terão tempo hábil para a correta adequação organizacional.
Escolha o fornecedor
A escolha do sistema deve começar pelo fornecedor ideal. Para tal, consulte o histórico de sucesso da empresa escolhida, confira se ela disponibiliza uma assistência técnica rápida e acessível e quais os horários disponíveis de atendimento.
Busque pelo fornecedor que tenha a melhor relação custo/benefício, para que o investimento não seja maior nem menor que os resultados alcançados com a implantação. Crie uma matriz de comparação entre os fornecedores para que essa busca seja facilitada.
Defina o sistema
O segundo passo é definir quais serão as funcionalidades que a empresa necessita adotar em suas rotinas. Escolha um sistema que permite adaptação às necessidades organizacionais e, para isso, liste quais serão os métodos de controle do negócio.
Atente-se que há muitos sistemas disponíveis do mercado, como:
- on premisse: instalado localmente no hardware e servidores da própria empresa, demanda a compra da licença perpétua, adequação da infraestrutura operacional e de rede, além de profissionais qualificados para sua manutenção;
- em nuvem: oferecido por meio de um serviço de assinatura em que os dados ficam armazenados no servidor do fornecedor e são acessados pela web;
- por nicho: são aqueles desenvolvidos exclusivamente para atender a uma necessidade específica de mercado, para ramos de negócios com características muito específicas, como restaurantes e supermercados, por exemplo;
- de baixa complexidade: são sistemas menos sofisticados, com poucas funcionalidades e, por isso, de fácil acesso e exigem pouco nível de conhecimento, mas, em longo prazo, necessitam ser substituídos por algum que tenha mais recursos gerenciais.
2. Investimento
O mais importante é verificar se a empresa dispõe de recursos para investimento, tanto na aquisição do sistema quanto no processo de implantação e manutenção do mesmo.
Para isso, observe se há recursos e infraestrutura para a implantação do software: computadores, acessórios de TI, rede, acesso à Internet, ferramentas operacionais, entre outros, e, posteriormente, liste tudo o que será necessário adquirir.
Escolha um sistema ERP em que é possível realizar backups automáticos ou programáveis, no próprio banco de dados da rede ou em nuvem, para total segurança do fluxo da informação.
3. Adaptação organizacional
Talvez essa seja a fase mais difícil para a implantação de sistema ERP, pois está relacionada e limitada às habilidades individuais e à capacidade de aprendizado do indivíduo.
Logo, é necessário promover não só um treinamento contínuo, por meio de cursos e capacitação, no sentido de melhorar a prática no uso do sistema, como também uma mudança comportamental dos envolvidos, para que o lançamento de dados corresponda às expectativas e seja um comprometimento global no uso da tecnologia.
Saiba ainda que esse processo de adaptação da cultura organizacional e a implantação total do sistema demandam de um tempo hábil mínimo, que também está condicionado à capacidade de adaptação às mudanças e o comprometimento da equipe com a empresa.
4. Monitoramento
Como qualquer outra estratégia, a implementação de sistema ERP exige monitoramento, para que sejam sanados gargalos operacionais e potencializados os resultados positivos, além de garantir maior segurança à tomada de decisão.
Para tal, utilize a análise de desempenho por meio de indicadores — KPI (Key Performance Indicator), como:
- SLA (Service Level Agreement): utilizado em relações contratuais entre a empresa adquirente e a fornecedora do sistema;
- índice de satisfação no ambiente organizacional;
- taxa de ociosidade da equipe: tempo em que os colaboradores não trabalharam por dúvidas intrínsecas ao software;
- taxa de disponibilidade do sistema: tempo em que as soluções estiveram fora do ar, ou seja, o downtime do data center em função dos impactos na produtividade da empresa;
- índices de erro e retrabalho: que monitora repetições e a dificuldade na execução de tarefas;
- incidentes de segurança digital: perda de dados, intrusões em sistemas etc.;
- Return Over Investment (ROI): representa a relação custo-benefício de uma implantação de projeto de TI.
Após todas essas etapas, serão necessárias, ainda, constantes atualizações para garantir que a implantação de sistema ERP seja eficiente e não se torne obsoleto com o tempo.
Evite erros na implantação do novo sistema de ERP
Todo processo de mudança passa por diversos obstáculos que deixam a transição um pouco mais difícil e estressante, mas há sempre uma forma de superá-los e aprender com os erros.
Se você não reconhece e repara os erros durante a implantação, o sistema acaba se tornando um estorvo ao invés de uma ferramenta de otimização e organização.
Conheça os 6 principais erros que podem prejudicar o seu sistema ERP e aprenda a evitá-los!
– Falta de planejamento
Lembre-se que o ERP é uma ferramenta que vai reunir todos os dados da sua empresa, ou seja, requer muita organização e um planejamento minucioso.
Este não é um momento de improviso, já que no meio do caminho você pode descobrir que a ferramenta escolhida não se alinha com o perfil da sua empresa ou até mesmo inserir informações incorretas que prejudicarão seus futuros relatórios.
O recomendado é organizar reuniões regulares com representantes de cada setor para desenvolver um plano que seja benéfico para a empresa inteira.
– Licenciamento do software
Cada software de solução ERP oferece uma modalidade diferente de licenciamento, o que pode passar despercebido para alguns empresários.
Algumas ferramentas cobram taxas únicas, outras calculam o pagamento de acordo com o número de usuários, enquanto umas oferecem planos anuais.
São detalhes como estes que podem causar prejuízo à empresa. Sendo assim, é necessário analisar todos os aspectos de cada software até chegar ao programa ideal para seu empreendimento.
– Atualizações
Os possíveis resultados e consequências do projeto nem sempre são considerados no planejamento, mas são responsáveis por diversas complicações futuras que poderiam ter sido evitadas exatamente neste momento.
Coloque na ponta do lápis as atualizações que serão necessárias no futuro, ou até a implantação de funções adicionais e analise se o software realmente vai atender suas expectativas depois de implantado.
– Treinamento da equipe
Como mencionamos anteriormente, os funcionários serão os principais envolvidos no uso do sistema ERP. Sendo assim, é preciso prepará-los para a chegada da nova ferramenta.
Não adianta se equipar com a melhor máquina fotográfica do mundo, por exemplo, se você não sabe como manuseá-la. O resultado será uma foto como qualquer outra tirada pelo celular ou uma câmera comum. A mesma ideia pode se aplicar com o sistema ERP e uma equipe despreparada.
Além de investir em treinamento para a equipe, também é essencial dedicar tempo para conferir as informações que serão contabilizadas no novo sistema, com o intuito de errar o lançamento de dados incorretos no software.
– Escolha do sistema de ERP adequado à sua empresa
O principal erro que pode acabar com sua estratégia de implantação é optar por um software que não atenda as necessidades da sua empresa.
Além de analisar todos os pontos do licenciamento e das funções da ferramenta, também é importante buscar por referências. O fabricante nunca vai revelar seus defeitos, por isso é essencial consultar a opinião de quem já utilizou a ferramenta na rotina.
Conclusão
Com o sistema ERP, você ganha uma visão geral da sua empresa e facilita a comunicação entre diversos setores.
Se torna mais fácil apontar as áreas que precisam de reparos e também os pontos que estão gerando os resultados esperados.
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