A contabilidade digital é uma forma de escritórios e profissionais contábeis modernizar e automatizar seus serviços, facilitando:
- comunicação;
- transmissão de dados e documentos;
- performance do atendimento.
Se pequenas empresas contam com sistemas simples (alguns até gratuitos) para gestão financeira e contábil, lidando com documentações, obrigações legais e cálculos que fogem do seu conhecimento básico, correm riscos de acabar declarando informações erradas.
Enquanto isso, escritórios contábeis estão competindo com soluções tecnológicas de amplo acesso, mas sem eficiência.
Por isso, a contabilidade digital vem para oficializar o trabalho no ambiente virtual, aproveitando as vantagens e facilidades que a internet oferece, rompendo barreiras e garantindo qualidade nos serviços prestados.
Além disso, para empresas que contam com um profissional contábil, a prática é uma forma de integrar departamentos, automatizar processos e otimizar tempo e recursos financeiros.
Conheça melhor o conceito e entenda como funciona. Continue a leitura!
Contabilidade digital: o que é
A contabilidade digital é uma categoria da contabilidade, aceita e reconhecida oficialmente, desde 2015, como uma categoria da área, abraçando as novas gerações de profissionais, empresas e clientes que têm na internet um meio de trabalho eficaz.
Com novos processos e métodos de trabalho, o recurso apresenta maior eficiência no desenvolvimento dos serviços contábeis, agilizando rotinas e facilitando tarefas, uma vez que permite maior integração e acesso às informações.
Dessa forma, enquanto algumas pessoas ainda insistem no modelo de trabalho que consiste em grandes arquivos físicos, planilhas e muito papel, os contadores digitais têm no ambiente virtual o apoio que precisam para gerenciar informações contábeis da empresa com integração de sistemas e emissão de notas fiscais eletrônicas.
Objetivo da contabilidade digital
A contabilidade digital supre uma necessidade comum atualmente: agilidade nos processos; segurança das informações e rápida comunicação. Afinal, a internet aproximou as pessoas, reduzindo distâncias.
Assim, a prática ganha uma nova proporção: você pode, por exemplo, contar com um profissional que vive a quilômetros de distância, pois prevê acesso em tempo real a todas as informações, de forma que a transmissão de dados seja feita de forma automática.
Dessa forma, a contabilidade digital tem como objetivos principais:
- agilizar a execução e entrega dos serviços inerentes ao escritório contábil;
- melhorar a comunicação, com possibilidade de trocas online e em tempo real;
- agregar valor;
- atender a todos os regimes tributários com facilidade;
- focar na eficiência e na qualidade dos serviços prestados;
- eliminar barreiras, como a distância.
Como funciona a contabilidade digital
A contabilidade digital usa sistemas integrados de gestão para troca de informações por meio de um sistema único de gestão financeira, controle de vendas e estoque.
Para a empresa, ganha-se a facilidade de ver seus dados e informações em uma plataforma de livre acesso, além de automatizar processos, como levantamento e consolidação financeira, necessária para os documentos ou relatórios essenciais para a gestão contábil.
Para o contador, basta acessar o sistema para consultar, exportar ou enviar qualquer informação necessária ao seu trabalho, tornando o dia a dia mais eficiente.
Diferença entre contabilidade digital e contabilidade online
Como mencionado, sistemas simples e até gratuitos prometem uma gestão contábil eficaz, mas o uso de planilhas ou processos menos funcionais trazem riscos, uma vez que não existe uma consultoria, suporte ou orientação em relação às obrigações legais do negócio.
Portanto, essa é a diferença principal entre contabilidade digital e contabilidade online. A online foca no preço baixo, enquanto a digital visa qualidade e eficiência.
Apesar das duas serem oferecidas e executadas com uso da tecnologia, a contabilidade online não tem preocupação com o sucesso, lucro ou performance da empresa. A contabilidade digital, no entanto, oferece um serviço que preza pelos resultados, garantindo bons rendimentos ao negócio.
Vantagens da contabilidade digital
A evolução da tecnologia trouxe inúmeros benefícios às pessoas e às empresas, como:
- pagar contas pela internet;
- encontrar e contratar pessoas;
- comprar insumos;
- venda de produtos;
- divulgação da empresa.
Da mesma forma, a contabilidade digital aproveita as facilidades do ambiente para otimizar seus serviços, trazendo vantagens, tanto para a empresa quanto para o profissional da área. Entenda melhor a seguir:
Produtividade
Com acesso facilitado e em tempo real, é possível automatizar as tarefas rotineiras e repetitivas, como levantamento de dados.
Por meio de relatórios prontos, o contador consegue agilizar suas atividades, fazendo mais coisas em menos tempo. Assim, além da produtividade, a empresa vê seus serviços contábeis sendo realizados com menos recursos humanos, impactando na redução de custos.
Redução de custos
Falando em redução de custos, a contabilidade digital rompe barreiras de distância e aumenta as opções disponíveis no mercado. Assim, a empresa pode escolher o melhor custo-benefício, sem se preocupar em contar com escritórios ou sistemas locais.
Além disso, reduz gastos com armazenamento de papel, uma vez que tudo estará sendo armazenado em nuvem.
Otimização de tempo
Aliado ao benefício de aumento da performance, temos a otimização de tempo, que permite que empresas e profissionais façam mais coisas em menos tempo.
Eliminado tarefas repetitivas, o sistema de contabilidade digital proporciona ao profissional melhor gestão de tempo de trabalho. Dessa forma, o contador tem um papel mais consultivo e estratégico.
Maior precisão
Outra vantagem essencial é a precisão dos dados. Com a integração entre departamentos, as informações são registradas de forma automática, reduzindo as chances de erros humanos.
Na hora de preencher uma planilha, por exemplo, uma digitação errada pode comprometer todo um relatório.
Se você já está acostumado com documentos como DRE, Balanço Patrimonial ou mesmo o Imposto de Renda, deve saber que a confiabilidade dos dados é essencial.
Escalabilidade
Como mencionado, a modalidade rompe barreiras, garantindo escalabilidade, seja um departamento da empresa, seja um escritório terceirizado.
Uma empresa com várias filiais em diferentes cidades ou países, por exemplo, pode ter sua contabilidade facilitada através da integração dos sistemas.
No caso do escritório contábil, ele também pode escalar seus serviços, ampliando sua cartela de clientes sem, necessariamente, aumentar seu quadro operacional.
Valorização do profissional
A contabilidade digital surgiu como forma de concorrer com sistemas baratos, oferecendo a expertise e a consultoria de profissionais capacitados.
Assim, valoriza o setor e garante otimização de entregas às empresas, que podem ter acesso facilitado a escritórios e profissionais com competência para agregar e permitir a transformação digital.
Plataforma de contabilidade digital
O recurso só existe se um sistema for capaz de suprir as necessidades para atendimento das funções operacionais.
Assim, a empresa deve investir em um sistema de gestão que integre as informações e possibilite o acesso pelo contador.
Além disso, é fundamental que a empresa adote medidas como padronização de processos, de forma a garantir que o sistema esteja, de fato, em uso e atualizado. Algumas atividades realizadas devem ser facilmente registradas e consultadas, como:
- controle de estoque;
- gestão de contratos;
- controle de compras;
- registros de contas a pagar e a receber;
- consolidações bancárias;
- previsão orçamentária;
- vendas realizadas.
Portanto, para otimizar os processos internos, opte por um sistema de gestão online, em que os dados ficam armazenados na nuvem. Além de ter uma manutenção simples, não depende de investimentos em maquinários, como servidores físicos.
Como escolher um serviço de contabilidade digital
Confira a seguir cinco dicas que devem ser levadas em consideração na hora de contratar um sistema para sua contabilidade digital:
Não considere somente o preço
Diferente da contabilidade online, que preza pelo preço baixo, a contabilidade digital busca oferecer um serviço de qualidade e uma consultoria estratégica.
Por isso, preço não deve ser um fator decisivo. Avalie outros pontos, consulte outros clientes e leia depoimentos para aprofundar sua pesquisa.
Na dúvida, faça testes. Os sistemas de gestão mais completos e sérios oferecem alguns dias gratuitos para experimentação de todas as funcionalidades.
Avalie a capacidade de atendimento
Sistemas online têm como desafio o atendimento em casos de necessidade, portanto, tenha certeza de que o sistema escolhido garante comunicação eficaz e ágil para resolução de problemas. Em caso de dúvidas ou precisando de uma consultoria específica, a equipe deve estar disponível para atendê-lo com rapidez.
Verifique se a empresa está regularizada
Se você está buscando um escritório de contabilidade digital, tenha certeza de que ele esteja regularizado, com todos os registros e certificações necessárias para o desempenho da atividade.
Valorize questões de segurança dos dados
Você sabe que uma das vantagens da modalidade é o fácil acesso às informações financeiras da empresa, agilizando na transmissão dos dados.
Por outro lado, é fundamental que você confie na segurança dos seus arquivos. Sistemas online podem estar vulneráveis a ataques cibernéticos ou vazamentos de informações.
Dessa forma, pesquise para escolher uma opção que proteja os dados, com políticas de privacidade e planos de contingência em caso de invasões maliciosas.
Outro ponto essencial a ser analisado para tomar uma boa decisão são os backups eficientes. Garanta que não correrá o risco de ver o histórico da sua empresa perdido.
Como migrar para a contabilidade digital
Esse pode ser um processo desafiador. Entretanto, devido à quantidade de benefícios que ele traz, faz muito sentido dar início o quanto antes. É fato que com a migração para a contabilidade digital, tanto os profissionais quanto os clientes podem contar com benefícios relevantes, como:
- maior eficiência;
- diminuição de custos;
- melhor qualidade no atendimento.
Portanto, é preciso montar uma estrutura para digitalizar os serviços contábeis a partir de etapas otimizadas. Confira três passos na sequência.
1. Faça um mapeamento de oportunidades de mercado
Nenhum projeto costuma dar certo sem que haja o devido planejamento. Isso depende da maneira como uma solução se encaixa no mercado, identificando a demanda. Em função disso, o profissional ou escritório contábil pode usar a tecnologia para preencher um espaço valioso e obter melhores resultados.
Em um primeiro momento, o ideal é encontrar as necessidades que o mercado apresenta e, consequentemente, avaliar se existem oportunidades reais de negócio que a contabilidade digital pode ajudar você a explorar.
Assim, pesquisas de mercado, análise de concorrência e compreensão de demandas para retenção de clientes precisam receber uma maior atenção para que o serviço a ser oferecido tenha realmente a ver com o que o mercado pede.
2. Escolha as tecnologias
Uma vez que as brechas foram identificadas, é necessário pensar em formas de preencher esse espaço com profissionalismo. Dessa forma, é possível atrair uma quantidade maior de clientes e, posteriormente, com um serviço de qualidade oferecido, fidelizá-los.
Assim, pensar nas tecnologias que podem ser utilizadas para viabilizar a entrega do serviço, principalmente as que permitem digitalizar processos contábeis, é o melhor caminho.
O ideal é que o prestador de serviços encontre as que mais se adaptam ao que os clientes e o escritório precisam. Afinal, quanto mais fáceis de usar e confiáveis forem as soluções, melhor.
Portanto, faça com que surjam como consequência do entendimento das demandas reais do serviço a ser prestado. Assim, começar pela etapa anterior costuma facilitar a implementação de soluções avançadas.
3. Faça a digitalização da cultura
Este é um passo desafiador. Em um primeiro momento, o escritório identifica oportunidades, para, em um segundo, considerar as tecnologias que permitam explorá-las.
Já em um terceiro momento, é preciso transformar toda uma cultura empresarial de maneira que a equipe comece a funcionar em função de uma nova lógica, mais moderna. Entretanto, nem sempre tão intuitiva.
Portanto, para adotar a contabilidade digital corretamente, é preciso pensar na cultura organizacional do escritório como um todo, promovendo a cultura da inovação.
Não dê espaço apenas às novas tecnologias inseridas na rotina, mas também à própria integração entre equipes e capacitação dos profissionais que passam a seguir uma nova lógica.
A cultura da inovação na contabilidade
Pensando especificamente na cultura da inovação na contabilidade, é preciso atualizar o formato dos serviços prestados.
Vale lembrar que, em função do avanço tecnológico do mercado atual, sua exigência se concentra em elementos como agilidade e eficiência. Sem isso, dificilmente um projeto terá sucesso.
Da mesma forma, para que ela seja viável, é preciso que haja investimento também na preparação profissional dos colaboradores. Serão eles a trabalhar no dia a dia com as novas tecnologias e, sem o devido preparo, dificilmente conseguirão apresentar resultados satisfatórios.
Além disso, é fundamental ter em mente as parcerias que podem ser feitas. Graças a elas, mesmo projetos recém-chegados ao digital podem evoluir, auxiliando tanto na implementação das soluções quanto na manutenção delas.
Conheça o BomControle
O BomControle é uma empresa completa que visa a melhora na gestão da sua empresa. Com diversos módulos, atende a todos os departamentos, automatiza processos e reduz custos. Além disso, oferece relatórios gerenciais fundamentais para a tomada de decisão estratégica.
Conheças as principais funcionalidades:
- Gestão Financeira: controle de contas a pagar e a receber, emissão de notas fiscais e relatórios;
- Controle de Estoque: gestão e inventário de estoque automatizada, reduzindo erros;
- Vendas: mantenha o histórico de vendas e automatize processos;
- CRM: todas as informações das negociações em andamento em um só lugar;
- BPM: mapeamento e gestão de processos;
- ServiceDesk: atendimento e suporte de excelência aos clientes;
Portanto, a contabilidade digital auxilia no crescimento da empresa, uma vez que reduz custos e erros. É uma alternativa moderna para aproveitar a tecnologia disponível e agregar performance e eficiência nos serviços contábeis.
Além disso, reduz a chance de falhas ao automatizar tarefas repetitivas e integrar informações entre departamentos.
Dessa forma, tudo acontece no ambiente tecnológico, especialmente se o sistema de contabilidade digital escolhido pela empresas for online e tiver seus registros em nuvem, como a solução do BomControle. Conheça o site e comece sua transformação digital.
