O primeiro sistema de ERP surgiu a partir de meados da década de 1950, utilizando tecnologia rudimentar, como cartões perfurados e computadores enormes, extremamente lentos e caros.
Com a evolução da tecnologia e a chegada da internet, os sistemas de gestão cresceram a ponto de virar um item de primeira necessidade, até mesmo para pequenos e microempreendedores.
Neste artigo, vamos ver os motivos por trás da verdadeira revolução que o chamado ERP desencadeou no mundo corporativo. Veremos mais de perto como funciona um ERP, falaremos um pouco dos seus benefícios, diferentes tipos e módulos e, por fim, mostraremos como escolher e implementar um ERP na sua empresa. Confira!
O que é um ERP?
Para entendermos o que é um ERP, é preciso considerar o termo em inglês “Enterprise Resource Planning”, que, em português, significa algo como planejamento dos recursos empresariais. Trata-se de um sistema de informática responsável pela automação de boa parte dos processos administrativos operacionais da organização.
Além de tirar o foco dos gestores e colaboradores da empresa das tarefas mecânicas e repetitivas do dia a dia, o software também funciona como um depósito de informações valiosas, detalhadas e organizadas a respeito do funcionamento da empresa, fornecendo matéria-prima para que a direção e os sócios tomem decisões embasadas, importantes para o sucesso do negócio no longo prazo.
Para que possamos entender um pouco melhor seus mecanismos, basta pensar que o ERP funciona em três camadas distintas. A primeira delas é a interface, ou seja, a área em que o usuário interage com o sistema, removendo, editando, criando e acrescentando dados.
A segunda camada é a de processamento lógico. É aqui que ficam guardadas todas as instruções que o sistema possui a respeito dos processos internos da empresa. Essa camada recebe informações inseridas diretamente pelo usuário na camada de interface, mas também recebe dados dos outros módulos integrados ao ERP, evitando o retrabalho.
A última das camadas é a de armazenagem. Após a etapa de processamento, os dados seguem para ser armazenados em um banco de dados, para que possam ser acessados sempre que necessário. Essas informações também podem ser exportadas para diversos formatos de arquivo, como Excel e PDF, por exemplo.
Para que serve um ERP?
Por mais que o termo já esteja na boca do povo, muitos empreendedores ainda se perguntam para que serve um ERP. O ERP serve para muitas coisas e talvez essa seja, inclusive, uma de suas maiores características. Assim, não é fácil tentar reduzir em algumas poucas palavras a enorme utilidade do software de gestão.
Contudo, podemos dizer que a principal função do ERP é integrar a gestão de toda a empresa e automatizar processos que não dependem de intervenção humana. Isso faz com que as informações sejam reunidas em um único lugar e que o gestor não tenha que sair à caça de relatórios e planilhas, verificando se todas elas batem ou se há inconsistências.
Com a implementação do ERP, o tráfego de informações entre os diferentes setores da empresa simplesmente deixa de ser um problema. Tão logo uma venda seja realizada, o sistema subtrai o item do estoque e envia um alerta para o setor de produção, que já inicia os trabalhos para repor a mercadoria.
Após produzir mais uma unidade para recompor os estoques, o setor de produção terá consumido matéria-prima, o que, por sua vez, é uma informação importante para o setor de compras, que deverá tomar as providências para o reabastecimento.
O funcionamento de uma empresa deve acontecer de forma integrada, e o ERP é uma solução que prestigia esse princípio fundamental.
Benefícios de usar um ERP
O primeiro grande benefício do ERP é o corte nos custos. Pode até parecer contraditório, já que o ERP geralmente corresponde a mais um desembolso no passivo da organização, no entanto, não podemos deixar de contabilizar o quanto ele economiza de dinheiro para o negócio.
Assim, o ideal é olhar para os custos associados à implementação do ERP como um investimento, e não como uma despesa. Só para termos uma ideia, uma empresa pode chegar a reduzir seus gastos com mão de obra em até 30% como resultado da automação proporcionada pela tecnologia.
Além de poder trabalhar com uma equipe mais enxuta, o gestor pode também reorganizar o trabalho de seus colaboradores, realocando-os em funções que gerem mais valor para a empresa ou para o cliente, o que aumenta a produtividade da força de trabalho.
Outro grande benefício relacionado à produtividade que não podemos deixar de mencionar é a queda drástica na ocorrência de erros ao longo dos diversos processos da empresa. Sabemos que um zero a mais ou a menos em uma planilha pode fazer um estrago enorme na contabilidade e nas finanças da organização.
Vale notar que, quando boa parte dos processos internos é automatizada por um software de gestão, a quantidade de erros diminui sensivelmente, já que, ao reduzir o processamento manual dos dados, reduzimos também as chances de ocorrência de falhas humanas e erros de digitação.
Um bom sistema de gestão também permite que a empresa reduza o tamanho do seu estoque. Sabemos que o estoque nada mais é do que um dinheiro parado, que não está rendendo frutos para o negócio, de modo que o melhor cenário em termos de estoque é manter o essencial com alguma margem de segurança.
O ERP permite que a eficiência na troca de informações dentro da empresa seja tão grande que essa margem de segurança certamente pode ser menor, especialmente quando comparada com empresas que ainda não utilizam a tecnologia.
Por fim, é importante destacar que todo o encadeamento de processos realizados pelo software acontece em tempo real, já que há uma integração entre os diferentes módulos do sistema.
Isso evita, por exemplo, que você venda simultaneamente o último exemplar de um produto para dois clientes diferentes: um na loja física e outro na plataforma de e-commerce.
Em que setores de uma ME o ERP pode ser usado?
Neste tópico, apresentaremos os principais setores de uma ME em que o ERP pode ser usado, mas é sempre bom lembrar que, à medida que o negócio vai crescendo, é importante expandir os módulos e, até mesmo, personalizar aplicações para otimizar os processos internos.
Departamento pessoal
Tradicionalmente, o departamento pessoal é responsável pela gestão do capital humano da organização, atraindo e retendo talentos. Além disso, o departamento pessoal também tem como função garantir o cumprimento de todas as regras e direitos dos trabalhadores, mantendo-os satisfeitos e produtivos.
Para fazer isso com o máximo possível de eficiência, a empresa não poderá dispensar a utilização de um bom sistema integrado de gestão.
O módulo relativo ao departamento de RH tem um amplo banco de dados com informações detalhadas sobre férias, descanso semanal, pagamento de verbas rescisórias e até mesmo automação da folha de pagamento, para que os cálculos trabalhistas não sejam feitos manual e individualmente.
Outra funcionalidade interessante do módulo é a possibilidade de integração com catracas e pontos eletrônicos, gerindo automaticamente a presença de colaboradores e importando dados que podem ser usados para fechar a folha de pagamento, promovendo os devidos descontos em razão de ausências não justificadas.
Financeiro
O módulo financeiro traz para o pequeno empreendedor a possibilidade de trabalhar com dados extremamente precisos, como qualquer setor financeiro deveria funcionar.
O componente financeiro do sistema de gestão empresarial pode ajudar o administrador a gerir e automatizar o pagamento de contas e fluxo de caixa, calcular juros e multas, agendar pagamentos, gerar boletos e promover a análise de crédito de clientes.
Uma funcionalidade bastante interessante do módulo financeiro é a possibilidade de integração com o EDI bancário (Electronic Data Interchange). Com isso, você pode realizar pagamentos, enviar e receber documentos dos bancos em que a empresa tem conta bancária a partir do próprio sistema da empresa, sem a necessidade de fechar e abrir programas e janelas diferentes.
Vendas
Com um componente de vendas, a organização pode gerir e automatizar processos relacionados ao setor de vendas, calculando a comissão dos vendedores, controlando orçamentos e ordens de serviço e emitindo a nota fiscal eletrônica sempre que fechar uma venda, sem a necessidade de ter que acessar o portal da Receita Federal e preencher os formulários manualmente.
Assim como todos os outros módulos, o de vendas também é integrado com os demais setores da empresa. Assim, toda vez que a empresa realiza uma venda, os mesmos dados são exportados para outros módulos, como o controle de estoque e o fiscal, por exemplo.
Estoque
O segmento de estoque tem funcionalidades para cadastrar matérias-primas e mercadorias adquiridas pela entidade. As quantidades de cada um desses produtos registrados no sistema podem ser exibidas em diversas unidades de medida, como unidade, fardo, amarrado, dúzia, quilogramas etc.
Além disso, o gestor pode também programar alertas para quando seus produtos estiverem com estoque baixo e controlar a data de validade das mercadorias em estoque, enviando informações para o marketing e demais setores da empresa, que podem criar campanhas especiais para movimentar os produtos com validade próxima e evitar prejuízos maiores.
Logística
O módulo de logística é bastante importante para as empresas que trabalham com a entrega de seus produtos ou mercadorias. O software facilita muito o gerenciamento de centros de distribuição, realizando o controle de lotes, a triagem de mercadorias, bem como a administração do inventário como um todo.
Fiscal
O módulo fiscal é um dos mais importantes em todo o sistema, já que ele é responsável por manter as atividades da empresa dentro dos limites estabelecidos pela lei, evitando que ela seja autuada pelas autoridades fiscalizadoras e venha a ter de pagar pesadas multas ou a sofrer outras sanções, como a interdição do estabelecimento comercial.
O módulo é especialmente útil para realizar o cálculo dos tributos devidos, como o ISS, o ICMS e o SIMPLES nacional. Além disso, ele também ajuda a empresa a cumprir as obrigações tributárias acessórias, que não implicam diretamente no pagamento de valores para o fisco.
É o que acontece, por exemplo, com as obrigações de emitir nota fiscal eletrônica, guardar documentos fiscais, elaborar declaração de débitos e créditos tributários, informe de rendimentos financeiros, entre muitas outras.
Por fim, vale lembrar que o módulo fiscal do ERP também é muito útil quando a empresa decide realizar uma auditoria fiscal, com a finalidade de aumentar a transparência e melhorar o compliance do setor, ou simplesmente para comprovar fatos para terceiros estranhos à gestão do negócio.
Por que investir em um ERP para uma ME?
A implementação de um sistema integrado de gestão costuma ter um impacto tão profundo nas operações diárias e na gestão estratégica de micro e pequenos empreendimentos que fica até difícil enumerar todos os motivos pelos quais o gestor deveria considerar essa possibilidade.
O que podemos dizer é que já passamos da época em que o investimento em um ERP tinha como finalidade criar mera vantagem competitiva no mercado. A verdade é que, nos dias de hoje, o acesso a um sistema de gestão pode ser uma questão de sobrevivência.
Isso é especialmente verdade no caso das microempresas, que têm uma estrutura jurídica, contábil e administrativa bem menos robusta e que, consequentemente, dependem mais do sistema de gestão.
Quais são os tipos de ERP disponíveis para ME?
ERP on-premise
O ERP on-premise é caracterizado por ser um sistema instalado nos servidores da própria empresa, o que significa dizer que o investimento em hardware e profissionais de TI é bem maior.
Por esse motivo, o ERP on-premise é um dos menos utilizados por microempresas, pois elas geralmente não têm condições de imobilizar grande quantidade de capital em um momento inicial do empreendimento.
ERP em nuvem
O ERP em nuvem é exatamente o oposto do ERP on-premise. O usuário do sistema não precisa investir em servidores ou mão de obra para realizar a manutenção do serviço. Ao contrário: os dados gravados no ERP podem ser acessados a partir de qualquer dispositivo que tenha conexão com a internet, já que eles estão armazenados na nuvem.
O armazenamento dos dados da empresa na nuvem é interessante por uma série de motivos, e não apenas quando estamos falando dos gastos. O primeiro desses motivos é a mobilidade, isto é, a possibilidade de acessar as informações da empresa a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, como um smartphone ou um tablet, por exemplo.
Isso é importante para que os gestores, sócios e até vendedores da empresa possam levar os dados consigo em reuniões, almoços e conversas informais com clientes, fornecedores ou investidores. Essa consciência dos números sem as tradicionais limitações geográficas permite que o colaborador possa estar sempre no lugar certo e na hora certa para fechar um bom negócio.
ERP de nicho
Ao contrário do que muitos podem imaginar, o ERP de nicho não é desenvolvido levando em consideração as especificidades de uma única empresa. É um software elaborado para atender, de modo geral, às necessidades de determinado nicho ou segmento.
É o que acontece, por exemplo, com os produtos disponíveis especificamente para restaurantes. Nesse tipo de software, é possível até criar uma representação visual das mesas do salão, calcular automaticamente a gorjeta dos funcionários responsáveis pelo serviço, entre outras funcionalidades importantes, mas que servem apenas para esse ramo.
ERP open source
Assim como acontece com qualquer software do tipo open source, o código-fonte do sistema de gestão também fica aberto para que programadores interessados possam criar complementos e adaptações capazes de fazer com que o software seja versátil e funcione bem diante de variados casos concretos.
Trata-se de uma característica interessante, mas que tem um lado negativo que acaba pesando bastante. O fato de o código-fonte da aplicação estar aberto ao público faz com que ele seja bastante visado, o que, por sua vez, compromete a segurança e expõe a empresa a ataques.
Um ataque hacker pode até parecer algo mirabolante, que saiu diretamente de um filme de ficção científica. Muitos também podem pensar que o sequestro de dados não é uma realidade entre as pequenas e médias empresas. Entretanto, os números indicam que esse tipo de ataque tem se tornado cada vez mais frequente em pequenas empresas, já que elas costumam ter uma possibilidade menor de defesa.
ERP gratuito
A grande verdae é que não podemos esperar muito de um sistema de gestão gratuito. A experiência nos mostra que, em geral, são programas simples que visam oferecer apenas uma alternativa temporária, especialmente para os novatos que acabaram de entrar no mercado e não querem se comprometer com investimentos de médio ou longo prazo.
Dentro de muito pouco tempo, a tendência é que o operacional do negócio venha a exigir demais do software gratuito, à medida que aumentam o volume de vendas, a quantidade de clientes atendidos e o número de produtos registrados no estoque.
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Como escolher o melhor sistema de ERP para minha ME?
Diante de tantas possibilidades, é comum que o pequeno empreendedor se sinta confuso sobre como escolher o ERP para sua empresa. O primeiro passo é esquecer todas as funcionalidades, módulos e camadas e se concentrar apenas nas necessidades da empresa.
Além de olhar para as necessidades atuais, é importante tentar enxergar um pouco mais longe, antecipando demandas que ainda não existem. É claro que não podemos contratar um software hoje com base em projetos e números que ainda nem se materializaram, mas podemos escolher um fornecedor versátil, capaz de oferecer novos módulos caso a sua empresa venha a precisar no futuro.
Como acontece a implementação de um ERP?
A verdade é que o processo de implementação de um ERP pode mudar bastante a depender de algumas variáveis, como o tamanho da empresa, a quantidade de funcionários, a quantidade de setores envolvidos e, é claro, a complexidade do produto escolhido.
Uma coisa é certa, no entanto: as soluções baseadas na nuvem costumam ter uma implementação mais rápida do que o ERP on-premise, devido à necessidade de criação de uma infraestrutura de hardware na sede da empresa.
A implementação do software começa, de fato, com uma boa conversa entre o representante da empresa interessada e do fornecedor de tecnologia. É preciso delimitar exatamente quais processos migrarão para o ERP e estabelecer objetivos claros a serem alcançados com a implementação.
Depois de ajustados os parâmetros, o passo seguinte é personalizar ou customizar o ERP para atender às necessidades da empresa. Essa é uma etapa importante em que o fornecedor parte de um módulo mais genérico e caminha na direção das peculiaridades de cada negócio.
É preciso ter paciência, pois o processo pode ser demorado, a depender da complexidade do trabalho a ser realizados pelos programadores.
Na sequência, o fornecedor do ERP apresenta o produto final para a aprovação do seu cliente e parte para a instalação do software. A partir desse momento, já é possível dar início a um período de adaptação e testes, enquanto se ganha tempo para o treinamento da equipe.
Em geral, é o próprio fornecedor do sistema que oferece o treinamento para os colaboradores da empresa. Esse é um passo fundamental dentro do processo de implementação porque o bom funcionamento do ERP depende, essencialmente, da colaboração de todos os seus usuários.
Quais são as principais marcas de ERP no mercado?
A importância do sistema ERP na gestão moderna fez com que a demanda por esse tipo de produto/serviço crescesse exponencialmente. Como consequência, é claro, os fornecedores também se multiplicaram.
Há empresas internacionais, nacionais, locais, grandes, pequenas, generalistas e especializadas. Tem para todo tipo de necessidade! A grande vantagem das empresas de tecnologia brasileiras é que elas já entendem como funcionam as leis, os tributos e as obrigações impostas pelo Poder Público ao empreendedor.
No Brasil, as três principais marcas de ERP detêm cerca de 83% do mercado. Mas atenção: quantidade não é sinônimo de qualidade, principalmente porque o maior diferencial de um fornecedor de tecnologia, além da qualidade técnica do produto, é o atendimento e o suporte, que muitas vezes podem deixar a desejar no caso de fornecedores maiores.
Para concluir, podemos dizer que o sistema é importante para a gestão empresarial na medida em que ele assume duas funções primordiais. A primeira delas é automatizar tarefas repetitivas e burocráticas que não precisam de intervenção humana. A segunda é uma consequência da primeira. Sem ter a necessidade de realizar todas essas tarefas mecânicas de forma manual, o empreendedor pode voltar toda a sua atenção para o que importa de verdade: gerir sua empresa!
