5 Dicas fundamentais para uma implantação de ERP

A implantação de ERP deve ser muito bem planejada, já que interfere em todo o processo, documentação e informações históricas da empresa. 

Alguns pontos merecem uma atenção especial, evitando que o trabalho seja desgastante e assustador.

É fato que trocar de ERP é mais difícil do que implementar um sistema pela primeira vez. Então, se você já tem um ERP e está em fase de buscar uma nova solução, confira as dicas que separamos para você.

Leia também: O que é ERP – Enterprise Resource Planning e para que serve?

Neste artigo, você vai entender:

  • O que é implantação de ERP
  • Quais são os objetivos da implantação de um sistema ERP?
  • Como deve ser a preparação para implantação de um sistema ERP?
  • Quais são os custos de um ERP?
  • 5 Dicas para implantação de ERP
  • Conheça o BomControle

Boa leitura!

O que é implantação de ERP

A implantação de ERP exige cuidado, mas é um importante passo para o crescimento da empresa.

A implantação de ERP é um trabalho que exige atenção e cuidado, especialmente se você estiver fazendo a troca de sistema.

Muitos profissionais se arrepiam quando ouvem “troca de ERP”, porque sabem que pode ser desgastante. Reunir as informações, documentos e dados históricos da empresa, para recadastrar tudo no novo sistema, nem sempre é uma tarefa fácil.

Caso a empresa esteja optando por implantar um ERP pela primeira vez, alguns cuidados seguem sendo necessários, pois é preciso reunir informações que podem estar espalhadas em planilhas de Excel ou até mesmo impressas em papel.

Mas é um importante passo para a empresa continuar crescendo de forma sustentável. Isso porque o ERP é um sistema que permite automatizar processos, integrar dados e gerar relatórios para apoiar as tomadas de decisões estratégicas.

Leia também: CRM ou ERP: qual é a melhor solução para a sua empresa?

Quais são os objetivos da implantação de um sistema ERP?

Se você ainda não tem um sistema ERP na sua empresa, pode estar se perguntando os motivos que o levariam a contratar um.

Para pequenas empresas, pode parecer um investimento desnecessário. Mas não é. O ERP é um sistema fundamental para gestores controlarem melhor suas operações, permitindo a melhoria contínua e o desenvolvimento sustentável do negócio.

Então, independente do porte ou do segmento da sua empresa, saiba que a implementação de ERP pode:

  • Reduzir custos;
  • Oferecer relatórios analíticos com KPIs importantes;
  • Minimizar os riscos gerenciais;
  • Integrar setores, dados e equipes;
  • Automatizar tarefas operacionais;
  • Aumentar a produtividade da equipe;
  • Controlar a qualidade;
  • Melhorar os processos da empresa;
  • Armazenar informações com segurança;
  • Manter disponíveis informações que precisem ser consultadas com frequência;
  • Acompanhar a performance e os resultados da empresa de forma simplificada;
  • e muito mais!

Se você escolher um ERP com módulos e funções auxiliares, como controle de estoque, CRM, gestão de processos, e outros, terá ainda mais vantagens e melhorias na sua operação.

Como deve ser a preparação para implantação de um ERP?

A implantação de ERP começa muito antes da contratação do sistema. Planejamento é fundamental.

Já mencionamos que a implantação de ERP pode ser traumática. Mas não precisa ser assim. Para isso, basta ficar atento a alguns pontos importantes durante a preparação da empresa e das equipes envolvidas nesse processo.

Alguns pontos essenciais para implantar um sistema ERP são:

Crie um grupo de trabalho

Implantar um ERP é um trabalho que deve ser feito a várias mãos, desde o planejamento. Por isso, convide profissionais de diferentes áreas para participarem desse processo.

Ter uma equipe multidisciplinar vai ajudá-lo a levantar os problemas que precisam ser resolvidos, além de trazer ideias criativas para melhorar o fluxo do trabalho.

A equipe, também, será a responsável por dissiminar entre os colegas a importância da mudança, permitindo uma gestão de crise mais eficaz e engajando melhor todos os funcionários da empresa.

Identifique os problemas da empresa

Antes de escolher o ERP ideal, você precisa estar ciente dos problemas que espera resolver com a implantação.

Levante os pontos críticos do negócio, as dificuldades e desafios encontrados, seja no âmbito operacional, seja no estratégico. Escute os profissionais do grupo criado, os diferentes setores vão apresentar diferentes pontos de vista — e isso é extremamente rico!
Defina um escopo
Uma vez estando claros os problemas enfrentados da empresa, você poderá criar um escopo de trabalho.

O ERP deve atender aos pontos do seu escopo, tanto no que se refere às funcionalidades, quanto ao modelo de software. Por exemplo: se sua equipe trabalha home office, é fundamental que o ERP seja um sistema online, disponível para todos.

É claro que um sistema online pode ser a melhor opção para empresas em outras estruturas organizacionais, até porque são os modelos mais modernos do mercado.

Você pode ler mais sobre isso neste artigo: Sistema ERP: aprenda a escolher o ERP ideal para o seu negócio

Verifique a infraestrutura da empresa

Outro ponto importante a ser observado antes de contratar e implantar um ERP é a infraestrutura da empresa. Quais os requisitos necessários para o sistema funcionar?

É preciso um servidor dedicado? Os computadores devem ser configurados de alguma forma?

Lembre-se que a implantação de ERP é um processo trabalhoso e, por isso, não é trabalho para ser repetido de tempos em tempos. Dessa forma, a empresa deve garantir que seja possível escalar esse sistema, acompanhando o crescimento do negócio e da equipe.

Escolha o ERP ideal

Com tudo esclarecido, escopo definido e necessidades técnicas também, é hora de buscar a solução que melhor atenda sua empresa.

São inúmeros sistemas disponíveis no mercado, dos mais variados tipos, estruturas e funcionamentos. Recomendamos um sistema online, com armazenamento em nuvem e integração com outros módulos.

O BomControle é o ERP ideal para pequenas e médias empresas, e pode ser facilmente escalado, acompanhamento o crescimento do seu negócio. Isso porque você paga por usuário, ao invés de comprar um software que ficará obsoleto em pouco tempo.

Neste modelo, também, você contará com atualizações frequentes e suporte técnico a qualquer momento, auxiliando na implantação de ERP e no andamento do uso, depois de implantado.

Você pode fazer um teste gratuito por 15 dias para ter certeza que o ERP do BomControle vai atender ao escopo definido pela equipe de trabalho. Experimente!

Converse com seus funcionários

Outro ponto fundamental para o sucesso de uma implantação de ERP é o engajamento da equipe. Comunicação é essencial para fazer com que todos se sintam parte desse processo de mudança.

Com isso, haverá menos resistência por parte dos profissionais, e todos poderão se interessar em aprender e usar o sistema, mesmo que isso signifique mudar suas rotinas ou hábitos.

Quais são os custos da implantação de ERP?

Os custos que uma implentação de ERP envolve podem variar de acordo com o sistema escolhido. É possível que você precise de ajuda de um consultor, por exemplo, para fazer toda a migração de dados.

Você pode ter que precisar investir em treinamento de pessoal, dependendo do tamanho da sua empresa e da complexidade do sistema envolvido.

Alguns softwares cobram a licença de uso, instalação e volume de usuários. Outros, com o BomControle, tem como custo apenas o número de usuários, sendo uma solução mais vantajosa para pequenas e médias empresas.

Este modelo permite que o sistema cresça com a empresa, já que basta agregar novos usuários ao ERP sempre que necessário.

Leia também: Afinal, quanto custa implantar um sistema ERP na empresa?

5 Dicas para implantação de ERP

Após a implantação de ERP, o monitoramento constante é fundamental para os resultados serem atingidos.

Agora que você já entendeu as vantagens de um ERP para o crescimento sustentável da empresa, e os pontos essenciais para cuidar na hora de implantar o sistema, vamos para a parte prática.

Se você já escolheu o ERP ideal para o seu negócio, montou o time de profissionais responsáveis por fazer este trabalho e está pronto para começar o processo, preste atenção nessas 5 dicas:

#1 Estabeleça metas

Planejamento é essencial. Assim como você precisa pensar nos problemas a serem resolvidos para definir o escopo e escolher o melhor ERP para sua empresa, você precisa ter em mente quais os resultados que espera obter com a implantação.

Defina metas que sejam possíveis de serem medidas. KPIs são necessários para você acompanhar o sucesso (ou não) do novo processo.

#2 Organize a migração dos dados

A parte que mais pode dar dor de cabeça é a migração dos dados. Se você já tem um ERP na sua empresa, deve buscar formas de efetuar backup das informações para importar no novo sistema escolhido.

Se é a primeira vez, é importante que você reúna todas as informações do histórico da empresa que você pretende importar para o sistema. Cadastro de fornecedores, clientes, vendas, lançamentos financeiros passados e futuros, estoque, entre outro.

Alguns sistemas permitem a importação de dados através de planilhas em Excel, o que pode facilitar muito esse trabalho. Converse com o representante do sistema contratado para receber auxílio.

#3 Cuide da gestão da equipe

Durante a implantação de ERP você não pode tirar o olho e a atenção da sua equipe. Treinamentos, reuniões, conversas e integração são fundamentais para preparar os profissionais para a nova fase da empresa.

E não pense que o treinamento finaliza após um primeiro contato com o sistema. Busque capacitação contínua, de forma que as pessoas se sintam cada vez mais seguras em utilizar o ERP e tenham autonomia para, inclusive, sugerir mudanças ou melhorias.

#4 Busque a melhoria contínua

Outra dica é se manter atento a melhoria contínua. Sistemas online, com o BomControle, atualizam suas funcionalidades com frequência, permitindo melhorias no processo da sua empresa.

Fique de olho nessas atualizações e busque meios de estar sempre à frente, otimizando ainda mais os fluxos de trabalho e automatizando todas as atividades possíveis.

#5 Monitore

Por fim, monitore, sempre! Somente com o monitoramento constante você vai ser capaz de avaliar se os resultados esperados e as metas definidas, lá na nossa dica número 1, foram atingidas.

Conheça o BomControle

O BomControle é o melhor ERP para você gerenciar sua empresa de forma simples e integrada.

Com módulos que atendem a diferentes setores, você automatiza as tarefas manuais e ganha tempo para pensar no que realmente importa: fazer crescer os resultados da sua empresa!

Com uma gestão centralizada e a integração entre setores, você otimiza tempo e aumenta o desempenho da sua equipe, melhorando a produtividade. Conheça os módulos disponíveis no sistema:

  • Gestão Financeira: rápido acesso às rotinas do dia a dia, como pagamento e recebimento de títulos em aberto, conciliação de contas, análise de fluxo de caixa e outros indicadores financeiros. Conheça todos os recursos disponíveis;
  • Controle de Estoque: gestão completa de estoque de forma integrada com outros setores, como vendas e financeiro. Atualize de forma automática a partir das notas de fornecedores, crie pedidos internos e transfira produtos entre locais. Conheça todos os recursos;
  • Vendas: controle unificado de todo o processo de orçamento e venda, geração de venda avulsa, contratos recorrentes ou parcelados e emissão de notas fiscais. Conheça todos os recursos deste módulo;
  • CRM: tenha em um único sistema o registro de reuniões, conversas, oportunidades (abertas, ganhas ou perdidas), pontos de contato com as organizações, além das tarefas e compromissos agendadoa com seus clientes. Conheça os recursos disponíveis;
  • ServiceDesk: os conhecimentos difundidos no ITIL para gestão estratégica e planejada de serviços foram aplicados neste módulo, que permite o registro para análise e acompanhamento do atendimento e resolução dos problemas. Conheça todos os recursos;
  • Gestão de Processos: crie e ajuste os processos da empresa de forma automatizada, com uma ferramenta intuitiva e colaborativa. Conheça os recursos disponíveis;

Você pode experimentar o BomControle por 15 dias, sem pagar nada, e ter a certeza de que este é o ERP ideal para o seu negócio. Faça um teste!

Conclusão

A implantação de ERP exige planejamento e colaboração de todos.

Como vimos, a implantação de ERP é um processo que exige uma boa pesquisa, planejamento, atenção e colaboração da equipe.

Isso porque os resultados esperados com o sistema só serão atingidos se todos os profissionais abraçarem a mudança na sua rotina operacional e mantiverem o ERP sempre atualizado.

Por isso, a gestão de pessoas nessa fase é tão importante quanto o levantamento dos dados para serem migrados ou cadastrados no novo sistema. É fundamental que o gestor da empresa envolva os funcionários e conduza a mudança da forma mais tranquila possível.

Conte com um ERP completo, de fácil usabilidade e excelente custo x benefício. Experimente de forma gratuita o BomControle!

Quer mais dicas sobre gestão de negócios e processos? Confira os artigos que separamos para você:

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Logística Reversa – O que é, Tipos e como aplicar na sua empresa

A logística reversa é o procedimento que permite o consumidor retornar à empresa um produto após seu consumo, de forma que o fabricante possibilite um descarte correto.

Esse conceito é mais atual do que o de logística, e vai de encontro à crescente preocupação de pessoas e empresas em relação à consciência e sustentabilidade ambiental.

Enquanto a logística possibilita que produtos e mercadorias sejam enviados aos consumidores em qualquer parte do mundo, a logística reversa trata de cuidar dos resíduos pós-consumo.

Existem produtos sabidamente prejudiciais à natureza, que impactam, inclusive, a saúde e a qualidade de vida do ser humano.

Por isso, conhecer e implementar uma política de logística reversa é não só uma excelente forma de estabelecer uma imagem positiva para sua marca, como, também, um compromisso ambiental.

Leia também: Entenda como melhorar a gestão e controle de compras da sua empresa

Neste artigo, vamos abordar:

  • O que é logística reversa
  • A logística reversa e a sustentabilidade
  • Qual o objetivo da logística reversa
  • Qual a importância da logística reversa
  • Indústrias obrigadas a implantar a logística reversa
  • Tipos de logística reversa
  • Etapas da logística reversa
  • Empresas que utilizam logística reversa
  • Como aplicar a logística reversa na sua empresa

Boa leitura!

O que é logística reversa

Com a publicação da Política Nacional de Resíduos Sólidos, através da Lei nº 12.305 , em agosto de 2010, ficou firmado um acordo setorial.

Nele, fabricantes, distribuidores, importadores e comerciantes passam a compartilhar as responsabilidades sobre o ciclo de vida do produto, buscando uma redução dos resíduos e de seus impactos à saúde. 

Foi aí que surgiu o conceito de logística reversa, aplicado através de projetos públicos e privados que promovem ações para conscientização em relação à coleta ou descarte de rejeitos.

A logística reversa e a sustentabilidade

Como você já deve ter percebido, a logística reversa tem uma relação muito próxima com a sustentabilidade, já que é um meio para resolver problemáticas importantes em relação ao meio ambiente. 

No entanto, não é somente a sustentabilidade ambiental que percebe o impacto com a logística reversa.

Conceitos de sustentabilidade mais amplos, como reaproveitamento de materiais, que muito tem a ver com ideias de economia compartilhada, por exemplo, também são reforçados com ações de logística reversa. 

Um produto que sai da indústria em uma forma pode retornar, se transformar e virar um novo produto. 

Como você pode notar, as aplicações e benefícios da logística reversa são amplas, podendo ir desde a correta forma de descarte de resíduos perigosos (como petróleo), até a construção e remanufatura de novos produtos.

Qual o objetivo da logística reversa

O objetivo da logística reversa, a grosso modo, é reduzir o impacto do lixo.

Assim, dá às empresas, governo e pessoas físicas a responsabilidade sobre o ciclo de vida do produto, conscientizando sobre seu papel e seu compromisso frente ao meio ambiente. 

Com a logística reversa, empresas de variados setores podem cumprir uma importante função social e ambiental, contribuindo para a construção de um mundo melhor.

Qual a importância da logística reversa

A logística reversa tem um impacto significativo na preservação do meio ambiente e na redução dos prejuízos à saúde do ser humano. 

Mas, além disso, traz inúmeros outros benefícios para a empresa, provando-se uma estratégia eficaz e de grande importância para empresas de todos os segmentos.

– Potencial de redução de custos

A logística reversa pode ter uma importante participação na redução de custos. Tudo depende de como você vai trabalhar esse conceito!

Por exemplo: se você estabelecer uma política de logística reversa visando o reaproveitamento de matéria-prima para desenvolvimento de outros produtos, você poderá ter um custo de produção bastante reduzido. 

Outra forma de reduzir custos é com a melhora do processo de produção, que veremos em seguida.

– Melhoria do processo produtivo

A logística reversa nem sempre é aplicada pós-consumo. Ou seja: você pode ter uma política de logística reversa para recolher produtos com defeitos, por exemplo.

Se você acompanhar o volume de produtos devolvidos por defeito, insatisfação do cliente ou erros na gestão de estoque ou de transporte, você poderá identificar oportunidades importantes, melhorando seus processos.

– Imagem corporativa e relacionamento

Uma empresa que aposta em políticas de logística reversa, seja pós-consumo, seja por outros critérios, tende a ser mais querida pelos consumidores. 

Isso porque a consciência ambiental, a flexibilidade em entender e se adaptar, e reforça conceitos positivos que estão sendo cada vez mais cobrados pelos clientes, como responsabilidade, compromisso social e economia colaborativa.

– Ampliação das vantagens competitivas

Com um mercado competitivo, a logística reversa pode ser um diferencial e uma vantagem para você sair frente à concorrência, aumentando, ainda, o valor da sua marca.

Indústrias obrigadas a implantar a logística reversa

A lei estabelecida em 2010 firma um acordo setorial que abrange fabricantes, importadores, distribuidores e comerciantes de determinados tipos de produtos a aderirem à logística reversa.

Apesar de qualquer empresa poder criar projetos e ações relacionadas, algumas são obrigadas a implementar esse processo, já que seus produtos são de maior risco para a saúde humana e meio ambiente. São elas:

– Agrotóxicos

Toda a cadeia produtiva de agrotóxicos deve implementar uma política de logística reversa, que dê conta tanto do produto, em si, quanto seus resíduos e embalagens.

A obrigação também inclui produtos cujas embalagens, após o uso, possam se tornar resíduos perigosos, conforme as normas estabelecidas pelos órgãos do Sisnama, do SNVS e do Suasa, ou em normas técnicas.

– Pilhas e baterias

Pilhas e baterias, quando lixo, liberam materiais tóxicos para o meio ambiente se descartadas de forma incorreta.

Por isso, devem existir ações voltadas para a coleta destes materiais, retornando para fabricantes ou empresas responsáveis pela correta destinação, evitando prejuízos ambientais.

– Pneus

Um pneu, se descartado na natureza, demora 600 anos para se decompor. Além disso, podem ser morada de inúmeros insetos, incluindo o mosquito da dengue.

Um pneu que não pode mais ser reformado, pode ser transformado em outros objetos, ou ser utilizado como combustível a indústrias de cimento ou fabricação de asfalto.

– Óleos lubrificantes, seus resíduos e embalagens

Assim como os agrotóxicos, todas as empresas da cadeia de produção e distribuição de óleos lubrificantes devem estabelecer uma política de logística reversa, tanto para o produto quanto para o lixo por ele gerado, como resíduos e embalagens.

– Lâmpadas fluorescentes, de vapor de sódio e mercúrio e de luz mista

As lâmpadas possuem substâncias tóxicas, prejudiciais para a saúde humana e para o meio ambiente.

Pontos de coleta podem ser estabelecidos para que o cliente faça o correto descarte das lâmpadas queimadas, possibilitando a destinação correta, responsabilidade do setor.

– Produtos eletroeletrônicos e seus componentes

Assim como acontece com os produtos citados anteriormente, o chamado lixo eletrônico pode causar danos à saúde do homem e ao meio ambiente, se descartado de forma incorreta.

Por isso, esse é, também, um setor que tem como obrigação a implementação de uma logística reversa.

Etapas da logística reversa

Apesar do conceito de logística reversa ter surgido com a discussão em relação ao descarte de materiais perigosos, ela pode ser aplicada em diferentes etapas do ciclo de vida do produto.

Por exemplo:

– Logística reversa no pós-venda

Neste caso, o produto será devolvido à cadeia de distribuição (comerciante, distribuidor ou fabricante) antes de ser utilizado pelo consumidor ou quando houver pouco uso, como é o caso de produtos que apresentam defeito.

A empresa deve, portanto, ter uma política clara de gestão para tratar essa devolução, controlando o fluxo e as informações logísticas, ajustando o que for necessário para conserto ou melhoria do melhoria, permitindo uma nova comercialização.

É importante, também, que a empresa mantenha o controle sobre os motivos que acontecem essa devolução, buscando encontrar oportunidades de melhoria em seu processo.

Algumas razões possíveis de ocorrer uma logística reversa no pré-consumo são:

  • Defeitos de fabricação ou uso
  • Avarias na embalagem ou no produto
  • Erros na emissão do pedido (por exemplo, errar a quantidade ou o modelo solicitado)
  • Mercadorias em consignação (para teste antes da compra, por exemplo)
  • Término do prazo de validade antes do consumo (em caso de demora na entrega ao cliente final, por exemplo)
  • Recall

– Logística reversa no pós-consumo

A logística reversa pós-consumo, como o nome sugere, é a mais vinculada aos aspectos ambientais, já que resolve o problema encontrado por todos os clientes: o descarte.

Uma vez que um produto não é mais útil ou possível de ser utilizado (como um antigo rádio relógio sem funcionamento, ou uma pilha que não funciona mais), ele precisa ser descartado.

No entanto, sabemos que muitos produtos podem emitir substâncias tóxicas ao meio ambiente e à saúde do homem. Assim, é vital que o descarte desses produtos perigosos aconteça da forma correta.

O receptor desse produto poderá acabar reutilizando-o para outros fins, reciclando, desmanchando e destinando os resíduos, sólidos ou líquidos, adequadamente.

Aqui, também, entram as empresas que, mesmo sem trabalhar com produtos perigosos, oferecem opções de logística reversa e usam essa política como um diferencial competitivo.

Por exemplo, você pode trabalhar com a coleta de inúmeros produtos em borracha para desenvolver um novo produto, como um sapato, totalmente através da reciclagem deste material.

Empresas que utilizam logística reversa

Inúmeras empresas já desenvolvem projetos e ações para a logística reversa, seja para seus próprios produtos, seja para arrecadar matéria-prima para desenvolvimento de novos produtos.

Um exemplo é a Insecta Shoes , uma empresa vegana de calçados. Além de criar seus produtos com borracha, algodão reciclado, PET e outros materiais que seriam jogados no lixo, ainda tem uma política de devolução do sapato usado.

Para isso, o cliente devolve seu sapato Insecta usado, que será desmontado e reciclado (ou reaproveitado), e ganha um cupom de R$ 50,00 de desconto para a próxima compra.

A Bridgestone destina seus resíduos para aplicação diversa, inclusive como substituto da brita em obras.

A Natura, empresa nacional de cosméticos, criou um programa que recolhe as embalagens vazias dos seus produtos, após o uso, evitando que sejam descartados na natureza.

Outro modelo de logística reversa é o aplicado pelas lojas de telefonia, como a Vivo, ou marcas de aparelhos smartphones, como a Apple, que recebem o seu aparelho usado como parte do pagamento em um novo.

Empresas de grande renome no setor de eletroeletrônicos costumam manter, em suas lojas, pontos de coleta de lixo eletrônico. É o caso da Apple, HP, Dell e Samsung, por exemplo.

Como aplicar a logística reversa na sua empresa

Agora que você já entendeu o que é logística reversa e todos os benefícios que ela oferece, não só para o meio ambiente, mas também para a imagem da sua empresa, chegou a hora de saber como aplicar esse conceito na realidade do seu negócio.

Como você sabe, a logística reversa pode ser utilizada por empresas de todos os segmentos e tamanho, ainda que seja obrigatória somente para o setor que lida com produtos perigosos.

Assim, pode ser um diferencial competitivo e um importante valor para sua marca. Vamos começar?

– Estabeleça uma política de troca e devoluções

Para devolução de mercadoria, o Código de Defesa do Consumidor estabelece alguns critérios em que é obrigatório o aceite do produto por parte da empresa.

Neste caso, trata-se exclusivamente da devolução pré-consumo, em que se observa defeitos ou avarias e o cliente tem um prazo determinado para buscar o ressarcimento do valor.

No entanto, no caso da logística reversa, sua empresa pode estabelecer sua própria política de troca ou devoluções, seja no pré-consumo, seja no pós, atendendo às necessidades e oportunidades envolvidas nesse conceito sustentável.

É importante, porém, que a empresa tenha claro quais métodos e critérios para que a devolução do produto aconteça, e quais serão as formas de compensação ao cliente.

Além disso, a política deve determinar os processos envolvidos e como deverão ser executados, como, por exemplo, em relação ao frete, às notas fiscais e à destinação do produto dentro da empresa.

– Capacite sua equipe

Uma vez tendo documentada a sua política de logística reversa, sua equipe precisa ser treinada.

Essa etapa é essencial, já que a equipe estará frente a frente do consumidor e precisa entender o que deve ser feito, quais casos deve ou não aceitar a devolução, e o que fazer a partir daí.

A equipe também deve se sentir confortável com a autonomia, necessária para lidar com possíveis casos de insatisfação do cliente, buscando alternativas para reverter a experiência negativa.

– Ofereça atendimento eficiente multi-canal

Em tempos onde o digital domina a rotina de muitas pessoas, é essencial que sua empresa tenha condições de atender seus clientes em diferentes canais, on e offline.

O telefone, apenas, não basta. Existem inúmeros consumidores que preferem e fazem questão de entrar em contato com a empresa através de ferramentas que sejam mais confortáveis para eles, como redes sociais, whatsapp ou e-mail.

Busque estruturar um atendimento que funcione e supra as necessidades dos seus clientes, para evitar aumentar o desconforto e a insatisfação.

Existem alternativas que otimizam esses processos, como os chatbots, que podem auxiliar para uma triagem efetiva, reduzindo custos com pessoal.

– Informe seu cliente

De nada adianta você estabelecer uma política de logística reversa se o seu cliente não souber disso, certo?

Utilize seus canais de comunicação oficiais para divulgar a novidade! Enriqueça a comunicação dessa iniciativa e utilize isso como um valor de sua empresa, reforçando positivamente sua marca.

– Tenha um protocolo de retorno de materiais

Parte fundamental da logística reversa é ter estabelecido o protocolo que deve ser seguido ao receber os materiais, sejam eles quais forem.

Quem deve receber? Para onde devem ser destinados? Existem tratamentos a serem feitos antes da reutilização, reciclagem ou descarte?

Essas são perguntas que devem estar bastante claras para todos da sua empresa. Um claro mapeamento de processos pode auxiliar nessa tarefa.

– Tenha controle financeiro e de estoque

Implementar uma logística reversa só trará benefícios de redução de custos, otimização de processos e valorização de marca se você conseguir ter um bom controle das entradas e saídas de produtos e materiais.

A gestão dos processos é de extrema importância para que você não perca informações que podem distorcer as análises e prejudicar os resultados financeiros da sua empresa.

– Utilize um sistema de gestão integrado

Para apoiar seu controle gerencial, considere utilizar um sistema de gestão integrada.

Com um ERP completo você tem uma visão de todos os processos e do ciclo do produto, desde compras, controle de estoque, entradas e saídas, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e muito mais!

Com o BomControle você tem acessos a diversos módulos para uma gestão eficiente. Conheça o sistema e faça um teste gratuito!

Conclusão

A logística reversa surgiu com a necessidade de se buscar soluções para o problema do lixo.

O descarte incorreto de determinados produtos é nocivo para o ser humano e para o meio ambiente. Assim, estabeleceu-se uma lei que compartilha a responsabilidade sobre o descarte de produtos e resíduos de determinados setores.

Fabricantes, distribuidores, importadores e comerciantes de produtos como pneu, lâmpadas, pilhas e eletroeletrônicos, devem promover ações de conscientização e facilitação para a coleta de rejeitos e produtos pós-consumo.

Aliado ao crescimento constante da preocupação ambiental e social dos consumidores, a logística reversa tornou-se uma grande aliada para empresas buscarem um diferencial competitivo, aumentando o valor de suas marcas e conquistando um público exigente.

De quebra, ainda colaboram para a construção de um mundo melhor, fazendo sua parte para a preservação da saúde e da natureza.

Uma boa política depende, porém, de um controle eficiente na gestão do seu negócio.

Isso porque é importante entender indicadores e processos envolvidos, buscando formas de melhorias e garantindo a preservação (ou melhora!) dos resultados financeiros.

Com um sistema de gestão integrada , sua empresa pode implementar mantendo as informações estratégicas sob controle, facilitando as tomadas de decisões e experimentando todos os benefícios que essa prática pode oferecer.

Conheça o BomControle e faça um teste gratuito!

Entenda como melhorar a gestão e controle de compras da sua empresa

O controle de compras e de estoque é parte fundamental para garantir a viabilidade financeira da empresa.

Isso porque estoque parado é dinheiro parado – e pode ser prejuízo! É de extrema importância que a empresa adote boas práticas e ferramentas de gestão que orientem e controlem seu processo de compras.

Ter uma lucratividade expressiva não é fácil para quem trabalha com sistema de produção. Os setores precisam atuar alinhados e conectados para que os resultados sejam melhores.

O gerenciamento de pedidos de compra é parte fundamental para o sucesso do seu negócio.

Alguns erros graves ligados ao setor podem colocar por água abaixo anos de trabalho. A gestão dos pedidos de compra precisa ser qualificada, eficiente e prática para evitar problemas, como atraso na entrega dos pedidos, estoque falho e conflito com fornecedores.

Por isso, vamos trazer informações e dicas essenciais para você melhorar o seu controle de compras e gestão de estoque.

Boa leitura!

O que é o controle de compras

Controle de compras significa ter organizadas as informações referentes ao estoque e programação de produção, de forma que você possa garantir ter os insumos e matéria-prima necessárias, sem atrasos ou prejuízos de material.

Isso significa, também, evitar comprar quantidades a mais do que as que você realmente precisa.

É cada vez mais importante que esses processos sejam controlados, pois podem representar custos pesados para a empresa.

Com as novas tecnologias e o perfil do novo consumidor, que está se habituando a modelos de compras diferentes, as empresas não têm muita margem para erros.

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Qual a importância de uma boa gestão de compras

Se você tem uma boa gestão e controle de compras, você reduz muito o desperdício, além de não perder oportunidades.

Digamos que você não utilize nenhum sistema para gestão de estoque, mantendo seu controle em uma planilha preenchida manualmente. Em dado momento, houve uma entrada de material que, por algum motivo, não foi anotada.

Então, você acaba comprando novamente o mesmo material, sem conhecimento de que ele já consta em estoque.

Se for um material utilizado sempre por seu processo produtivo, e que não tem problema de vencimento, o problema maior é que você teve um custo maior do que o previsto, mas isso poderá ser equilibrado quando a compra não ocorrer até que seja novamente necessário.

Mas imagine que você trabalha com confeitaria e o produto em questão sejam morangos. É um produto perecível, que poderá estragar a qualquer momento. Então, é prejuízo completo.

Percebe como pode ser um risco para sua empresa não ter o controle das compras em dia? Além do prejuízo financeiro, tem toda a questão de desperdício de material, que é, também, um prejuízo.

Outro exemplo de problema pode ser o inverso. Você pode ter uma projeção de vendas maior para um determinado período do ano (Dia das Mães, por exemplo), mas seu departamento de Compras, por falta de uma boa gestão, não se preparou para isso.

Então, quando a produção precisa aumentar sua entrega, não haverá matéria-prima suficiente para atender esse volume de pedidos.

Novamente, prejuízo, pois produto não entregue é receita que deixa de entrar. Fora o prejuízo de imagem, que certamente ficará abalada junto ao mercado consumidor.

Como reduzir custos com o controle de compras

O controle de compras, quando realizado com eficiência, auxilia a reduzir custos, erros e desperdícios.

O controle de compras, quando realizado com eficiência, auxilia a reduzir custos, erros e desperdícios.

Uma coisa você já deve ter aprendido: toda ferramenta de gestão auxilia na redução de despesas. Isso porque uma gestão eficiente impacta em melhora da produtividade, aumento da margem de lucro, redução de erros, etc.

O mesmo acontece, naturalmente, com o controle de compras. Os exemplos dados no item anterior já são autoexplicativos.

Com um controle de compras falho, o prejuízo acontece de inúmeras formas.

Seja diretamente financeiro, ou pela não venda de produtos, ou pela compra de materiais desnecessários, seja indireto, como prejuízo de imagem – que impacta, diretamente, nas vendas e, portanto, no bolso também!

Com um bom sistema de gerenciamento de compras e de estoque, você poderá ter o fluxo de entradas e saídas controlado, resolvendo problemas de logística e reduzindo custos com uma operação mais enxuta.

Como alinhar a gestão de compras ao controle de estoque

Quando se fala em compras, nem sempre estamos falando de estoque. Mas no caso de compra de matéria-primas, o controle de estoque deve ser alinhado ao controle de compras.

Isso porque não faz sentido comprar insumos que já existam no estoque em quantidade suficiente. Assim como é preciso estar atento àqueles que já estão abaixo do limite mínimo para viabilizar a produção.

O ideal é automatizar os processos, evitando que falhas humanas resultem em decisões equivocadas.

Saiba como melhorar o controle do seu estoque com o artigo: Tudo o que você precisa saber para organizar o estoque da sua empresa.

Como melhorar a sua gestão de compras

Como melhorar a sua gestão de compras

Melhore seu controle de compras mantendo uma programação, negociando com fornecedores e com um controle rígido de entradas e saídas de material.

Existem inúmeras formas de você melhorar seu controle de compras sem, necessariamente, investir em ferramentas ou consultorias.

São pequenas ações que, quando viram rotina, têm um impacto incrível nos resultados da empresa.

Listamos, abaixo, inúmeras dicas que poderão ajudá-lo a melhorar sua gestão de compras. Confira:

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– Faça um planejamento

Como saber quando comprar mais ou os períodos de retrocesso nas vendas? A resposta é: estudando o setor.

Faça um planejamento de compras de acordo com a análise de mercado. É crucial que você saiba quando deve comprar mais ou em que ocasião deve frear a produção, para evitar o déficit de produtos nas prateleiras ou furtar-se do acúmulo de estoque, respectivamente.

Tenha metas claras e objetivas.

– Analise informações do fluxo de vendas

O fluxo e a projeção de vendas são análises importantes de serem feitas, antes de estabelecer uma programação de compras. Faz parte do planejamento, item anterior, e é o primeiro passo para entender a melhor forma de controlar suas compras.

– Mantenha uma programação de compras

Com o planejamento definido, crie um cronograma de compras. Uma programação irá ajudá-lo a não perder datas importantes, além de auxiliar na organização da rotina do trabalho.

A programação também é útil para os fornecedores que, ao não serem pegos de surpresa, dificilmente deixarão sua empresa na mão.

– Estude contratos

É essencial saber o que dizem os contratos com os fornecedores.

Não assine sem estudá-los antes. Veja prazos, explore formas de pagamento, condições de entrega e tudo mais que se propõem a fazer pela sua companhia.

É importante analisar também as condições para o rompimento do contrato, caso seja necessário planejar uma mudança.

– Pesquise fornecedores

Não se acomode com os fornecedores atuais. É regra de mercado pesquisar sempre sobre eles e verificar todas as opções para a sua empresa.

Isso não quer dizer que você sairá trocando de fornecedor a todo momento, porém, é válido considerar quem tem os melhores preços e condições, negociando no momento adequado.

– Mantenha uma lista atualizada de fornecedores

Ao pesquisar fornecedores, crie uma lista com os que mais gostar, nem que não vá trocar de parceiro no momento.

Uma lista atualizada permite que você tenha opções como reserva, caso o seu fornecedor principal não tiver condições de atender alguma demanda.

– Capacite seus funcionários

De nada adianta estruturar o seu gerenciamento de pedidos de compra, se os seus colaboradores não estiverem nivelados com os processos.

Desse modo, invista em treinamento e capacitação dos funcionários diretamente ligados ao setor, mas também dos demais, para que eles entendam os procedimentos da área.

– Tenha parceiros confiáveis

Embora não possa perder de vista outras opções de fornecedores, é fundamental que você tenha parceiros confiáveis, ou seja, firmar contratos duradouros, nos quais ambos se beneficiem.

Isso abrirá as portas para pedidos emergenciais ou prazos mais flexíveis para pagamento, quando for necessário.

– Não tenha medo de mudar

Inicialmente, as mudanças podem até levar tempo e consumir dinheiro, contudo, em médio e longo prazo, elas serão benéficas para a organização.

Não hesite em alterar os processos que causam gargalos no setor de pedidos de compras e parta para substituir tudo o que realmente atrapalha.

Claro que você precisará de um time de primeira linha para conseguir dar conta, mas, em pouco tempo, o setor estará mais estrategicamente posicionado.

– Determine funções específicas

O gerenciamento de pedidos de compra deve ser feito por profissionais específicos.

Não deixe essa função sob a responsabilidade de qualquer funcionário. Quanto mais especializado for o seu colaborador, melhor será o seu desempenho e, por consequência, os resultados para a empresa.

– Negociação de compras

Ter um funcionário especializado em controle de compras é essencial, assim como é essencial um bom comprador. Compradores natos conseguem arrancar negociações incríveis para a empresa, seja com descontos, prazos para pagamento ampliados ou até bônus e presentes.

– Rígido controle de entradas e saídas

O controle de compras está diretamente relacionado ao controle de estoque. Por isso, ter um sistema que registre corretamente as entradas e saídas de material é imprescindível para você conseguir ter um bom gerenciamento das suas compras.

– Controle seu estoque

Se você não sabe exatamente o que tem no seu estoque, está em clara desvantagem em relação à concorrência.

Um gerenciamento de pedidos de compra eficaz mantém o controle rigoroso do seu estoque. Isso inclui um levantamento atualizado da quantidade, qualidade, validade e segmento.

– Otimize o armazenamento

Armazenar os produtos depois de produzidos é uma tarefa árdua, mas válida. Isso também influencia no resultado do gerenciamento de pedidos de compra.

É importante saber onde cada item está e organizá-los de acordo com as classificações, preços, saídas e outras características do ramo.

Não misture segmentos, preços, core, coleções ou sabores, por exemplo. Saiba determinar os atributos e facilite o bom andamento do setor.

– Monitore produtos

Já mencionamos mas é sempre bom reforçar: monitore seus produtos! Saiba quantos existem em estoque, qual a capacidade produtiva do seu parque fabril. Entenda o tempo necessário para a reposição, caso termine os produtos em estoques.

Essas informações são importantes para que você possa tomar decisões em relação às compras, de forma que sua operação nunca pare por falta de produto.

– Padronize produtos e descrições

A padronização de produtos ajuda muito a manter um estoque de matéria-prima menor. Quanto mais personalização você oferecer, mais variedade de itens você precisará controlar, e a chance de erros e prejuízos, assim, é muito maior.

Imagine que você tenha um café, e apenas uma opção de sanduíche leva queijo tipo grana padano. Se a saída deste produto não for como o esperado, você poderá ter um queijo – que é caríssimo – estragando na sua despensa.

– Automatize as requisições

Evite falhas nos pedidos, automatizando as requisições. Desta forma, você diminui os riscos das operações mal sucedidas ou clientes insatisfeitos com prazos de entrega ou ausência de determinados bens.

Os sistemas são grandes aliados no gerenciamento de pedidos de compra e previnem solicitações erradas.

– Mantenha um plano B

Se o seu fornecedor preferido ou matéria-prima indicada falharem, tenha um plano B em mãos.

Embora não seja possível programar uma situação emergencial, é primordial manter um planejamento estruturado para situações como essa. Isso inclui manter próximos os contatos de fornecedores reserva, bem como orçamentos e condições de entrega e pagamento.

– Bom relacionamento com fornecedores

Um bom relacionamento com fornecedores é fundamental para que você tenha algumas vantagens nos momentos delicados, como um pedido emergencial com prazo curto.

Muitas vezes, o fornecedor poderá fazer um esforço extra para atendê-lo, exclusivamente em função do relacionamento de vocês.

– Conte com a tecnologia

Você já pensou em como a tecnologia pode auxiliar o gerenciamento de pedidos de compra?

Uma gestão em tempo real lhe permite acompanhar a logística de entrega, calcular os fretes, prever prazos e custo de todas as operações que envolvem a negociação de bens.

O resultado disso tudo é mais segurança na gestão e tempo para ser investido nas estratégias de crescimento do seu negócio. Pense a respeito da automatização dos processos.

– Preze pela qualidade

Se a sua gestão de compras é competente, certamente sua empresa estará um passo à frente na qualidade dos produtos. Isso porque manter sistemas automatizados de controle dos pedidos reflete em produtos superiores, logística efetiva e colaboradores em sintonia.

– Conquiste clientes

Qualidade no atendimento e nos produtos oferecidos só tem uma consequência: clientes satisfeitos.

O gerenciamento de pedidos de compra bem feito tem esse poder. Os consumidores gostam de ter produtos sempre disponíveis e organizados e, para que isso aconteça, é preciso uma metodologia que começa lá atrás, quando a companhia adquire a matéria-prima.

– Monitore resultados

Para saber se as mudanças implantadas estão realmente funcionando, elas precisam ser monitoradas com frequência. Isso quer dizer mais controle sobre os resultados.

Tenha em mente que é preciso avaliar e reavaliar sempre para manter a produtividade do setor em alta. Ouça a sua equipe, imprima relatórios, estude os dados e estabeleça ações de melhorias para cada ponto observado como negativo.

A grande vantagem de manter um monitoramento constante é a oportunidade de identificar oportunidades, criando uma cultura de melhoria contínua.

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Ferramentas de controle de compras

Ferramentas de controle de compras

Um sistema para controle de compras é fundamental para automatizar processos

Você já entendeu que com um controle de compras sua empresa só tem a ganhar. Mas você precisa entender a melhor forma de manter um controle eficaz e íntegro.

Claro que você pode criar uma planilha em Excel e fazer os registros e programações ali. Mas quando uma tarefa demanda manutenção manual, a chance de erros (como esquecimento, por exemplo) é muito grande.

E um erro como esse pode acabar tendo resultados desastrosos no seu financeiro e junto ao cliente.

Por isso, automatize tudo que for possível. Existem, no mercado, diversas opções de sistemas para controle de estoque e de compras, que oferecem mais segurança e confiabilidade na hora de tomar suas decisões, pois você tem garantia na integridade dos dados.

Conheça o ERP BomControle, sistema completo de gestão que oferece módulos específicos para gerenciamento financeiro, gestão de estoque e muito mais, sendo uma ferramenta de apoio importante para o sucesso do seu negócio. Faça o teste gratuito!

Conclusão

A gestão de compras tem um papel cada vez mais importante nas empresas

A gestão de compras tem um papel cada vez mais importante nas empresas

A gestão de compras é capaz de reduzir as despesas com pedidos errados, entregas fora do prazo, fornecedores incompetentes, armazenamento incorreto, datas de validade estouradas e estoques limitados.

Na prática, isso repercute no aumento da sua produtividade e, consequentemente, no faturamento da empresa.

Fazer o gerenciamento de pedidos de compra é essencial para reduzir os custos operacionais do seu negócio e evitar falhas graves que geram prejuízos e afetam a credibilidade da sua imagem.

No mercado, há alternativas para gerir o setor com ajuda de softwares e sistemas incríveis. Além disso, a aplicação de pequenas mudanças nos processos e nas rotinas podem auxiliar positivamente para um boa gestão.

Tudo o que você precisa saber para organizar o estoque da sua empresa

Organizar o estoque é uma das atividades que devem ser feitas para uma gestão de sucesso.

Para ter uma empresa, não importa de que segmento, você precisa considerar todos os produtos e insumos que necessita para atender à demanda do mercado e, assim, vender e lucrar.

Muitos gestores se preocupam em produzir para ter uma reserva de mercadorias, mas não controlam adequadamente o seu inventário.

Dessa forma, não sabem, com certeza, quantas peças de cada tipo possuem, onde estão, quando foram produzidas (lote), qual a validade (caso se aplique), e outras informações importantes para a tomada de decisão.

Um dos planejamentos que o gestor pode utilizar para poder definir e organizar seu estoque é a projeção de vendas. O controle do estoque também pode ajudar a decidir possíveis promoções ou ofertas casadas, por exemplo.

Você pode ler o post Projeção de vendas – qual a importância no seu negócio e como fazer para saber mais sobre o assunto.

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Neste post, você vai aprender como organizar estoque, quais tipos de estoque existem, os benefícios de manter um estoque organizado, como evitar erros na organização do estoque e uma dica de como gerenciar com eficiência seu estoque.

O que é organização de estoque

Organizar o estoque da empresa é um importante passo na gestão de qualquer negócio. Isso porque produto parado é dinheiro perdido.

Se você tem um estoque muito grande, e não tem o controle dele de forma adequada, você pode ter um capital importante parado, perdendo valor a cada dia.

A organização do estoque é uma prática que visa gerenciar o volume adequado de produtos, para garantir o atendimento das demandas e o funcionamento do negócio.

Essa organização é feita com base em informações e planejamento, como a projeção de vendas, as categorias de produtos mais vendidos, a sazonalidade, etc.

O estoque não é, somente, a reserva de produtos da empresa, mas também o espaço físico onde eles se encontram.

Imagine que você sabe qual sua projeção de vendas e consiga organizar a produção para deixar um estoque de reserva adequado para a demanda, agilizando as entregas. Mas o depósito que você utiliza para armazenar esse estoque está sem identificações, você não tem um controle do que está guardado no local nem onde cada produto se encontra.

Uma confusão e tanto, não é mesmo?

A organização do estoque se refere, também, a forma como você vai armazenar, identificar e controlar as entradas e saídas desses produtos.

Objetivo de organizar o estoque

O objetivo de organizar o estoque é manter o seu estoque sob controle, com gerenciamento eficaz, evitando desperdícios e prejuízo.

Um estoque organizado impacta diretamente na receita da empresa, além de permitir uma gestão eficiente dos recursos e produtos disponíveis.

Benefícios de um estoque organizado

Gerenciar o estoque é uma forma de garantir vendas e não ter gastos desnecessários, pois o armazenamento de mercadorias pode não ser convertido em receita, se você não tiver o controle sobre elas.

Os principais benefícios que a organização do estoque oferecem à empresa são:

Agilidade no atendimento

Imagine que seu público está buscando um determinado produto, em uma época especial do ano, como Natal, por exemplo.

Você, ao entender o comportamento do mercado e saber qual produto vende mais neste período de festas, se programou com uma quantidade de estoque adequada para atendimento desta demanda.

Assim, você consegue vender e entregar o produto com agilidade, atendendo aos pedidos e conquistando a satisfação do seu cliente – diferente das empresas que perdem vendas por não ter condições de atender ao volume de demanda.

Controle do inventário

Um estoque organizado garante que você tenha total segurança sobre os produtos que estão armazenados.

Se você não tem um método de organização, produtos podem ser retirados do seu estoque sem o seu conhecimento, representando prejuízo para sua empresa. Ou, ainda, você pode tomar decisões comerciais com base em informações erradas, gerando insatisfação ou outros problemas para sua marca.

Redução de perdas

Ao armazenar as mercadorias seguindo uma metodologia de organização, você tem controle de datas de validade, lote e outras informações que são essenciais para que você reduza ao máximo as perdas.

Por exemplo: se você trabalha com produto perecível, e tem um volume muito grande dessa mercadoria em estoque, pode tomar uma decisão estratégica de lançar uma promoção para esgotar esses produtos antes do vencimento.

Você até pode perder a margem de lucro, mas garante o preço de custo, coisa que não aconteceria se toda a mercadoria acabasse parando no lixo.

Tomada de decisões estratégicas

Um bom controle e organização do estoque é importante para embasar a tomada de decisões estratégicas, como onde investir mais esforços, onde reduzir a produção, qual produto precisa de maior incentivo comercial, entre outros.

Existem inúmeras situações acerca do seu negócio que podem ser impactadas se você não tiver um conhecimento real da situação do seu estoque de mercadorias. Por isso, mantê-lo em ordem é essencial para que as decisões sejam tomadas com base em informações seguras.

Otimizando o investimento em estoque

O estoque, apesar de ser essencial para uma boa gestão da cadeia produtiva de uma empresa, não deve ser exagerado.

Isso significa que você não pode inchar o seu estoque, somente para garantir matéria-prima ou produto acabado. É possível otimizar o seu estoque, sem exagerar.

Assim, você não precisa investir em locais tão grandes, nem corre risco de produtos estragarem, por exemplo.

Confira 3 dicas de como otimizar e organizar o seu estoque:

Categorize

Crie categorias para seu inventário, de forma a visualizar com facilidade o valor e o giro. Com isso, os gestores podem acompanhar o ciclo de vida, antecipando necessidades em tempo suficiente para não prejudicar o processo da empresa.

Preveja demandas

Com um bom controle das transações e uma previsão de vendas adequada, é possível você perceber os pontos de atenção, onde poderá precisar de mais estoque do que o normal.

Assim, você investe nesse estoque extra somente conforme a sazonalidade demanda, evitando ficar com produtos parados em épocas do ano em que as vendas caem, por exemplo.

Automatize

Um sistema de controle de estoque é fundamental para calcular automaticamente os momentos em que o seu estoque precisa ser reabastecido.

Assim, você garante que terá em estoque exatamente o que sua empresa precisa, sem excessos que possam prejudicam o giro financeiro do seu negócio.

Tipos de estoque

Tipos de estoque

Cada tipo de estoque atende um método de gestão e controle diferente

Como já mencionado, o estoque é conhecido como uma reserva de mercadoria, que visa o rápido atendimento das demandas, sem necessitar aguardar o processo de produção a cada venda.

No entanto, existem vários tipos de estoque, de acordo com a necessidade, função ou metodologia de gestão aplicada. Conheça:

Estoque de Antecipação ou Sazonal

O estoque de antecipação é aquele pontual, que visa atender a uma demanda fora da curva padrão de vendas.

É o caso de datas especiais, como Dia das Mães, Dia dos Namorados ou Natal. Ou, ainda, casos específicos de tendência, como, por exemplo, um lançamento de um filme da Marvel. Se você trabalha com objetos de decoração ou vestuário, a tendência é aumentar a busca por produtos com estampas de super heróis: e você pode estar preparado para isso.

Estoque Consignado

O estoque consignado é quando uma empresa cede sua mercadoria para um terceiro armazenar. Depois de um período, o terceiro devolve os produtos para a empresa dona dos bens.

Este é um modelo de estoque que funciona bem para produtos que não possuam prazo de validade, pois poderão ser devolvidos em algum momento.

É bastante vantajoso para mercadorias que não exijam personalizações, já que facilita o processo de faturamento e entrega do produto. A empresa vende e fatura, e o terceiro que armazena o produto apenas entrega e controle o estoque, mantendo a empresa sempre informada sobre as movimentações.

Estoque de Contingência

O estoque de contingência é como uma margem de segurança, que tem como objetivo cobrir possíveis falhas no sistema de controle de estoque.

Dessa forma, evita que o cliente fique sem o produto desejado, dando tempo suficiente para a empresa providenciar a solução para reparo do problema encontrado, seja ele qual for.

Estoque Inativo

O estoque inativo é aquela dor de cabeça que nenhuma empresa deseja: são os produtos que já estão obsoletos, fora de linha ou que estão parados há muito tempo.

Um bom controle de estoque auxilia para que a empresa tome ações preventivas, como uma promoção com descontos agressivos, a fim de evitar o máximo manter em seu estoque produtos parados e sem chance de venda.

Estoque Máximo

O estoque máximo é o conhecimento do volume máximo de mercadorias a serem estocadas, seja em relação à projeção de vendas, seja em relação ao espaço físico.

Saber o máximo que o seu estoque pode suportar é uma forma de evitar sobrecarregar seu espaço com determinado item, evitando que este item acabe parado em um estoque inativo.

Estoque Médio

O estoque médio é a soma do estoque mínimo com o estoque de segurança, buscando encontrar uma média saudável para a empresa.

Estoque Mínimo

Este é o mínimo de mercadoria que a empresa precisa garantir em estoque para atender as demandas de determinado período, sem que impacte de forma negativa na força de vendas.

Estoque de Proteção

O estoque de proteção é utilizado para se prevê uma situação que possa alterar a demanda ou o preço, como, por exemplo, o aumento do dólar – que impacta em empresas que necessitam importar matéria-prima.

Dessa forma, a empresa faz uma força de produção em determinado período, garantindo um estoque de mercadoria a um preço de custo menor, antes que o cenário previsto se concretize, evitando quebras.

Estoque de Segurança

O estoque de segurança é semelhante ao de contingência, já que visa compensar erros no controle do estoque. Além disso, também prevê demandas maiores do que as esperadas, erros no fornecimento ou produção (falta de matéria-prima, por exemplo) ou erro humano.

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6 métodos de gestão de estoque

Assim como você terá um tipo de estoque que mais faça sentido para a realidade da sua empresa, você pode escolher um método para gerenciá-lo que vá de acordo com a sua rotina e recursos disponíveis.

Conheça, agora, os 6 métodos para organização, controle e gestão de estoque mais utilizados pelas empresas:

1. Preço específico

Esta é a metodologia mais simples para organizar e controlar seu estoque.

No entanto, exige que o gestor da empresa tenha o preço exato de cada uma das unidades disponíveis em estoque.

Assim, é o preço específico da unidade que orienta o processo de baixa a cada venda. A soma dos valores das unidades representa o valor total do estoque da empresa.

2. Just in time

O método just in time, que em tradução livre significa algo como “no momento exato”, é uma metodologia de gestão que promove a redução de custos, já que prevê um estoque no seu menor estado, apenas para atendimento da demanda do mercado.

Esse tipo de gestão de estoque exige um acompanhamento rigoroso e atuante por parte dos gestores, para que a empresa não acabe perdendo oportunidades de vendas por falta de produto em estoque.

3. PEPS

A sigla PEPS significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”.

Esse método de gerenciamento preza pelo conceito de que itens mais antigos do estoque devem ser vendidos primeiro.

É o modelo mais utilizado pelas empresas atualmente, e tem inúmeras vantagens.

Com esta metodologia de controle e gestão de estoque, eliminam-se problemas como produtos vencidos ou fora de sazonalidade. Além disso, o custo de venda é mais real, pois é feito a partir das mercadorias mais velhas para as mais novas.

4. UEPS

Ao contrário do PEPS, essa metodologia estabelece que o “último a entrar, primeiro a sair”. Se a sua empresa trabalha com produtos perecíveis, esse método jamais deve ser aplicado.

O custo dos itens vendidos, neste caso, baseia-se no custo dos últimos produtos que entraram no estoque.

5. Custo médio

Esta metodologia renova os valores do estoque toda vez que um novo item entra, através do cálculo de uma média ponderada.

Essa média é o resultado da soma dos produtos antigos, que já estavam em estoque, com os dos recém-chegados, dividida pelo número total de itens em estoque.

Para fins de imposto de renda, esse método, juntamente com o PEPS, são os únicos aceitos pela Receita Federal.

No entanto, você pode escolher a metodologia que melhor se ajustar à realidade do seu negócio.

6. Curva ABC

Esse método de controle de estoque considera três variáveis para estabelecer a importância de determinado produto em estoque: o giro, o faturamento e a lucratividade.

Os produtos classificados como A possuem giro razoável, mas geram alta lucratividade e faturamento. Por esse motivo, devem ser prioridade na garantia de níveis adequados em estoque.

Os produtos classificados como B correspondem à maior parte do estoque, pois possuem alto giro. Por isso, contribuem para o faturamento, mas não representam tanta lucratividade.

Os produtos do tipo C representam baixo giro – ou seja, pouca saída de vendas -, não tendo um grande impacto nem no faturamento, nem na lucratividade. Estes produtos podem ter um nível baixo de estoque.

Como organizar o estoque em pequenas empresas

como organizar estoque em pequenas empresas

Uma planilha de controle de estoque pode ser um bom começo

Organizar o estoque não é tarefa somente para grandes empresas.

Empresas de qualquer segmento e todos os tamanhos precisam ter o controle sobre suas mercadorias em estoque, e mantê-lo organizado da melhor maneira possível.

Uma forma simples de organizar o estoque é através de uma planilha de controle de estoque. Com ela, você mantém registradas as mercadorias e todas as entradas e saídas, além de outras informações como preço, fornecedor, data da movimentação, etc.

A planilha pode ser realizada utilizando um software como o Excel, e é uma excelente forma de você começar a visualizar as informações essenciais para seu controle de estoque.

Com o passar do tempo, poderá buscar sistemas online para este tipo de gerenciamento. Existem

Como fazer a contagem de estoque

A contagem de estoque é uma etapa para o levantamento do inventário, e é essencial para você começar a organizar o estoque da sua empresa.

Pode ser feita a partir de diferentes métodos:

Contagem manual

Muito utilizada por pequenas empresas ou empresas que estão iniciando suas atividades, por não exigir nenhum sistema ou tecnologia.

O responsável pelo levantamento do inventário faz a checagem manual de todos os itens em estoque, anotando nome, descrição e quantidade em uma planilha, por exemplo.

Apesar de ser um método bastante fácil de ser implementado é, naturalmente, o que existe maior chance de risco, já que é bastante comum um erro na contagem ou na anotação.

Contagem mista

A contagem mista é quando a primeira contagem é feita de forma manual, e os dados são lançados em um sistema. A partir de então, o controle de saídas é feito por ali e os valores totais são deduzidos de acordo, dando um panorama do cenário atual de forma automatizada.

Contagem automatizada

Esta é forma mais segura, já que reduz os riscos de erro humano. Com um coletor de dados, as informações sobre os produtos são capturadas através do código de barras, sendo lançado diretamente no sistema.

Para fazer a contagem automatizada, você precisa de um sistema integrado de gestão, um ERP, que anula erros de registros e duplicidades.

O que é endereçamento de estoque

O endereçamento de estoque é uma forma de você organizar a localização dos produtos dentro do seu depósito.

Funciona como um plano diretor, nomeando corredores, armários e prateleiras, de forma a agilizar e facilitar o encontro de determinado produto.

Pense em uma biblioteca, com inúmeros livros. A metodologia utilizada por um bibliotecário vai considerar o estilo do livro, o autor, o nome do livro, de forma a criar uma codificação e organizá-lo em determinado ponto de uma prateleira específica, em um corredor específico.

O endereçamento de estoque – ou endereçamento logístico – é mais ou menos este mesmo princípio, e é bastante útil nos casos de empresas que contam com um depósito muito grande de variados produtos.

Sem uma metodologia de identificação e endereçamento, o processo de localização do produto acaba sendo moroso e reduzindo a agilidade do atendimento – que é um dos benefícios em se ter um estoque, para começar.

Passo a passo: como organizar o estoque

passo a passo como organizar estoque

Em 7 passos simples você pode ter seu estoque organizado

Agora que você entendeu os benefícios de ter um estoque organizado, vamos para a parte prática. Com esse passo a passo você pode começar uma metodologia para organizar seu estoque e controlar seu inventário!

#Passo 01: Faça um inventário

Antes de mais nada, você precisa listar todos os produtos já existentes na sua empresa, criando um primeiro inventário.

Este inventário deverá ser atualizado de forma constante, sempre que houver movimentação no seu estoque.

Para saber por onde começar, leia o post: Como fazer um Inventário de Estoque.

#Passo 02: Defina o formato de acompanhamento

Você precisará definir a forma de controlar o seu estoque, bem como a periodicidade.

Este processo pode ser dividido em:

  • Permanente: é um acompanhamento real, que prevê a reposição sempre que determinado produto ou mercadoria atingir o limite mínimo em estoque.
  • Periódico: é um acompanhamento periódico a fim de manter o balanço patrimonial e evitar que algum produto falte.

Você também pode escolher ver o seu volume de estoque por duas formas: quantidade física, ou seja, quantidade de cada produto; ou valor monetário, que representa o valor financeiro de investimento para a produção daquela mercadoria.

Em relação ao cálculo para volume, você pode definir em:

  • Mínimo: garante um volume mínimo para atendimento da demanda, e pode considerar uma margem de segurança, para que quando finalizar o estoque mínimo, a margem de segurança dê conta até a reposição.
  • Renovação periódica: este modelo de controle garante o atendimento da demanda por um período determinado, renovando-se a cada período.
  • Pontual: este controle de estoque atende uma necessidade específica e pontual, como um estoque de produtos para participação em uma feira, por exemplo.

#Passo 03: Estabeleça uma margem de segurança

Mesmo que você mantenha uma excelente gestão e um rígido controle, é normal que aconteçam perdas, especialmente se você trabalha com produtos perecíveis.

Você precisa, portanto, definir um percentual aceitável de perda, e calcular esse percentual como margem de segurança, somando ao volume mínimo definido para cada produto.

#Passo 04: Calcule os custos para o armazenamento

O armazenamento de mercadorias envolve custos, seja com a equipe que fará a gestão do estoque, seja com sistema, equipamentos para movimentação ou até mesmo locação e custos fixos com a área física, como um depósito, pavilhão ou contêiner, dependendo da sua necessidade de espaço.

Ter esses custos definidos e incluídos no seu controle financeiro é importante para que você visualize com clareza todas as despesas de determinado produto, desde a matéria-prima até o armazenamento antes da venda.

#Passo 05: Libere espaço

Agora que você já tem seu inventário e já sabe o custo de armazenamento, hora de levantar aqueles produtos que estão parados há muito tempo – e, por isso, já estão sendo sinônimos de prejuízo!

Faça uma ação comercial para desafogar seu estoque, oferecendo descontos e promoções cross-selling, buscando uma venda casada que aumente seu ticket médio e ajude a organizar seu estoque.

#Passo 06: Padronize seu armazenamento

Criar um padrão de nomenclaturas, descrição e lógica de armazenamento é importante para que todos da equipe encontrem com facilidade o produto que buscam.

Identifique corredores, prateleiras ou caixas, padronize etiquetas e crie regras e formatos para a entrada e saída dos produtos de seu estoque.

#Passo 07: Cuidado com o picking

Tão importante quanto ter uma metodologia clara de organização e localização dos produtos, é ter uma movimentação e logística cuidadosa.

Isso porque você pode acabar enfrentar problemas de quebra ou defeito de produtos, ou, ainda, erros na separação, embalagem e envio, gerando conflitos com o seu cliente.

Como evitar erros na organização de estoque

Você já sabe como organizar o estoque e aprendeu os benefícios que essa prática trará para sua empresa. Mas existem erros comuns que muito gestor comete, e você precisa ficar atento para não repeti-los!

Você também pode ler sobre outros erros comuns no controle de estoque, no post: 7 erros na administração de estoque que você jamais deve cometer

Calcule com cuidado

Ter um estoque acima ou abaixo do nível ideal para atendimento do seu público é um erro que pode acarretar em prejuízo, insatisfação dos clientes ou redução da rentabilidade.

A empresa precisa entender quais produtos têm maior procura, qual a projeção de vendas, e, então, calcular um nível adequado de mercadorias para essa demanda.

É preciso, também, considerar prazos de validade ou tendências de consumo, evitando que produtos fiquem obsoletos ou estragados.

Você pode ler mais sobre nível de estoque no post: O que é nível de estoque e como controlá-lo dentro da empresa?

Use um sistema de gerenciamento

Ter o controle do gerenciamento das mercadorias é essencial para acompanhar com frequência as movimentações, evitando surpresas.

O sistema de gerenciamento também auxilia na tomada de decisões, porque mostra com clareza a situação atual do estoque, o valor do inventário, os produtos parados há mais tempo, entre outros.

Você pode gerenciar seu estoque utilizando uma planilha, fichas informativas, sistemas gratuitos de gestão ou sistemas completos e integrados a outros módulos, como CRM e financeiro.

Identifique todos os itens

Um erro que você não pode cometer é o de não identificar ou descrever com precisão os itens do seu estoque.

Lembre-se que o modelo de gerenciamento que você irá utilizar é apenas uma forma de controle, mas as informações estratégicas só estarão disponíveis se você preencher tudo como se deve, de forma tenha uma fácil identificação e entendimento da situação.

Conheça o giro dos produtos

Ter somente uma listagem de produtos e seus respectivos valores não é o suficiente para você entender a real situação do seu estoque.

A rotatividade do produto deve ser igualmente considerada, pois é ela quem vai definir a velocidade de reposição daquela mercadoria.

Por exemplo, você pode ter, em estoque, um valor maior de determinado produto do que outro. Em uma primeira análise, você entenderá que o produto que está com menor valor deve ser reposto primeiro. Mas, talvez, aquele produto em maior quantidade seja, também, o que mais vende – ou vende mais rápido.

O ritmo de giro deste produto em seu estoque é muito alto, o que significa que ele fica pouco tempo parado em seu armazém.

Por isso, conhecer seus produtos e seu mercado é tão importante quanto ter a soma dos valores do seu estoque.

Como tornar o controle de estoque mais eficiente

Agora que você já sabe como organizar e gerenciar o seu estoque, pode conhecer maneiras para tornar esse gerenciamento ainda mais eficiente, ganhando em otimização de processos e redução de falhas.

Padronize

Os japoneses são conhecidos pela ordem e metodologia bem estabelecida. O 5S é um bom exemplo de resultado desse tipo de comportamento.

E não é à toa que esse método é uma referência para inúmeros processos e empresas.

Ter padrões de nomenclaturas, registros, horas para movimentação, formatos e outros é essencial para garantir a uniformidade na metodologia de organização e controle de estoque, garantindo que todos compreendam e respeitem os requisitos.

Defina responsáveis

A organização do estoque envolve inúmeras atividades, como atualização de inventário, levantamento de indicadores, organização dos produtos, etc.

Cada etapa deve estar claramente definida e destinada ao responsável, assim você garante o cumprimento e controle de todas as tarefas.

Desenhe um fluxo

Assim como qualquer outro processo, é importante que você desenha um fluxo de entrada e saída de mercadorias, buscando identificar possíveis falhas ou oportunidades de melhorias.

Claro que esse fluxo precisa ser divulgado para todos os envolvidos com o processo, garantindo o correto cumprimento desse padrão.

Escolha bem seus fornecedores

Bons fornecedores reduzem os riscos de você acabar ficando na mão, com falta de alguma matéria-prima essencial para sua produção.

Faça parcerias sólidas e defina com esses fornecedores um cronograma de pedidos, faturamento e entrega, mantendo sempre o nível de estoque desejado.

Determine os volumes

Conforme o seu tipo de estoque, você precisa ter claro o volume mínimo e máximo para atendimento das suas demandas, por produto.

Leve em consideração sazonalidade, itens com rotatividade mais alta, produtos perecíveis, tendência de mercado e sua projeção de vendas. Se for considerar manter um estoque de segurança, lembre-se de somar esse volume ao seu volume mínimo desejável.

Seja rígido

Garanta que o fluxo, a documentação e as tarefas estejam sendo cumpridas de acordo por cada responsável.

Acompanhe sempre, incluindo indicadores que podem servir para avaliação do custo de manutenção do estoque ou ganho de produtividade, validando suas decisões e processos ou identificando potenciais melhorias.

Ferramenta: Sistema online de controle de estoque

Como você viu, existem formas manuais para você controlar um estoque pequeno, como uma simples planilha de Excel.

Mas o fato é que, com o passar do tempo, sua necessidade de ter informações mais apuradas vai exigir uma automatização dos seus processos. Isso vai impactar, também, no aumento da produtividade, na redução de custos (pois o controle será mais preciso) e na maior fidelidade das informações estratégicas.

Por isso, contar com um sistema online para controle de estoque é a alternativa mais completa para a sua empresa.

O ERP BomControle tem uma gestão integrada, de ponta a ponta, ideal para controle de estoque associado ao controle das vendas, CRM e gestão financeira. Conheça agora o módulo para Gestão de Estoque e comece a organizar sua reserva de mercadorias o quanto antes!

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Conclusão

como organizar estoque conclusao

Organizar o estoque da sua empresa é fundamental uma gestão eficaz

Organizar o estoque de sua empresa, como você viu, impacta em inúmeras decisões e resultados.

Desde a compra de materiais, gestão do processo de produção, ações de marketing e promoção, até decisões estratégicas como qual produto deve ou não ser retirado de linha.

Manter um estoque organizado e ter um bom sistema de controle é indispensável para que a gestão da sua empresa alcance a rentabilidade e a satisfação desejada.

Com o sistema para gestão de estoque da BomControle, você agiliza processos, mantém as informações organizadas, acompanha o inventário e assegura a confiabilidade dos dados para a tomada de decisões estratégicas.

Nota Fiscal de Remessa – como funciona e como emitir

Nota fiscal de remessa é um documento obrigatório para o transporte e movimentação de mercadorias que ainda não tenham sido vendidas.

Existem muitas situações que exigem o transporte de um produto, sem que isso envolva uma transação comercial. Nestes casos, é exigido uma nota fiscal simplificada, que garanta a procedência daquela mercadoria em caso de uma fiscalização.

Na maioria dos casos, a nota fiscal de remessa não sofre incidência de tributos. Apesar de ser um documento de simples preenchimento, é preciso estar atento às informações, evitando desgastes ou até erros no destaque da tributação.

Entre os dados a serem informados que exigem atenção estão o CFOP e o NCM. Para entender mais sobre o NCM, leia o post O que é o NCM encontrado na nota fiscal de um produto.

Neste post, você vai entender o que é uma nota fiscal de remessa, quais os tipos e subtipos de nota e como fazer o preenchimento correto em cada situação.

O que é uma nota fiscal de remessa

Também conhecida como nota fiscal de transporte. Isto porque ela é um documento que deve ser emitido sempre que houver o transporte de qualquer produto que ainda não tenha sido vendido.

Quando este produto está indo, por exemplo, da fábrica para a loja (portanto, ainda não aconteceu nenhuma operação comercial), é obrigatório que ele esteja acompanhado de uma nota fiscal de remessa.

Para que serve a nota fiscal de remessa

A nota fiscal de remessa é um documento simplificado para o controle da movimentação e transporte de produtos, permitindo comprovar a origem da mercadoria em caso de fiscalizações.

Mesmo sendo um transporte de produto que ainda não foi comercializado, a falta da nota fiscal acompanhando o produto deixa a empresa vulnerável ao recebimento de multa.

Por isso, é essencial que sua empresa fique atenta a todas as movimentações de mercadorias, registrando corretamente as saídas e as entradas de produtos para simples remessa.

Há tributação na nota fiscal de simples remessa?

A nota de simples remessa é um documento mais simples do que uma nota fiscal eletrônica, pois faz referência à movimentação de mercadorias que ainda não foram vendidas, logo não tiveram uma atividade comercial passível de tributação.

Ainda assim, alguns impostos podem ser aplicáveis, especialmente dependendo da natureza da operação ou do Estado.

Isto porque cada Estado tem sua legislação específica para suspensão ou não do ICMS, por exemplo.

Por isso, entender exatamente a finalidade da operação é muito importante para que você escolha o CFOP corretamente, evitando pagar tributos desnecessários.

Quando deve ser emitida

A nota fiscal de remessa deve ser gerada sempre que o produto for transportado sem que tenha existido uma transação comercial.

Um vendedor que transporta produtos em seu veículo, fazendo visitas em clientes, por exemplo, precisará estar sempre acompanhado de uma nota fiscal de remessa.

Como é um documento emitido e utilizado para o transporte, existem dois momentos em que a nota poderá ser exigida:

Saída

Toda vez que um produto sair da sua empresa, indústria ou loja, deverá ser emitida uma nota fiscal de remessa para permitir o transporte.

Isso serve, também, para equipamentos ou matéria-prima.

Entrada

Um dos exemplos em que você precisa de uma nota fiscal de remessa é no caso de envio de produtos para teste.

Digamos que você envia um produto para um cliente experimentar e, caso não goste, ele devolve para sua empresa. Porém, se o cliente for uma pessoa física, ele não poderá emitir uma nota de transporte, então é você quem deve emitir.

Assim como você gerou uma nota de remessa que permite que o produto saia do seu estabelecimento, você pode emitir uma nota que permita que o produto volte para sua empresa. Esta é uma nota fiscal de remessa de entrada de produto não comercializado.

Exemplos de nota fiscal de remessa

A emissão é simplificada nestes casos pois, geralmente, a incidência de tributos é reduzida ou inexistente.

Alguns exemplos de situações que exigem uma nota fiscal de remessa são:

  • Envio de produtos para amostra grátis
  • Envio de brindes
  • Envio de produtos para doações
  • Envio ou recebimento de produtos para conserto
  • Envio de produtos para uso consignado
  • Envio de produtos para teste
  • Envio de produtos para demonstração
  • Utilização de um depósito ou armazém terceiro
  • Envio de produtos de uma filial para outra
  • Envio de produtos para utilização em feiras ou exposições

Tipos de nota fiscal de remessa

Como você já sabe, existem dois tipos de nota remessa: a de entrada e a de saída. No entanto, são várias as finalidades do transporte do produto que exigem uma nota fiscal de remessa.

Esse fim deverá ser informado de acordo com a natureza daquele transporte, conforme abaixo:

Remessa de mercadorias para venda

Os produtos que serão transportador com fim comercial deverão estar acompanhados de uma nota fiscal de remessa cuja natureza da operação será “Remessa para venda fora do estabelecimento”.

É o caso, por exemplo, de uma distribuidora que envia o produto para uma filial, ou de um vendedor que transporta os produtos em seu veículo para venda porta a porta.

Retorno de mercadorias para venda

Caso esses produtos não sejam vendidos, eles precisam retornar para o estabelecimento de origem.

Para poder recuperar o ICMS retido na nota fiscal de remessa para venda, é preciso que a empresa emita uma nota fiscal de remessa com a natureza da operação identificada como “Retorno de Remessa Para Venda Fora do Estabelecimento”.

Conserto

Quando o produto apresenta defeitos e precisa ser transportado até um terceiro, para prestação de serviço de reparo, é necessária a emissão de uma nota fiscal de remessa para acompanhar o produto durante o transporte até o conserto.

Retorno do conserto

Da mesma forma, para que o terceiro contratado para o reparo de um produto possa devolver o produto até seu local de origem, seja o estabelecimento comercial, seja o cliente, é preciso emitir a nota fiscal de remessa de retorno, que permitirá o transporte do produto. É um tipo de nota de entrada.

Demonstração

Existem muitas empresas que oferecem o benefício da demonstração, que é quando o cliente ou potencial cliente tem o direito de usufruir do produto por um tempo específico, podendo decidir se irá ou não comprá-lo ao final.

Como o transporte do produto não tem, ainda, uma finalidade comercial, a empresa precisa emitir uma nota fiscal de remessa de demonstração.

Para este subtipo de nota, porém, é dado um prazo de 60 dias para que a nota fiscal de remessa de retorno de demonstração (a nota de entrada do produto enviado) seja emitida. Caso não seja emitida no prazo, o ICMS, se cobrado, não será restituído.

Retorno de demonstração

A nota fiscal de remessa de retorno de demonstração funciona da mesma forma que a nota fiscal de remessa de retorno de mercadoria para a venda, com a exceção já mencionada acima: a empresa tem um prazo de até 60 dias para emissão deste tipo de nota.

Caso não seja emitida a nota de entrada dentro deste prazo, o ICMS retido na nota de saída não será restituído.

Armazém

Se uma empresa utiliza um depósito terceirizado, ela precisa emitir uma nota fiscal de remessa todas as vezes que enviar produtos para o depósito (saída) ou receber os produtos de volta na empresa (entrada).

Como preencher a nota fiscal de remessa

Para emitir um nota fiscal de remessa, você utilizará o mesmo sistema que você já está acostumado a emitir as notas fiscais eletrônicas.

O preenchimento de alguns campos são obrigatórios, como a natureza da operação, os dados do cliente (ou recebedor), produtos, tributos aplicáveis e informações de frete.

Os dados que deverão constar na sua nota fiscal de remessa são:

  • CFOP: Este é um código numérico, utilizado para identificar o tipo de circulação do produto ou de prestação do serviço de transporte;
  • Natureza da operação: informação do subtipo da remessa, conforme finalidade do transporte (conserto, venda, demonstração, etc).
  • ICMS: O ICMS é o imposto retido para circulação de mercadoria. Dependendo da natureza da operação e do Estado onde a empresa está registrada, ele poderá ou não ser aplicado.
  • IPI: O imposto sobre produtos industrializados para empresas contribuintes (importadores ou indústrias e afins). O IPI é suspenso se a remessa de produtos for emitida com fins de demonstração ou mostra pública, como participação de feiras e exposições.
  • PIS: Deve ser informado como CST 08, que indica operação sem incidência da contribuição.
  • COFINS: Igualmente como o PIS, o CST informado deverá ser o 08, pois também não há incidência da contribuição.
  • Situação Tributária (CSOSN/CST): O código da situação tributária ou código da situação da operação do simples nacional deverá ser informado, e poderá depender de acordo com o CFOP, existindo algumas combinações que não são possíveis de serem realizadas.
  • Origem do Produto: Na origem da mercadoria você informa o código que identifica se é um produto nacional ou importado, por exemplo.
  • Informações do Produto: Você deverá informar o produto que será transportado, a quantidade e o valor unitário do produto.
  • NCM: O NCM é o código que identifica a nomenclatura comum utilizada no Mercosul. O código possui 8 dígitos e está, também, relacionado com a origem da mercadoria.
  • Dados do Cliente/Fornecedor: Como em qualquer nota, você deve informar os dados do cliente, como nome, documento e endereço.
  • Informações complementares: Caso seja uma nota fiscal de remessa de um produto que já tenha sido vendido (por exemplo, uma nota fiscal de conserto), você pode preencher a nota de remessa com o número da nota fiscal anterior. Ou, no caso da nota de remessa de entrada, de um produto que já tenha uma nota de saída, também pode preencher com o número deste documento.

Como emitir a nota fiscal de remessa

A emissão da nota fiscal de remessa é feita no mesmo sistema utilizado para a emissão das notas fiscais eletrônicas.

Você ainda não conta com um ERP para gerenciamento da sua empresa? Conheça o ERP BomControle e conte com uma gestão integrada, incluindo a possibilidade de emitir e controlar suas notas fiscais eletrônicas ou notas fiscais de remessa.

As informações que costumam gerar mais dúvidas na hora do preenchimento de uma nota de remessa é o CFOP e o CST.

Um dos códigos da situação tributária mais comum nas notas de remessa é o CST para ICMS. Saiba quais são os códigos e o que eles significam:

  • 00: Tributação integral
  • 10: Tributação com cobrança de ICMS por substituição tributária
  • 20: Tributação com redução de base de cálculo
  • 30: Isenção ou não tributação, com cobrança de ICMS por substituição tributária
  • 40: Isento
  • 41: Não tributado
  • 50: Suspenso
  • 51: Diferimento
  • 60: ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária
  • 70: Redução de base de cálculo e cobrança do ICMS por substituição tributária
  • 90: outras

O CFOP ideal para sua nota de remessa deverá ser consultado junto ao seu contador, para evitar dores de cabeça. Escolher o CFOP ou o CST errado pode acabar impactando em uma tributação indevida, o que fará sua empresa pagar por algo que não seria preciso.

Existem alguns tipos mais comuns de emissão de nota fiscal de remessa, como de conserto, industrialização ou locação. Vamos usar estes casos como exemplos para detalhar melhor o preenchimento do CFOP.

Como emitir a nota fiscal de conserto

A nota fiscal de entrada ou saída para conserto é um dos tipos mais utilizados. Ela é emitida sempre que uma empresa, lojista, cliente ou distribuidor envia um produto para reparo.

A nota de remessa para conserto é isenta de impostos, desde que a nota fiscal de retorno seja emitida em um prazo de até 180 dias. Caso o retorno do produto ultrapasse esse período para retornar, a cobrança de ICMS e demais tributos aplicáveis será realizada.

O CFOP a ser utilizado para esta natureza da operação é o 5.915, no caso de nota de saída estadual, ou 6.915, no caso de nota de saída para outros Estados.

O CTS-ICMS deverá ser preenchido com um número de 0 a 2, acompanhado do número 41. O primeiro número irá identificar a origem da mercadoria, e deve respeitar a seguinte regra: 0, para mercadoria nacional; 1, para mercadoria importada; 2, para mercadoria estrangeira adquirida em território nacional.

Nota fiscal de remessa para industrialização

A nota fiscal de remessa para industrialização é emitida quando uma empresa envia insumos (matéria-prima) para uma outra empresa, que utilizará esses insumos para sua produção.

Neste caso, esse transporte é isento de tributação ICMS e IPI pois o pagamento destes impostos é realizado quando as mercadorias finais (industrializadas) forem vendidas pela empresa que encomendou a industrialização.

O CFOP a ser utilizado neste tipo de nota de remessa é o 5.901, se o envio for para o mesmo Estado da empresa remetente, ou 6.901, se for para outro Estado. A suspensão do ICMS deverá ser informada, adicionada da fundamentação legal para essa isenção. Exemplo: CMS suspenso, conforme art.__, inciso__, do RICMS, Decreto nº. __

O IPI também não deve ser destacado, e deverá ser acompanhado da fundamentação legal, conforme segue: IPI suspenso conforme art. 43, incisos VI, VII ou VIII do Decreto n.º 7.212/2010 RIPI.

Para que a empresa possa receber o produto de volta, agora industrializado, deverá emitir uma nota fiscal de entrada com o CFOP 1.902, para operações dentro do mesmo Estado, ou 2.902, para operações de outros Estados.

Nota fiscal de remessa para locação

Uma empresa pode, em algum momento, emprestar ou alugar um equipamento para utilização de uma outra empresa.

Neste caso, ela deverá emitir uma nota fiscal de remessa no momento da saída do equipamento, com o CFOP 5.949, para uma operação estadual, ou 6.949, para operações interestaduais.

A empresa que estará recebendo o equipamento para locação, deverá emitir uma nota de entrada, com CFOP 1.949 (se estadual) ou 2.949 (se interestadual).

No momento da devolução destes equipamentos, a empresa que fez uso dos mesmos deverá emitir uma nota fiscal de saída, utilizando o mesmo CFOP da primeira nota. Neste caso, não haverá incidência de nenhum tributo.

Quais os riscos de não emitir a nota fiscal de remessa

A nota fiscal de remessa é um documento bastante simples de ser emitido, que quase sempre não sofre com incidência de impostos. Por isso, sua empresa não tem desculpa para deixar o preenchimento de lado!

Apesar de ser uma nota simplificada e sem tributação, o esquecimento deste documento pode acabar em prejuízo para a empresa, que sofrerá penalidades em caso de passar por finalizações.

Como emitir nota fiscal simples remessa fora do Estado

Para transportar produtos ou equipamentos entre Estados, é preciso estar atento ao regime de suspensão do ICMS aplicado no Estado destinatário.

O CFOP informado também deverá considerar a operação interestadual. Para movimentação de mercadorias dentro do mesmo Estado, o CFOP para notas de saída deverá começar com o número 5, e o CFOP para notas de entrada deve iniciar com o número 1. Já para os casos de transporte para outros Estados, o código para as notas de remessa de saída deverá iniciar com o número 6, e o de entrada, 2.

Conclusão

A nota fiscal de remessa é um documento importante que oferece garantias e segurança da procedência de uma mercadoria em situações de movimentação.

Apesar de ser um documento livre de impostos – em sua maioria – é passível de multas e sanções em caso de esquecimento.

Por isso, é recomendável que a empresa conte com um sistema de gestão e emissão de notas fiscais que facilite e agilize o processo de preenchimento deste tipo de documentação.

Com a Gestão Financeira BomControle você gerencia suas notas fiscais eletrônicas e notas fiscais de remessa com autonomia e segurança. Faça um teste grátis!

Como fazer um Inventário de Estoque com este passo a passo

O inventário de estoque é fundamental para todo negócio que deseja ter uma gestão eficiente e organizada.

Pode parecer básico, mas muitas empresas sofrem prejuízos porque não possuem um planejamento de estoque mínimo.

Você, como cliente, já deve ter tentado comprar um produto em um estabelecimento e descobriu que ele não se encontrava em estoque.

Esse tipo de situação poderia ser facilmente evitada se houvesse um inventário de estoque bem administrado, com o foco nos produtos mais procurados pelos clientes.

Independente do tamanho da empresa ou da quantidade de produtos que devem ser armazenados, o inventário de estoque o ajudará a prevenir desperdícios, evitar produtos parados e manter suas prateleiras sempre abastecidas.

Por esses e outros motivos que veremos neste artigo, é muito importante que você aprenda mais sobre essa prática importante para a sua empresa.

O que é um inventário de estoque

Entender o que é um inventário de estoque é relativamente simples. No entanto, não é tão fácil manter 100% de controle sobre um estoque.

Inventário basicamente é uma lista de bens e materiais disponíveis em estoque que são armazenados por uma empresa, internamente ou externamente.

Essa prática deve ser padronizada para ser efetiva e confiável. Ou seja, trata-se de uma rotina para identificar, classificar e contar todas as mercadorias de uma empresa.

Existem normas e leis que regulamentam a criação de um inventário. No Brasil, a instituição que é responsável por isso é o Conselho Federal de Contabilidade.

Assim, por meio das Normas Brasileiras de Contabilidade, existem padrões a serem seguidos para fazer um inventário.

Por exemplo, toda empresa que possui um estoque deve manter também um livro para registrar tudo que está nele. Trata-se do Registro de Inventário.

Ele serve para registrar todos os produtos armazenados quando do levantamento do balanço da empresa.

Se a sua empresa é tributada com base no lucro real, esse livro deve ser escriturado ao final de cada período: trimestralmente ou anualmente quando houver opção pelos recolhimentos mensais durante o curso do ano-calendário, com base na estimativa (RIR/1999, art. 261).

Já as demais empresas podem escriturar o Livro de Registro de Inventário no final de cada ano calendário.

Para que serve o inventário de estoque

O inventário de estoque serve para você saber exatamente quais produtos estão em estoque e o mais importante: o volume de cada produto.

Então, o inventário de estoque serve para que você tenha total controle sobre o negócio.
Com base nesse conhecimento, você saberá quais mercadorias você deve comprar mais, quais estão com fluxo maior e assim tomar decisões estratégicas.

Um dos erros mais comuns em um negócio é não ter controle do seu inventório. Assim, ele compra mais do que deveria ou continua escolhendo produtos com pouca saída.

Assim, o capital da empresa permanece estagnado no estoque.

Outra função importante do inventário de estoque é evitar a perda de mercadorias por furtos, desvios ou até mesmo por danos como infiltrações e pestes.

Esse tipo de perda pode ser amenizado quando identificado cedo.

Muitas empresas fazem o controle de estoque com base apenas no que foi comprado e nas vendas. No entanto, esse tipo de gestão muitas vezes não reflete a realidade.

A melhor forma de realmente saber quais e quantos produtos estão em estoque é fazendo um inventário.

Benefícios do controle de estoque

O principal benefício que um controle de estoque traz é garantir o melhor atendimento aos seus clientes com a pronta entrega de produtos ou então prazos reduzidos para encomenda de produtos.

Assim, através do controle de estoque, você estará alinhado sobre quando e quantas mercadorias deve comprar.

Com base nesse conhecimento, você pode saber exatamente qual deve ser a sua prioridade ou até mesmo tomar decisões de marketing, como por exemplo realizar uma promoção dos produtos que já estão parados no estoque há muito tempo.

Afinal, é preciso ter um equilíbrio preciso para também não ter prejuízo.

Como citado, é comum que os gestores errem ao comprar mais do que o necessário.

Você pode evitar isso baseando suas decisões em dados e ao apostar em algo novo, começar devagar, diminuindo o seu risco.

Caso a sua empresa fabrique produtos, manter um controle de estoque eficiente pode ser fundamental para que a produção esteja sempre em dia.

Imagine como seria paralisar toda uma fábrica porque faltou uma matéria-prima.

Além disso, se você trabalha com produtos com validade, esse controle de estoque vai ajudá-lo a encontrar os produtos que têm prioridade na saída.

Quais empresas devem fazer o inventário de estoque

Toda e qualquer empresa que tem estoque de mercadorias, sejam produtos ou matéria-primeira, devem realizar um inventário de estoque eficiente.

Isso vale para grandes e pequenas empresas, dos mais diversos ramos e nichos, seja B2B ou B2C.

As mercadorias significam dinheiro investido. Se esse dinheiro for mal gerenciado, ele pode ser perdido e se for bem administrado, pode se tornar lucro.

O primeiro passo da otimização da gestão é a mensuração. Então, não deixe de gerenciar o estoque do seu negócio.

Quando fazer o inventário de estoque

É indicado fazer um inventário de estoque periodicamente. A frequência depende do gestor. Pode ser diária, semanal, mensal. Cada tipo de negócio precisa de um controle de estoque diferente.

No entanto, você deve fazer o mais rápido possível quando houver dificuldades no controle de saídas e entradas de mercadorias.

Você pode ficar atento a alguns sinais que indicam que está na hora de realizar um inventário de estoque urgente:

  • produtos extraviados com frequência;
  • excesso de mercadorias encalhadas;
  • atraso nas entregas por falta de produto;
  • compras imprecisas;
  • entre outros.

Então, fique atento aos sinais e crie uma rotina de controle de estoque para gerenciar suas mercadorias do jeito correto.

bomcontrole - erp

Tipos de inventários de estoque

Existem diversos tipos de inventários de estoque. Cada um deles possui suas características e finalidades de uso. Conheça os mais populares a seguir:

Inventário rotativo

Este tipo de inventário demanda que o estoque seja submetido à contagem de itens com uma frequência definida (1 vez por dia, semana, mês).

Assim, os dados devem ser atualizados em intervalos de tempo predefinidos. Esse tipo de contagem é muito importante, principalmente em grandes empresas que possuem um alto giro de mercadorias.

Inventário cíclico

Semelhante ao inventário rotativo, esse tipo faz o ajuste periódico entre o volume dos produtos em estoque e as informações utilizadas em lançamentos contábeis.

Diferentemente do inventário rotativo que atende as necessidades de gestão, como evitar extravios e controlar os níveis de estoque, o inventário cíclico busca dar segurança à base de dados da empresa.

Inventário periódico

Neste caso, a contagem dos itens não acontece como rotina. Ela é feita no final de um período definido pela empresa.

Os propósitos dessa modalidade envolvem a atualização de dados do sistema de estoque, a correção de eventuais falhas humanas e a construção de demonstrativos financeiros mais detalhados.

Inventário parcial ou dinâmico

Esse tipo de contagem é de apenas uma parte do estoque do negócio. Em empresas que possuem um vasto armazém e muitos tipos de produtos, às vezes é preciso manter um controle especial sobre determinado tipo de produto.

Para esse tipo de necessidade, realiza-se um inventário parcial ou dinâmico, com foco em apenas um tipo de produto.

Inventário anual

Essa é a contagem dos bens ou mercadorias de uma empresa ao final do ano fiscal, que corresponde de janeiro a dezembro. Esse inventário serve para realizar o balanço anual das mercadorias em estoque e basear as decisões de ano novo.

Inventário geral

Esse inventário leva mais tempo, mas é o mais completo dentro de uma empresa.

Ele abrange a contagem e identificação de todos os bens, como itens de almoxarifado, insumos, mercadorias, maquinário etc.

Na contabilidade, o inventário geral é ótimo para avaliar o patrimônio atualizado de uma empresa.

Como fazer o inventário de estoque – passo a passo

Bom, chegou a hora de você entender na prática como realizar um inventário de estoque simples e eficiente. Veja a seguir e implemente no seu dia a dia:

Escolha o horário perfeito para começar

Você não deve realizar o inventário em horários de grande movimento ou circulação de mercadorias. Isso pode afetar a eficiência da sua contagem.

Então, defina um dia e horário específico para realizar a contagem. Tente encontrar o momento mais tranquilo para que você se concentre em cada detalhe do seu inventário.

Tenha um espaço de estoque organizado

É muito complicado realizar um inventário de estoque em um setor desorganizado, sujo, com itens fora do lugar.

Então, ainda antes de começar, organize o estoque. Dessa forma, o inventário será mais fluído e seus dados serão mais confiáveis.

Catalogue prateleiras e espaços

Ainda antes de partir para o inventário, uma boa dica é organizar as prateleiras, paletes e guarda-volumes. Assim, você já saberá onde procurar cada item, tornando o processo mais ágil.

Faça uma contagem minuciosa

Bom, finalmente chegou o momento da contagem.

Identifique produto por produto. Se estiverem em caixas, tente pegá-las uma por vez, pois uma delas por estar pela metade e você não enxergará isso sem avaliar o peso.

Não esqueça de averiguar também a qualidade dos produtos e condições de armazenamento.

Faça uma recontagem

Como a contagem é um processo manual, tente organizar no seu dia uma etapa de recontagem para garantir de que os seus números são reais.

Detalhe ao máximo os seus itens

Alguns bens podem ser bem parecidos com outros. Assim, você precisa saber diferenciá-los para contar de forma correta e evitar erros em seu estoque.

Se possível, tenha uma marcação especial para esses produtos. Isso evitará que futuramente, por exemplo, sua equipe envie um produto errado ao cliente.

Como fazer um inventário de estoque de forma eficiente

Em um inventário de estoque eficiente, diversos processos padrões periódicos devem ser seguidos para que o estoque realmente funcione e seja confiável.

Esse tipo de precisão garante a qualidade dos produtos, prazos de entrega, rotatividade adequada do estoque e etc.

É possível realizar um inventário de estoque simples manualmente, sem a ajuda de um sistema automatizado. No entanto, é muito difícil manter a confiabilidade dos dados em um estoque com muitos itens.

Sem falar na gestão desse estoque no dia a dia para mantê-lo organizado.

Então, a construção de um inventário de estoque depende de uma série de passos como você viu neste artigo.

Uma ótima solução para isso é contar com um ERP que possua um módulo de Estoque moderno e funcional.

O Bom Controle possui um módulo específico para auxiliar no inventário e na gestão do estoque que possui diversas funcionalidades. Veja elas a seguir:

Cadastros

Você pode cadastrar rapidamente tudo o que precisa para gerenciar o estoque de sua empresa: produtos, empresas, fornecedores, estoques satélites, setores, unidades, grupos, famílias, classes, etc.

Importação de Nota Fiscal

Chega de fazer a importação de produtos um a um.

É possível realizar todos os cadastros em poucos segundos através da importação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Basta fazer o upload do arquivo que o Bom Controle realiza automaticamente o cadastro para você.

Relatórios

Você só pode otimizar o que consegue medir. Por isso, os relatórios são muito importantes para o seu estoque.

Com o Bom Controle, você pode ter relatórios com informações completas e totalmente customizáveis de tudo o que acontece com o estoque de sua empresa em tempo real, podendo assim otimizar suas tomadas de decisões.

Movimentações de Estoque

Imagine ter total controle sobre as mercadorias, onde estão estocadas e ainda possuir o histórico de movimentação do produto.

Através do gerenciamento das movimentações de estoque, qualquer movimentação realizada ficará registrada, garantindo maior segurança e controle do fluxo dos produtos.

Ajustes de Estoque

Sempre que precisar, através desta ferramenta será possível realizar ajustes em seu estoque, mantendo-o organizado e dentro dos conformes, tudo de forma simples e rápida.

Transferência

Realize em poucos instantes transferências de produtos de um estoque para outro, contando inclusive com controle automático de lotes, simplificando ainda mais seu controle e gerenciamento.

Pedidos de Compra

Com o sistema, você e seu time podem consultar com rapidez todos os pedidos de compra realizados, podendo encontrar pedidos em aberto filtrando a busca por período, fornecedor ou produto.

Processo de Compra

Além do inventário de estoque, você pode criar processos automatizados para a compra de produtos entre seus fornecedores e obtenha os melhores orçamentos com melhor custo benefício, garantindo assim grande economia.

Saída de Estoque

Em uma questão de segundos é possível definir as saídas de itens e produtos de um determinado estoque para um setor, mantendo em plena sincronia tudo que for retirado.

O módulo Estoque do Bom Controle possui uma imensa gama de recursos e muito mais a oferecer para seu negócio. Clique aqui para saber mais!

Conclusão

Para gerenciar uma empresa com eficiência, o armazenamento de produtos e bens deve ser preciso e eficiente.

Afinal, muitas outras demandas dependem de um estoque organizado. Por exemplo, é muito complexo acertar a quantidade certa de itens a ser comprada se você não sabe exatamente quantos itens ainda restam em estoque.

Esse tipo de erro faz com que o gestor do negócio gaste mais dinheiro do que o necessário.

No outro extremo, a falta de inventário de estoque pode fazer com que falte produtos nas prateleiras, causando frustração nos clientes. Neste caso, mais uma vez, o inventário de estoque pode custar dinheiro.

Assim, é fundamental que os produtos sejam contados e catalogados com a frequência certa.

Dessa forma, os recursos da empresa serão bem administrados sempre. Lembre-se: mercadorias em estoque representam dinheiro.

Então, é seu trabalho fazer com que esse investimento traga lucros à empresa.

Você pode fazer essa contagem manualmente. Isso é complexo se você tem milhares de produtos ou muitos tipos de itens. Neste caso, pode ser um bom negócio contar com um sistema de contabilidade com controle de estoque.

Se você possui um bom sistema, como o BomControle, o seu negócio poderá ser administrado com mais eficiência.

No componente de Estoque do BomControle, você terá rápido acesso as rotinas do dia a dia, para a entrada das notas de seus fornecedores.

Poderá criar pedidos internos e dar as baixas no estoque, transferir produtos entre locais de estoque dentre várias outras funcionalidades, assim como acessar todos os cadastros que garantirão o devido funcionamento do Estoque.

Leia também:

Planilha de Controle de Estoque: como montar e usar na sua empresa

A planilha de controle de estoque é uma ferramenta essencial para manter produtos em ordem, principalmente para quem trabalha com comércio.

Uma gestão de estoque adequada beneficia não apenas o armazenamento de mercadorias, mas também a distribuição de informações importantes para diversos setores da empresa.

A forma mais prática de gerenciar o estoque é por meio de um sistema de gestão, já que a planilha é automatizada dentro dele.

Entretanto, até mesmo usada de forma manual, a planilha de controle de estoque é uma ferramenta indispensável para a organização da empresa.

Para conhecer melhor a técnica de organização e adaptá-la ao seu empreendimento, continue lendo este post!

O que é uma planilha de controle de estoque

A planilha de controle de estoque é uma ferramenta que registra as movimentações de entrada e saída de mercadorias de um estoque.

Por meio de diferentes colunas, algumas obrigatórias e outras personalizadas, a planilha informa detalhes sobre o produto, seu valor, a data em que foi movimentado e também o fornecedor que o vendeu para a empresa.

No caso de venda, os dados do cliente são especificados e o valor registrado é considerado como positivo, um ganho de recurso para a empresa.

A ferramenta pode ser adaptada para o seu ramo de atividade, oferecendo dados que são especificamente importantes para os processos do seu empreendimento.

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Para que serve a planilha de controle de estoque

Planilha de Controle de Estoque

Evite prejuízos e desperdício de tempo com a planilha de controle de estoque.

Principalmente, ela é utilizada para que a equipe possa consultar a situação do estoque e descobrir se há material suficiente para venda ou se é necessário repor itens.

Além disso, as movimentações no estoque também apontam a quantidade de vendas concluídas e o lucro bruto que está sendo gerado na empresa.

Ao mesmo tempo, a planilha também é essencial para organizar o espaço físico do estoque e otimizar o acesso às mercadorias do armazém.

Sendo assim, a planilha de controle é essencial não apenas para manter o estoque organizado, mas também para gerar importantes resultados à equipe financeira e de vendas.

O que não pode faltar na sua planilha

Para que sua planilha de controle entregue as informações básicas para ordenar as tarefas da equipe, é preciso que ela siga algumas regrinhas.

Sendo assim, algumas colunas e categorias são essenciais na fórmula básica de uma planilha de controle. Outros pontos são personalizados de acordo com o ramo de atividade ou a individualidade da empresa.

Conheça 5 itens que não pode faltar na sua planilha e se aplicam a qualquer tipo de negócio!

– Entradas e saídas

O registro das movimentações é essencial para atualizar o fluxo do estoque e determinar o destino dos produtos, assim como o ganho de lucro e o investimento de recurso em reposições.

A entrada de produtos representa a compra de novos itens com um fornecedor, no caso dos comércios, ou a contabilização de itens produzidos, no caso de uma indústria.

Já a saída representa as vendas, tanto para clientes finais quanto para outras empresas, tudo depende do ramo de atuação e da atividade da empresa.

– Descrição e código

A descrição do produto é essencial para saber sobre o que se trata a movimentação e atualizar a quantidade deste determinado item no estoque.

Já o código do produto ajuda a identificar o item no sistema de vendas e, dependendo da organização do armazém, a encontrá-lo no estoque.

Sendo assim, a identificação do produto é essencial para a leitura da planilha e a organização dos itens estocados.

– Data

A data em que a movimentação ocorreu, seja de venda ou compra, é essencial para determinar os dados que serão incluídos em um relatório determinado por período.

Por exemplo, caso você queira conferir as compras para estoque do mês passado, precisará selecionar as datas de início e fim da análise.

Sendo assim, para que as informações sejam ordenadas, especialmente para análise de resultados, é indispensável incluir as datas das movimentações.

– Registro de quantidade e valor

Registrar a quantidade de itens comprados ou vendidos é fundamental para atualizar a quantidade de produtos presentes no estoque.

Este passo é essencial para determinar se é necessário fazer uma reposição do estoque e se existem produtos suficientes para atender à demanda dos clientes.

Além disso, o valor dos produtos também é levado em consideração, especialmente para calcular o lucro bruto por meio do CMV (Custo de mercadorias vendidas).

O CMV compara o estoque inicial e o final, com a intenção de calcular quanto foi ganho a partir dos itens já vendidos, sem considerar o desconto de impostos ou outras taxas.

– Dados do fornecedor

Especialmente para o setor financeiro, os dados do fornecedor são essenciais na planilha de controle de estoque, já que o documento auxilia a equipe a determinar o que será pago ao fornecedor.

Além disso, é interessante identificar o fornecedor de cada tipo de mercadoria para saber a quem recorrer caso algum imprevisto ocorra, tanto em relação aos produtos quanto sobre o pagamento da compra, em casos de falta de recursos.

Em caso de vendas, é importante obter os dados do seu cliente também. Tanto para entrar em contato com atualizações do pedido ou até mesmo para utilizá-lo como lista de contato para futuros funis de venda.

O que pode incluir uma planilha de controle de estoque

Planilha de Controle de Estoque - O que incluir

A planilha de controle possui uma estrutura básica para apresentar resultados.

Além de criar sua planilha de controle de estoque com os itens fundamentais mencionados anteriormente, você pode acrescentar campos que atendam às necessidades individuais da sua empresa.

Por exemplo, imagine que você vende um produto perecível e precisa saber há quanto tempo ele está no estoque para que o prazo de validade não seja ultrapassado.

Sendo assim, é interessante que você acrescente a data em que o produto chegou ao estoque, assim como a data limite em que ele pode ser armazenado sem estragar.

Caso você ainda não saiba como identificar as necessidades específicas do seu empreendimento, comece com o modelo básico e vá acrescentando mais colunas conforme elas vão se mostrando necessárias.

Tipos de planilha de controle de estoque (por ramo de atividade)

Como mencionamos anteriormente, cada ramo de atividade possui diferentes necessidades e, por mais que siga a planilha de controle básica, precisa de uma ferramenta atenda a essas individualidades.

Desta forma, é possível personalizar a planilha de controle de estoque de acordo com o tipo de empresa, ou até mesmo com diferentes estoques dentro de um mesmo empreendimento.

Conheça 4 tipos de estoques que exigem algumas adaptações na planilha de controle de estoque para oferecer informações relevantes.

– Alimentos

O estoque de alimentos perecíveis exige uma gestão muito cuidadosa, para que os produtos não passem do prazo de validade e sejam descartados, representando um grande prejuízo à empresa.

Sendo assim, a planilha precisa contar com a data de validade do produto, assim como o prazo em que ele pode ser armazenado sem ultrapassar a validade.

No caso dos alimentos, é essencial dar prioridade de venda aos itens que chegaram primeiro ao estoque, já que eles estão mais tempo lá e precisam ser comprados para não se transformarem em descarte.

– Materiais

O estoque de materiais diz respeito aos itens que são utilizados na produção, especialmente para as empresas do ramo industrial.

É preciso garantir que sempre há material suficiente para manter a produção ativa, mas também é preciso tomar cuidado para não comprar produto demais e acabar desperdiçando e causando gastos desnecessários.

Por meio da planilha de controle de estoque, é possível identificar a situação atual do estoque e decidir qual ação é necessária para manter os números ideais.

Desta forma, é interessante interpretar a data de saída do estoque como o período em que a matéria foi incluída no processo, assim como datas estimadas da próxima compra de reposição.

– Itens de consumo

Itens de consumo são aqueles utilizados pela equipe da empresa, como materiais para escritório, por exemplo.

Por mais simples que pareçam, estes itens fazem a empresa funcionar e precisam estar sempre em dia.

É importante atualizar periodicamente os itens que são usados e que precisarão de reposição em breve, para que o problema não seja percebido apenas quando realmente acontecer.

A planilha não precisa ser atualizada com tanta frequência como a de estoque de produtos de venda, mas é interessante consultá-la periodicamente para fazer atualizações e consultar as ações que precisam ser tomadas para manter os níveis ideais.

– Itens em produção

Não são apenas os itens finalizados que devem ser contabilizados na empresa, o que está em processo de produção também deve ter o seu espaço na planilha de controle.

É interessante marcar a data de início de produção, um dia previsto para a finalização e depois a verdadeira data em que o processo foi concluída.

A estratégia é ótima para mensurar a produtividade da equipe e, caso esteja mais baixa do que o esperado, estudar as tarefas e buscar por soluções que otimizem a produção.

– Produtos finalizados

Os produtos são os itens avaliados nas planilhas de controle de estoque comum, em que os itens prontos para venda são gerenciados, de acordo são movimentados pelo estoque.

A gestão é essencial para mensurar lucro bruto e fluxo de vendas. Dependendo do resultado de ambas informações, a equipe pode buscar por novas estratégias para melhorar os números e fazer a empresa crescer.

Dependendo do produto disponibilizado pela empresa, a planilha pode exigir algumas adaptações para oferecer informações importantes, como no caso dos alimentos, por exemplo.

Como montar uma planilha de controle de estoque no Excel (passo a passo)

O Excel é o programa mais conhecido para a produção de planilhas, sendo assim, chegou o momento de aprender a criar a ferramenta principal do seu controle de estoque!

A verdade é que o Excel possui modelos pré-definidos para alguns documentos, e a planilha de controle de estoque é um deles. Basta selecionar o modelo e adaptá-lo de acordo com os dados da sua empresa. Siga o passo a passo abaixo:

  • Ao abrir o programa, clique no campo “Arquivo e depois em “Novo”;
  • Nesta área estão os modelos disponibilizados pelo programa, agora basta digitar a palavra-chave “estoque” no campo de estoque;

Planilha de Controle de Estoque - Como montar

  • Na busca, aparecem dois modelos do planilha de controle de estoque, agora é só escolher um deles, fazer o download do modelo e começar suas edições;

Como montar Planilha de Controle de Estoque

  • O exemplo já possui áreas específicas e separadas para registrar entradas, saídas, itens de estoque, locais de estocagem (no caso de mais de um estoque físico), unidades de produtos, dados dos clientes e dos fornecedores.

Modelos de planilha de controle de estoque

A internet está repleta de modelos de planilha de controle de estoque para todos tipos de empresas e atividades.

Especialmente, os blogs dedicados a ensinar sobre o uso do Excel oferecem diversos modelos prontos para usar.

O blog Excel Prático oferece não apenas uma planilha de controle para o estoque, mas também para outros setores da empresa, como o financeiro e o CRM.

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O que o controle de estoque pode evitar

Planilha de Controle de Estoque - O que pode evitar

Para garantir a organização das atividades e finanças, aposte na planilha de controle.

O controle de estoque exerce um papel fundamental na gestão geral da empresa. As informações que são obtidas nesse relatório são distribuídas para diversas equipes e exercem funções indispensáveis em outras análises.

Além disso, o controle de estoque é responsável por evitar algumas falhas que atrapalham o desenvolvimento da empresa no dia a dia, impedindo que ela cresça e se transforme.

Conheça 5 imprevistos que podem ser evitados com o uso do controle de estoque no seu empreendimento.

– Falhas no atendimento ao cliente

Não entregar um atendimento de qualidade ao cliente é uma falha que dificilmente pode ser reparada, sendo assim, deve ser evitada a todos os custos.

Supondo que você não faz o controle do seu estoque, imagine que você faz uma venda para um cliente e, só depois que ela foi aprovada, percebe que não possui o estoque suficiente para atender ao pedido.

Como explicar ao cliente que ele não receberá seus produtos em tempo por pura desorganização? É o tipo de situação que deve ser evitada ao invés de remediada.

Além disso, também pode ocorrer o acúmulo de produtos no armazenamento, o que representa um grande prejuízo à empresa e um uso desordenado do espaço físico do estoque.

– Gastos desnecessários

Falhas como as que mencionamos no item anterior geram prejuízos que podem ser considerado como bobos para a empresa.

Uma vez que uma simples planilha poderia apresentar a situação atual do estoque e evitar compras desnecessárias ou vendas que não podem ser atendidas, não há motivo para uma empresa não adotar o sistema de organização.

Em casos mais extremos, alguns produtos podem até ser roubados sem que o fato seja notado, já que não há uma noção clara do que consta no estoque.

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Veja nosso e-book 5 pontos importantes que todo empresario deveria saber.

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– Falta de planejamento

O acompanhamento do controle de estoque permite que os gestores façam planejamentos para melhor atender as demandas de venda dos produtos.

Por exemplo, ao utilizar a planilha de controle de estoque, é possível identificar as épocas em que surgem mais vendas e, com esta informação, preparar o estoque para atender ao número maior de pedidos.

O planejamento é essencial para o crescimento de qualquer empresa e, sem o controle de estoque, fica mais difícil prever os passos que a companhia pode dar para sair na frente dos concorrentes.

– Desperdício de tempo

Sem saber a quantidade exata de produtos e também a forma como eles estão ordenados no espaço físico, o simples processo de transportar o item vendido se torna mais demorado do que seria com o uso do controle de estoque.

Além disso, as falhas ocasionadas pela falta de organização precisam ser reparadas, e tal ação desperdiça um tempo que poderia ser investido em novas estratégias de venda e organização.

Com o controle de estoque, atividades como essas se tornam mais rápidas e precisas, já que toda a informação está na planilha e só é preciso consultá-la para entender o que está acontecendo no estoque em tempo real.

– Mal entendidos entre setores

A comunicação interna é essencial para o bom funcionamento da empresa e o sucesso das estratégias aplicadas, sendo assim, o uso do controle de estoque garante que informações precisas sejam passadas de um setor para o outro, otimizando a produção de relatórios.

É preciso que todos estejam falando a mesma língua e consultando os mesmos dados, sem surpresas ou dúvidas entre os processos, para que os processos ocorram de forma cada vez mais eficaz.

Sem a planilha de controle de estoque como parâmetro para o uso de dados em relatórios, a equipe fica perdida e pode acabar inserindo informações incorretas em diversas tarefas.

Como controlar o estoque além de usar a planilha

A planilha manual é uma ferramenta adequada para o controle de estoque, mas a técnica ideal para gerenciar os produtos é um sistema de gestão integrada.

Além de automatizar processos manuais repetitivos, o software unifica todas as informações da empresa em um único programa. O sistema ERP do BomControle, por exemplo, disponibiliza a gestão do setor financeiro, CRM e de estoque. Veja como funciona:

Com isso, é possível acompanhar todas as tarefas da equipe e uniformizar os processos internos. Experimente gratuitamente e veja como o sistema ERP pode transformar a rotina do seu empreendimento.

Conclusão

Planilha de Controle de Estoque - Conclusão

Por meio da planilha de controle de estoque, é possível economizar recursos.

Por fim, é possível concluir que o controle de estoque é essencial para a gestão de toda empresa, especialmente aquelas que querem crescer e otimizar cada vez mais os seus processos.

Além de apresentar a situação atual do estoque, a planilha também evita diversos conflitos de comunicação entre a equipe e grandes prejuízos à marca.

Por mais que a planilha por si só seja uma ferramenta útil, é interessante adotar um sistema de gestão integrada para obter uma visão geral sobre todos setores da empresa.

Agora que você entendeu a importância do controle de estoque, leia o artigo “Como ter um controle de estoque e vendas totalmente gratuito” para conferir mais dicas práticas sobre o assunto!

O que é nível de estoque e como controlá-lo dentro da empresa?

Nível de estoque é tudo aquilo que uma empresa precisa armazenar para operar, podendo ser mantido no seu mínimo, máximo ou ponto de pedido, que é quando a organização solicita a mercadoria para o fornecedor ao mesmo tempo em que o cliente fez a compra com ela.

A gestão de estoque é uma prática importante para que o empreendedor tenha controle sobre suas vendas e fluxo de caixa. Além disso, gerir o estoque de maneira eficiente permite que o empresário saiba quais são as preferências dos seus clientes, informação extremamente relevante para controlar, de forma precisa, a quantidade e o tipo de mercadoria a ser comprada e armazenada.

Abaixo, abordaremos algumas dicas para ajudá-lo a controlar os níveis de estoque do seu negócio. Confira!

Automatização de dados

A missão de um software de gestão é facilitar e melhorar a rotina diária da sua empresa. Conseguir automatizar suas entradas e saídas de caixa é fundamental para realizar uma gestão eficiente de controle de estoque.

Fazer uso da entrada de estoque por XML tem como utilidade automatizar o processo de recebimento de produtos comprados. Isso funciona utilizando o XML da nota fiscal eletrônica emitida pelo seu fornecedor.

Esse procedimento proporciona agilidade quando a loja recebe tanto produtos novos quanto reposição dos que já têm cadastro. Outro benefício do cadastro automatizado de produtos por meio da NF-e é diminuir a possibilidade de duplicidade ou erro de informações no seu estoque.

Quando você conta com um sistema para controle de estoque, fica muito mais fácil saber exatamente o giro dos seus insumos, pois o software conseguirá informar com precisão quais são os produtos que têm rápida saída e quais estão representando prejuízo por estarem parados no estoque.

Com esses dados em mãos, o gestor consegue identificar com qual frequência e em qual quantidade deve fazer suas compras, realizando essa tarefa de maneira mais adequada, evitando perdas.

Capacitação de funcionários

Seu time de funcionários precisa estar pronto para a execução das atividades que envolvem o processo de gestão de estoque. É fundamental que a liderança da equipe seja responsável por verificar constantemente esse controle, monitorando rotineiramente o funcionamento do sistema.

Quando não existe um programa adequado de capacitação do quadro de colaboradores da sua empresa, não é possível a definição de padrões e condutas estratégicas relacionadas ao aproveitamento dos processos do negócio.

Por isso, é imprescindível que a diretoria da empresa tenha em mente que a gestão de estoque requer aptidões de trabalho profissional, bem como a contratação de pessoal apropriado e treinamento adequado. Dessa forma, será possível delegar responsabilidades pela gestão de inventário e metas de planejamento.

A comunicação interna com os colaboradores também faz parte das ações importantes para realizar um controle de estoque eficiente. Afinal, surpresas e iniciativas que nem todos os funcionários estavam sabendo, como dados sobre a chegada de novas mercadorias, podem gerar um grande volume de problemas entre os setores.

A gerência, a diretoria e os funcionários-chave de todos os departamentos da organização precisam estar constantemente atualizados sobre o que está acontecendo dentro da empresa, a fim de que realizem adequadamente a previsão e o melhor planejamento de estoque.

As informações precisam seguir um fluxo aos departamentos pertinentes. Prepare reuniões sempre que acontecerem mudanças nas demandas dos itens importantes no estoque, bem como para traçar estratégias mensais desse tipo de gestão.

Conhecimento de todos os tipos de estoque

Para realizar um controle adequado dos níveis de estoque, é preciso conhecer quais são os tipos existentes. A classificação é dividida em:

  • permanente: representado por ato de acompanhar, em tempo real, o estoque, realizando a previsão de reposição sempre que o limite mínimo de algum item for atingido;
  • temporário (ou periódico): tem como objetivo complementar a análise da gestão do estoque, sendo utilizado para manter o balanço patrimonial. Seu objetivo é evitar a falta de um produto.

Quando o assunto é a mensuração do estoque, ele é dividido entre físico e valor monetário. O físico é relativo ao acompanhamento da quantidade. Já o valor monetário aponta o cálculo de investimento dos custos de cada produto.

Além disso, existem 3 alternativas como modelo de controle de estoque:

  • controle mínimo: possibilita que o gestor divida seu estoque em reserva e principal, com o objetivo de ativar um quando o outro for finalizado. A intenção, aqui, é evitar prejuízos com o giro das mercadorias;
  • controle de renovação periódica: nesse caso, o estoque atende a demanda em quantidade mínima, durante períodos predeterminados, até que uma próxima reposição seja realizada;
  • controle de fim específico: esse modelo de controle tem como foco uma necessidade predeterminada, como algum evento ocasional ou promoção específica.

Com o conhecimento de todos os tipos de estoque, você será capaz de controlar, de forma mais efetiva, a qualidade e quantidade das suas compras.

Estabelecimento das margens de perda e lucro

Existem certas situações que causam perdas, mesmo que a gestão de estoque seja realizada da forma mais eficiente possível. Em certos casos, há a possibilidade de acontecer uma perda dupla, tanto na compra como na venda, como situações em que produtos ultrapassam a data de validade.

Por essa razão, é fundamental que seja definido um limite de perdas e danos. Mas só isso não basta! É preciso que os gestores acompanhem as métricas para que a empresa se mantenha dentro da meta estabelecida.

Esse acompanhamento do estoque acaba com o excesso de produtos. Dessa maneira, o número de furtos, avarias, vencimentos, mercadorias obsoletas ou paradas é automaticamente reduzido.

Evitar esses tipos de contratempos impacta diretamente na redução considerável das despesas do seu negócio, não só dos recursos financeiros, como também de tempo de trabalho dos colaboradores.

O controle de estoque é essencial para a empresa obter eficiência e evitar prejuízos. Afinal, todos os itens que estão armazenados dentro da organização representam dinheiro parado, podendo se transformar em recursos mal empregados, gerando prejuízos e desbalanço no fluxo de caixa.

Portanto, podemos afirmar que cuidar da saúde financeira da sua empresa envolve diretamente o processo de controle e gerenciamento eficiente do nível de estoque do negócio.

Para garantir o devido funcionamento do seu estoque, utilize um sistema de controle de estoque integrado. Faça um teste grátis!

7 erros em gestão de estoque que você jamais deve cometer

Armazenar insumos e produtos requer muita atenção e organização. A administração de estoque é um trabalho que pode gerar economia, bem como evitar erros e falhas de comunicação que trazem prejuízos e custos extras à companhia.

Com boas práticas e um controle competente é possível ter uma logística e uma gestão efetivas, sempre se atentando aos níveis do produto e à conservação do ambiente.

Este post vai mostrar os 8 erros mais graves que podem acontecer em um estoque, e como você deve proceder para evitá-los. Confira!

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1. Planejamento em falta

Um estoque precisa ter sua demanda de produtos e insumos devidamente planejada, para que as compras sejam feitas de acordo com a saída de itens.

Quando isso não é feito adequadamente, os níveis podem chegar a zero, causando grande prejuízo na empresa, que não terá como arcar com as vendas já realizadas — ou terá que anunciar a falta de estoque.

O ideal é que tudo seja tanto devidamente planejado, quanto acompanhado de perto. Essa constante checagem vai permitir que os estoques sejam renovados no dia certo, sem comprar mais do que deveria, mas também sem deixar faltar.

2. Controle insuficiente do fluxo dos materiais

A organização é parte fundamental na administração de estoque. A rotatividade de materiais é grande e, em meio a esse movimento, algo pode ser negligenciado, sem que seja dada a baixa. Isso gera trabalho excessivo de busca, tomando muito tempo do estoquista e prejudicando o fluxo das demandas.

Bons métodos também evitam que algo seja literalmente perdido dentro desse estoque, dando a ideia equivocada de que volumes de determinados itens estejam esgotados. Como resultado, pode haver compras desnecessárias.

O ideal é que se possa ter um controle preciso do que já saiu e do que ainda há em estoque, evitando a venda de produtos que já estão esgotados. Essa gestão permite atualizar sistemas, sobretudo de empresas que trabalham com e-commerce.

3. Negligência com o espaço físico

O espaço do estoque precisa ser observado com cautela, considerando todos os cuidados básicos para que ele esteja sempre capacitado ao armazenamento. Os erros podem acontecer de duas maneiras: má conservação do espaço e organização errada dos produtos.

É fundamental que a disposição dos itens seja feita de maneira inteligente, separando tudo por categoria e por data de entrada, para que não haja desperdícios. É importante seguir o método FIFO, além de evitar o contato de produtos pesados com outros frágeis.

O espaço também precisa ser aproveitado de forma funcional, a fim de otimizar a armazenagem. Estocar de qualquer jeito pode reduzir a área a ser aproveitada, diminuindo a capacidade do local.

4. Falta de integração com outros departamentos

A comunicação é indispensável no controle de estoques e, quando isso não ocorre, pode ser que as faltas aconteçam. Se o estoquista não recebe informações dos outros setores, como ele saberá se precisa fazer novos pedidos para determinados produtos?

Por mais que a administração do estoque seja uma demanda específica de quem trabalha no setor, os outros departamentos têm responsabilidades próprias para que tudo saia da maneira adequada. É fundamental manter a comunicação e a integração constantes com o estoque.

A checagem dos níveis deve ser periódica, dentro de uma frequência de acordo com a saída e utilização desses produtos e insumos. Ao verificar que é necessária a reposição, os departamentos precisam comunicar antecipadamente ao setor de estoque, que providenciará as compras.

5. Falta de gestão de despesas

Outro problema que pode trazer consequências graves é a gestão inadequada das despesas do estoque. Manter um local adequado para receber e armazenar os produtos têm um custo, que precisa ser mensurado com exatidão.

Negligenciar isso vai gerar problemas, já que não houve um planejamento do setor financeiro para lidar com as despesas referentes aos cuidados. Entre esses valores estão necessidades básicas como água, energia, limpeza, manutenção básica, entre outras.

Faz parte da administração de estoque registrar todas os custos mensais do espaço, enviando relatórios detalhados ao setor responsável. Assim, a empresa pode se planejar financeiramente, arcando com os valores e preservando as instalações da maneira adequada.

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6. Funcionários sem a capacitação necessária

As demandas da administração de estoque são mais complexas do que podem parecer, o que faz necessária a capacitação ideal dos funcionários que trabalham no setor.

Se eles não têm conhecimento das melhores estratégias e práticas, fica difícil gerir o armazenamento, a organização e tudo que for necessário. Ao designar tamanha responsabilidade a alguém, é preciso se certificar de que esse colaborador é a pessoa certa para a função.

A empresa necessita ser assertiva no seu processo de captação de talentos, priorizando quem já tem experiência prévia e capacitação profissional na área. Isso vai evitar uma série de erros de gestão e de execução de demandas básicas do cotidiano de trabalho.

7. Gerenciamento por meios obsoletos e manuais

As ferramentas de gestão são fundamentais para quem precisa lidar com os estoques. Fazer o controle do fluxo de produtos, da data de validade e de outra série de informações é praticamente impossível por meios obsoletos. Cadernos e livros são ferramentas totalmente ultrapassadas e sujeitas a perdas e danos.

É preciso automatizar cadastros e entrada de dados, permitindo que de uma só vez sejam registrados, por exemplo, lotes do mesmo item. Sem tem que registrar um a um, por meio de sistemas antigos ou até mesmo por anotações.

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Ter ferramentas modernas e automatizadas aumenta e produtividade no setor. Com fluxos de demandas sempre altos, pode ser complicado não contar com sistemas modernos, intuitivos e ágeis com relação às tarefas na administração de estoque.

Neste post você viu como há uma série de erros comuns e cometidos com frequência, mas que podem ser solucionados de maneira simples. A administração de estoque é uma demanda fundamental e que gera economia, agilidade e eficiência para as empresas.

Um sistema ERP pode ser a solução que o seu negócio precisa, integrando setores e ajudando a controlar e realizar demandas de todos os tipos.  Faça um teste grátis e veja tudo o que o sistema é capaz de fazer pela melhor gestão do seu negócio!

Saiba como um sistema de gestão pode ajudar no controle de qualidade

Um sistema de gestão integrada é um software, um programa de computador, que facilita a interação entre as diversas áreas da empresa. Conhecido pela sigla ERP (Enterprise Resource Planning), os benefícios que oferece com a sua implantação melhoram significativamente a condução dos negócios.

Qualquer empresa séria que pretenda sobreviver e obter sucesso no mercado precisa operar por meio de um sistema de gestão integrada. Com isso, o controle de qualidade de seus processos é nitidamente aperfeiçoado e os resultados são visíveis.

Nesse sentido, o setor de controle financeiro, por exemplo, pode ser integrado com as demais áreas da organização. Assim, uma demanda de compra para reposição de estoque poderia ser atendida de modo automático se configurada para tal.

Continue neste post e saiba como um sistema de gestão pode ajudar no controle de qualidade dos processos de sua empresa.

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Otimização de processos

A utilização de um sistema de gestão integrada torna acessível e precisa as informações a respeito dos vários momentos dos processos produtivos da empresa. Desse modo, é possível diagnosticar fragilidades, assim como saber como andam os respectivos cumprimentos de metas.

Com o registro tanto dos dados quanto dos resultados de todos os setores, o sistema permite ao gestor conhecer e agir com mais precisão. O efeito imediato é a percepção de uma otimização da gestão, além de uma patente melhoria dos processos que podem ser constantemente aperfeiçoados.

Padronização na informação

A implantação de um sistema de gestão promove a padronização da informação na empresa. Na verdade, todos passam a falar a mesma língua.

Assim, a leitura e a compreensão dos dados ficam facilitadas para os diversos segmentos da organização. A partir daí os resultados podem, por exemplo, ser comparados entre diferentes setores ou filiais quando for o caso.

A padronização das informações e sua centralização provocam efeitos positivos e imediatos na redução de erros e na diminuição de retrabalhos.

Redução de erros

Uma característica importante da gestão integrada por meio de um sistema é a automatização dos processos, gerando dados mais precisos e confiáveis. Além da integração, promove-se uma redução dos erros mais comumente cometidos quando imperam as ações manuais, trazendo reflexos positivos no rendimento das operações.

Como resultado, há uma consequente redução de perdas e uma maior disponibilidade de tempo para o profissional se dedicar a outras atividades. Observa-se, portanto, mais um efeito sobre os processos, resultando em sua otimização.

Diminuição de retrabalhos

Com menos erros cometidos, a demanda por retrabalhos diminui, resultando em maior eficiência. Como consequência da sistematização de trabalhos repetitivos, menos ações precisarão ser refeitas e com isso os custos também diminuem.

Quando, por exemplo, os vendedores realizam um negócio, os dados do pedido são enviados de modo automático para o setor financeiro. A subsequente emissão de nota fiscal e boletos, assim como o encaminhamento para o setor de expedição, se dão de modo mais ágil e integrado. Em resumo: menos erros, menos retrabalhos.

Controle e relatórios em tempo real

Por se tratar de um sistema que integra os diversos segmentos da empresa, o controle da organização fica muito facilitado e pode ser efetivado em qualquer tempo. Do mesmo modo, a emissão de relatórios em tempo real permite uma exata posição dos resultados dos processos envolvidos.

Assim, além de maior precisão e confiabilidade nos dados, qualquer análise pontual ou uma decisão imediata necessária pode ser adotada com mais segurança. Dessa forma, o ganho em agilidade viabiliza uma maior eficiência nos resultados.

Integração de todos os setores da empresa

Um sistema de gestão integrada, na verdade, substitui diversos softwares, utilizados para a gestão de cada setor da empresa. Com isso, as diversas áreas passam a se comunicar entre si.

O resultado é que se pode dispor da gestão de toda a organização em tempo real, facilitando as tomadas de decisão dos diversos gestores envolvidos. Isso é o que se chama visão interna de 360° e constitui uma das maiores vantagens de um ERP.

Considere, por exemplo, a relação entre o setor de compras e o estoque. Fica mais fácil comprar quando se tem por base o mesmo banco de dados e, com isso, a mesma informação.

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Suporte na tomada de decisão

As informações menos manipuladas são mais confiáveis, além de menos sujeitas a erros. Por sua vez, o fundamento básico para qualquer decisão responsável é a informação correta.

Assim, poder dispor de uma visão de conjunto fornecida por relatórios, indicadores confiáveis e, ao mesmo tempo, ilustradas por gráficos, torna muito mais fácil o posicionamento de quem deve decidir. É um suporte que o sistema de gestão integrada pode facilmente oferecer.

Além disso, o sistema pode ser configurado para o monitoramento automático de determinados indicadores de desempenho. Com isso, o próprio ERP sinalizará a partir dos parâmetros definidos.

Melhoria no monitoramento

Qualquer processo que precisa de acompanhamento fica muito mais visível quando se faz uso de um sistema de gestão. Dessa forma, o monitoramento das diversas atividades da empresa pode ser realizado em tempo real.

Sendo assim, como as informações são permanentemente atualizadas, em qualquer momento será possível ao gestor proceder a uma avaliação de alguma área da empresa. Como mencionado, a possibilidade de automatizar permite a criação de alertas para informar, por exemplo, o nível do estoque de determinado componente e a necessidade de sua reposição.

Aumento na produtividade

O sistema de gestão integrada permite uma grande economia de tempo. A utilização desse recurso em outras atividades produtivas já é capaz de garantir um incremento na produtividade.

Porém, essa melhoria no desempenho também resulta da organização dos processos possibilitada pelo sistema, assim como da redução de erros e retrabalhos — como já apontamos. Dessa forma, as características do ERP em seu conjunto promovem diversas melhorias nos resultados.

Redução de custos

A implantação de um sistema de gestão conduz a uma significativa redução nos custos da empresa como consequência dos diversos benefícios apontados. Em especial, menores custos resultarão de:

  • redução na demanda por mão de obra;
  • menor ocorrência de erros e retrabalhos ao longo dos processos;
  • menor incidência de multas, sobretudo as resultantes de atrasos;
  • redução de gargalos e desperdícios nos processos produtivos.

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Assim, fica fácil perceber por que adotar um sistema de gestão para sua empresa é o melhor caminho para o sucesso dos negócios.

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