Como realizar a automação de processos em 10 passos

A automação de processos é uma estratégia utilizada para aumentar o lucro de uma empresa, visando a redução de custos e um melhor rendimento, por meio da utilização de diversas ferramentas.

Muito dos problemas enfrentados hoje pelas empresas envolve a falta de controle sobre as atividades e o fluxo de trabalho dos funcionários, que acabam perdendo tempo com processos simples que poderiam ser otimizados.

Leia também: Controle de processos: o que é e o que sua empresa ganha com isso?

Existem diversas ferramentas que você pode aplicar no seu negócio para melhorar o desempenho da sua empresa, integrando, por meio da tecnologia, sistemas e dados, aumentando a lucratividade com uma boa gestão de tempo.

Neste artigo, você vai entender:

  • O que é automação de processos
  • Vantagens da automação de processos
  • Melhoras práticas na automação de processos
  • Ferramentas de automação de processos
  • Como implementar a automação de processos

Boa leitura!

O que é automação de processos

Automação de processos são ferramentas que reduzem a carga do trabalho manual do profissional, otimizando tempo e aumentando a produtividade do setor. 

Processos empresariais são todos os processos que compõem o dia a dia de um negócio, incluindo tarefas, rotinas, recursos e ferramentas utilizadas para atingir os resultados.

Para entender melhor, vamos exemplificar com a venda de um produto em um restaurante: 

  1. O cliente chega no local e senta na mesa;
  2. O atendente vai até a mesa;
  3. O atendente anota o pedido;
  4. O atendente vai até a cozinha;
  5. O atendente passa o pedido para a cozinheira;
  6. A cozinheira prepara o pedido;
  7. O atendente leva o pedido até o cliente.

Como esse processo pode ser automatizado? Utilizando as tecnologias que estão à nossa disposição para facilitar o trabalho. Neste caso, um sistema de pedido online pode agilizar o envio do pedido até a cozinha, por exemplo.

Automatização x Automação de processos

Mas você sabe qual a diferença entre automatização e automação de processos?

A automação consiste em utilizar mecanismos que realizam correções no funcionamento dos processos, sem a necessidade de interferência humana. Um exemplo é a automação de processos industriais.

O objetivo dessa automação é reduzir falhas, ou seja, a possível ocorrência de erros no sistema, por meio de ajustes e utilização de sistemas mais tecnológicos, por meio de sensores e outros.

Já a automatização consiste em um processo que precisa ser realizado por um humano para funcionar perfeitamente, de forma que o homem guia os parâmetros de funcionamento.

Leia também: Business Process Management: como ajudar a controlar o seu negócio?

Um exemplo é o uso de um BPM (Business Process Management) que realiza a automatização dos processos por meio da fiscalização e gerenciamento, modelando e estabelecendo regras.

Outro exemplo é a utilização do CLP (controlador lógico programável), muito utilizado na indústria como uma ferramenta que automatiza os processos de produção de acordo com os critérios definidos pelo programador.

Vantagens da automação de processos

Existem muitas vantagens em automatizar as atividades da empresa e o principal está em diminuir a atuação humana em tarefas simples, podendo direcionar melhor os esforços em estratégias e ações que gerem mais resultados.

Faça um teste e realize a automação de alguns processos para entender quais as vantagens competitivas no mercado frente aos concorrentes, quanta economia de tempo e dinheiro terá na sua empresa.  

Mais produtividade

O ganho de produtividade é o maior desejo das empresas. Para isso, otimizar processos é o melhor caminho.

Isso porque os funcionários conseguem entregar mais em menos tempo, trabalham de forma direcionada em ações eficientes, não perdendo tempo com protocolos.

Um claro exemplo é a utilização do CRM (Customer Relationship Management) ou Gestão de Relacionamentos com o Cliente, que proporcionam ganhos em tempo e resultado. 

Quando se tem dados e informações dos clientes a um clique, a rotina e a tomada de decisões do time de vendas fica muito mais fácil. 

Redução de erros

A repetitividade em atividades operacionais rotineiras deixam as empresas à mercê de erros graves. Por ser uma rotina cansativa, que causa sobrecarga aos profissionais, pode reduzir a motivação e impactar nos resultados.

Com certeza você não gostaria que ocorressem erros em processos internos e por isso a automatização de processos repetitivos é uma grande estratégia preventiva, que evita dores de cabeça a longo prazo.

Além de reduzir possíveis erros, permite que a equipe direcione seus esforços a atividades mais estratégicas, contribuindo com mais efetividade no desenvolvimento da empresa.

Padronização de processos

Com certeza você gostaria de reduzir custos com produção, treinamento de empregados e ainda manter a qualidade de seus produtos, tudo ao mesmo tempo, certo?

Por isso, a padronização dos processos garante que o produto seja entregue ao cliente sem comprometer a reputação da empresa, além de contribuir para a fidelização e divulgação da marca.

Redução de custos

Se existe um desejo em comum a todos os gestores é a redução de custos. 

É claro que automatizar gera custos iniciais, mas o retorno financeiro a longo prazo vale a pena. Imagine integrar processos, reduzir o número de funcionários, gerenciar tarefas e serviços, permitindo uma tomada de decisões mais assertiva: a economia é inevitável.

Diferencial competitivo

É claro que toda automação colabora com o diferencial competitivo no mercado, devido a assertividade da tomada de decisão que garante oportunidades no momento certo.

Além disso, garantindo o mesmo padrão de qualidade nas entregas e processos ágeis, você pode atender uma demanda superior, ampliando o seu mercado e se destacando frente à concorrência.

Melhores práticas na automação de processos

A implementação da automação de processos consiste em entender quais são os pontos fracos e que podem ser melhorados na empresa, identificando tarefas rotineiras e os impactos na gestão.

Conheça as necessidades da empresa

O primeiro passo é identificar os gargalos no seu processo atual, percebendo oportunidades de melhoria e ganhos com a automação.

O mapeamento das atividades é um ponto crucial, identificando o passo a passo de todas as atividades, pessoas e recursos envolvidos, bem como os resultados esperados.

Leia também: Conheça as 7 vantagens da automatização de processos.

Selecione as ferramentas certas

Pesquisa para entender quais as melhores ferramentas a serem utilizadas em cada caso, para não trocar o certo pelo duvidoso e acabar tendo problemas a longo prazo. 

Além de implementar tecnologias que são realmente eficientes, você precisa estar ciente de que o acompanhamento desses sistemas e melhorias deve ser constante.

Importante, também, pensar no futuro: não é porque um sistema é mais barato e supre as necessidades de hoje que você deve dispensar opções do mercado capazes de crescer com sua empresa.

Lembre-se que toda troca de sistema ou ferramenta pode gerar dor de cabeça na equipe. Então, escolher modelos sustentáveis, com escalabilidade, que atenda às diferentes demandas e acompanhe o desenvolvimento do negócio é fundamental. 

Realizar treinamentos com a equipe

De nada adianta instalar sistemas de automação se os funcionários não estão capacitados para utilizar ou não se identificam com a forma de trabalho. 

Por isso, a capacitação da equipe, através de treinamentos e comunicação clara, é essencial, agregando valor aos bens e ações adquiridas pela organização.

Ferramentas e recursos da automação de processos

Para começar a implementar uma automação de processos, você precisa conhecer as ferramentas e recursos disponíveis no mercado para cada função ou atividade.

Assim, depois de mapear o seu processo atual e identificar os pontos para automação, saberá escolher a melhor forma de começar essa mudança. 

O BomControle é um sistema completo para automação de diferentes setores, do estoque ao financeiro. Experimente grátis!

Conheça os principais setores que podem se beneficiar com ferramentas de automação: 

Controle financeiro

Controle as atividades financeiras da sua empresa por meio de ferramentas, integrando todos os departamentos, assim você ganha tempo e confiabilidade dos dados.

Sabe aquelas planilhas complicadas? É um trabalho que desgasta e que dificilmente vai acompanhar o crescimento da sua empresa. 

Com um sistema de gestão financeira você controla o faturamento, fluxo de caixa, contas a serem pagas e recebidas, as movimentações financeiras e muito mais.

Leia também: Planilha para controle financeiro é eficaz? 8 razões para sair do Excel!

Relacionamento com o cliente

Hoje sabe-se que o atendimento ao cliente é o ponto de contato mais importante com o cliente, pois define se a venda vai ser realizada ou não. Porém, o pós-venda é tão importante quanto.

Existem ferramentas de controle de pós-venda como ServiceDesk que ajudam a atender e melhorar o serviço, da mesma forma que o CRM proporciona uma visualização de todo o caminho traçado pelo cliente, otimizando as atividades do  time de vendas.

Ficou muito mais fácil interagir com o cliente não é mesmo?

Controle de estoque

Planilhas para controlar o estoque nunca mais. Não tem porque, se você pode ter ferramentas onlines que gerenciam seu inventário, integradas com módulos de vendas e faturamento.   

Leia também: O que é nível de estoque e como controlá-lo dentro da empresa?

Análise de Dados

Você pode utilizar a ferramenta BPM para a gestão dos processos automatizados, consultando a eficácia das mudanças e acompanhando os principais indicadores. 

Além disso, um sistema completo de gestão oferece visão estratégia para o gestor, com indicadores de performance, projeções e relatórios que permitem identificar novas oportunidades de melhoria, além de confirmar os ganhos com as automações realizadas.

Como implementar a automação de processos em 10 passos

A implementação dos processos não é tão fácil quanto parece, pois depende de vários fatores e precisa ser bem estruturada para um funcionamento adequado.

Planejamento é a palavra-chave para realização dessas mudança. Abaixo, explicamos com um passo a passo como se organizar para transformar a sua empresa de dentro para fora.

1. Converse com as equipes 

O primeiro passo consiste em entender quais as necessidades do seu negócio e ninguém entende mais da sua empresa do que seus próprios funcionários. Então, converse com sua equipe e entenda quais os pontos mais importantes para melhorar suas atividades.

2. Desenhe o seu processo atual

Mapeie os processos realizados e tenha muito claro o funcionamento, assim você terá uma visão sistêmica de tudo que ocorre na empresa, facilitando a percepção das falhas.

Um fluxograma é a melhor forma de organização, demonstrando os gargalos produtivos e quais as etapas que possuem mais impacto no resultado final.

3. Identifique as oportunidades para automação e priorize

Identifique o que faz sentido de ser priorizado, qual escolha é mais assertiva e precisa ser automatizada imediatamente. 

Assim, você começa a investir em automação naquelas áreas que podem gerar resultados imediatos, melhorando a percepção de valor com a mudança.

4. Faça um plano do projeto

Liste todas as oportunidades identificadas e os resultados esperados com as mudanças em cada uma delas.

Especifique responsáveis para o projeto de automação, prazos definidos, limite de investimento e, claro: identifique os KPIs que permitirão validar se a mudança foi ou não positiva para a empresa.

5. Pesquise os recursos para selecionar o mais adequado

Pesquise muitos recursos, identifique sistemas de automação de processos e experiemente para ter certeza de qual é o ideal para você. 

O BomControle é um sistema de ERP completo, com módulos para automação de processos financeiros, comerciais e muito mais! Faça um teste gratuito por 15 dias e conheça todas as funcionalidades.

6. Teste as ferramentas selecionadas

Escolha ferramentas online, que são mais modernas, seguras e adaptáveis ao crescimento do seu negócio. Além disso, quase todas permitem que você faça um teste gratuito antes de comprar o sistema.

Dessa forma, você economiza, direciona seus investimentos de forma correta e entende se a ferramenta selecionada fará sentido para o seu negócio. Lembre-se de pedir a opinião de seus funcionários, afinal, serão eles quem irão operar diariamente com o sistema escolhido.

7. Treine a equipe envolvida no processo

É claro que o treinamento é essencial. Se os envolvidos nos processos não sabem manusear as ferramentas adequadamente, a solução não será utilizada na sua máxima eficiência.

O ideal é um treinamento completo de uso, com direcionamento passo a passo e boas práticas. A gestão de mudanças nunca é fácil, mas é um passo importante para garantir a efetividade do novo modelo.

8. Finalize o setup da ferramenta

Após escolhida a ferramenta ideal, é hora de adquirir e configurar de forma personalizada para sua empresa. Padronize e centralize as informações por meio da configuração do sistema.

Leia também: Sistemas financeiros para pequenas empresas: saiba como escolher!

9. Acompanhe o funcionamento da automação 

Realize o acompanhamento para verificar os resultados, se estão ocorrendo erros ou se existe algum tipo de mudança ou otimização futura a ser realizada. 

Defina parâmetros de controle para evitar que prejuízos aconteçam. Com o monitoramento constante, você pode identificar os pontos críticos com antecedência, realizando os ajustes necessários.

10. Otimize constantentemente

Lembra que comentamos que a ferramenta deve acompanhar o crescimento da empresa? Isso porque os resultados podem permitir um desenvolvimento do negócio, e novas necessidades irão se apresentar no caminho.

Assim, otimizar novos processos, revisitar os sistemas e repensar indicadores e metas é fundamental para uma cultura de melhoria contínua.

Conclusão

A automação de processos é uma atividade fundamental para o seu negócio. Quando realizada de maneira correta com as ferramentas adequadas, garante a potencialização dos resultados da empresa, inclusive financeiros.

O importante é manter a visão estratégica e monitorar constantemente, para não deixar escapar nenhuma nova oportunidade ou situação crítica. Assim, tanto a equipe quanto os clientes vão sair ganhando, com produtos e serviços de qualidade.

Conte com um sistema de gestão completo, que oferece relatórios automatizados e personalizados, integra os departamentos e otimiza tempo e recursos. Experimente o BomControle por 15 dias e comprove!

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Crédito para pequena empresa: entenda as diferenças e faça um bom negócio

Crédito para pequena empresa é crucial para permitir o negócio funcione adequadamente. Sem crédito, o empreendedor pode se ver em dificuldades para executar suas operações. 

Existem inúmeras formas de conseguir aportes financeiros e escolher a linha de crédito adequada vai depender dos objetivos e do capital da empresa. 

Leia também: Como conseguir uma linha de crédito para MPMEs em 5 passos.

Neste artigo, vamos trazer algumas possibilidades que vão lhe ajudar a organizar suas informações financeiras para conseguir créditos com bom custo x benefício. 

Você vai entender: 

  • Crédito para pequena empresa: por que é importante
  • Crédito para pequena empresa: empréstimo x financiamento x investimento
  • Quais são as linhas de crédito para pequena empresa
  • Crédito para pequena empresa na pandemia
  • Como escolher o melhor crédito para pequena empresa
  • Como conseguir crédito para pequena empresa: passo a passo
  • Conheça o BomControle

Boa leitura!

Crédito para pequena empresa: por que é importante

O crédito para pequena empresa pode ser fundamental para sobrevivência em tempos de crise.

O crédito para pequena empresa pode ser fundamental em diferentes momentos do desenvolvimento de um negócio. 

Durante a pandemia, em 2020, foi ainda mais essencial para garantir a sustentabilidade das empresas, que viram seu faturamento cair com a queda nas vendas ou com a paralisação obrigatória de alguns setores.

A prioridade, nesses casos, é manter o caixa e o poder de liquidez, ou seja, do pagamento das contas. 

Mas não são somente nas crises que o crédito para a pequena empresa pode ser considerado. Se você busca investir para ampliar o seu negócio, essa também é uma alternativa.

Existem opções de crédito disponíveis com juros baixos, que, muitas vezes, são mais recomendáveis do que comprometer o seu caixa. 

Leia também: Ativos circulantes e não circulantes – suas diferenças e exemplos

Crédito para pequena empresa: empréstimo x financiamento x investimento

Para escolher o crédito adequado ao seu objetivo como empreendedor, é preciso entender os diferentes conceitos envolvidos. Empréstimo, financiamento e investimento são modalidades de crédito para diferentes momentos do negócio. 

Cada um tem características, linhas e até juros variados. Por isso, conheça bem as oportunidades para fechar um bom negócio para sua empresa.

Empréstimo

O empréstimo é oferecido por bancos, fintechs ou corretoras, com o objetivo de antecipar valores que deverão ser pagos de forma parcelada, com correção de juros. 

Por ser uma modalidade de livre uso, ou seja, em que o empresário não precisa prestar contas de como ou porque estará usando o dinheiro, os limites para empréstimo tendem a ser mais baixos, e os juros, pelo risco, mais altos.

Algumas características: 

  • A maioria não exige bens de garantia (como veículos ou imóveis);
  • O acordo entre as partes (empresa e banco, por exemplo) é a única segurança da operação;
  • Os juros são mais altos, pelo alto risco envolvido;
  • É de fácil contratação;
  • O dinheiro obtido pode ser utilizado livremente, como por exemplo: pagamento de folha ou outras despesas, compra de equipamentos, reforma, entre outros.

Financiamento

O financiamento é uma modalidade de crédito que exige maior análise do perfil da empresa, já que, geralmente, envolve valores mais altos. 

Além disso, é um processo burocrático e a empresa pode ter que apresentar documentações como projeção de vendas, balanço patrimonial e DRE, para justificar sua capacidade de cumprimento de pagamentos.

Algumas características deste tipo de crédito são: 

  • A empresa precisa prestar contas sobre o uso do dinheiro, como compra de equipamentos, automóveis ou imóveis;
  • O bem adquirido com o valor recebido fica alienado ao banco, como garantia da operação;
  • Como o valor recebido é maior, os prazos para pagamento são mais longos; 
  • Os juros são mais baixos que o empréstimo, já que o bem adquirido fica como garantia, reduzindo o risco da operação.

Investimento

Outra forma de conseguir crédito para pequena empresa é através de investidores. 

Sejam pessoas ou empresas aportando capital no negócio, seja abrindo capital na Bolsa de Valores, ter sócios investidores pode ser um bom caminho para fazer sua empresa crescer.

Especialmente se o investidor for um profissional alinhado ao seu mercado, que além de aportar dinheiro ao caixa, poderá contribuir com consultorias, tomada de decisões ou controle de processos, por exemplo. 

Por outro lado, você perde parte do controle acionário e precisará dividir os lucros obtidos com os demais sócios. 

Para conseguir investidores interessados em seu negócio, é fundamental que você já tenha uma boa gestão financeira. Isso porque alguns documentos serão avaliados para que o investidor entenda a saúde da empresa e o potencial de lucro envolvido. 

Leia também: EBITDA: entenda a importância e como calcular esse Indicador

Quais são as linhas de crédito para pequena empresa

Existem diferentes tipos de crédito para pequena empresa, dependendo dos objetivos e setores de atuação.

Agora que você entendeu as modalidades de crédito, ou seja, formas diferentes para aportar dinheiro na empresa, sem comprometer o seu caixa, é preciso entender que existem tipos diferentes de crédito oferecidos pelas instituições financeiras.

Conhecer os tipos permitirá que você encontre a melhor opção para o seu momento e os seus objetivos. 

Lembre-se de considerar, também, a sua capacidade de pagamento a curto, médio e longo prazo: afinal, contratar uma linha de crédito para pequena empresa é assumir um importante compromisso financeiro. 

Crédito para Capital de Giro

Quando você vai ao banco para consultas as possibilidades de crédito, uma modalidade oferecida é o crédito para capital de giro. 

Ele envolve valores que visam equilibrar o fluxo de caixa da empresa, especialmente em momentos de crise, em que o caixa sofre uma queda em função da redução nas vendas. 

O capital de giro é fundamental para que a empresa possa continuar suas atividades.

Então, uma empresa que vende muito parcelado, por exemplo, pode enfrentar dificuldades no caixa, já que precisa manter suas despesas em dia antes que entre todo o valor da venda. 

É fundamental que o gestor avalie o seu financeiro para entender o motivo pelo qual sua empresa está com pouco capital de giro. Pode ser uma empresa que está iniciando e ainda não tem caixa construído, e tudo bem. 

Mas, no caso de empresas já estabelecidas, a necessidade de crédito para capital de giro pode indicar uma má gestão. Neste caso, um plano de ação corretiva deve ser estruturado para que você não acabe em uma bola de neve de dívidas.

Antecipação de recebíveis

A antecipação de recebíveis é a possibilidade da empresa antecipar os pagamentos parcelados. Por exemplo, no caso de venda à prazo no cartão de crédito, a empresa recebe o valor integral em troca de uma taxa.

Dependendo da situação do seu negócio, pode ser uma boa forma de manter o caixa saudável, pois os juros tendem a ser menores nesta modalidade.

Linhas de crédito direcionadas subvencionadas

Exemplos deste tipo de crédito são as linhas do BNDS, voltadas para segmentos específicos, como o agronegócio, por exemplo. 

Com juros atraentes, pode ser uma boa opção para investimentos, compra de máquinas ou aquele fôlego necessário durante a pandemia.

Crédito MRR

Este é um crédito voltado para empresas com faturamento recorrente, como negócios de assinatura, cujo pagamentos dos clientes são mensais. 

É uma boa opção para quem deseja escalar o seu negócio, desde que comprove estabilidade e potencial de sua empresa.

Crédito Consignado

O crédito consignado é um tipo de crédito concedido para pessoas físicas, que tem o seu pagamento descontado diretamente da folha de pagamento.

Por ser de baixo risco (afinal, o desconto é automático), apresenta juros menores. Também existem as opções de crédito consignado para aposentados, que funciona da mesma maneira.

Crédito para pequena empresa na pandemia

O governo brasileiro lançou linhas emergenciais de crédito para pequena empresa.

Em 2020, por causa da pandemia, o governo federal implementou diversas possibilidades de crédito para as empresas, incentivando a manutenção de suas atividades frente à crise.

Foram pacotes criados em caráter emergencial, destinados a empresas de diferentes portes e segmentos. Para a pequena empresa, algumas possibilidades foram: 

  • Prorrogação dos vencimentos de tributos para empresas do Simples Nacional;
  • Parcelamento do pagamento do FGTS;
  • Prorrogação do pagamento da DAS e do recolhimento de PIS/Cofins;
  • Linha de crédito para pagamento das folhas salariais;
  • Linhas de crédito específicas para micros e pequenas empresas.

Além destes, a sua empresa pode conseguir alguma linha de crédito diretamente junto aos bancos ou instituições financeiras. Lembre-se de ter sua documentação em dia. 

Um sistema de gestão financeira pode auxiliar nesse processo, recolhendo informações históricas, permitindo projeções e comprovando o potencial do seu negócio. Conheça o BomControle!  

Como escolher o melhor crédito para pequena empresa

A escolha do crédito ideal depende do momento em que sua empresa se encontra, e dos seus objetivos. 

Se você está começando, ainda não tem um histórico financeiro, o que dificulta o acesso aos créditos como empréstimo ou financiamento. No entanto, pode ser um bom momento para buscar investidores que acreditem no potencial do seu negócio. 

Já uma empresa estável, com objetivos de crescimento, pode buscar créditos como financiamento ou linhas de crédito do BNDS, que permitam investimento em compra de equipamentos para ampliação de suas operações.

O importante, antes de escolher o melhor crédito, é ter conhecimento da sua situação, para garantir que a empresa será capaz de arcar com os pagamentos necessários sem precisar de novas linhas de crédito para isso. 

A pior decisão de uma empresa é acabar com um empréstimo para pagar outro, pois isto acaba fugindo do controle e é muito difícil dar a volta. 

Como conseguir crédito para pequena empresa: passo a passo

Ter as informações financeiras em dia é fundamental para conseguir crédito para pequena empresa.

Para conseguir um crédito, independente do tipo, é fundamental que a empresa tenha sua documentação em dia. É preciso comprovar a saúde financeira e a capacidade de cumprimento de suas obrigações para conseguir acesso às linhas de crédito. 

Se você entende que é um bom momento para buscar aquele aporte financeiro para seu negócio, veja o passo a passo que montamos: 

#1 Tenha a documentação em mãos

Independente do tipo de crédito que você vá solicitar, você precisará apresentar alguns documentos. Algumas linhas são mais burocráticas do que outras.

Por isso, o controle financeiro é essencial para que você extraia relatórios e tenha as documentações exigidas de fácil acesso. Um sistema de gestão pode auxiliar nessa tarefa, assim como o seu contador. 

Conheça o BomControle! 

#2 Organize uma apresentação da sua empresa

Você pode tentar negociar taxas mais baixas junto ao banco ou, ainda, buscar um investidor para o seu negócio. Para isso, uma apresentação com alguns indicadores principais, histórico, posicionamento e projeções é uma boa alternativa. 

Descreva, neste material, o valor que você precisa e o que pretende fazer com ele, bem como os resultados esperados com esse aporte. Dessa forma, além de comprovar capacidade de pagamento e de faturamento, você mostra o valor da sua empresa.

#3 Entenda os critérios de avaliação 

Para cada linha de crédito que você pode negociar, esteja ciente de que sua empresa irá passar por uma processo de avaliação.

É nesta análise que a instituição irá definir o limite de crédito, a faixa das taxas de juros, prazos máximos para pagamento, e se precisará ou não de garantias.

Como dissemos anteriormente, algumas linhas de crédito são mais burocráticas do que outras. Ainda assim, todas vão olhar para as informações apresentadas e tomar decisões a partir delas.

Dessa forma, quanto mais informações positivas sobre o seu negócio você apresentar, melhores as chances de conseguir o capital desejado ou uma taxa menor de juros. 

Conheça o BomControle

O BomControle é um sistema completo para gestão de pequenas empresas. Com ele, você integra departamentos, otimiza processos e automatiza a rotina diária, garantindo integridade e segurança das informações.

Eliminando as chances de erros manuais, você terá maior confiança dos seus dados financeiros e projeções de vendas, por exemplo. Conheça os principais módulos disponíveis: 

  • Gestão Financeira: rápido acesso às rotinas do dia a dia, para pagar e receber títulos em aberto, conciliar contas, analisar fluxo de caixa, entre outras funcionalidades. Acesse todos os dados e cadastros gerenciados pelo departamento financeiro.
  • Controle de Estoque: gestão completa do seu estoque de forma integrada. Utilize, ainda, para a entrada das notas de seus fornecedores, criar pedidos internos e dar as baixas no estoque, além de transferir produtos entre locais de estoque e gerenciar cadastros.
  • Vendas: controle unificado de todo o processo de orçamento e venda, geração de venda avulsa, contratos recorrentes ou parcelados e emissão de notas fiscais.
  • CRM: controle as reuniões, conversas, oportunidades (abertas, ganhas ou perdidas), pontos de contato com as organizações, e as tarefas e compromissos agendados com seus clientes. 
  • ServiceDesk: aplicamos os conhecimentos difundidos no ITIL, na gestão estratégica e planejada de serviços, tendo tudo registrado para análise e acompanhamento do atendimento e na resolução dos problemas.
  • BPM: crie e ajuste processos de forma automatizada com a ferramenta de BPM, intuitiva e colaborativa, dando forma aos seus processos e facilitando a organização da sua empresa.

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Conclusão

O crédito para pequena empresa evita um comprometimento do caixa.

Crédito para pequena empresa pode ser a solução ideal para a manutenção ou desenvolvimento de um negócio. 

Em tempos de crise, por causa da pandemia, foi a alternativa encontrada por muitos empresários para a sobrevivência de suas operações. 

A verdade é que nem sempre pedir um empréstimo é ruim. Muitas vezes você pode precisar desse recurso para não comprometer o seu caixa, por exemplo. 

Importante, mesmo, é ter um bom controle financeiro, para entender sua capacidade de pagamento, e evitar novos empréstimos em função dessa dívida.

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Faturamento: aprenda a calcular, entender e fazer o seu crescer

Faturamento é um conceito básico que todo empreendedor deve conhecer antes de iniciar seu negócio, para saber formas de administrá-lo a fim de reduzir custos e, consequentemente, aumentar seus lucros.

Antes de abrir um negócio, é muito importante entender os conceitos sobre administração. Além disso, é fundamental saber analisar e utilizar esses dados da melhor maneira possível.

O conceito de faturamento é um conceito simples, mas de extrema importância para o seu negócio, principalmente para encontrar a saúde financeira da sua empresa.

Para muitos, a saúde financeira da empresa só está boa se ela dá lucro. De fato, isso é um sinal positivo, mas não podemos misturar lucro com faturamento. Cada um representa um conceito diferente, que se complementam.

Leia também: Planilha para controle financeiro é eficaz? 8 razões para sair do excel.

Sendo assim, este artigo tem como objetivo ajudar você a descomplicar e entender um pouco mais a fundo sobre o que é faturamento. Você irá aprender:

  • O que é faturamento
  • Para que serve o faturamento
  • Faturamento Bruto x Faturamento Líquido
  •  Diferença entre receita e faturamento
  • Diferença entre lucro e faturamento
  • Faturamento e regime tributário
  • Faturamento e porte da empresa
  • 5 dicas para aumentar o seu faturamento

Boa leitura!

O que é faturamento

Faturamento é o resultado da quantidade de produtos vendidos multiplicada pelo seu preço.

Faturamento é o termo usado para se referir à soma dos valores totais arrecadados por uma companhia ao vender seus produtos ou serviços.

Ou seja, cada produto que a empresa vende, multiplicados pelos valores de cada um deles, resultará no faturamento total.

Se você é empreendedor, precisa se acostumar com esse termo, pois é um importante indicador de sucesso do seu negócio.

Para visualizar de forma mais fácil, vamos imaginar que a empresa ABCD, no mês de outubro, vendeu 2.000 quantidades do produto X. O valor de cada produto X é de R$ 50. Assim, a empresa faturou um total de R$ 100 mil (R$ 50 x 2.000).

Uma ressalva importante: faturamento alto não necessariamente é sinônimo de lucros altos, pois ambos são conceitos diferentes.

Por exemplo, se o faturamento de uma empresa for muito alto, mas ao mesmo tempo ela tem custos, despesas e dívidas muito altas, isso acabará corroendo suas margens e diminuindo seus lucros, podendo, até, resultar em prejuízo.

Para que serve o faturamento

O faturamento é um indicador que serve para diversos fins e é muito importante para todo gestor.

Um dos seus objetivos é determinar a performance de vendas, pois através dele você entende se o preço cobrado está dentro da expectativa dos consumidores.

Outro uso é como base de cálculo para imposto, ou seja, dependendo do montante total faturado, a receita federal enquadrará a empresa de acordo com seu porte, podendo ser:

  • um microempreendedor individual (MEI);
  • empresa de pequeno porte (EPP);
  • e outros. Abordaremos mais sobre o assunto no decorrer deste artigo.

E, por fim, mas não menos importante, é o uso em análises fundamentalistas. É a partir dessas análises que você compreende o cenário da empresa como um todo.

Faturamento Bruto x Faturamento Líquido

Ao analisar um DRE, você pode se deparar com dois tipos de faturamento: o bruto e o líquido. Em ambos os casos, são utilizados para avaliar o desempenho da empresa.

Saiba quais as diferenças entre eles e como calculá-los:

Faturamento bruto, como calcular?

O faturamento bruto é o mesmo que você multiplicar a quantidade de produto vendido pelo preço do produto. Para melhor entendimento:

Faturamento Bruto = Quantidade de produto vendido x Preço do produto (R$)

A empresa ABCD vendeu, esse mês, 1.000 unidades de um produto a R$ 5. Sendo assim, seu faturamento foi de R$ 5 mil.

Vejamos um segundo exemplo: a empresa ABCD vendeu, esse mês, 500 unidades do produto X por R$ 20 e outras 500 unidades do produto Y por R$ 10. Sendo assim, o faturamento da empresa nesse mês será de R$ 15 mil (500 x R$ 20 + 500 x 10).

Faturamento líquido, como calcular?

O faturamento líquido é igual ao faturamento bruto menos as deduções de impostos e de vendas. Segue a fórmula abaixo:

Faturamento Líquido = Faturamento Bruto – Impostos – Deduções de vendas

Vamos para um exemplo prático. Pegando o mesmo exemplo da empresa ABCD que faturou R$ 15 mil. Supondo que a carga tributária da empresa seja de 10% e não tenha sido pago nenhuma comissão sobre as vendas, o faturamento líquido será de R$ 13.500,00.

Faturamento líquido= R$ 15.000 – (0,1×15000)

Faturamento líquido= R$ 13.500,00 reais.

Diferença entre Receita e Faturamento

Muitas pessoas confudem os dois termos. Apesar de significarem a mesma coisa, já que em ambos os casos indicam o quanto a empresa ganhou, na prática eles têm uma pequena diferença.

Faturamento é a previsão dos valores que entrarão no caixa. Ou seja, tudo o que você vendeu, será nomeado como faturamento, mas não necessariamente entrará direto para o caixa. É o caso de compras à prazo, por exemplo.

Já a receita é o que de fato entrou no caixa como pagamento do produto.

Imagine que você comprou, em Outubro, um produto com o valor de R$ 1 mil. Porém você não tem dinheiro para pagar esse valor à vista, optando pelo pagamento em quatro parcelas de R$ 250.

Partindo desse exemplo, em Outubro, a empresa terá como faturamento o valor de R$ 1 mil, e como receita, o valor de R$ 250.

É muito comum nas empresas ouvir a seguinte expressão: “Faturei, mas ainda não recebi”. E aqui é possível identificar a diferença entre os termos, pois faturamento é o valor que foi vendido, enquanto que receita é o quanto disso já foi recebido.

Leia também: O que é e como calcular a Receita Operacional.

Diferença entre Lucro e Faturamento

Como já falamos, o faturamento é a previsão do que entrará em caixa.

Já o lucro é o resultado positivo obtido após todas as deduções que devem ser feitas, e que são descontadas das receitas, incluindo os custos operacionais e administrativos. 

Como já foi falado no início do artigo, faturamento alto não quer dizer lucro alto, pois, para chegarmos no lucro, é necessário descontar os custos, despesas, impostos, entre outros.

Portanto, para aqueles que desejam ter um lucro alto, é necessário ter um faturamento alto, mas, acima de tudo… um custo baixo.

Despesas são os gastos relacionados com a atividade da empresa, mas não relacionados à fabricação do produto, como salários, aluguéis do escritório, juros, imposto de renda. 

Leia também: Custo e despesa: qual a diferença e como classificar os gastos empresariais

Já os custos, estão diretamente relacionados à produção ou fabricação do produto, como o custo da matéria prima e a mão de obra operacional.

Faturamento x Lucro bruto

Assim como o faturamento é dividido em bruto e líquido, o lucro também tem essas subdivisões.

O lucro bruto é a receita total menos os custos. De maneira sucinta, o lucro bruto considera os gastos de produção ou os gastos com a prestação de serviço.

Lucro Bruto = Receita total – Custo variável

Vamos para o exemplo prático. Levando em consideração o seguinte cenário para a empresa XYZ:

  • Quantidade produzida 5 mil unidades;
  • Preço do produto: R$ 5;
  • Custo por unidade produzida: R$ 1,50;
  • Imposto por unidade: R$ 0,50.

Temos: 

  • Receita total: R$ 25 mil;
  • Custo por produção: R$ 10 mil (5 mil x R$ 1,50 + 5 mil x R$ 0,50);
  • Lucro bruto: R$ 15 mil.

Porém, esse valor ainda não é o montante que poderá ser distribuído para os sócios (ou reinvestido na empresa). O lucro recebido pelos sócios é o lucro líquido.

Faturamento x Lucro Líquido

Finalmente, chegamos no conceito de lucro líquido. É este o valor que irá para o bolso do acionista ou empreendedor, caso a empresa queira distribuir e não reter para investimentos.

O lucro líquido parte da receita total e considera a dedução de todos os custos da empresa. Ou seja, após pagar todas as contas, o que sobra?

Lucro líquido= Receita total – Custos totais

Usando o mesmo exemplo do lucro bruto, considerando que:

  • Receita total: R$ 25 mil;
  • Custo variável: R$ 10 mil;
  • Salário: R$ 3 mil;
  • Imposto fixo: R$ 2 mil;

Temos um lucro líquido de R$ 5 mil.

Com este exemplo, temos claramente a diferença entre faturamento, R$ 25 mil, e lucro, R$ 5 mil. Para esse exemplo, a margem líquida ficou muito boa, um valor de 20%.

Agora você deve estar se perguntando: e o prejuízo? 

A resposta é simples: se, por algum momento, os custos e despesas forem maiores do que o faturamento, você teria um prejuízo. Mas, quando falamos que faturamento é diferente de receita, o que queremos dizer?

Se o seu faturamento é suficiente para cobrir as contas, mas a sua receita não, você poderá ter prejuízos em vários meses para fechar com lucro ao final do ano. 

No entanto, essa situação desconfortável aponta um outro problema de gestão: a falta de fluxo de caixa e de capital de giro.

Leia também: Previsão orçamentária, 6 passos para você planejar seu financeiro!

Faturamento e Regime tributário

Como mencionado, o faturamento tem grande importância para cálculo da base tributária da empresa.

Mas, o que é regime tributário?

Regime tributário são tributos que a empresa precisa pagar para o governo de acordo com o seu faturamento.

Pode ser dividido em:

  • Simples Nacional: esse regime leva em consideração um faturamento de no máximo R$ 4,8 milhões por ano. Além disso, é um regime que, comparado aos outros, oferece a menor alíquota;
  • Lucro presumido: esse regime leva em consideração um faturamento menor que R$ 78 milhões por ano;
  • Lucro real: este regime é ideal para empresas com um faturamento maior que R$ 78 milhões. Além disso, a empresa paga o imposto e a contribuição social somente sobre a diferença da venda e os gastos operacionais (gastos de produção).

As alíquotas variam de regime para regime, porém, a menor é a que se enquadra no simples nacional, ficando entre 4% a 19% ao ano.

Faturamento e porte da empresa

Além de saber em que regime tributário a empresa se encontra, é necessário saber qual o porte dela, podendo se encaixar em:

  • Microempreendedor individual (MEI): está enquadrado nesse porte empresas com um faturamento de até R$ 81 mil ao ano. Para esse tipo de empresa, é possível a contratação de apenas um funcionário; 
  • Microempresa: empresas que faturam até R$ 360 mil ao ano. Para esse porte de companhia, é possível estar contratando até 20 funcionários;
  • Pequena empresa: empresas que faturam entre R$ 360 mil a R$ 4,8 milhões. Além disso, o número máximo de empregados que a empresa pode ter é de 100 pessoas;
  • Média empresa: companhias que estão com seu faturamento entre R$ 4,8 milhões e R$ 300 milhões;
  • Grande empresa: estão inseridas nesse porte empresas com um faturamento anual superior a R$ 300 milhões.

Para companhias acima de R$ 4,8 milhões de faturamento, como é o caso da média empresa e da grande empresa, não tem um limite preestabelecido de funcionários que a empresa pode contratar.

Além disso, caso a empresa ultrapasse o faturamento limite em que está enquadrada, ela é utomaticamente reclassificada, passando a adotar as novas medidas, regras e alíquotas.

5 dicas para aumentar o seu faturamento

Se você é daquelas pessoas que nunca está satisfeita e quer sempre buscar formas de fazer suas receitas crescerem, vão aqui algumas dicas! Como empreendedor, é claro que você quer ver o seu negócio crescer mais e mais. 

Leia também: 8 passos para aumentar o lucro da sua empresa

#1 Saiba precificar os seus produtos 

Essa dica é essencial! É muito importante que você consiga cobrar um preço pelo produto com uma boa margem. Assim, saberá que aquele valor estará cobrindo todos os custos e ainda sobrando dinheiro para você.

#2 Otimize e automatize 

Reduzir custos nem sempre é demitir funcionários ou comprar uma matéria-prima mais em conta. Você pode diminuir suas despesas ao otimizar e automatizar os processos de rotina. 

Sem falar que, ao contar com um sistema de gestão que permita esse tipo de tarefa, você melhora a produtividade da equipe e aproveita mais o potencial estratégico e inovador de seus profissionais.

#3 Fortaleça seu comercial 

É imprescindível ter um bom funil de vendas, para definir a jornada do seu cliente e oferecer o produto ou serviço ideal no tempo certo. 

Além disso, é essencial contar um bom CRM para acompanhar os seus clientes e as propostas, fortalecendo o relacionamento e aumentando a fidelização desse mercado.

#4 Tenha uma boa gestão financeira

Parace óbvio, mas nem sempre é. Um bom controle financeiro é fundamental para você aumentar o seu faturamento e o seu lucro. 

Se você não tem uma visão clara das contas a pagar e a receber, como poderá planejar uma promoção ou um investimento? 

Um sistema de gestão financeira é importante, também, para você ter relatórios gerenciais e indicadores de performance, que permitam comparar o desempenho da empresa com outros concorrentes, como o EBITDA, por exemplo.

#5 Entenda sobre elisão fiscal

Falamos um pouco sobre tributação e como isto está relacionado ao conceito de faturamento. Mas entender sobre elisão fiscal pode ajudar a traçar estratégias de redução de custos fiscais. Isso, claro, sem fazer nada ilegal!

Conclusão

O faturamento é um importante indicador para o gestor, mas não deve ser avaliado de forma individual. Isso porque, como vimos, um faturamento alto não significa lucro.

Contar com relatórios para uma boa análise de todos os indicadores, além de projeções de vendas e receitas futuras, é essencial. 

Com o BomControle você conta com diferentes módulos para integração de departamentos, otimizando recursos e automatizando processos de rotina. 

Com um sistema para gestão financeira, você tem na palma da mão os principais relatórios gerenciais e indicadores de performance mais utilizados no mercado. Faça um teste gratuito e conheça tudo que o BomControle pode fazer por sua empresa! 

Para continuar sua leitura, recomendamos estes artigos:

Imposto de Renda para Pessoa Jurídica 2021: Entenda o que mudou!

O Imposto de Renda 2021 está chegando e vem gradativamente ocupando o dia a dia de algumas empresas. Isso porque, com o novo ano, vem também a necessidade de organizar toda as informações necessárias para declarar novamente o IR. 

Para que você não perca o prazo, preparamos este artigo completo sobre o IRPJ 2021, com tudo que você precisa saber!

O IRPJ precisa ser declarado anualmente. Por isso é muito importante realizar a gestão financeira do seu empreendimento de forma efetiva, evitando possíveis complicações com a declaração.

Existem diversos sistemas que garantem processos financeiros bem estruturados, informações organizadas e de fácil acesso. 

Aderindo a uma plataforma de gestão, você evita multas e erros na declaração, garantindo o perfeito funcionamento do setor administrativo.

Leia também: Gestão Financeira Empresarial: O que é, para que serve e como fazer

Mas o que o Imposto de Renda 2021 possui de diferente?

O fato é que existe uma Reforma Tributária que está em processo de tramitação no Congresso Nacional. Essa reforma reduz a alíquota de Imposto de Renda que é cobrado sobre as pessoas jurídicas e microempreendedores individuais. 

O percentual de redução da alíquota é de 27,5% para 25%, e o prazo para aplicação estipulado desse projeto de lei é até 2021. Então sim, o lucro pelos empresários no ano de 2021 tende a ser maior. 

Se você quer entender mais sobre o imposto de renda e como declarar no ano de 2021, continue a leitura!

Neste artigo, você vai entender:

  • O que é o imposto de renda?
  • Para que serve o imposto de renda 2021
  • Por que declarar o IRPJ
  • Quem precisa declarar o IRPJ 2021
  • Modelos de tributação do Imposto de Renda PJ 2021
  • Documentação necessária para emitir a declaração de IR em 2021
  • Como ocorre a restituição do IRPJ 2021
  • Principais dificuldades na emissão da declaração de IRPJ
  • O que mudou nos IR de 2020 para 2021

Boa Leitura!

O que é o imposto de renda?

Imposto de renda é um tributo federal calculado sobre a renda recebida.

Imposto de Renda é um tributo federal cobrado das pessoas físicas e jurídicas, aplicado sobre a renda recebida em um determinado período. Neste artigo iremos falar sobre o imposto de renda para pessoa jurídica. 

Assim como as pessoas físicas devem declarar seus rendimentos a cada ano, as empresas de todos os portes precisam emitir a declaração. Porém, o imposto de renda PJ é um pouco mais complexo e pode precisar de auxílio de um profissional de contabilidade.

O imposto de renda PJ é uma obrigação das empresas perante à Receita Federal. A não apresentação das informações pode resultar em multas e problemas com o funcionamento da sua empresa. 

Essa é a forma como as empresas prestam contas sobre seus resultados perante o governo. Assim, é descontada a alíquota conforme o estabelecido e o IRPJ funciona como uma fiscalização, evitando sonegação de impostos por parte jurídica.

Para que serve o imposto de renda 2021

Afinal, como os governos se sustentam e conseguem capital para continuar provendo os sistemas públicos?

É por isso que existe o imposto de renda. Um tributo cobrado das pessoas jurídicas que ganham um rendimento significativo, podendo (e devendo!) contribuir com o governo.

Leia também: Aprenda a preencher a DARF: Documento de Arrecadação de Receitas Federais.

Pagar o seu imposto todo ano significa contribuir para o desenvolvimento do País. É assim que governo obtém renda e garante o acesso dos serviços básicos a toda população!

Por que declarar o IRPJ

É importante que, independente se os rendimentos forem tributáveis ou não tributáveis, seja declarado o imposto de renda. Assim, o governo consegue controlar os fundos e verificar possíveis irregularidades.

A declaração do imposto de renda garante a demonstração dos rendimentos recebidos ao governo. É dessa forma que o governo federal consegue avaliar, através desse parâmetro, a evolução do patrimônio dos brasileiros.

Vale ressaltar que o imposto de renda também envolve todos os bens adquiridos, seja como pessoa física ou como pessoa jurídica, como carros, terrenos, títulos, empresas e outros.

Quem precisa declarar o IRPJ 2021

O Imposto de Renda sobre Pessoa Jurídica (IRPJ) é destinado às empresas, fundos fiduciários, herança e outros tipos de entidades e serviços que pagam o imposto perante o lucro obtido no empreendimento.

Sim, toda empresa com CNPJ ativo deve declarar o imposto de renda PJ em 2021.

Leia também: Tabela de impostos no Brasil – Guia completo.

No entanto, empresas do simples nacional ou microempresários individuais podem utilizar um modelo simplificado de declaração.

Quem precisa declarar:

  • Empresas ou empresários que realizam transações internacionais, ou seja, enviam dinheiro ao exterior;
  • Empresas que retém o imposto de renda na fonte;
  • Empresas que realizam pagamento de outros tributos, como CSLL e Cofins.

Muito importante tomar o devido cuidado quando o IR precisar ser declarado para PF e PJ. 

Não podem ocorrer inadequações ou cruzamento de informações. Pessoa física é diferente de pessoa jurídica, bem como os bens apresentados.

De maneira geral, são cobrados 15% do valor do lucro real da empresa durante o período. Porém, em alguns casos, essa alíquota depende do setor de atuação da empresa. 

Veja uma projeção da alíquota de cobrança do IRPJ sobre alguns setores em específico:

  • Pessoas jurídicas ou civil: 15% sobre o lucro real;
  • Empresas concessionárias ou serviços públicos de energia elétrica e telecomunicações: 6% do lucro inflacionário acumulado;
  • Empresas de saneamento básico: 6% do lucro real;
  • Empresas de transporte coletivo: 6% do lucro real.

Modelos de tributação do Imposto de Renda PJ 2021

O enquadramento da empresa impacta na forma de calcular o valor devido no IRPJ 2021.

O IRPJ pode ser pago em quatro modalidades diferentes, de acordo com o enquadramento da empresa, o faturamento e outros critérios. 

Todas possuem uma alíquota de 15%, exceto o simples nacional. Veja abaixo quais são as modalidades e em qual sua empresa se enquadra:

Lucro Real

O IRPJ é declarado com base no valor real do lucro obtido pela empresa no período fiscal. Empresas enquadradas nesse caso podem pagar 15% sobre o valor do lucro, mensal, trimestral ou anualmente. 

Porém, existe um valor adicional obrigatório caso a empresa exceda o lucro mensal de R$ 20.000, no valor de 10% sobre o valor excedido. 

Lucro Presumido

O lucro presumido destina-se a empresas que faturam, anualmente, um valor entre R$ 4 milhões e R$ 78 milhões. 

O lucro é estimado de acordo com o setor e faturamento da empresa. Assim, cada segmento possui um percentual de lucro tributável presumido pelo governo, que pode variar de 1,6% a 32%.

A alíquota a ser aplicada é de 15%, mas pode haver um adicional de 10%, caso a empresa exceda o lucro de R$ 60.000 no trimestre. 

A vantagem para essas empresas é que, como a estimativa de lucro se dá com base no faturamento, não é necessário apresentar a contabilidade de forma muito detalhada.

Leia também: Balanço Patrimonial: O que é, para que serve e como elaborar.

Lucro Arbitrado

Essa modalidade é especialmente definida pela Receita Federal, e ocorre quando a empresa não atende às condições do cumprimento de prestação de contas, isto é, quando há alguma suspeita de fraude por falta de informação.

A alíquota a ser aplicada também é de 15%, com adicional de 10%, caso a empresa exceda lucro trimestral de R$ 60 mil.

Simples Nacional e MEI

Empresas do simples nacional ou microempreendedores individuais já realizam o pagamento do tributo DAS (Documento de Arrecadação do Simples), que pode variar de acordo com a taxa de faturamento. 

Por isso, estão isentas de pagamento do IRPJ, pois o tributo já está incluso no DAS.

Documentação necessária para emitir a declaração de IR em 2021

De acordo com o governo, a declaração pode ser entregue até o dia 30 de abril. Caso não seja declarado, o contribuinte está sujeito a multa mínima de R$ 165,47 e máxima de 20% do imposto.

Siga abaixo o passo a passo para fazer o imposto de renda da sua empresa:

  1. Acesse o site da Receita Federal, para emitir a declaração de IRPJ;
  2. Baixe o programa Gerador da Declaração do IRPF 2021 na versão atualizada;
  3. Instale o programa no seu computador e realize login utilizando seus dados;
  4. Preencha todas as informações que são solicitadas com a maior quantidade de detalhes possível, além do lucro obtido pela empresa no ano em questão;
  5. Transmita a declaração pelo programa Receitanet, que está disponível no site da Receita Federal.

Para emitir a declaração, você precisa ter em mãos os comprovantes dos rendimentos para preenchimento dos dados. Um bom controle financeiro contribui para que esse processo seja facilitado.

Vale ressaltar que as as informações preenchidas precisam estar corretas. Qualquer dado equivocado pode comprometer a sua empresa. Se cair na malha fina da Receita Federal, precisará arcar com multas e outras taxas adicionais.

Que dados devem ser informados

É necessário informar todos os dados de forma correta na plataforma. Cuidado com erros de digitação! Inconsistências podem acabar gerando prejuízos.

A principal informação que precisa acompanhar a declaração é o faturamento da empresa. Além disso, todos os dados e rendimentos devem ser informados, até mesmo os que não incidem sobre o IR.

Como ocorre a restituição do IRPJ 2021

Restituição é o ato de receber o valor excedente ou troco da Receita Federal.

O que é uma restituição do imposto de renda?

A restituição é o ato de receber o valor excedente da Receita Federal, isto é, você recebe de volta uma parte do valor pago ao imposto de renda.

O retorno financeiro ocorre para as pessoas e empresas que pagaram um valor a mais do imposto, no decorrer do ano. Assim, a restituição funciona como um “troco”, que ocorre após o cálculo das deduções.

Caso a empresa tenha pago um valor superior ao devido, ela também tem direito à restituição do imposto de renda, da mesma forma que ocorre com pessoas físicas.

A restituição deve ser realizada através do programa de Pedido Eletrônico de Ressarcimento ou Restituição e Declaração de Compensação (PER/DCOMP) em até 5 anos após a entrega da declaração.

Em alguns casos, o ressarcimento pode não acontecer, mas o direito precisa ser comprovado pelo PER/DCOMP. Veja abaixo:

  • Se a empresa possui débitos com a Receita em processo judicial;
  • Se os créditos dos títulos judiciais já tiverem sido executados.

Conseguir a restituição pode ser complexo. Por isso, o indicado é buscar auxílio do contador ou profissional contábil para o pedido de restituição do IRPJ. 

Principais dificuldades na emissão da declaração de IRPJ 

Como você deve ter percebido, a declaração de imposto de renda PJ, bem como a área administrativa-financeira da sua empresa, pode não ser tão fácil de ser gerenciada. Uma informação errada pode complicar a sua empresa.

Quando não organizado previamente, podem faltar informações referentes a recibos, notas fiscais, comprovantes e outros. Assim, muitas empresas acabam atrasando a entrega dos documentos, pela simples falta deles.

Leia também: O papel do Planejamento Tributário na Elisão Fiscal – Saiba tudo

Por isso, é fundamental que você conte com um sistema de gestão que otimize e automatize processos, garantindo a integridade dos dados financeiros e contábeis. Conheça o BomControle e faça um teste gratuito!

O que mudou no IR de 2020 para 2021

Como mencionado, devem haver algumas alterações no Imposto de Renda de 2020 para 2021. 

A principal proposta é a diminuição da alíquota do imposto de 27,5% para 25% e a criação de outras faixas salariais para inserção no cálculo.

Além disso, existem outras propostas quando refere-se à pessoa física, como o aumento da faixa de isenção de imposto de renda. 

Todos contribuindo para uma melhor distribuição na cobrança, de forma que os que ganham menos paguem menos, e os que ganham mais contribuam com mais. Faz sentido, não é?

Conclusão

Um sistema de gestão auxilia nas informações para declarar o Imposto de Renda 2021.

O imposto de renda PJ 2021 é uma obrigação das empresas e deve ser prestado anualmente.

Hoje, uma das maiores dificuldades enfrentadas é levantar as informações para o correto preenchimento da declaração. Quando a empresa não possui nenhum sistema ou processo financeiro, há chances de prestar dados inconsistentes. 

A tecnologia hoje é uma grande aliada quando falamos em automatização de processos e sistemas eficientes de gestão financeira.

Com uma boa gestão, você pode identificar pontos a serem melhorados, custos de processos que podem ser reduzidos, padronizar seus processos e garantir um padrão de qualidade administrativa.

Com o ERP do BomControle você tem um sistema completo para gestão da sua empresa, incluindo módulos para integração dos departamentos, agilizando processos e reduzindo erros. Faça um teste gratuito!

Para continuar sua leitura, recomendamos os seguintes artigos:

Pix: tudo sobre esse novo sistema de pagamento!

Pix é o novo sistema de pagamento criado pelo Banco Central para reduzir taxas e agilizar a transferência de dinheiro, realizada até então pelos sistemas TED e DOC. 

O novo meio de pagamento permitirá a transferência entre contas e pagamentos em até 10 segundos, além de funcionar 24 horas por dia. 

Leia também: Contas a pagar e receber: entenda como fazer um controle eficiente.

Para saber tudo sobre a novidade e entender o impacto do Pix no seu negócio, continue a leitura. Neste artigo, vamos explicar: 

  • O que é o Pix
  • Como funcionará o Pix
  • Como fazer transações com o Pix
  • Como o Pix mudará os sistemas de pagamentos
  • Principais dúvidas sobre o Pix

Boa leitura!

O que é o Pix

Pix é um novo sistema para pagamentos criado pelo Banco Central do Brasil.

Pix é o novo sistema de pagamento criado pelo Banco Central, estabelecido pelo comunicado nº 32.927, de 21 de dezembro de de 2018, posteriormente atualizado pelo comunicado n° 34.085 de 28 de agosto de 2019.

Considerado um dos projetos mais importantes do Banco Central, o Pix vai eliminar ou reduzir a necessidade de carregar dinheiro na carteira, trazendo mais segurança à população, além de reduzir as taxas das transferências.

Com o Pix, será possível pagar contas e transferir dinheiro em até 10 segundos, 24 horas por dia. 

O serviço estará disponível a partir de Novembro de 2020, através dos bancos privados e públicos, fintechs e comércio eletrônico.

Diferença entre Pix, TED e DOC

Atualmente, pessoas podem transferir dinheiro entre contas através de operações como TED ou DOC. No entanto, além das taxas que podem ser cobradas (de acordo com o seu banco), esses sistemas são mais limitados. 

O Pix vem para reduzir burocracias e agilizar o processo da transferência, além de reduzir o custo da operação. 

Veja, na tabela abaixo, as principais diferentes entre os sistemas: 

TED/DOC Pix
Forma de pagamento Quem envia o dinheiro precisa de informações como banco, agência, conta, nome e CPF do destinatário. O pagador precisa apenas clicar na chave ou ler o QR Code do recebedor para efetuar a transação.
Notificação O pagador não é notificado sobre a conclusão da transação (que não é imediata).  O pagador sempre será notificado sobre a conclusão, inclusive em caso de erros.
Disponibilidade Disponível em dias úteis, das 6h às 17h30. Disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. 
Custo Pode ter taxa para cada transação, conforme o banco. Gratuito para pessoas físicas.
Uso Mais limitado, tem critérios de volume a ser transacionado e prazo para conclusão. Terá múltiplos usos, incluindo para pagamento de contas.

Como funcionará o Pix

Para entender melhor como o Pix vai funcionar, vamos relembrar os meios de pagamento que existem atualmente: 

TED

O TED, ou Transferência Eletrônica Disponível, é uma forma de enviar dinheiro para outra instituição financeira. O valor, que não tem mínimo (o valor máximo pode depender dos critérios de segurança do seu banco), é credito até às 17h do dia da transação.

No entanto, só pode ser realizado em dia útil, dentro dos horários disponíveis pelo banco. Operações realizadas em finais de semana ou feriados serão finalizadas no dia seguinte.

DOC 

O Documento de Ordem de Crédito (DOC) é semelhante ao TED, mas, neste caso, o dinheiro sempre será creditado no dia seguinte à operação (ou mais, se a transação for realizada após às 22h).

Além disso, tem um limite de R$ 4.999,99.

Pagamentos de contas

Para pagar contas, existem as opções de boleto ou cartões de crédito e débito. No caso do boleto, também existe uma limitação para pagamento, sendo possível ser realizado apenas em dias úteis.

O boleto, também, gera um custo para quem o emite. Já os cartões geram taxa, cobradas do lojista ou da empresa recebedora.

E o Pix?

O Pix vai funcionar 24 horas, 7 dias por semana, todos os dias do ano. Além disso, as transações devem ser realizadas em até 10 segundos. 

Sem intermediadores, o dinheiro será transferido em tempo real, da conta de origem para a conta de destino. É como acontece, atualmente, as tranferências entre contas de um mesmo banco. 

Segundo o Banco Central do Brasil, essas operações podem ser realizadas entre: 

  • Pessoas físicas;
  • Pessoas e estabelecimentos comerciais;
  • Estabelecimentos comerciais;
  • Estabelecimentos ou pessoas para órgãos públicos, no caso de pagamentos de taxas e impostos, por exemplo.

Para utilizar o novo sistema, tanto o pagador quanto o recebedor deve possuir conta em algum banco ou fintech. Não é preciso que seja conta corrente.

Como fazer transações com o Pix

O Pix poderá ser utilizado para transações via chave ou QR Code.

Um dos benefícios do Pix é a facilidade de realizar as transações, que agora vão exigir menos dados do recebedor para conclusão da operação. 

Segundo o Banco Central, é possível efetivar a movimentação de três formas distintas:

  • Informando os dados, da mesma maneira que é exigida, hoje, para TED ou DOC;
  • Através de uma chave Pix, em que o usuário irá adicionar os dados da sua conta;
  • Através de um QR Code gerado pelo usuário.

Vamos entender melhor estes dois novos métodos agora.

Transações com chave Pix

As chaves são “apelidos”, usados para identificar sua conta. Com isso, basta informar a chave para que outra pessoa realize a transferência.

Esta chave estará ligada à sua conta bancária e pode ser criada de três formas: 

  • Utilizando um documento, como CPF ou CNPJ;
  • Utilizando o seu telefone celular;
  • Utilizando um e-mail;
  • Utilizar uma chave aleatória. 

Em uma mesma conta você pode ter várias chaves, mas a mesma chave não pode ser utilziada para mais de uma conta. Se você criou uma chave Pix em um banco e deseja usar a mesma chave em outro banco, por exemplo, é preciso solicitar a portabilidade de chaves.

Transações com Pix via QR Code

Outra forma de transacionar com Pix é através de um QR Code, que poderá ser lido em qualquer smartphone. 

Existem duas formas de usar o QR Code, com finalidades diferentes:

  • QR Code estático: pode ser utilizado para pagamentos ou transferência, e o valor é definido pelo pagador;
  • QR Code: gerado para o pagamento de uma conta específica, já com o valor correto. Permite que sejam adicionadas informações extras para cada transação.

Os detalhes de como os QR Codes serão gerados ainda são incógnita, e dependerão do prazo de implementação para a liberação do uso do Pix. 

Como o Pix mudará os sistemas de pagamentos

O Pix vem para revolucionar os sistemas de pagamento, e promete acabar com as transações hoje conhecidas.

Com menos burocracias e transações gratuitas, a tendência é que as pessoas migrem para o serviço e deixem, cada vez mais, de usar meios como DOC ou TED para suas transferências.

Com isso, os bancos também deve sentir uma mudança na arrecadação de valores, já que as taxas pelas transferências não deverá ser mais uma fonte de receita. 

Assim, tanto pessoas, quanto empresas e instituições financeiras deverão se adaptar ao novo momento, abraçando as vantagens do sistema de pagamento e elaborando estratégias para driblar as dificuldades que poderão se apresentar com ele. 

Por outro lado, no quesito segurança, facilidade e agilidade, só teremos a ganhar com o Pix. 

Por ser um sistema muito difícil de ser fraudado, e permitir transações a qualquer hora, em todos os dias, é possível que as pessoas se sintam menos acuadas, aumentando, inclusive, as compras online. 

Principais dúvidas sobre o Pix

O Pix ainda não está em funcionamento, mas com tantas notícias em torno deste sistema é normal que já esteja provocando diversas dúvidas nos possíveis usuários.

Para esclarecer os pontos principais dessas questões, trazemos 10 respostas para as perguntas mais comuns. Confira: 

#1 Como fazer o cadastro no Pix?

Para poder utilizar o serviço, a pessoa ou empresa precisa ter uma conta em um banco, fintech ou plataforma de pagamentos.

O cadastro poderá ser realizado a partir do dia 5 de outubro de 2020. O registro será feito dentro do próprio sistema do banco, via Internet Banking.

É no momento do cadastro que você definirá sua chave Pix, que poderá ser utilizada para as transações futuras.

#2 Como funciona a chave Pix?

A chave é a forma de identificação da conta destino. Se você quiser fazer uma transferência entre contas de bancos diferentes, por exemplo, vai escolher a opção Pix (no lugar de DOC ou TED). 

Ao invés de preencher todos os dados que são solicitados hoje, basta preencher a chave Pix da pessoa que irá receber o dinheiro.

#3 O cadastro no Pix é obrigatório?

Não é obrigatório, embora seja recomendado. O Pix é uma forma muito mais simplificada para pagar e cobrar contas, e deve ser utilizado em larga escala pela população brasileira.

#4 Quanto custa a transação com o Pix?

Entre pessoas físicas, as transferências serão gratuitas. O pagamento de contas ou compras em lojistas também serão livre de tarifas. No entanto, o lojista poderá ter alguma tarifa aplicada para recebimento do valor.

#5 Em quanto tempo recebo um Pix?

A rapidez na transação é, sem dúvida, uma das principais vantagens do Pix. Uma transferência deverá ser concluída praticamente em tempo real, cerca de 10 segundos. 

#6 O Pix terá limite de valor?

Pelo Banco Central, não há limite de valor para a transação. No entanto, cada banco ou fintech pode definir um teto, desde que não seja menor do que o já praticado pelos outros tipos de operação. 

#7 Pix é seguro?

O Pix é seguro, já que o QR Code, por exemplo, é muito mais difícil de fraudar. Além disso, o Banco Central garante a privacidade dos dados, não somente das operações de pagamento mas todas referentes às operações de crédito.

#8 E se o meu banco não estiver cadastrado no Pix?

As instituições financeiras com mais de 500 mil contas ativas são obrigadas a fazer o cadastro. Elas representam cerca de 30 empresas, responsáveis por 90% das transações financeiras do país. 

Ainda que seja optativo para as demais instituições, é muito improvável que fiquem de fora, já que o Pix deverá se popularizar e ser utilizado em massa.

#9 O Pix permite agendamento? 

Sim. O recurso chamado “Pix agendado” permite que o usuário agende uma transação futura, bem como é possível cancelar o agendamento, antes da data programada.

#10 Posso fazer um Pix para o exterior?

Isto não. O Pix é um projeto nacional e ainda não está conectado a sistemas financeiros de outros países. No entanto, é possível que novos recursos permitam este tipo de operação futuramente.

Conclusão

Para ter um bom controle dos pagamentos feitos pelo Pix, conte com um sistema ERP.

O Pix é um sistema de pagamentos que deve revolucionar a relação comercial entre empresas e clientes, e mesmo entre estabelecimentos. 

Além de facilitar as transações, o Pix significa uma importante redução de custos, seja para transferências, seja para emissão de boletos.

Mesmo com essa evolução do nosso Banco Central, é fundamental que a empresa não perca o olho de seu controle financeiro. Substituindo os boletos, é preciso bem gerenciar as transações efetivadas pelo Pix, para manter seu caixa em dia. 

Com o BomControle você tem um sistema completo para a gestão da sua empresa, com um módulo financeiro repleto de recursos e indicadores, além de integração entre setores, como Vendas e Estoque. 

Faça um teste gratuito e comprove!

Para melhorar a gestão da sua empresa e se adaptar aos novos cenários que vêm se apresentando, confira os artigos que separamos para você:

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Inadimplência: tudo o que você precisa para reduzir prejuízos

Inadimplência é o descumprimento de alguma obrigação financeira, quando o pagamento de alguma conta não é realizado na data do vencimento.

Toda inadimplência é uma dívida, mas nem toda dívida é uma inadimplência. Por exemplo: uma compra parcelada no cartão é uma dívida. Existem contas a serem pagas, mas que ainda não estão vencidas e, portanto, inadimplentes.

Assim como as pessoas, as empresas também podem ser inadimplentes, seja com fornecedores, órgãos federais ou mesmo pessoas (no caso do atraso de pagamento de salários, por exemplo).

Leia também: Controle a Inadimplência com uma Régua de Cobrança – Saiba como fazer.

Com o cenário pandêmico deste ano, o índice de inadimplência cresceu, mesmo com as iniciativas do Governo nacional para apoiar os cidadãos e as empresas. Assim, a economia sofre ainda mais, já que não há dinheiro circulando.

Para entender como você pode reduzir a inadimplência na sua empresa, continua sua leitura. Neste artigo, vamos abordar: 

  • O que é inadimplência financeira
  • O que acontece quando a pessoa fica inadimplente
  • Como cobrar os clientes inadimplentes
  • Como acabar com a inadimplência na sua empresa

Boa leitura!

O que é inadimplência financeira

Inadimplência é o ato não de pagar uma conta em sua data de vencimento.

Inadimplência financeira é quando uma pessoa ou empresa não cumpre suas obrigações, deixando de pagar uma conta em sua data de vencimento. 

É o caso do atraso de pagamento de cartão de crédito, financiamentos, empréstimos, e até mesmo de tributos fiscais ou taxa de condomínio.

Dessa forma, a inadimplência financeira não se resuma à dívida criada junto às instituições financeiras: ela pode ser, também, entre pessoas, associações, empresas privadas ou órgãos públicos. 

Mas, inadimplência é o mesmo que dívida ou que estar com o “nome sujo”? Não necessariamente.

Como dissemos no começo deste artigo, toda inadimplência é uma dívida, ou seja, um compromisso financeiro que não foi cumprido e ainda precisa ser pago. Porém, nem toda dívida é uma inadimplência. 

Um parcelamento de cartão ou um empréstimo é uma dívida: você tem contas a serem pagas no futuro, que ainda não estão vencidas em função da forma de pagamento escolhida (parcelado). 

Como não estão vencidas, não estão inadimplentes.

Já o “nome sujo” é uma consequência muito conhecida (e temida) da inadimplência. Mas você pode estar inadimplente e ainda não ter sido cadastrado nos órgãos de proteção ao crédito. Vamos entender melhor sobre isso a seguir.

O que acontece quando a pessoa fica inadimplente

A primeira consequência é, sem dúvida, o aumento da dívida. Quando você fica inadimplente, vê o valor da conta em atraso aumentar a cada dia, em função de juros e multas aplicados.

Dependendo da dívida, esses juros são altíssimos e podem acabar criando uma “bola de neve”. Em contrapartida, pela falta de pagamento, a pessoa terá dificuldades de conseguir empréstimos ou outros meios para sair desse buraco. 

E a bola de neve só aumenta… 

Outra consequência já mencionada é a inscrição do nome e CPF em órgãos de proteção ao crédito, como o Serasa. O famoso “nome sujo” impede que a pessoa consiga cartão de crédito, financiamentos ou mesmo comprar com o antigo “carnê” em loja.

Isso porque as empresas têm acesso ao banco de dados e podem consultar o score daquele cliente. Ou seja: mesmo que você não esteja com o nome sujo naquela data, se você tem histórico de devedor, seu score será baixo.

E isso servirá de alerta para que empresas neguem seu pedido, já que elas entenderão que você é um cliente com potencial de inadimplência. 

Como cobrar os clientes inadimplentes

Cuidados na hora de cobrar clientes inadimplentes são essenciais para manter o posicionamento da marca.

Como gestor de uma empresa, você tem duas grandes responsabilidades ao falarmos de inadimplência. A primeira é, claro, tentar evitar ao máximo situações de contas em atraso, de forma a não prejudicar o seu fluxo de caixa e seu próprio potencial de pagamento. 

A outra é a cobrança. Cobrar um cliente inadimplente é a tarefa mais chata e sensível de todas, especialmente quando vivemos um cenário tão desafiador como este, de pandemia.

Isso porque é fácil entender o motivo pelo qual um cliente deixou de pagar sua dívida. Desemprego, prioridades com o orçamento para a manutenção básica de sua qualidade de vida, medo do futuro incerto… 

Além disso, o Código do Consumidor prevê algumas penalidades para empresas que perdem o bom senso na cobrança, e você pode acabar se tornando o verdadeiro vilão da história (perdendo, inclusive, mais dinheiro com isso!). 

Outro ponto importante é: aquele cliente inadimplente pode ser um bom cliente, afinal. Na hora de cobrar, cuidado para não queimar sua empresa, associando aspectos negativos à sua marca. 

O cliente inadimplente não é inimigo (e o cobrador também não!)

Sendo assim, é fundamental que a cobrança se estabeleça com uma comunicação simples, direta, porém empática e respeitosa. O objetivo final é conseguir o pagamento, não comprar uma briga, certo? 

Além disso, como falamos, o cliente pode estar passando por um momento pontual de dificuldade, mas ser um bom pagador na maior parte das vezes. 

Vale a pena ouvi-lo com atenção e buscar a melhor saída, tanto para que o pagamento aconteça quanto para evitar que a mesma situação se repita no futuro.

Tenha um canal de comunicação disponível para o cliente

Às vezes o cliente atrasa uma conta com estar passando por um período complicado, ou mesmo porque enfrentou dificuldade de cobrar seus próprios clientes. 

Pense em um profissional autônomo que também depende dos pagamentos de clientes para poder cumprir suas próprias obrigações.

Uma vez que a situação se estabilize, é bom que o cliente tenha opções de contato com a empresa para acertar a quitação da dívida, ou mesmo propor uma negociação de pagamento que fique bom para ambos os lados. 

Um canal de comunicação para negociações de dívida, seja por formulário, chat ou a forma que for mais eficaz para o seu modelo de negócio, é uma boa ideia.

Preste atenção nas práticas abusivas, conforme o Código de Defesa do Consumidor

Prefere cobrar seu cliente por telefone? Perfeito! É um canal válido e útil, mas é fundamental que você esteja atento ao que determina o Código de Defesa do Consumidor referente a práticas abusivas.

Quem nunca recebeu telefonema de cobrança às 22h da noite? Apesar de comum, é passível de pena (multa e detenção de 3 meses a 1 ano!), já que é uma infração. 

Os principais pontos que merecem cuidado são: 

  • Cobranças sempre devem ser realizadas em horário comercial;
  • Não se deve deixar recados com familiares ou vizinhos. Expôr a dívida a terceiro é infração gravíssima;
  • Não ligue para o trabalho do cliente. Os contatos devem ser realizados através do telefone celular o residencial do inadimplente;
  • Não ligue excessivas vezes. Além de ser totalmente ineficaz, pode ser considerado abusivo; 
  • Não faça ameaças ou exponha o cliente a qualquer tipo de constrangimento, pois isso é considerado crime; 
  • No começo da ligação, sempre identifique-se e esclareça a natureza da dívida. 

Como acabar com a inadimplência na sua empresa

Contar com um sistema para automação e controle financeiro é uma forma de reduzir a inadimplência.

Com os clientes que já estão em inadimplência, você sabe como reagir. Cobrar de forma respeitosa, oferecer meios de negociação e abrir um canal de comunicação que permita o próprio cliente entrar em contato para acertar sua dívida são alguns exemplos.

Mas e depois? O ideal é que você tome atitudes na sua empresa que evitam que situações de inadimplência se repitam todos os meses. Assim, você evita precisar formar uma equipe de cobradores e passar por esse frio na barriga a cada boleto não pago. 

Leia também: Como a organização dos dados e a gestão financeira impactam diretamente na redução de inadimplência?

Listamos, abaixo, 10 dicas de como reduzir a inadimplência na sua empresa. Confira:

#1 Automatize os pagamentos

Sistemas como o BomControle permitem uma visão gerencial ampla do time financeiro da empresa, que pode ter acesso a histórico de pagamentos dos clientes.

Além da emissão de boletos e da integração com outros módulos, o sistema oferece relatórios para a equipe controle os pagamentos em aberto, antecipando potenciais atrasos com lembretes amigáveis do vencimento da conta, por exemplo.

#2 Envie as cobranças próximo ao vencimento

Falando em lembretes, é sempre uma boa ideia ter uma régua de comunicação com os clientes, enviando os boletos próximo ao vencimento. Nem sempre o cliente atrasa o pagamento por dificuldade: às vezes, pode ser somente esquecimento.

#3 Pesquise antes de oferecer crédito ou condições de pagamento diferenciadas

Com o acesso ao histórico do cliente ou mesmo através dos sistemas de proteção de crédito, pesquise o perfil do seu cliente. 

Ele tem potencial para se tornar inadimplente? Então, venda somente à vista.

#4 Ofereça opções de parcelamento

Um dos motivos da inadimplência é o alto valor que deve ser pago uma única vez. Se você vende produtos com esta característica, tenha opções de pagamento parceladas, que possam dar uma folga para o bolso do seu cliente.

#5 Trace um perfil dos inadimplentes

Ter um sistema que permita registrar todas as informações dos clientes, como um CRM, é uma forma de gerenciar perfis que tendem a ser devedores. Não confie na sua memória. 

Além disso, com uma base de dados preenchida, você pode entender o tipo de perfil que costuma se tornar inadimplente, ou até os produtos ou serviços que mais sofrem com o não pagamento de suas vendas.

Com isso, é possível que o gestor compreenda os cenários e trace estratégias para reduzir ou eliminar potencial prejuízos. 

Leia também: Entenda como usar o CRM estratégico em benefício da sua empresa.

#6 Estimule os bons pagadores

Para reduzir a inadimplência não basta ter o olhar somente para os devedores. É preciso, também, reconhecer e estimular aqueles que pagam suas contas em dia.

Com isso, a pessoa, por mais que esteja em uma situação delicada, irá pensar duas vezes antes de deixar sua conta de lado. 

Algumas opções para estimular o pagamento em dia são: 

  • Ofereça descontos para pagamentos anteriores ao vencimento;
  • Crie um programa de fidelidade, com pontuações que podem ser revertidas em produtos ou outros benefícios;
  • Ofereça brindes ou prêmios;
  • Ofereça juros menores em caso ou mais possibilidades de pagamentos.

#7 Não deixe a dívida aumentar muito tempo

Parece óbvio, mas uma vez que uma conta está em atraso, você deve agir rápido. É fato que as pessoas tendem a pagar uma dívida se ela for cobrada logo em seguida ao vencimento. 

Se o tempo passar, a chance dessa conta ser quitada reduz bastante. Então, controle seu financeiro para observar as contas em atraso e contatar os seus clientes, com ofertas para pagamento, já no dia seguinte ao vencimento! 

Isso pode ser feito com um bom sistema financeiro. Conheça o BomControle e experimente grátis!

#8 Tenha uma boa gestão de contratos

Outro ponto importante é ter um bom controle e gestão de contratos. Com isso, você gerencia melhor critérios de negociação, colocando em prática cláusulas que podem ser aplicáveis em caso de inadimplência, reduzindo suas perdas.

Leia também: Entenda a importância de manter uma boa gestão de contratos!

#9 Oriente sua equipe financeira e de cobrança

Como falamos, a equipe de cobrança precisa ser bem orientada, de forma a evitar penalizações. Além dissol, ela deve estar de acordo com o posicionamento e a cultura da empresa, para que a imagem da marca se mantenha mesmo nessas situações delicadas.

Já o time financeiro precisa ser responsável pelo controle das contas a receber, antecipando potenciais desafios e agindo rápido em caso de constatação de não pagamento. 

#10 Monitore sempre

Por fim, temos o monitoramento constante. Ainda que todas as ações sejam tomadas, você só será capaz de avaliar a efetividade das estratégias se tiver um sistema que permite controlar indicadores de desempenho e buscar a melhoria contínua.

Conclusão

Com um ERP completo você controla as contas a receber e antecipa riscos de inadimplência.

A inadimplência é, infelizmente, um problema que faz parte do dia a dia da maioria das empresas. Seja qual for o seu setor ou tamanho, em algum momento você terá que enfrentar clientes em atraso nos pagamentos. 

Mas é possível controlar para que os inadimplentes não impactem tanto no seu caixa e na sua operação, a ponto de tornar a empresa, também, uma devedora.

Para ter essa gestão financeira eficaz, um sistema que automatize processos e ofereça relatórios seguros é fundamental. Conheça o BomControle e seu módulo de Gestão Financeira completo! Experimente grátis. 

Para melhorar os resultados do seu negócio, confira, também, estes artigos que separamos: 

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5 Dicas fundamentais para uma implantação de ERP

A implantação de ERP deve ser muito bem planejada, já que interfere em todo o processo, documentação e informações históricas da empresa. 

Alguns pontos merecem uma atenção especial, evitando que o trabalho seja desgastante e assustador.

É fato que trocar de ERP é mais difícil do que implementar um sistema pela primeira vez. Então, se você já tem um ERP e está em fase de buscar uma nova solução, confira as dicas que separamos para você.

Leia também: O que é ERP – Enterprise Resource Planning e para que serve?

Neste artigo, você vai entender:

  • O que é implantação de ERP
  • Quais são os objetivos da implantação de um sistema ERP?
  • Como deve ser a preparação para implantação de um sistema ERP?
  • Quais são os custos de um ERP?
  • 5 Dicas para implantação de ERP
  • Conheça o BomControle

Boa leitura!

O que é implantação de ERP

A implantação de ERP exige cuidado, mas é um importante passo para o crescimento da empresa.

A implantação de ERP é um trabalho que exige atenção e cuidado, especialmente se você estiver fazendo a troca de sistema.

Muitos profissionais se arrepiam quando ouvem “troca de ERP”, porque sabem que pode ser desgastante. Reunir as informações, documentos e dados históricos da empresa, para recadastrar tudo no novo sistema, nem sempre é uma tarefa fácil.

Caso a empresa esteja optando por implantar um ERP pela primeira vez, alguns cuidados seguem sendo necessários, pois é preciso reunir informações que podem estar espalhadas em planilhas de Excel ou até mesmo impressas em papel.

Mas é um importante passo para a empresa continuar crescendo de forma sustentável. Isso porque o ERP é um sistema que permite automatizar processos, integrar dados e gerar relatórios para apoiar as tomadas de decisões estratégicas.

Leia também: CRM ou ERP: qual é a melhor solução para a sua empresa?

Quais são os objetivos da implantação de um sistema ERP?

Se você ainda não tem um sistema ERP na sua empresa, pode estar se perguntando os motivos que o levariam a contratar um.

Para pequenas empresas, pode parecer um investimento desnecessário. Mas não é. O ERP é um sistema fundamental para gestores controlarem melhor suas operações, permitindo a melhoria contínua e o desenvolvimento sustentável do negócio.

Então, independente do porte ou do segmento da sua empresa, saiba que a implementação de ERP pode:

  • Reduzir custos;
  • Oferecer relatórios analíticos com KPIs importantes;
  • Minimizar os riscos gerenciais;
  • Integrar setores, dados e equipes;
  • Automatizar tarefas operacionais;
  • Aumentar a produtividade da equipe;
  • Controlar a qualidade;
  • Melhorar os processos da empresa;
  • Armazenar informações com segurança;
  • Manter disponíveis informações que precisem ser consultadas com frequência;
  • Acompanhar a performance e os resultados da empresa de forma simplificada;
  • e muito mais!

Se você escolher um ERP com módulos e funções auxiliares, como controle de estoque, CRM, gestão de processos, e outros, terá ainda mais vantagens e melhorias na sua operação.

Como deve ser a preparação para implantação de um ERP?

A implantação de ERP começa muito antes da contratação do sistema. Planejamento é fundamental.

Já mencionamos que a implantação de ERP pode ser traumática. Mas não precisa ser assim. Para isso, basta ficar atento a alguns pontos importantes durante a preparação da empresa e das equipes envolvidas nesse processo.

Alguns pontos essenciais para implantar um sistema ERP são:

Crie um grupo de trabalho

Implantar um ERP é um trabalho que deve ser feito a várias mãos, desde o planejamento. Por isso, convide profissionais de diferentes áreas para participarem desse processo.

Ter uma equipe multidisciplinar vai ajudá-lo a levantar os problemas que precisam ser resolvidos, além de trazer ideias criativas para melhorar o fluxo do trabalho.

A equipe, também, será a responsável por dissiminar entre os colegas a importância da mudança, permitindo uma gestão de crise mais eficaz e engajando melhor todos os funcionários da empresa.

Identifique os problemas da empresa

Antes de escolher o ERP ideal, você precisa estar ciente dos problemas que espera resolver com a implantação.

Levante os pontos críticos do negócio, as dificuldades e desafios encontrados, seja no âmbito operacional, seja no estratégico. Escute os profissionais do grupo criado, os diferentes setores vão apresentar diferentes pontos de vista — e isso é extremamente rico!
Defina um escopo
Uma vez estando claros os problemas enfrentados da empresa, você poderá criar um escopo de trabalho.

O ERP deve atender aos pontos do seu escopo, tanto no que se refere às funcionalidades, quanto ao modelo de software. Por exemplo: se sua equipe trabalha home office, é fundamental que o ERP seja um sistema online, disponível para todos.

É claro que um sistema online pode ser a melhor opção para empresas em outras estruturas organizacionais, até porque são os modelos mais modernos do mercado.

Você pode ler mais sobre isso neste artigo: Sistema ERP: aprenda a escolher o ERP ideal para o seu negócio

Verifique a infraestrutura da empresa

Outro ponto importante a ser observado antes de contratar e implantar um ERP é a infraestrutura da empresa. Quais os requisitos necessários para o sistema funcionar?

É preciso um servidor dedicado? Os computadores devem ser configurados de alguma forma?

Lembre-se que a implantação de ERP é um processo trabalhoso e, por isso, não é trabalho para ser repetido de tempos em tempos. Dessa forma, a empresa deve garantir que seja possível escalar esse sistema, acompanhando o crescimento do negócio e da equipe.

Escolha o ERP ideal

Com tudo esclarecido, escopo definido e necessidades técnicas também, é hora de buscar a solução que melhor atenda sua empresa.

São inúmeros sistemas disponíveis no mercado, dos mais variados tipos, estruturas e funcionamentos. Recomendamos um sistema online, com armazenamento em nuvem e integração com outros módulos.

O BomControle é o ERP ideal para pequenas e médias empresas, e pode ser facilmente escalado, acompanhamento o crescimento do seu negócio. Isso porque você paga por usuário, ao invés de comprar um software que ficará obsoleto em pouco tempo.

Neste modelo, também, você contará com atualizações frequentes e suporte técnico a qualquer momento, auxiliando na implantação de ERP e no andamento do uso, depois de implantado.

Você pode fazer um teste gratuito por 15 dias para ter certeza que o ERP do BomControle vai atender ao escopo definido pela equipe de trabalho. Experimente!

Converse com seus funcionários

Outro ponto fundamental para o sucesso de uma implantação de ERP é o engajamento da equipe. Comunicação é essencial para fazer com que todos se sintam parte desse processo de mudança.

Com isso, haverá menos resistência por parte dos profissionais, e todos poderão se interessar em aprender e usar o sistema, mesmo que isso signifique mudar suas rotinas ou hábitos.

Quais são os custos da implantação de ERP?

Os custos que uma implentação de ERP envolve podem variar de acordo com o sistema escolhido. É possível que você precise de ajuda de um consultor, por exemplo, para fazer toda a migração de dados.

Você pode ter que precisar investir em treinamento de pessoal, dependendo do tamanho da sua empresa e da complexidade do sistema envolvido.

Alguns softwares cobram a licença de uso, instalação e volume de usuários. Outros, com o BomControle, tem como custo apenas o número de usuários, sendo uma solução mais vantajosa para pequenas e médias empresas.

Este modelo permite que o sistema cresça com a empresa, já que basta agregar novos usuários ao ERP sempre que necessário.

Leia também: Afinal, quanto custa implantar um sistema ERP na empresa?

5 Dicas para implantação de ERP

Após a implantação de ERP, o monitoramento constante é fundamental para os resultados serem atingidos.

Agora que você já entendeu as vantagens de um ERP para o crescimento sustentável da empresa, e os pontos essenciais para cuidar na hora de implantar o sistema, vamos para a parte prática.

Se você já escolheu o ERP ideal para o seu negócio, montou o time de profissionais responsáveis por fazer este trabalho e está pronto para começar o processo, preste atenção nessas 5 dicas:

#1 Estabeleça metas

Planejamento é essencial. Assim como você precisa pensar nos problemas a serem resolvidos para definir o escopo e escolher o melhor ERP para sua empresa, você precisa ter em mente quais os resultados que espera obter com a implantação.

Defina metas que sejam possíveis de serem medidas. KPIs são necessários para você acompanhar o sucesso (ou não) do novo processo.

#2 Organize a migração dos dados

A parte que mais pode dar dor de cabeça é a migração dos dados. Se você já tem um ERP na sua empresa, deve buscar formas de efetuar backup das informações para importar no novo sistema escolhido.

Se é a primeira vez, é importante que você reúna todas as informações do histórico da empresa que você pretende importar para o sistema. Cadastro de fornecedores, clientes, vendas, lançamentos financeiros passados e futuros, estoque, entre outro.

Alguns sistemas permitem a importação de dados através de planilhas em Excel, o que pode facilitar muito esse trabalho. Converse com o representante do sistema contratado para receber auxílio.

#3 Cuide da gestão da equipe

Durante a implantação de ERP você não pode tirar o olho e a atenção da sua equipe. Treinamentos, reuniões, conversas e integração são fundamentais para preparar os profissionais para a nova fase da empresa.

E não pense que o treinamento finaliza após um primeiro contato com o sistema. Busque capacitação contínua, de forma que as pessoas se sintam cada vez mais seguras em utilizar o ERP e tenham autonomia para, inclusive, sugerir mudanças ou melhorias.

#4 Busque a melhoria contínua

Outra dica é se manter atento a melhoria contínua. Sistemas online, com o BomControle, atualizam suas funcionalidades com frequência, permitindo melhorias no processo da sua empresa.

Fique de olho nessas atualizações e busque meios de estar sempre à frente, otimizando ainda mais os fluxos de trabalho e automatizando todas as atividades possíveis.

#5 Monitore

Por fim, monitore, sempre! Somente com o monitoramento constante você vai ser capaz de avaliar se os resultados esperados e as metas definidas, lá na nossa dica número 1, foram atingidas.

Conheça o BomControle

O BomControle é o melhor ERP para você gerenciar sua empresa de forma simples e integrada.

Com módulos que atendem a diferentes setores, você automatiza as tarefas manuais e ganha tempo para pensar no que realmente importa: fazer crescer os resultados da sua empresa!

Com uma gestão centralizada e a integração entre setores, você otimiza tempo e aumenta o desempenho da sua equipe, melhorando a produtividade. Conheça os módulos disponíveis no sistema:

  • Gestão Financeira: rápido acesso às rotinas do dia a dia, como pagamento e recebimento de títulos em aberto, conciliação de contas, análise de fluxo de caixa e outros indicadores financeiros. Conheça todos os recursos disponíveis;
  • Controle de Estoque: gestão completa de estoque de forma integrada com outros setores, como vendas e financeiro. Atualize de forma automática a partir das notas de fornecedores, crie pedidos internos e transfira produtos entre locais. Conheça todos os recursos;
  • Vendas: controle unificado de todo o processo de orçamento e venda, geração de venda avulsa, contratos recorrentes ou parcelados e emissão de notas fiscais. Conheça todos os recursos deste módulo;
  • CRM: tenha em um único sistema o registro de reuniões, conversas, oportunidades (abertas, ganhas ou perdidas), pontos de contato com as organizações, além das tarefas e compromissos agendadoa com seus clientes. Conheça os recursos disponíveis;
  • ServiceDesk: os conhecimentos difundidos no ITIL para gestão estratégica e planejada de serviços foram aplicados neste módulo, que permite o registro para análise e acompanhamento do atendimento e resolução dos problemas. Conheça todos os recursos;
  • Gestão de Processos: crie e ajuste os processos da empresa de forma automatizada, com uma ferramenta intuitiva e colaborativa. Conheça os recursos disponíveis;

Você pode experimentar o BomControle por 15 dias, sem pagar nada, e ter a certeza de que este é o ERP ideal para o seu negócio. Faça um teste!

Conclusão

A implantação de ERP exige planejamento e colaboração de todos.

Como vimos, a implantação de ERP é um processo que exige uma boa pesquisa, planejamento, atenção e colaboração da equipe.

Isso porque os resultados esperados com o sistema só serão atingidos se todos os profissionais abraçarem a mudança na sua rotina operacional e mantiverem o ERP sempre atualizado.

Por isso, a gestão de pessoas nessa fase é tão importante quanto o levantamento dos dados para serem migrados ou cadastrados no novo sistema. É fundamental que o gestor da empresa envolva os funcionários e conduza a mudança da forma mais tranquila possível.

Conte com um ERP completo, de fácil usabilidade e excelente custo x benefício. Experimente de forma gratuita o BomControle!

Quer mais dicas sobre gestão de negócios e processos? Confira os artigos que separamos para você:

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Qualidade em serviços: 5 dicas para melhorar e monitorar sua empresa

A qualidade em serviços pode ser difícil de mensurar e controlar, porque, diferente de um produto, o serviço é intangível e está muito ligado à experiência do cliente em sua empresa.

No entanto, é fundamental que o gestor fique atento a indicadores de qualidade, de forma a fidelizar clientes e permitir a construção de uma imagem sólida no mercado.

A qualidade na prestação de serviços tem tudo a ver com o relacionamento entre profissionais e cliente, independente da etapa comercial.

O pós-vendas, por exemplo, é um setor que pode apresentar desafios ou oportunidades: tudo depende de como você encarar a qualidade deste tipo de atendimento.

Leia também: Pós-Venda: 10 estratégias de atendimento para você fidelizar clientes!

Para saber como aumentar a qualidade em serviços da sua empresa e, ainda, como monitorar indicadores que permitam a melhoria contínua, fique conosco.

Neste artigo, vamos abordar:

  • O que é a qualidade em serviços
  • Qual a importância da qualidade em serviços
  • 5 dicas para melhorar a qualidade em serviços
  • Como mensurar a qualidade de seus serviços

Boa leitura!

O que é a qualidade em serviços

A qualidade em serviços é subjetiva e envolve diferentes elementos, mas ainda pode ser monitorada.

A qualidade em serviços, assim como a qualidade de produtos, é a percepção e satisfação do cliente em relação a determinado atendimento ou solução.

Mas, enquanto o produto tem uma fácil identificação da qualidade, seja pela apresentação, material utilizado, durabilidade, entre outros, o serviço é intangível e subjetivo.

É muito complicado medir a qualidade de um serviço, justamente porque ele envolve a experiência do cliente, o relacionamento do profissional com o mercado e outros elementos que podem ter uma variação grande de pessoa para pessoa.

Um serviço pode ser excelente para um, e ser péssimo para outro. Mas isso não significa que não exista possibilidade de se criar KPIs para acompanhamento da performance de sua prestação de serviços. E falaremos mais sobre isso, adiante.

O que a qualidade em serviços pode envolver

Alguns elementos fazem parte do conceito de “qualidade”, quando falamos em prestação de serviços. E é importante que você fique de olho neles:

  • Confiança: se você acordar um prazo de entrega, cumpra;
  • Cortesia: seja gentil, simpático e educado em seus contatos com os clientes (bem como fornecedores e parceiros);
  • Comunicação: use uma linguagem adequada ao seu meio. Não tente enrolar seu cliente usando termos complicados, por exemplo;
  • Empatia: se coloque no lugar do cliente para entender sua necessidade, e ofereça um serviço que atenda plenamente seus interesses;
  • Credibilidade: não prometa nada que você não possa cumprir. Entregue os resultados que você vende;
  • Competência: capacite seu pessoal para que eles demonstrem pleno conhecimento sobre o assunto ou mercado em questão;
  • Segurança: a forma como você fala ou expõe sua empresa pode deixar o cliente seguro ou não. Cuide com isso;
  • Agilidade: demonstre interesse, respondendo rapidamente às dúvidas ou solicitações de seus clientes;
  • Aparência: claro que aparência não é tudo, mas você não pode chegar em um cliente com a roupa suja e cabelos bagunçados, concorda?

Qual a importância da qualidade em serviços

Já é sabido que o custo para captar novos clientes é muito maior do que o necessário para manutenção dos clientes atuais.

Por isso, investir na qualidade do seu serviço é uma forma de você fidelizar seu cliente, criando uma relação de longo prazo que será muito importante para os resultados financeiros do seu negócio.

Além disso, a qualidade em serviços também ajuda na conquista de novos clientes, pois aumenta a percepção de valor da sua empresa. Especialmente quando você tem funcionários e clientes satisfeitos que saem falando bem da sua marca.

5 dicas para melhorar a qualidade em serviços

A qualidade em serviços deve começar na cultura organizacional e no relacionamento dos funcionários.

Ainda que a qualidade na prestação de serviços possa ser difícil de medir e acompanhar, não é impossível. A partir de ferramentas ou até da experiência dos profissionais, feedbacks de clientes e volume de vendas, é possível identificar necessidades de melhorias.

Leia também: Relacionamento com o cliente: 6 dicas para melhorá-lo e vender mais.

Aqui, trazemos 5 dicas que podem auxiliar sua empresa para uma prestação de serviços de qualidade, atendendo expectativas do mercado e se diferenciando de forma competitiva e estratégica. Confira:

# 1 Sua cultura deve estar alinhada ao propósito

Imagine uma empresa que tem como propósito (ou missão) ser a melhor prestadora de serviços de reparo, por exemplo. Mas, a cultura da empresa está voltada para o aproveitamento de materiais e mão de obra barata.

É fundamental que o propósito da empresa seja real, e que a cultura da empresa esteja alinhada e respeitando esse propósito.

Se sua empresa quer ser vista como confiável, amigável e que põe os clientes em primeiro lugar, absolutamente todos os profissionais e todos os processos devem acompanhar essa linha de pensamento.

Nada de ter a missão somente como um quadro decorativo na parede, ou, ainda, abraçar aquela máxima de “faça o que eu digo, não o que eu faço”. É claro que pode funcionar por um tempo, mas você não vai convencer o mesmo cliente muitas vezes…

# 2 Capacite seus profissionais

Ainda falando de cultura, os profissionais da sua empresa devem estar cientes e, principalmente, em concordância com o propósito do seu negócio.

É importante investir em profissionais que se identifiquem com a cultura organizacional, que contribuam para os resultados serem atingidos e que facilitem a prática daquilo que se preza.

No entanto, ainda assim, a capacitação contínua é essencial. Invista em treinamentos, dinâmicas de grupo, reuniões informais e eventos comemorativos para integrar e motivar sua equipe.

# 3 Defina metas e KPIs

Ter metas é ter uma direção, um norte. Sem isso, é impossível saber se um resultado está satisfatório ou não. Afinal, já dizia o gato listrado, de Alice no País das Maravilhas: “se você não sabe para onde vai, qualquer caminho serve”.

E ainda que possa ser desafiador criar indicadores de performance para medir a qualidade em serviços, é possível. Alguns exemplos de KPIs nesse contexto são:

  • Quantidade de reclamações x período;
  • Quantidade de cancelamento de contratos;
  • Avaliações ou reclamações em redes sociais;
  • Indicadores obtidos através de pesquisa de satisfação;
  • Volume de vendas recorrentes (para o mesmo cliente);
  • Volume de chamados no pós-vendas;
  • Quantidade de serviços com prazo atrasado.

Você pode avaliar o seu modelo de negócio e identificar inúmeros outros indicadores possíveis de serem monitorados. Lembre-se, apenas, de criar um padrão de extração do número.

Caso contrário, você pode acabar mascarando dados importantes ou fazendo comparações inadequadas, usando informações diferentes, por exemplo.

# 4 Tenha uma boa gestão de contratos

A gestão de contratos é uma forma de melhorar a qualidade em serviços, pois demonstra transparência, honestidade e comprometimento, além de melhorar a produtividade da empresa.

É com uma gestão eficaz que você irá garantir que os termos acordados estejam de acordo, evitando custos desnecessários para a empresa ou uma insatisfação por parte do cliente.

# 5 Automatize o que for possível

Falando em produtividade, é claro que uma empresa com uma boa performance tem mais chances de ter um bom nível de qualidade.

Isso porque contar com ferramentas que apoiem a produtividade e a otimização de tempo permite que os gestores e funcionários se dediquem às atividades mais estratégicas e menos operacionais.

Se você conta com um sistema para atendimento ao cliente, por exemplo, será capaz de atender mais clientes, com mais qualidade e em menos tempo.

Ponto para a empresa, que aumenta seu desempenho sem aumentar seu quadro funcional, e ainda consegue atender ao cliente de forma mais ágil e assertiva.

Existem inúmeros sistemas disponíveis no mercado, com diferentes funcionalidades que podem auxiliar na qualidade em serviços. Um exemplo é o CRM e o ServiceDesk, que atuam em diferentes fases do relacionamento com o cliente.

Com o CRM, você pode registrar todo o histórico de contatos com um prospect, orientando novas vendas para que atendam às necessidades ou expectativas daquele cliente em específico.

O ServiceDesk tem uma excelente aplicação no pós-vendas, reduzindo a distância entre empresa e cliente e facilitando a abertura de chamados e resolução de conflitos.

Leia também: Service desk: entenda por que ele vai muito além de um simples suporte.

Como mensurar a qualidade de seus serviços

Monitorar a qualidade em serviços é fundamental para identificar gargalos e promover a melhoria contínua.

Agora que você sabe como pode melhorar a qualidade dos serviços prestados por sua empresa, precisa entender como medir a efetividade das ações.

Isso porque você só poderá ter uma melhoria contínua se for capaz de monitorar seus indicadores, certo?

Não basta capacitar a equipe, estabelecer um processo e investir em sistemas de automação: é preciso controlar para garantir que os resultados esperados estão sendo atingidos.

Por isso, destacamos algumas ideias que podem ser aplicadas para você conseguir indicadores confiáveis em relação à qualidade e à percepção dos seus clientes em relação ao serviço oferecido ou executado. Vamos lá?

Pesquisa de satisfação

A pesquisa de satisfação é, provavelmente, a ferramenta mais conhecida e mais antiga para averiguar a qualidade em serviços.

Mas, ainda nos dias de hoje, é extremamente funcional.

Primeiro, porque dá respostas úteis e verdadeiras à empresa em relação ao mercado e como ele a enxerga; Segundo, porque transmite ao pública um interesse genuíno da empresa em compreendê-lo e adaptar-se às suas necessidades.

Existem diversos modelos e formatos de pesquisa de satisfação, desde as mais complexas, com perguntas abertas para coletar a opinião, até as mais simples, como um simples “você recomendaria este serviço?”.

Em tempos de aplicativos e avaliações em redes sociais, o volume de recomendações ou de estrelas deixados pelos clientes também são dados que podem ser utilizados como indicadores de satisfação.

Pesquisa de clima

A pesquisa de clima é semelhante à pesquisa de satisfação, exceto que ela é aplicada para o público interno da empresa.

É muito improvável que um profissional consiga oferecer um atendimento de qualidade, ou prestar um serviço de qualidade, se ele, próprio, estiver insatisfeito com a empresa para a qual trabalha.

Por isso, é fundamental que o gestor fique de olho, também, na qualidade do seu ambiente e no relacionamento entre equipes.

Acompanhamento de menções positivas e negativas

As redes sociais são, sem dúvida, um meio de se conectar com seu público e trazê-lo para próximo. Permitem uma comunicação humanizada e amigável.

Por outro lado, pode ser um campo onde uma verdade batalha se trava. Isso porque as pessoas costumam contar tudo e qualquer coisa nesse tipo de veículo. Frustrações, alegrias, sonhos e desejos.

E é aí que entra o papel da empresa em saber acompanhar esses desabafos. Investir em ferramentas para monitorar as menções, criando planos de ação para categorias de comentários, é fundamental para manter as boas aparências no ambiente virtual.

Um bom exemplo é a Netflix, que não deixa o usuário falar seu nome em vão: eles respondem os comentários, com um senso de humor que conquista até os reclamões.

Acompanhamento de reclamações diretas

Nem só em rede social que o cliente reclama. Ele pode entrar em contato diretamente com a empresa, seja através de um SAC, uma Ouvidoria ou pelo próprio vendedor ou atendente.

Criar uma forma de categorizar as reclamações, para acompanhar os motivos recorrentes, é fundamental para que planos de ação possam ser criados para correção destes problemas.

Volume de solicitações por cliente

Aqui vale de tudo: solicitação de refações, de cancelamentos ou até de novas vendas. Ter o controle do histórico por cliente é importante pois dá uma boa noção do quanto este cliente gosta ou não da sua empresa.

Um cliente que compra seu serviço, reclama uma vez, mas segue comprando, é porque tem confiança suficiente e está disposto a reclamar para ajudá-lo a melhorar.

Mas se muitos clientes compram 1 ou 2 vezes e deixam de comprar depois de uma reclamação, é bom abrir o olho e identificar o que pode estar acontecendo.

Uma boa solução para este monitoramento é investir em uma ferramenta de CRM. Você pode saber mais sobre isso, conferindo o artigo “Entenda como usar o CRM estratégico em benefício da sua empresa”.

O BomControle é um ERP completo para empresas de todos os portes, que conta com módulos fundamentais para uma boa qualidade em serviços, como CRM, ServiceDesk e Gestão de Processos.

Faça um teste gratuito por 15 dias para conhecer todas as funcionalidades!

Conclusão

Investir em um sistema de gestão é o primeiro passo para melhorar a qualidade de seus serviços.

A qualidade em serviços é um indicador fundamental para fidelizar clientes e conquistar uma percepção positiva de marca frente ao mercado.

Além disso, é uma forma de se diferenciar da concorrência, já que a experiência e o atendimento são valores cada vez mais importantes para os clientes.

Para conseguir melhorar a qualidade é preciso, antes de mais nada, definir formas e meios para mensurar. No caso da prestação de serviços, pode ser desafiador, pois as opiniões podem ser subjetivas.

Investir em pesquisas de satisfação, criar indicadores padronizados e automatizar as rotinas operacionais, otimizando tempo para se dedicar ao cliente e às questões mais estratégicas do negócio, são alguns exemplos de como melhorar a qualidade em serviços.

Com o BomControle você conta com ferramentas essenciais para um atendimento de qualidade. Experimente agora!

Para continuar sua pesquisa, recomendamos a leitura dos artigos abaixo:

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Sistemas financeiros para pequenas empresas: saiba como escolher!

Sistemas financeiros para pequenas empresas são fundamentais para um bom controle dos resultados do negócio, e para garantir a sustentabilidade da operação.

Afinal, sem uma boa gestão, você pode interpretar de forma equivocada os seus números, e acabar se vendo no prejuízo.

Nunca é uma boa hora para acumular dívidas, mas, em 2020, esse assunto tem um peso ainda maior. Isso porque estamos enfrentando uma pandemia que está sendo responsável pelo fechamento de milhares de pequenas empresas em todo o mundo.

Para a sua não fazer parte desta estatística, investir em um sistema financeiro é um bom começo.

Leia também: Capital de giro – 8 estratégias para conseguir capital (fugindo do banco!).

Neste artigo, vamos abordar:

  • O que são os sistemas financeiros para pequenas empresas
  • O que devem ter os sistemas financeiros para pequenas empresas
  • Vantagens de contar com um sistema financeiro
  • Diferenças de sistema financeiro entre pequenas e grandes empresas
  • Qual o melhor sistema financeiro para pequenas empresas
  • 5 dicas para escolher o seu sistema financeiro

Boa leitura!

O que são os sistemas financeiros para pequenas empresas

Sistemas financeiros para pequenas empresas são softwares que permitem a gestão das contas, como receitas e despesas.

Sistemas financeiros para pequenas empresas são programas que permitem a gestão das movimentações do seu negócio, como receitas e despesas.

Existem, atualmente, muitos coachings no universo das finanças, apoiando pessoas físicas para que consigam sua independência financeira. E um dos erros mais comuns nas pequenas empresas é a unificação de contas pessoais e profissionais.

Ou, ainda, aquela famosa retirada de caixa de um valor pequeno, só pra pagar o café da tarde ou a conta de luz da casa, que está vencida.

Se você se viu em algum desses cenários, fique atento: a falta de controle das despesas, assim como falhas no registro das entradas de dinheiro, é sinal de desorganização.

E nenhuma empresa é suficientemente sustentável sem organização. Especialmente financeira.

O que devem ter os sistemas financeiros para pequenas empresas

É verdade que você pode ter uma planilha de Excel super completa e eficaz. Mas, dependendo do volume de transações comerciais da sua empresa, ou mesmo do seu comprometimento em preencher a planilha, ela pode acabar sendo um tiro no pé.

Assim, o sistema financeiro visa otimizar os processos, automatizando a entrada de dados através de uma integração entre os departamentos.

Portanto, um bom sistema financeiro para pequenas empresas deve ter, entre outras coisas:

Vantagens de contar com um sistema financeiro

Um sistema financeiro auxilia na redução de custos, controle orçamentário e redução da inadimplência.

Sistemas financeiros trazem uma série de vantagens para as pequenas empresas, que vão muito além do simples “ter as contas em dia”.

Separamos, abaixo, alguns dos principais benefícios que você conta ao investir neste tipo de ferramenta. Confira:

#1 Redução de custos

Sem dúvida, um dos principais benefícios do sistema financeiro é a possibilidade de avaliar os custos e, com isso, observar as despesas em excesso.

Ainda que possa ser um investimento, contratar um sistema financeiro é uma forma de você economizar a longo prazo, aumentando a saúde financeira da sua pequena empresa.

#2 Previsão orçamentária

Outro ponto importante é a possibilidade de ter um histórico, que vai servir para projeções futuras. Se você não tem controle algum sobre suas receitas e despesas, como poderia fazer um planejamento financeiro para o próximo ano?

Não vale chutar: você precisa ter um ponto de partido confiável para garantir que o seu negócio será sustentável.

#3 Previsibilidade de receita

Da mesma forma como acontece com as despesas, o sistema financeiro permite uma projeção de receitas.

Além disso, é uma forma de avaliar os períodos de mais ou menos vendas, identificando sazonalidades que podem ser relevantes para a performance do seu negócio (ou trazer novas oportunidades!).

#4 Redução da inadimplência

Você pode nunca ter se dado conta, mas o sistema financeiro auxilia na redução da inadimplência. Isso porque você terá registrado as datas de pagamento de cada venda, e poderá lembrar os clientes quando elas estiverem próximas.

Outra forma de reduzir os inadimplentes é buscando negociações ou contato logo em seguida ao vencimento. É neste prazo que os clientes tendem a pagar as contas, mas se você estiver desatento e perder a chance, pode sofrer para receber o seu valor.

Leia também: Controle a Inadimplência com uma Régua de Cobrança – Saiba como fazer.

#5 Tomada de decisões assertivas

Assim como para as projeções, você precisa ter dados corretos e confiáveis para tomar decisões em relação ao seu negócio.

E pode ser sobre os mais variados assuntos, como:

  • Vale a pena manter este produto em seu portfólio?
  • Qual produto você pode oferecer desconto, sem prejudicar seu financeiro?
  • Em que áreas você pode reduzir custos, se necessário?
  • Você tem dinheiro para investir em novos equipamentos agora?
  • Que retorno esse investimento trará ao seu negócio?

Essas são somente algumas das inúmeras perguntas que você pode se deparar no dia a dia. Com um sistema financeiro para pequenas empresas, você tem condições de respondê-las com segurança.

#6 Otimização de tempo

Lembra quando falamos da planilha de Excel? Imagine ter que preencher, manualmente, todas as entradas e saídas financeiras da sua pequena empresa? Dá trabalho, mesmo que não sejam tantas.

E, convenhamos: você tem mais coisas para se preocupar. Não faz sentir usar o seu tempo para algo tão operacional, que pode ser feito de forma automatizada!

#7 Imagem da marca

Uma empresa organizada em todos os seus processo transmite uma mensagem mais profissional, tanto para os seus clientes quanto para fornecedores e funcionários.

Então, se você valoriza o seu nome e a trajetória do seu negócio, vale investir em ferramentas que fortaleçam sua marca.

#8 Confiança a investidores

É sempre bom estar preparado para caso surjam oportunidades, né? Sejam de investimentos, seja de solicitação de empréstimo, ter a vida financeira da empresa bem organizada em um sistema é fundamental.

Primeiro, porque mostra o profissionalismo do negócio e transmite mais confiança na hora de ceder um crédito ou investir.

Segundo, porque permite fidelidade das informações, de modo que os analistas possam conhecer o histórico da empresa e fazer projeções com base nesses dados.

Diferenças de sistema financeiro entre pequenas e grandes empresas

Neste artigo, estamos falando em sistemas financeiros para pequenas empresas. O foco no micro e pequeno empreendedor é porque sabemos que, muitas vezes, este tipo de negócio não investe em ferramentas que auxiliem o seu trabalho.

É claro que uma grande empresa, com operações complexas, precisa de um sistema financeiro. Faz parte do seu crescimento, inclusive.

Sistemas financeiros para grandes ou pequenas empresas não tem grandes variações. Pode mudar o formato (online para pequenas, instalado no computador para grandes, mas isso não é regra), mas não as funcionalidades.

Então, entenda: grandes empresas já sabem que precisam de sistemas financeiros e outros sistemas de gestão para manter seus resultados. Mas os pequenos trabalham anos e anos num cenário mais amador, quando o assunto é gestão.

Está na hora de se espelhar nos grandes, não é mesmo?

Qual o melhor sistema financeiro para pequenas empresas

Sistemas financeiros online são modelos ideais para as pequenas empresas.

Como mencionamos, existem diversos sistemas financeiros para pequenas empresas disponíveis no mercado.

Desde opções para compra e instalação direta nas máquinas (um modelo mais antigo de funcionamento), quanto sistemas online, com contratação mensal por usuário, por exemplo.

Os sistemas online têm uma grande vantagem: por terem os dados armazenados em nuvem, ficam disponíveis para acesso de qualquer dispositivo.

Ou seja: você pode entrar e conferir relatórios, fazer lançamentos ou checar os resultados do seu negócio a qualquer momento, no computador da sua empresa ou no celular, sentado no sofá da sua sala.

Além da segurança oferecida, é uma comodidade importante para atender as necessidades dos dias atuais.

Outro ponto que merece destaque é o custo: diferente dos softwares que você precisa comprar licença, o sistema online permite que você pague um valor reduzido pelo uso, como uma espécie de “aluguel”.

O próprio sistema evolui, com o passar do tempo, e você vai contando com as atualizações de forma automática, sem depender de novas instalações ou precisar de um suporte técnico para fazer este atendimento.

Agora, dentre os modelos online que existem no mercado, vale destacar o sistema financeiro do BomControle.

Enquanto alguns sistemas são focados especialmente no módulo financeiro, o BomControle conta com funcionalidades completas e integração entre departamentos, sendo um ERP completo para o seu negócio.

Conheça o sistema financeiro do BomControle e faça um teste gratuito!

5 dicas para escolher o seu sistema financeiro

Já entendeu que você precisa de um sistema financeiro para gerenciar melhor os resultados da sua pequena empresa, mas ainda não sabe qual escolher?

Vamos trazer 5 dicas para que você saiba o que é importante considerar antes de contratar o seu sistema. Assim, você terá mais condições de avaliar as opções disponíveis no mercado e investir naquela que melhor atenderá as suas necessidades.

#1 Considere integrar seus processos

É claro que um sistema financeiro que atenda somente as atividades deste setor já é melhor do que nada. Mas, não seria muito mais inteligente optar por modelos que permitam a integração entre departamentos, automatizando ainda mais os seus processos?

Bom o BomControle, por exemplo, você tem módulos de Vendas e Estoque integrados ao Financeiro. Assim, ao realizar uma venda, automaticamente o produto sai do seu inventário de estoque e o valor é lançado no seu contas a receber.

O mesmo acontece para compra de materiais ou produtos: você lança a compra, o valor cai no seu contas a pagar e o material entra no seu estoque.

Além de Vendas e Estoque, o BomControle ainda conta com módulos para Gestão de Processos, CRM e ServiceDesk (atendimento ao cliente), sendo uma opção completa para melhorar a gestão da sua pequena empresa.

#2 Invista na segurança

Segurança da informação é fundamental para manutenção do seu diferencial competitivo. Ninguém quer seus dados expostos a todos, muito menos os estratégicos ou financeiros.

Por isso, considerar a segurança oferecida pelo sistema é um passo importante da contratação. Sistemas online, com armazenamento em nuvem, são mais seguros e permitem acesso a qualquer momento, pelas pessoas autorizadas por você.

E quanto falamos em segurança não é, apenas, por questões de invasão ou roubo de dados. Imagine você ter um sistema no seu computador, e, do nada, o computador estraga (isso acontece o tempo todo).

Sem chance de fazer backup, você pode perder todo o histórico da sua empresa. Além de, claro, perder tempo fazendo toda a configuração e implantação do sistema novamente, em uma nova máquina.

#3 Opte por quem evolui

Atualizações são importantes para manter o sistema sempre funcional, e melhor.

Sistemas online costumam ter melhorias constantes, com pequenas evoluções, como implementação de novas funcionalidades, ou atualizações para maior segurança, melhor usabilidade e outras melhorias.

Considere sistemas que fazem essa rotina de manutenção e que não exigem conhecimento ou profissional responsável para publicação dessas atualizações.

#4 Preveja escalabilidade

Começar a utilizar um sistema financeiro pode ser desafiador. Você precisa fazer todos os lançamentos e configurações necessárias para começar a fazer sentido aquele investimento.

Com o tempo, sua empresa começa a ter um histórico importante para alimentação de relatórios, e você passa a usar o sistema como uma fonte de dados para a tomada de decisões.

Por isso, você não deve precisar recomeçar tudo sempre que sua empresa crescer ao ponto do sistema ficar obsoleto.

O ideal é que você escolha, desde já, um sistema que permita o seu crescimento e possa ir “crescendo” com você: seja aumentando o número de usuários, seja evoluindo nas funcionalidades oferecidas.

#5 Avalie o atendimento

Por fim, nossa dica é sobre atendimento. Mesmo que o sistema tenha atualizações automáticas e você precise contar muito pouco com uma equipe de suporte, é fundamental que esse atendimento seja positivo, quando for o caso.

Seja para tirar dúvidas operacionais, de uso da ferramenta, seja para orientações e dicas de como melhorar a gestão do seu negócio: uma equipe de pós-vendas acessível vai fazer a diferença na sua experiência.

Conclusão

Um sistema financeiro pode ser integrado a outros departamentos, automatizando processos operacionais.

Sistemas financeiros para pequenas empresas são programas que apoiam a organização e controle de dados financeiros, como receitas e despesas.

A partir dele, o gestor pode ter fácil acesso às informações importantes do negócio, e aos principais relatórios e indicadores de desempenho, apoiando a tomada de decisões.

Um sistema financeiro online é a melhor opção, pela facilidade de contratação, atualizações constantes e disponibilidade de acesso a partir de qualquer dispositivo.

Opte por modelos que permitam integração entre setores e automatize, ainda mais, os processos da sua empresa. Conheça o BomControle!

Gostou deste conteúdo? Separamos outros artigos que podem ser úteis para você:

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Funções administrativas que toda pequena empresa precisa ter

São quatro as funções administrativas: planejar, organizar, dirigir e controlar. Conhecidas como PODC, esses princípios básicos da Administração são essenciais para que a empresa possa ganhar em eficácia, eficiência e crescimento.

Portanto, todo gestor, independente do tamanho da sua empresa, precisa desempenhar as quatro funções para conseguir obter resultados positivos em sua organização.

Dentro de cada uma delas, existem inúmeras atividades atribuídas que ficam sob responsabilidade do administrador. É importante entender o que cada função administrativa engloba, para perceber oportunidades de melhoria nos seus processos.

Leia também: Gestão de processos: o que é e como implementar na sua empresa.

O papel do gestor no desempenho dessas funções é ainda mais desafiador quando se trata de uma pequena empresa. Isso porque é comum que o dono da empresa já seja o responsável por outras áreas, mais operacionais, como produção e vendas.

Assim, é fundamental que o gestor entenda a necessidade e importância de planejar, organizar, dirigir e controlar, para conciliar todas as funções em sua rotina profissional.

Neste artigo, vamos abordar:

  • Quais são as quatro funções administrativas
  • Quais os objetivos das funções administrativas
  • O que significa “dirigir” na administração
  • Como desempenhar as funções administrativas em uma pequena empresa
  • Funções administrativas no dia a dia,
  • Como desempenhar as funções administrativas com um sistema de gestão

Boa leitura!

Quais são as quatro funções administrativas

As funções administrativas são: planejar, organizar, dirigir e controlar.

Segundo a teoria clássica, do engenheiro francês Jules Henri Fayol, as funções básicas da Administração seriam: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.

Com o passar do tempo, esses princípios foram alterados, formando o que conhecemos, hoje. As quatro funções administrativas utilizadas atualmente e conhecidas como PODC são: planejar, organizar, dirigir e controlar.

Perceba que a teoria clássica permanece valendo. O que aconteceu foi uma unificação em alguns termos e revisão das nomenclaturas. Dessa forma:

  • Comandar e coordenar foram unificados sob o termo “dirigir”;
  • Prever foi alterado para “planejar”.

Assim, a consagrada teoria POC3 foi substituída pela PODC pelos estudiosos da teoria neoclássica. Vamos entender cada uma das funções, agora:

Planejar

O gestor da pequena empresa deve ter claro os objetivos do seu negócio e o caminho a seguir. Onde você quer chegar com sua empresa? O que espera de resultados? Em qual prazo você espera ter esses objetivos alcançados?

Uma das atividades relacionadas ao planejar está a definição das diretrizes estratégicas da empresa. Temos um artigo falando só sobre isso. Confere aqui:
Missão, visão e valores: como criar para a sua empresa.

Dentro dessa função administrativa, o gestor também deve ser capaz de avaliar cenários futuros, considerando as movimentações de mercado. Aqui, é muito importante que sejam utilizados dados como referência para possíveis projeções.

Isso significa que nada é “chutômetro” ou intuição. É preciso acompanhar tanto o mercado externo quanto os dados e histórico da sua empresa. Assim, você poderá fazer planejamentos assertivos e dentro da realidade.

Lembre-se de considerar, sempre, três possíveis cenários: otimista, realista e pessimista.

Organizar

Esta é a hora de pôr em prática as ações que vão permitir a realização do que foi planejado. Para isso, é preciso organizar os recursos da empresa, tanto financeiros quanto humanos.

Nessa função, o gestor define como o projeto será realizado, determina responsáveis, delega atividades e investe no que for preciso para sua conclusão.

Assim, começam as metas de produtividade e eficiência. Afinal, quanto mais pessoas envolvidas, mais processos, mais desafios: cabe ao gestor manter tudo em ordem para que toda a equipe possa executar suas atividades com o maior desempenho possível.

Dirigir

Dirigir é, provavelmente, a função mais conhecida pelo gestor. Cargos de gestão estão acostumados com tarefas como delegar, acompanhar, cobrar, motivar.

É aqui que ficam as atividades relacionadas à liderança. E não são todos os chefes que sabem ser líderes. É fundamental que, além de distribuir tarefas e cobrar resultados, o líder seja capaz de inspirar seus funcionários.

Uma equipe motivada, ciente do caminho que a empresa tem a percorrer e com objetivos em comum trazem muito mais resultado ao negócio.

O termo desta função administrativa não poderia ser melhor. Para que direção segue a sua pequena empresa?

Controlar

A quarta e última função administrativa é o controle. Nenhuma empresa é sustentável sem controle de processos, documentos, equipes, indicadores, entre outros.

O gestor precisa estar de olho em relatórios e números, avaliando o desempenho, buscando soluções para os desafios e implementando a melhoria contínua.

Defina KPI’s para acompanhar a evolução (ou não) dos indicadores, avaliando a performance das equipes, a qualidade das entregas, a presença da marca no mercado, enfim: tudo que possa lhe orientar para que você continue fazendo crescer os seus resultados.

Quais os objetivos das funções administrativas

As funções administrativas envolvem uma série de atividades e o desempenho de um papel multidisciplinar importante por parte do gestor, de forma que a empresa possa crescer e obter resultados satisfatórios.

Se uma das funções não for bem realizada, compromete as metas, as vendas, a qualidade dos processos e o futuro da organização.

Compreender as 4 funções administrativas e suas atividades é fundamental para que o gestor tenha:

  • Visão de futuro
  • Planos e metas
  • Controle sobre a operação
  • Qualidade na prestação dos serviços
  • Ambiente de trabalho agradável
  • Engajamento e satisfação dos funcionários
  • Satisfação dos clientes
  • Controle financeiro
  • Viabilidade econômica
  • Sustentabilidade

É claro que o gestor não é nenhum super-herói, capaz de cuidar de tudo sozinho e com perfeição. Saber delegar é uma das funções do líder, mas você também pode contar com sistemas que facilitem essa rotina de controle e monitoramento.

O ERP, por exemplo, é um sistema de gestão que automatiza muitas funções e oferece relatórios personalizados, que apoia a tomada de decisões e a análises dos resultados da empresa.

O que significa “dirigir” na administração

A direção é a função administrativa referente à liderança.

A direção é a função administrativa que conduz, gerencia, controla e lidera as pessoas que trabalham na organização.

Sem direção, os funcionários ficam sem rumo e a empresa corre sérios riscos.

Mesmo nas empresas com hierarquia horizontal, ou seja, em que não existem pessoas superiores às outras, em posição de chefia, a direção administrativa deve ser clara e coerente.

Dessa forma, as equipes multidisciplinares e autônomas podem tomar decisões e executar suas tarefas de acordo com os objetivos do negócio.

Dessa forma, dirigir não precisa ser, necessariamente, uma função de um cargo de gestor. Ela é uma espécie de propósito, diretriz administrativa, e deve ser conhecida por todos.

Considerada a essência do trabalho do administrador, o dono da pequena empresa precisa ter um norte e ser capaz de controlar as atividades que são necessárias para que os resultados esperados sejam alcançados.

Como desempenhar as funções administrativas em uma pequena empresa

Para quem tem um negócio pequeno, o acúmulo de trabalho operacional pode prejudicar o desempenho das funções administrativas.

Por isso, é muito importante que o dono da empresa ou demais gestores estejam cientes do seu papel e da relevância que as atividades estratégicas têm para o resultado da operação.

Equilíbrio é a palavra de ordem. Se você é um bom líder mas tem problemas com organização, por exemplo, busque capacitações que permitam o seu crescimento pessoal e profissional.

Ou, então, conte com pessoas que tenham habilidades diferentes para complementar as suas. Um sócio pode ser uma alternativa.

É importante reconhecer as falhas para, então, buscar formas de superá-las. Cursos, palestras, consultorias são alguns exemplos do que você pode fazer para se capacitar e cumprir as funções administrativas com eficiência.

Leia também: 8 Passos simples para profissionalizar a gestão da sua empresa.

Outra dica é contar com um sistema de gestão que apoie nas tarefas mais rotineiras, otimizando tempo e permitindo que você ocupe a cabeça com o que realmente importa: fazer o seu negócio crescer.

Falaremos sobre isso mais à frente.

Funções administrativas no dia a dia

As funções administrativas fazem referência ao passado, presente e futuro da organização.

As funções administrativas podem ser divididas por linha do tempo, representando passado, presente e futuro. Isso porque elas se referem a momentos diferentes da empresa, sendo importante entender tanto o histórico do negócio quanto projeções futuras.

Vamos explicar isso melhor:

  • Passado: na função “controlar”, você precisa elaborar relatórios e analisar os indicadores da empresa, de forma a avaliar o histórico dos resultados e ser capaz de fazer, depois, projeções. Assim, o passado da empresa é tão relevante quanto o seu futuro;
  • Presente: após o monitoramento, o gestor pode determinar uma
    política orçamentária, definindo limites de gastos para as diferentes áreas;
  • Futuro: essa é fácil. A função “planejar” serve para que o futuro da empresa aconteça conforme o esperado, sem grandes percalços (pelo menos, não os causados por má gestão).

Como você viu, as funções administrativas incluem atividades que avaliam o histórico da empresa, determinam limites para um presente controlado e planejam ações futuras para permitir o crescimento e desenvolvimento do negócio.

É importante entender que o gestor que só vive o “hoje” pode não ter um amanhã. Então, evite ficar preso a burocracias e operações complexas, que limitem o seu planejamento e impeçam sua análise dos resultados passados.

A melhoria contínua só existe em organizações em que o gestor tem consciência do passado, presente e futuro da sua empresa.

Leia também: Gestão Financeira: como melhorar os resultados da empresa.

Como desempenhar as funções administrativas com um sistema de gestão

Já falamos que equilíbrio é fundamental para o bom desempenho das funções administrativas. Para isso, além da capacitação constante, é importante que o gestor invista seu tempo para pensar estrategicamente.

Se você ainda lança mão de planilhas e documentos de preenchimento manual, pode estar perdendo muito tempo com tarefas repetitivas, burocráticas e operacionais. E isso não é saudável, nem para você nem para a sua empresa.

A tecnologia está evoluindo com uma velocidade impressionante. Com ela, surgem opções no mercado para automatizar essas tarefas, eliminando esse compromisso da sua rotina.

Além de melhorar o desempenho e aumentar a performance de trabalho da equipe, os sistemas de gestão reduzem erros, sendo mais confiáveis para uma análise de resultados.

O BomControle, por exemplo, é um sistema completo de gestão, integrando setores e automatizando inúmeras tarefas de controle. Nele, você conta com:

  • Gestão Financeira: você controla o financeiro e integra departamento, otimizando tempo e recursos. Faça a gestão de contas a pagar e receber, conciliações bancárias, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e boletos, e controle as movimentações financeiras e o faturamento da sua empresa;
  • Controle de Estoque: com recursos que descomplicam a sua gestão de estoque, você gerencia os produtos em estoque, reduz despesas com controle de compras e integra seu inventário com o módulo de vendas, garantindo que o seu estoque esteja sempre atualizado;
  • Gestão de Vendas: acompanhe e controle suas vendas, integrando-as com os módulos de estoque e financeiro, automatizando os processos e garantindo o correto lançamento das contas a receber;
  • Gestão de Processos: com uma ferramenta intuitiva e fácil de usar (BPM), você gerencia os processos, redesenha fluxos e busca a melhoria contínua na performance da sua empresa;
  • CRM: todas as informações das negociações em andamento e sua base de clientes em um único lugar, permitindo uma análise de público e a tomada de decisão em busca de inovações e novas oportunidades;
  • Atendimento e Suporte: fidelize seus clientes com um atendimento e pós-vendas de qualidade. Conte com um ServiceDesk exclusivo para sua empresa e ofereça agilidade na resolução dos chamados.

  • O BomControle tem tudo o que você precisa para cumprir suas funções administrativas com mais eficiência, e o plano ideal para o seu negócio. Experimente de forma gratuita por 15 dias e comprove!

    Conclusão

    O desempenho eficaz das funções administrativas permite o crescimento sustentável do negócio.

    As funções administrativas (planejar, organizar, controlar e dirigir) são fundamentais para uma gestão efetiva e eficaz.

    Elas englobam diversas atividades e responsabilidades que o gestor deve ficar de olho para obter os resultados desejados.

    Um sistema de gestão pode apoiá-lo em diferentes atividades operacionais, automatizando processos e otimizando tempo, de forma que o gestor possa atuar de forma mais estratégica, em benefício do seu negócio.

    O BomControle é um ERP completo, com módulos de vendas, controle de estoque, CRM, gestão de processos, gestão financeira e mais! Conheça as funcionalidades disponíveis: faça um teste gratuito por 15 dias.

    Para outras dicas de gestão, confira os artigos que separamos para você:

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