Sabemos que a rotina de uma empresa é carregada de números e outros dados importantes, relacionados a despesas, receitas, prazos, salários, entre outros. Assim, um instrumento fundamental para que o gestor consiga visualizar tudo isso globalmente é o relatório financeiro.
O acompanhamento regular desse relatório é muito importante para que a gestão da empresa saiba se está seguindo o caminho correto para atingir os seus objetivos e metas, bem como o que pode ser melhorado até lá.
Pensando nisso, neste post vamos citar algumas dicas práticas de como elaborar um relatório eficiente. Continue lendo e confira!
Centralize e padronize as informações
A geração de bons relatórios fica muito difícil se todas as informações envolvidas nessa tarefa estiverem espalhadas em várias planilhas e documentos pela empresa. Por isso, a primeira dica para otimizar a emissão de um relatório financeiro é focar na organização.
Reúna todos os arquivos em um só lugar e divida-os em categorias. Assim, quando precisar realizar balanços, por exemplo, você conseguirá executar essa atividade com muito mais rapidez. Afinal, ao aplicar filtros nos dados armazenados, você economizará horas de trabalho.
Vale ressaltar, no entanto, que apenas um relatório financeiro, isoladamente, não diz muito a respeito da empresa.
Tão importante quanto gerar esses documentos é ter como compará-los, a fim de realizar um monitoramento eficiente das despesas e receitas, entre outros dados. Só dessa forma o gestor financeiro consegue identificar oportunidades para melhorar a gestão das finanças do seu negócio.
Automatize as tarefas manuais
Hoje em dia, uma ferramenta fundamental para centralizar e padronizar os dados financeiros de uma empresa são os sistemas on-line de Gestão Empresarial Integrada (ERP). Além de possibilitar que todos os relatórios da gestão sejam reunidos em um só lugar, esse tipo de sistema ainda:
- emite notas fiscais;
- monitora as compras e as vendas do negócio;
- controla o fluxo financeiro e o do estoque;
- fornece, automaticamente, orçamentos e relatórios aprofundados.
E tudo isso é feito de acordo com as especificidades da empresa.
Outro benefício de contratar um ERP é a facilidade de poder gerir as finanças de qualquer lugar, visto que ele é desenvolvido em uma plataforma on-line. Até por isso, o ideal é optar por um sistema que permita a integração do programa de gestão com a plataforma da empresa, bem como quaisquer outros aplicativos de que a organização já faça uso.
Também é importante avaliar a qualidade do atendimento da equipe de suporte. Uma dica para isso é buscar depoimentos de empresas que já fazem uso do sistema. Esteja atento ainda ao tipo de suporte oferecido, principalmente no que diz respeito à configuração e manuseio simplificados.
Todo gestor sabe que o gerenciamento de uma empresa exige dedicação e minúcia, e que o departamento financeiro tem muita importância nisso. Portanto, manter as contas em dia e acompanhar o desenvolvimento estratégico do negócio são condições fundamentais para manter as portas abertas em um mercado cada vez mais competitivo. E um sistema ERP pode fazer a diferença nesse aspecto.
Invista na capacitação do setor financeiro
Não é segredo para ninguém que estamos vivendo uma era de evolução constante, tanto em questões tecnológicas como de fluxos de informações. Por isso, para se manter relevante, uma empresa precisa procurar meios de acompanhar essa velocidade com que novidades são inseridas no ambiente corporativo. E uma delas é a capacitação dos profissionais.
Como o ativo mais importante de qualquer empresa são os seus colaboradores — afinal, sem eles o negócio não existe —, o gestor deve se manter atento nos investimentos destinados ao seu treinamento. Para o setor financeiro, isso implica diretamente no melhor desempenho do time e, consequentemente, na elaboração de relatórios mais eficientes e consistentes.
O ideal é que a empresa tenha a sua própria política de incentivo ao conhecimento. Assim, toda a equipe pode estabelecer uma ligação entre as melhores práticas de mercado e as atividades rotineiras do negócio, aumentando a sua produtividade.
Use dados confiáveis para as tomadas de decisão
O responsável pela gestão da empresa é quem guia por onde o empreendimento deve seguir para alcançar as metas traçadas. No entanto, para que esse direcionamento seja feito da melhor forma possível, é preciso saber usar os relatórios financeiros como verdadeiros instrumentos.
Em outras palavras, é preciso saber interpretar as informações contidas neles. Do contrário, não adianta nada ter em mãos um relatório financeiro transparente, rico em conteúdo e que esteja de acordo com a realidade do negócio.
É indispensável, portanto, que os dados financeiros sejam claros, precisos, gerados rapidamente e, principalmente, que não contenham nenhum tipo de erro. E, sobre isso, vale lembrar: seres humanos são passíveis de falhas, mas sistemas de gestão financeira são programados para não errar.
Adquira o software de gestão mais adequado ao seu negócio
Como dissemos, para obter um maior controle financeiro do seu negócio, contar com um bom software de gestão é fundamental. Contudo, antes de implantar um sistema em sua empresa, procure analisar bem as opções que existem no mercado.
Para auxiliar, de fato, o tomador de decisões a gerir as finanças da organização, um bom ERP deve fornecer informações rápidas e fáceis sobre o histórico de gastos e ganhos. Dessa forma, será possível elaborar um planejamento financeiro embasado em dados corretos e relevantes.
Além disso, ao contratar o software de gestão certo para a sua empresa, você terá informações relacionadas ao seu fluxo de caixa, pagamentos e recebimentos, relatórios gerenciais e financeiros e até a emissão de boletos e notas fiscais eletrônicas — tudo à distância de poucos cliques! Assim, os dados do seu negócio não ficarão soltos, correndo o risco de serem perdidos.
Enfim, como vimos até aqui, saber elaborar um relatório financeiro é mesmo indispensável para que os gestores consigam administrar com eficiência a sua empresa. E contar com o auxílio da tecnologia é imprescindível nessa tarefa! Então, procure implementar, o quanto antes, uma cultura de registro e monitoramento de informações na sua organização.
Agora, se gostou do nosso post, aproveite para conferir também como os relatórios de ERP ajudam na gestão financeira de uma empresa!
