Uma das ações estratégicas mais importantes das empresas é o gerenciamento de contratos. Desse modo, automatizar a gestão de contratos constitui iniciativa essencial para melhorar a eficiência e a segurança dos dados. Além disso, é inegável a agilidade que essa prática oferece.
O uso de tecnologia nos processos de gestão apresenta algumas características e incorpora diversas vantagens que podem ser muito bem aproveitadas. Qualquer empresa, e especialmente aquelas que oferecem serviços, é bastante beneficiada ao automatizar os seus processos de gestão.
Continue neste post e saiba como automatizar sua gestão de contratos de uma maneira eficaz.
Características da automatização de contratos
Para a garantia de sucesso de uma empresa, sua relação contratual junto aos clientes com os quais opera precisa ser muito bem conduzida. É por meio dos contratos que são regulados transações, compromissos e responsabilidades, seja no trato com fornecedores e clientes, seja na relação com terceirizados.
Nesse sentido, a melhor forma de realizar a gestão de contratos é promover sua automatização. Fazendo uso de tecnologia e utilizando plataformas específicas, o trabalho de gerenciamento fica muito mais organizado e eficiente.
Assim, formulários personalizados associados a dados em formato padrão permitem maior agilidade e regularidade na elaboração dos contratos. Com isso, podem ser evitadas falhas de natureza legal costumeiras e suas possíveis implicações nas finanças.
Ao mesmo tempo, ao gerenciar de modo automatizado, é possível rastrear os diversos fluxos de trabalho, bem como conseguir maior facilidade na condução dos processos de revisão e aprovação. Desse modo, além de organizar os novos contratos, a automatização permite o acompanhamento e o acesso rápido aos termos de qualquer contrato, facilitando as negociações da empresa.
Essas facilidades oferecidas pelos processos automatizados resultam, sobretudo, no cumprimento das obrigações assumidas, assim como na segurança jurídica entre as partes. Esses resultados aumentam a confiança e a satisfação do cliente com a empresa.
Forma de funcionamento
A automatização da gestão de contratos se dá, essencialmente, pela utilização de tecnologia integrada. A base da gestão é constituída pela utilização de modelos personalizáveis e cláusulas contratuais padrão, pré-aprovadas.
A criação de um banco de dados organizado e integrado com os demais segmentos da empresa, como o financeiro, confere a agilidade necessária, em especial para as tomadas de decisão. Dessa forma, um software específico para gerenciar o fluxo das ações permite a realização de algumas tarefas, tais como:
- elaboração de contratos personalizados por meio de modelos preenchidos automaticamente pelo sistema;
- interface de controle financeiro, permitindo o acompanhamento de pagamentos, recebimentos e leitura de indicadores para a gestão diária;
- alertas automáticos programados que sinalizam a necessidade de reajustes, garantias, vencimentos, entre outros;
- notificações por e-mail que mantêm o gestor informado em tempo real.
Com isso, ao automatizar tarefas que antes eram realizadas manualmente, reduz-se a possibilidade de erros e agilizam-se os procedimentos.
Principais pontos de vantagens
Transformar a gestão manual de contratos em processos automatizados traz vantagens, como vimos, sob aspectos bem diversos. Em alguns casos, uma vantagem reflete sobre a outra.
Eficiência e agilidade
A automatização padroniza os processos. Desse modo, adota-se um núcleo relativamente fixo, mas que pode ser personalizado em qualquer momento.
Além disso, a tecnologia permite a criação de uma estrutura de integração entre os setores da empresa envolvidos, o que facilita o andamento e as consultas. Dessa maneira, com processos padronizados e integrados, há ganho de tempo, o que melhora a eficiência em função da agilidade que se consegue impor às atividades, resultando, ainda, em maior produtividade.
Gestão da informação
Com a documentação digitalizada e armazenada em nuvem, fica mais fácil e mais seguro dispor da informação necessária. Os acessos são feitos por senha e ocorre registro de quem os acessou, o que reforça a segurança do sistema.
Por sua vez, há maior confiabilidade nos dados, já que eles estão centralizados em um banco por meio da automatização. Um software específico para a gestão de contratos oferece maior segurança também para a consolidação dos registros no banco de dados.
Transparência e relatórios
Um sistema automatizado para gestão de contratos é capaz de fornecer diversos tipos de relatórios. Estes, por sua vez, são instrumentos que facilitam o gerenciamento identificando pequenas fragilidades ou aspectos que requerem alguma mudança radical.
Uma das vantagens da produção de relatórios completos no sistema está na transparência demonstrada para o cliente ou parceiro. Assim, as previsões contratuais podem ser medidas e explicitamente demonstradas, facilitando o entendimento e gerando confiança nos resultados apontados.
Integração com o cliente
A comunicação e a integração com o cliente são essenciais nas relações contratuais desde o início. Por meio da automatização, pode-se abrir um canal direto entre o cliente e a empresa via internet e integrado ao sistema.
Podem ser oferecidos, por exemplo, meios que possibilitem a abertura de um chamado pelo cliente ou o acompanhamento de suas solicitações anteriores, bem como o seu feedback quanto à qualidade dos serviços oferecidos pela empresa, fortalecendo a fidelização.
Arquivos físicos
A automatização digitaliza quase a totalidade da documentação contratual, reduzindo os riscos e os contratempos próprios da gestão de documentos físicos. Como resultado, há uma série de efeitos positivos resultantes da digitalização.
Assim, a facilidade de tramitação de documentos de um local para outro gera grande economia quanto aos custos com o transporte quando se consideram grandes quantidades. Além disso, a menor demanda por espaço físico também reduz custos para a empresa que opera com um número grande de contratos.
Além dessas vantagens, outras ainda caracterizam a automatização da gestão de contratos. Por sua vez, não devem ser desconsideradas porque são essenciais para alguns segmentos de mercado. Elas podem ser assim relacionadas:
- integração com outros sistemas de gestão já existentes na empresa;
- assinaturas digitais nos documentos envolvidos;
- redução significativa de custos totais diretos e indiretos envolvidos;
- incremento na qualidade e no padrão dos documentos elaborados;
- controle sobre outros eventos associados ao contrato;
- maior segurança no cumprimento de prazos;
- rastreamento e identificação de riscos.
É certo, portanto, que automatizar a gestão de contratos é a iniciativa mais adequada na busca da eficiência e da melhoria do desempenho da empresa.
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