O método mais conhecido para controlar orçamentos pessoais e empresariais é a planilha de gastos.
Atualmente, existem diversos softwares e até programas online que se disponibilizam a fazer o controle financeiro da sua empresa ou até mesmo da sua rotina.
Entretanto, para quem está começando uma gestão financeira mais organizada, a planilha de gastos pode ser uma opção mais acessível e eficaz.
Neste artigo, você vai entender os benefícios que a planilha de gastos pode trazer à sua vida financeira e vai descobrir quais itens não podem faltar na sua!
O que é uma planilha de gastos?
Explicando de forma simples, a planilha de gastos nada mais fácil é uma forma de reunir todos seus gastos e somá-los no fim de um determinado período, geralmente um mês.
A ferramenta pode ser usada tanto para gerenciar gastos domésticos e pessoais quanto o fluxo financeiro de uma grande empresa.
Os gastos são separados em categorias e a planilha é atualizada conforme novas transações são feitas. É uma forma de apontar para onde o seu dinheiro está indo.
Planilha de gastos empresarial x pessoal
Veja as diferenças da planilha de gastos pessoal e empresarial.
Enquanto a planilha de gastos pessoais contabiliza as contas de um indivíduo ou de uma família, a empresarial computa todas as atividades de um negócio.
Desde a compra de matéria-prima, aos custos de produção e o pagamento dos funcionários, tudo é documentado na gestão financeira empresarial, o que a torna bem mais complexa.
Um erro na planilha de gastos empresarial pode comprometer a companhia inteira e causar grandes prejuízos.
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Importância e vantagens da planilha de gastos para sua empresa
Para uma empresa crescer e continuar no topo, é fundamental garantir a saúde financeira do negócio.
A principal ferramenta para identificar se sua companhia está pronta ou não para dar o próximo passo é a planilha de gastos.
Tanto para os pequenos empreendedores quanto os grandes empresários precisam entender que a documentação e análise do fluxo de dinheiro é o grande segredo para planejar o sucesso de um projeto.
Nós reunimos as 4 vantagens principais de utilizar a planilha de gastos para gerenciar suas finanças.
– Entender o fluxo de gastos da empresa
Quanto do seu dinheiro é direcionado para o pagamento de impostos? E para a compra de materiais e máquinas? Com a planilha de gastos, é possível apontar o caminho que seu dinheiro faz, tanto para fora da conta empresarial quanto para dentro.
O grande benefício de analisar este fluxo é conseguir apontar os tipos de custos que podem ser reduzidos e reorganizados para otimizar a distribuição das finanças e conseguir estruturar a companhia para as próximas metas.
– Reduzir custos
Analisando o orçamento mensal ou semanal da sua empresa, é possível encontrar algum gasto antigo que agora não faz tanto sentido, ou até mesmo descobrir que um investimento não está rendendo tanto quanto você imaginou.
Para a planilha de gastos realmente render resultados, é preciso acompanhá-la e analisar a transformação do seu fluxo financeiro.
Só assim se tornam visíveis as mudanças que podem dar uma nova direção ao seu dinheiro e empregá-lo em uma atividade mais rentável.
– Organizar investimentos
Você está pronto para fazer novos investimentos ou o momento pede mais cautela nos gastos? A análise da planilha financeira pode responder esta pergunta!
O gerenciamento do dinheiro da empresa permite que você faça um planejamento mais estratégico para seu negócio.
Quando você tem ciência do dinheiro que entra e sai da sua companhia mensalmente, pode apontar com mais precisão qual é o momento de investir, tendo em mente que as chances de conseguir resultados positivos são altas.
Não é adivinhação, muito menos sorte! O sucesso de um novo investimento depende de planejamento e estudo do negócio e do mercado.
– Atingir metas
Para atingir metas, é fundamental ser realista no início, antes mesmo de estabelecê-las.
Considerando a visão geral sobre o quadro financeiro da sua empresa, o que é possível alcançar até o mês que vem? Mire para alvos que realmente possam ser realizados, sem a ajuda de milagres.
Não adianta traçar metas que não condizem com seu orçamento, o processo se torna improdutivo e frustrante para os funcionários, além de poder gerar prejuízos.
O que colocar em uma planilha de gastos?
A planilha de gastos é uma ferramenta que pode ser completamente personalizada, ou seja, você pode inserir as informações que considera mais importantes para seu negócio.
Entretanto, existe um formato simples que consta na maioria das planilhas financeiras, é como a base em que você pode fazer sua personalização.
Aprenda quais são os itens essenciais para criar uma planilha de gastos e começar a ordenar seu orçamento:
- Descrição gasto ou ganho;
- Valor;
- Data de pagamento;
- Cálculo total.
Planilha de gastos fixos e variáveis
Gastos pessoais, assim como empresariais, se dividem em duas categorias: fixos e variáveis.
- Fixos: são gastos que você precisa pagar mensalmente e que permanecem com um preço único ou variam pouco. Exemplos: água, luz, internet, aluguel, etc.
- Variáveis: são gastos com os quais você não tem um compromisso a longo prazo, ou que apresentam valores bem distintos em cada compra. Exemplo: matérias-primas, eventos da empresa, etc.
A classificação das despesas dessa forma facilita a redução de custos, já que fica mais claro visualizar quais gastos são essenciais para o funcionamento do seu negócio.
Além disso, é possível estabelecer um preço justo para seu produto e serviço, baseado no quanto é investido para a produção.
Controle de gastos mensal da empresa
Tenha um melhor controle financeiro com uma planilha de gastos.
Já te demos uma dica para reunir as planilhas mensais em um único documento, separando cada mês por uma aba.
Por outro lado, há quem prefira colocar todos meses em uma única planilha e sinalizar cada mês de uma forma.
O importante é documentar o fluxo de caixa mensalmente e sempre comparar os resultados com os meses anteriores, a fim de sempre otimizar a gestão financeira.
Controle de gastos anuais da empresa
A planilha de gastos anuais reúne os valores totais de cada mês, calculando o rendimento da empresa por 12 meses.
Além de facilitar o entendimento da transformação do seu fluxo financeiro ao longo dos meses, de acordo com os eventos que influenciaram o seu negócio, é possível comparar os dados com anos anteriores.
A comparação dos valores do mesmo mês em diferentes anos oferece uma análise de maior escala sobre a evolução da sua companhia entre 12 meses.
13 dicas para você controlar o orçamento da sua empresa
Se você já criou sua planilha de gastos e percebeu que precisa gastar com mais consciência, ou simplesmente já sabe que precisa acionar os freios antes mesmo de começar, nós reunimos 15 dicas valiosas para controlar suas despesas.
Controle os gastos periodicamente
Semanalmente, mensalmente ou anualmente: selecione a periodicidade que funciona melhor para você e comece a documentar as entradas e saídas da sua conta financeira.
É essencial manter a periodicidade para analisar e comparar dados. Só assim você pode planejar estratégias de economia e investimento, sabendo que sua conta está preparada para a próxima meta.
Use o cartão de crédito com sabedoria
O cartão de crédito só se torna uma dor de cabeça quando é utilizado sem responsabilidade. Na verdade, ele pode te ajudar, e muito!
Para compras com valores elevados e que podem ser parceladas, ele é uma ótima opção.
Entretanto, tente fazer o menor número de parcelas possível, para se livrar da dívida o mais rápido possível e evitar os juros disfarçados que podem ser inseridos em maiores quantidades de parcelas.
Com o cartão de crédito, acaba-se fazendo parcelamentos longos com valores baixos em cada parcela, e isso dá a ideia de que sempre há espaço para comprar mais. É aí que tudo se transforma em pesadelo, tome cuidado!
Faça compras à vista
A compra à vista começa e termina no mesmo momento, os seus ganhos dos próximos meses não serão comprometidos.
Além disso, você não corre o risco de esquecer de pagar uma parcela e ser bombardeado com juros. Pelo contrário, algumas lojas e fornecedores oferecem descontos em compras à vista.
Acompanhe e compare suas despesas
Para uma planilha de gastos realmente se tornar uma ferramenta útil na sua rotina, é preciso estudá-la.
Acompanhe as suas despesas, compare-as com datas anteriores e questione:
- Este gasto ainda é relevante?
- Por que o valor aumentou ou diminuiu?
- Por que no mês passado eu gastei mais ou menos com este mesmo item?
Passe a entender cada passo da trajetória do seu dinheiro para investi-lo com inteligência.
Analise várias opções antes de fazer uma compra
Antes de fazer uma compra por impulso, analise as outras opções no mercado. É possível encontrar produtos com valores mais baixos que cumpram a missão que você precisa.
Especialmente se você está precisando cortar os gastos, é essencial fazer uma pesquisa de preços e não se prender apenas a uma opção de fornecedor.
Proteja-se com uma reserva
Sempre que possível, guarde dinheiro! Não apenas para fazer um grande investimento empresarial, mas também para estar preparado para qualquer imprevisto.
Por mais que você se planeje, não há como controlar alguns fatores externos da economia. Sendo assim, é recomendado preparar alguma forma de poupança para não ser tão afetado por mudanças repentinas.
Planeje gastos menores do que seus lucros
Com a planilha de gastos, fica mais fácil ver quanto você realmente gasta, tanto em despesas essenciais quanto nas supérfluas.
Limite o valor total dos seus gastos para um número menor que o seu ganho fixo. É a melhor maneira de garantir que todas suas despesas serão pagas em dia, sem te dar dor de cabeça nos próximos meses.
Aplique medidas de economia periodicamente
De acordo com a análise da sua planilha de gastos, busque fazer ajustes e remanejamentos de despesas que podem ser alteradas.
Pequenas mudanças podem fazer uma grande diferença no seu orçamento se forem planejadas adequadamente.
Não apenas assista o seu fluxo financeiro acontecer, tome ação e direcione-o para onde você quer ir.
Fique atento às taxas cobradas pelo banco
Parece um pouco óbvio que todo empresário deve entender bem o acordo que possui com o banco e quanto dinheiro está envolvido nisso.
Mas a verdade é que muitos são surpreendidos com taxas que não são cobradas com tanta frequência, mas que podem desequilibrar todo o orçamento.
Leia bem o contrato da sua conta e não hesite em tirar qualquer dúvida com seu gerente para fortalecer seu planejamento.
Priorize seus gastos
Faça um ranking com os seus gastos, dê o primeiro lugar para aquela despesa que é essencial para a sobrevivência da sua empresa.
O processo de priorizar os gastos que você possui por mês é o principal passo para fazer cortes ou reduções de contas que não são mais relevantes no seu negócio.
Mantenha-se informado sobre investimentos
Para criar uma boa estratégia, é preciso estar bem informado. Sendo assim, pesquise sempre sobre as novidades no mercado em que você atua e nos investimentos em que você tem interesse.
Há sempre uma oportunidade de ouro para quem estuda as possibilidades.
Conheça bem os impostos que sua empresa paga
Assim como as taxas dos bancos podem surpreender o seu orçamento de forma negativa, os impostos públicos também demandam uma atenção especial do empresário.
Conheça bem os valores que sua empresa precisa pagar e declarar, planeje-se e livre-se destas dívidas o mais rápido possível. Além de juros, há o risco de processos judiciais e multas elevadas.
Evite acumular dívidas
Enquanto você permanece com dívidas, elas ocupam o lugar da sua prioridade, o que não é nada produtivo para a empresa.
Quanto mais tempo você passa enrolado em uma dívida, mais tempo está gastando sem investir em inovações ou em uma reserva de segurança.
Como fazer uma planilha de gastos?
Aprenda como criar sua planilha.
Agora que você entendeu como a planilha de gastos funciona e todos os benefícios de aplicá-la na sua empresa ou rotina, chegou a hora de colocar a mão na massa!
Aprenda como criar uma planilha de gastos personalizadas com 3 diferentes técnicas.
– No excel
Se você tem conhecimentos básicos do Excel ou Planilhas Google, basta seguir 5 passos para criar sua própria planilha de gastos:
- Escolha quais serão os dados que serão documentados na planilha. Você quer contabilizar apenas gastos de um setor da empresa ou todos? É o momento de ordenar as informações que você quer contabilizar;
- Nomeie as colunas da tabela com as informações que você irá inserir sobre cada categoria. Por exemplo, descrição do gasto, valor, data de pagamento, status, etc;
- Sinalize despesas e receitas com diferentes formatações, seja com símbolos de “mais” ou “menos” ou até mesmo cores. Geralmente, ambas informações são inseridas na mesma coluna, por isso precisam ser diferenciadas;
- Deixe espaço para somar todos os valores no final da análise financeira. O resultado final é essencial para concluir a missão da planilha de gastos, não esqueça de deixar este campo disponível;
- Separe as planilhas de cada mês ou ano em abas! Para facilitar a comparação entre os períodos, é interessante deixar todas informações no mesmo documento, mas de forma organizada.
– No celular
O Excel possui um aplicativo gratuito disponível para os sistemas Android e iOS (Apple). O programa oferece uma visão mais simplificada das planilhas, o que torna a navegação bem mais simples.
Além de permitir a edição de planilhas já existentes, o app oferece modelos prontos para você criar quando precisar.
É possível salvar seus documentos tanto no sistema de armazenamento do celular quanto na nuvem que você utiliza.
– Aplicativos para gerar planilha de gastos
Nem todo mundo gosta de mexer em planilhas no celular. Por isso, existe uma série de aplicativos especializados para cumprir essa função.
Conheça 3 aplicativos que podem te ajudar a controlar suas finanças quando e onde você quiser!
- Gullak: oferece a promessa de ajudar a economizar 30% dos seus ganhos, é possível sincronizá-los com os alertas SMS que você recebe do seu banco;
- Monefy: cria relatórios de acordo com a periodicidade da sua preferência, não exige a informação de muitos dados pessoais;
- Organizze: permite que você acesse múltiplas contas, podendo receber relatórios separados ou conjuntos delas.
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Qual a melhor planilha de gastos para sua empresa?
Existe uma variedade incrível de tipos de planilhas de gastos, além da oportunidade de personalizar a criar uma especialmente para sua empresa.
Tudo depende do fluxo financeiro do seu negócio e do que você quer documentar sobre esses processos.
Conheça os 3 principais tipos de planilhas de gastos para começar a criar a sua:
- Planilha simples: possui poucas colunas e exige apenas a inserção de valores e descrições, é ideal para quem está começando a gerenciar suas finanças;
- Planilha intermediária: disponibiliza mais funcionalidades do que a planilha simples, mas ainda não é tão complexa. Oferece análises mais elaboradas e detalhadas, é recomendada para quem já tem alguma experiência com o gerenciamento financeiro;
- Planilha avançada: com o intuito de informar todos os detalhes sobre a saúde financeira do seu negócio, a planilha é voltada para quem tem mais experiência com finanças e edição no Excel.
Como baixar uma planilha de gastos?
Organizações como o Bovespa e o IDEC disponibilizam o download de modelos de planilhas de gastos, mas o próprio Excel também oferece modelos que podem te ajudar.
Os formatos podem ser encontrados dentro do próprio programa, é só acessar o campo “Arquivo” e buscar por um modelo que corresponda às suas necessidades.
É possível personalizar os modelos, ou seja, você pode utilizá-lo apenas como base e criar um documento especialmente para sua empresa.
Conclusão
Ter uma planilha de gastos é fundamental para o seu negócio.
Se você está pronto para aprender mais sobre o fluxo financeiro do seu negócio, a planilha de gastos pode ser sua melhor ferramenta nesta missão.
Para fazer sua empresa crescer de forma eficaz e inteligente, é preciso tomar decisões certeiras e investir o seu dinheiro no lugar certo, na hora certa.
Além de auxiliar o planejamento estratégico para o futuro, a planilha de gastos também torna a redução de despesas bem mais fácil.
Olhando para os resultados mensais e anuais, é simples apontar quais gastos não fazem mais parte das prioridades da sua companhia.
Para começar a trilhar seu caminho inteligente ao sucesso, automatize a gestão financeira da sua empresa com uma ferramenta de gestão integrada!
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